Sintetizarea datelor din mai multe foi de lucru

Există două modalități de sintetizare a datelor, fie după poziție, fie după categorie.

Sintetizarea după poziție: Datele din zonele sursă au aceeași ordine și utilizează aceleași etichete. Utilizați această metodă pentru a sintetiza datele dintr-o serie de foi de lucru, cum ar fi foile de lucru de buget ale departamentului, care au fost create pornind de la același șablon.

Sintetizarea după categorie: Atunci când datele din zonele sursă nu sunt aranjate în aceeași ordine, dar utilizează aceleași etichete. Utilizați această metodă pentru a sintetiza datele dintr-o serie de foi de lucru care au aspecte diferite, dar au aceleași etichete de date.

• Sintetizarea datelor după categorie este similară cu crearea unui raport PivotTable. Cu un raport PivotTable însă puteți să reorganizați cu ușurință categoriile. Luați în considerare crearea unui raport PivotTable dacă aveți nevoie de o sintetizare mai flexibilă după categorie.

Urmați acești pași pentru a sintetiza mai multe foi de lucru într-o foaie de lucru coordonatoare:

1. Dacă nu ați făcut deja acest lucru, configurați datele în fiecare foaie de componente, efectuând următoarele:

   • Asigurați-vă că fiecare zonă de date este în format listă. Fiecare coloană trebuie să aibă o etichetă (antet) pe primul rând și să conțină date similare. Nu trebuie să existe rânduri sau coloane necompletate în listă.

   • Amplasați fiecare zonă într-o foaie de lucru separată, dar nu introduceți nimic în foaia de lucru coordonatoare în care intenționați să sintetizați datele. Excel va face acest lucru pentru dvs.

   • Asigurați-vă că fiecare zonă are același aspect.

2. În foaia de lucru principală, faceți clic pe celula din stânga sus pentru zona în care doriți să apară datele sintetizate.

   Notă: Pentru a evita suprascrierea datelor existente în foaia de lucru coordonatoare, asigurați-vă că lăsați suficiente celule la dreapta și sub această celulă pentru datele sintetizate.

3. Faceți clic pe Sintetizarea> date (în grupul Instrumente de date).

   

4. În caseta Funcție, faceți clic pe o funcție de rezumare pe care doriți să o utilizeze Excel pentru a sintetiza datele. Funcția implicită este SUM.

   Iată un exemplu în care s-au ales trei zone de foi de lucru:

   

5. Selectați datele.

   În continuare, în caseta Referință , faceți clic pe butonul Restrângere pentru a restrânge panoul și a selecta datele din foaia de lucru.

   

   Faceți clic pe foaia de lucru care conține datele pe care doriți să le sintetizați, selectați datele, apoi faceți clic pe butonul Extindere dialog din partea dreaptă pentru a reveni la caseta de dialog Sintetizare.
   
   Dacă o foaie de lucru care conține date pe care trebuie să le sintetizați se află în alt registru de lucru, faceți clic pe Răsfoire pentru a găsi acel registru de lucru. După găsirea și clicul pe OK, Excel va introduce calea fișierului în caseta Referință și va adăuga un semn de exclamare la acea cale. Apoi puteți continua să selectați alte date.

   Iată un exemplu în care au fost alese trei zone de foi de lucru selectate:

   

6. În fereastra pop-up Sintetizare , faceți clic pe Adăugare. Repetați procesul pentru a adăuga toate zonele pe care le sintetizați.

7. Actualizări automate vs. manuale: Dacă doriți ca Excel să actualizeze automat tabelul de sintetizarea atunci când se modifică datele sursă, bifați pur și simplu caseta Creare legături la datele sursă . Dacă această casetă rămâne debifată, puteți actualiza sintetizarea manual.

   Note: 

   • Nu puteți crea linkuri atunci când zonele sursă și destinație sunt pe aceeași foaie.

   • Dacă trebuie să modificați dimensiunea unei zone sau să înlocuiți o zonă, faceți clic pe zonă în fereastra popup Sintetizare și actualizați-o utilizând pașii de mai sus. Aceasta va crea o nouă referință interval așadar va trebui să le ștergeți pe cele anterioare înainte de a le sintetiza din nou. Alegeți referința veche și apăsați tasta Delete.

8. Faceți clic pe OK și Excel va genera sintetizarea pentru dvs. Opțional, puteți aplica formatarea. Este necesar să formatați o singură dată, cu excepția cazului în care rulați din nou sintetizarea.

   • Etichetele care nu se aseamănă cu etichetele din celelalte zone sursă apar în sintetizare ca rânduri și coloane separate.

   • Asigurați-vă că toate categoriile pe care nu doriți să le sintetizați au etichete unice care apar într-o singură zonă sursă.

Dacă datele de sintetizat se află în celule diferite în foi de lucru diferite:

Introduceți o formulă cu referințe de celule pentru celelalte foi de lucru, una pentru fiecare foaie de lucru. De exemplu, pentru a sintetiza datele pentru foile de lucru denumite Vânzări (în celula B4), Resurse umane (în celula F5) și Marketing (în celula B9), în celula A2 a unei foi de lucru principale, introduceți următoarele:

Dacă datele de sintetizat se află în aceleași celule în foi de lucru diferite:

Introduceți o formulă cu o referință 3-D, care utilizează o referință la o zonă de nume de foi de lucru. De exemplu, pentru a sintetiza datele din celulele A2 din Vânzări prin Marketing inclusiv, în celula E5 a foii de lucru coordonatoare introduceți următoarele: