Atunci când utilizați familia Office produse, ar trebui să utilizați Excel sau să utilizați Access pentru a gestiona datele tabelare? Un articol însoțitor, Utilizarea Access sau a Excelpentru a vă gestiona datele, prezintă avantajele fiecărui produs și ce aduc acestea în tabel. Dar de ce să alegeți una sau alta? Dacă vă stocați datele în Access și vă conectați la acestea din Excel, obțineți avantajele ambelor. Iată zece motive pentru care utilizarea Excel și Access împreună au mult sens.

Chiar dacă Excel nu este o bază de date, aceasta este utilizată de obicei pentru a stoca date și este utilizată adesea pentru a rezolva probleme simple ale bazei de date. Totuși, Excel este o bază de date de fișiere plată, nu o bază de date relațională. Dacă tabelele simple trebuie să evolueze în mai multe tabele de date asociate, Access este prima opțiune pentru lucrătorii în informații care pot crea rapid o aplicație de baze de date. Access a fost întotdeauna o "suport pentru aterizare de date" foarte bună pentru colectarea și sintetizarea datelor disparate în cadrul întreprinderii, cea mai mare parte a lor a Excel registre de lucru. După ce datele se află în Access, puteți să adăugați mai multe tabele și să le asociați, să creați interogări (sau vizualizări ale datelor), să structurați datele și să definiți tipuri de date, pentru a asigura integritatea datelor, pentru a partaja și a actualiza date între mulți utilizatori și pentru a crea rapoarte și formulare puternice.

Spre Excel de calcul simplu al unei foi de calcul, Access este organizat diferit, cu mai multe obiecte interconectate care pot părea descurajatoare la început. Dar nu trebuie să fiți expert pentru a utiliza Access. Access este proiectat pentru tot felul de utilizatori și îl puteți lua doar cât timp trebuie.

Decodificați Access un strat odată.

StraturiLe Access

1. Utilizați Access în trei moduri: ca utilizator ocazional, ca utilizator puternic sau ca dezvoltator.

2. Tabelele, interogările, formularele și rapoartele se construiesc unele pe altele și reprezintă inima unei aplicații de baze de date.

3. Utilizatorii ocazionali au experți, generatori de proprietăți, interfața utilizator Office Fluent și caracteristici specifice Excel pentru a-și face rapid treaba.

4. Utilizatorii avansați au macrocomenzi, panoul de proprietăți, expresii și instrumente de proiectare a bazelor de date pentru a delva mai mult și a face mai multe.

5. Dezvoltatorii pot să lucreze cu modulele și să dezvolte cod VBA pentru a crea soluții de bază de date particularizate și a implementa aplicații la rulare.

copy excel data to access

O modalitate bună de a începe este să copiați date din Excel în Access. Puteți să creați un tabel Access și să-l afișați în vizualizarea foaie de date, care seamănă foarte mult cu o foaie Excel lucru. Puteți efectua activități comune de creare a tabelelor, cum ar fi definirea unui tip de date, a unui nume de câmp sau a unui câmp nou, direct în vizualizarea foaie de date. De exemplu, dacă introduceți o dată într-un câmp necompletat, Access setează tipul de date Dată/Oră pentru câmpul respectiv. Dacă introduceți text precum un nume, Access aplică tipul de date Text la câmp. Dacă doriți să mutați un câmp, faceți clic pe el și glisați-l.

Atunci când copiați date din Excel le lipiți în Access, nici măcar nu este necesar să creați un tabel mai întâi, nici să deschideți un tabel în vizualizarea foaie de date. Access vă întreabă automat dacă datele au anteturi, ghicează bine atunci când utilizează tipul de date corect și creează un tabel Access. Nu a putut fi mai simplu.

Pentru mai multe informații, consultați Deschiderea unei foi de date necompletate.

link excel data to access

Unul dintre cele mai simple moduri de a deduce beneficiile tabelelor Excel și Access este de a lega o foaie Excel de lucru la un tabel Access. Utilizați o legătură Access atunci când plănuiți să păstrați datele în Excel, dar și să utilizați în mod regulat unele dintre numeroasele caracteristici Access, cum ar fi raportarea și interogarea. Legați date din Access, nu de la Excel.

Access acceptă două modalități fundamental diferite de a crea tabele bază de date. Utilizatorii pot crea tabele native noi pentru a stoca datele într-o bază de date Access sau pot crea legături la date existente în afara bazei de date Access. Datele din tabelele legate apar și se comportă în multe moduri, la fel ca tabelele native. Expertul Manager de tabele legate vă ajută să urmăriți, să găsiți și să actualizați foaia de lucru Excel sau altă sursă de date dacă se mută și legătura se întrerupe.

Atunci când vă legați la Excel foaie de lucru sau la un interval denumit, Access creează un tabel nou care este legat la datele Excel date. Dacă doriți să adăugați, să editați sau să ștergeți date, efectuați modificările în Excel și reîmprospătați (sau interogați din nou) datele din tabelul Access. Însă nu aveți posibilitatea să editați conținutul tabelului din Access. Cu datele legate la Excel, puteți crea rapoarte, interogări și formulare doar în citire în Access.

Pentru mai multe informații, consultați Importul sau legarea la datele dintr-un Excel lucru.

import data from excel to access

Dacă decideți să decupați cablul de date, puteți muta datele în Excel importând datele în Access. Rețineți că importul de cuvinte are două semnificații diferite Excel cu Access. În Excel, atunci când importați (sau vă conectați), efectuați o conexiune permanentă la date care pot fi reîmprospătate. În Access, atunci când importați, aduceți date în Access o dată, însă fără o conexiune permanentă de date. Atunci când importați date, Access stochează datele într-un tabel nou sau existent fără a modifica datele în Excel. În Access, puteți importa una sau toate foile de lucru dintr-un registru Excel lucru într-o singură operațiune.

Expertul import vă ajută să urmați pașii de import și vă ajută să luați decizii importante despre modificarea tipurilor de date și adăugarea de anteturi. Dacă întâmpinați erori atunci când importați datele, Access vă avertizează și salvează erorile într-un tabel, astfel încât să le puteți găsi și corecta rapid. De exemplu, poate exista un cod poștal alfanumeric ascuns adânc într-o coloană pe care credeți că totul a fost numerică sau a fost detectat un ID dublat pentru un câmp cheie primară. Puteți fie să efectuați modificările în registrul Excel de lucru nou și să importați din nou datele, fie să efectuați modificările în noul tabel Access. Când terminați operațiunea, puteți să salvați pașii pe care i-ai utilizat și chiar să creați o activitate Outlook, pentru a vă aminti când să efectuați operațiunea de import în mod regulat.

Odată ce datele sunt importate, acestea sunt native pentru Access și puteți utiliza foi de date și formulare pentru a adăuga, a edita și a șterge date. După ce importați datele, puteți decide dacă să ștergeți datele din Excel. De obicei, este o idee bună să aveți o singură locație pentru actualizarea datelor.

Notă: Importul datelor din Excel în Access nu importă formule, doar rezultatele acelor formule.

Pentru mai multe informații, consultați:

connect to access data from excel

De asemenea, puteți reconecta datele Access la Excel. Pentru a face acest lucru, creați o conexiune în Excel, stocată adesea într-un fișier de conexiune de date Office (.odc), în baza de date Access și regăsiți toate datele dintr-un tabel sau dintr-o interogare. După ce vă conectați la date, puteți, de asemenea, să reîmprospătați (sau să actualizați) automat registrele de lucru Excel din baza de date Access originală, de fiecare dată când baza de date este actualizată cu informații noi.

Pentru mai multe informații, consultați:

Employees report in a tabular layout

După ce datele se află în Access, puteți profita de matricea de matrice de instrumente de creare și particularizare a rapoartelor. Doriți să creați un raport cu doar câteva clicuri? Utilizați Expertul raport. Doriți să proiectați și să modificați aspectul raportului în timp real cu datele în timp real, să mutați și să redimensionați blocuri de date, să adăugați și să eliminați câmpuri și să vedeți instantaneu modificările în timp ce îl construiți? Utilizați vizualizarea Aspect. Doriți să interacționați cu raportul pentru a căuta, a filtra și a sorta date live? Utilizați vizualizarea Raport. Doriți să adăugați butoane de comandă, numere de pagină, imagini, hyperlinkuri și stiluri cu aspect profesional, totul pe cont propriu? Utilizați numeroasele experți control și galerii din grupurile Controale și Aspect de pe fila Proiectare a panglicii. Utilizând Access, puteți crea cu ușurință rapoarte simple, rapoarte de grup și de rezumat, etichete de corespondență, rapoarte grafice și subprodse.

După ce este creat raportul, utilizați Access pentru a distribui electronic raportul. De exemplu, puteți să trimiteți raportul utilizând un mesaj de e-mail sau să salvați raportul în diferite formate, cum ar fi un instantaneu Access sau un fișier PDF, pentru a-l adăuga la o pagină web sau la un site SharePoint site.

Pentru mai multe informații, consultați:

sample form

După ce datele se află în Access, puteți beneficia de numeroasele instrumente de creare și particularizare a formularelor. Doriți să creați un formular cu doar câteva clicuri? Utilizați Expertul formular. Doriți să proiectați și să modificați aspectul formularului în timp real cu datele în timp real, să mutați și să redimensionați blocuri de date, să adăugați și să eliminați câmpuri și să vedeți instantaneu modificările în timp ce le construiți? Utilizați vizualizarea Aspect. Doriți să adăugați butoane de comandă, casete listă, casete combo, grupuri de opțiuni, imagini, măști de intrare, diagrame, hyperlinkuri și stiluri cu aspect profesional, totul pe cont propriu? Utilizați numeroasele experți control și galerii din grupurile Controale și Aspect de pe fila Proiectare a panglicii. Utilizând Access puteți crea cu ușurință formulare simple, formulare în file, formulare continue, formulare popup, casete de dialog modale și subformulare.

În Access, puteți crea cu ușurință un formular scindar, care afișează o foaie de date sincronizată și o vizualizare formular, astfel încât să le puteți obține pe ambele. După ce creați un formular finisat, este simplu să defilați, să filtrați și chiar să căutați datele din spatele formularului, utilizând butoanele de navigare standard și caseta de căutare din partea de jos a formularului.

Formular scindat

Pentru mai multe informații, consultați:

Filtrare automată

Indiferent de produsul pe care îl utilizați, filtrați datele pentru a lucra cu un subset de date și sortați datele pentru a le ordona așa cum doriți. În Access, utilizatorii Excel să filtreze și să sorteze datele dintr-o vizualizare foaie de date fără a fi nevoie să învețe din nou o interfață utilizator complet nouă. Pictogramele, meniurile de comandă, comenzile, criteriile și casetele de dialog sunt foarte asemănătoare, indiferent dacă lucrați cu text, numere, date sau valori goale. Puteți chiar să salvați filtrele și sortări împreună cu vizualizarea foaie de date.

Puteți crea o interogare în Access și nici măcar nu știți la ce SQL creați. Patru experți de interogare vă ajută să creați interogări simple, să găsiți dublurile, să găsiți înregistrările necorescordate și să creați interogări tabel încrucișat. Nici măcar nu este nevoie să creați o interogare; pur și simplu filtrați și sortați datele așa cum doriți să arate și se salvează cu o foaie de date.

Criterii ȚarăRegiune

Pentru mai multe informații, consultați:

Prima pagină a expertului Etichetă

Acum că familia s-a dezvoltat, lista de cărți de vizită a devenit brusc mai mare și trebuie să urmăriți mult mai multe zile de naștere și aniversări. Nicio problemă. Puteți să utilizați un tabel sau o interogare Access ca sursă de date pentru îmbinarea corespondenței și să creați o operațiune de îmbinare a corespondenței utilizând Expertul Îmbinare corespondență Word pentru scrisori, fișe, mesaje de e-mail și plicuri. Dacă trebuie doar să creați etichete poștale, utilizați expertul Etichetă din Access pentru a crea și a imprima etichetele dintr-un raport pe care îl creați. Puteți adăuga chiar automat un cod de bare corespunzător pentru fiecare adresă de client.

Pentru mai multe informații, consultați:

Atât Access, cât Excel furnizează comenzi pentru conectarea la date din SharePoint listă. Excel oferă o conexiune doar în citire (un singur sens) la listele de SharePoint legate; în timp ce Access vă permite să citiți și să scrieți date (în două sensuri) în liste de SharePoint legate. Access și SharePoint de date funcționează foarte bine împreună. Access și tipurile de date SharePoint, cum ar fi textul îmbogățit, se adaugă doar (pentru a permite urmărirea istoricului de revizuire într-un câmp memo), atașările, Numerotarea automată, căutare și câmpurile multi-valoare, asigură o integrare fără probleme și câteva inconsecvențe de date, dacă există.

După ce legați datele din lista SharePoint într-o bază de date Access, puteți chiar să duceți datele listei SharePoint offline într-o bază de date Access locală, să lucrați cu datele local, apoi să vă reconectați la site-ul SharePoint pentru a încărca orice modificări. Orice modificări conflictuale ale datelor efectuate de alți utilizatori vor fi gestionate de un expert de rezolvare a conflictelor. Formularele și rapoartele pe care le-ați creat în Access se bazează pe aceleași date, dar legate la SharePoint date.

Excel oferă următoarele puncte de integrare cu SharePoint Server.

Puncte de integrare focalizate pe date din Excel

1. Efectuați un import unic al datelor din foile de date Excel într-o listă SharePoint sau exportați datele din foile de lucru Excel într-o listă SharePoint, pentru a crea o conexiune permanentă și unidirecțională de date.

2. Utilizați conexiunea permanentă și unidirecțională de date pentru a reîmprospăta datele dintr-o foaie de lucru Excel din lista SharePoint.

3. Publicați registre Excel de lucru în Excel Services, afișați și interacționați cu datele utilizând partea web Excel Web Access pe o pagină cu părți web.

4. Importați (conectați) datele într-un registru de lucru Excel de date din servere OLAP, baze SQL Server și Access și fișiere plate.

Access furnizează următoarele puncte de integrare cu SharePoint Server.

1. Efectuați un import sau un export unic de date între vizualizările Access și o listă SharePoint.

2. Legați datele între tabelele Access SharePoint listă de adrese, creând o conexiune permanentă, 2 sensuri. (Datele actualizate din listă pot fi văzute într-un tabel Access; datele actualizate din tabelul Access pot fi văzute într-o listă.)

3. Luați datele de listă offline, actualizați-le în Access, aduceți-le înapoi online, sincronizați actualizările și rezolvați conflictele.

4. Afișați și editați date de listă în foaia de date, formularele și vizualizările de rapoarte Access.

Pentru mai multe informații, consultați:

Puteți crea aplicații de baze de date desktop destul de sofisticate fără a scrie vreodată o linie de cod VBA. Fiecare obiect Access are un set extins de proprietăți și evenimente ușor accesibile dintr-o foaie de proprietăți, pentru a vă ajuta să vă particularizați soluția. Fiecare obiect are proiectanți detaliați care dezvăluie toate caracteristicile disponibile pentru tine. Șabloane de bază de date suplimentare sunt disponibile pe Office Online. Șabloanele de câmp și de tabel vă ajută să creați și să particularizați rapid tabele noi. Puteți proiecta de la zero o nouă bază de date cu instrumentele de proiectare a bazelor de date predefinite.

Macrocomenzile Access utilizează un mediu declarativ care nu necesită scrierea de cod VBA, deci nu trebuie să fiți dezvoltator. Fiecare acțiune de macrocomandă efectuează o activitate, cum ar fi deschiderea unui formular, rularea unei interogări, găsirea înregistrărilor sau afișarea unui mesaj. Puteți încorpora macrocomenzi în orice eveniment al unui raport, formular sau control. Majoritatea macrocomenzilor au argumente și le puteți adăuga logică condiționată pentru a le face ceea ce doriți. Puteți chiar să definiți variabilele și să faceți verificarea erorilor din nou fără a scrie cod VBA.

Proiectați un prototip și rulați-l de departamentul IT. Creați o soluție pentru echipa dvs. atunci când are nevoie de ea CÂT MAI CURÂND ȘI faceți acest lucru pe un shoestring cu personal cu bare. Urmăriți tichetele vândute pentru o petrecere din firmă, urmăriți durata de viață a materialelor de producție sau imprimați etichetele de acceptare pentru părți. Urmăriți activități, probleme și livrabile în proiectele echipei. Creați o bază de date de fluxuri de vânzări pentru a monitoriza vânzările potențiale dintr-un grup mic de experți în vânzări.

Mai multe informații

Începutul paginii

Aveți nevoie de ajutor suplimentar?

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă la Microsoft Insider

V-a fost de ajutor această informație?

Cât de mulțumit sunteți de calitatea traducerii?

Ce v-a afectat experiența?

Aveți feedback suplimentar? (Opțional)

Vă mulțumim pentru feedback!

×