Utilizarea listelor de activități recurente

În acest articol 

Prezentare generală

Transformarea unei liste de activități în listă recurentă

Publicarea unei liste de activități recurente

Replanificarea unei ocurențe

Omiterea unei ocurențe

Editarea recurenței pentru o serie de liste de activități

Anularea recurenței pentru o serie de liste de activități

Anularea publicării unei serii de liste de activități

Anularea publicării unei liste dintr-o serie de liste de activități

Prezentare generală

Publicarea unei liste de activități recurente este o modalitate foarte bună de a lucra cu activități de rutină care trebuie finalizate. Iată o prezentare generală a modului în care funcționează.

• Puteți adăuga recurență la o listă de activități standard sub Schițe , definind setările de recurență și datele de început și de sfârșit. Aceasta modifică lista dintr-o listă de activități unică într-o serie de liste de activități recurente. Când sunteți gata, puteți publica seria de liste de activități recurente.

• Când este publicată, prima apariție a seriei recurente apare sub Planificată până când este momentul să fie publicată. Atunci când este publicată o ocurență planificată, următoarea apariție este creată automat.

• Atunci când se creează o ocurență nouă, datele scadente ale activității sunt actualizate automat în funcție de cât de departe se află după data de început a seriei pe care ați ales-o. Să presupunem, de exemplu, că ați creat o serie lunară recurentă pe data de 15 a fiecărei luni. Dacă alegeți o dată de început a seriei din 15 ianuarie și includeți o activitate scadentă pe 17 ianuarie, a doua apariție programată pentru 15 februarie are, de asemenea, un decalaj de două zile. Activitatea va fi scadentă pe 17 februarie. Pentru a afla mai multe, consultați secțiunea Faceți o listă de activități recurentă din acest articol.

• După ce este publicată prima apariție din serie, seria listei de activități apare sub Publicat. O puteți extinde pentru a afișa toate aparițiile publicate ale listei de activități.

• Puteți să editați activitățile din serie sau dintr-o ocurență planificată. De asemenea, puteți edita activitățile într-o apariție publicată a seriei de liste de activități.

• (În curând) Puteți edita echipele destinatarilor pentru serie sau pentru o apariție programată. Nu puteți edita echipele destinatarilor pentru o apariție care este deja publicată.

• Pentru a efectua modificări la activitățile sau destinatarii unei serii în care prima apariție nu a fost publicată încă, puteți anula seria. Dacă nicio ocurență nu s-a publicat încă, seria va reveni la Schițe.

• Puteți vedea raportarea pentru aparițiile listelor de activități după ce sunt publicate, la fel cum procedați cu listele de activități nerecurente.

• De asemenea, puteți anula publicarea ocurențelor listei de activități sau a seriei de liste de activități atunci când nu mai sunt necesare sau dacă faceți o greșeală.

Transformarea unei liste de activități în listă recurentă

Aplicați un interval de recurență unei liste de activități publicabile, pentru ca aceasta să publice automat într-un program repetabil, cum ar fi zilnic, săptămânal, lunar sau anual.

1. Pe pagina Publicare a aplicației Planner, selectați o listă sub Schițe sau creați o listă nouă, apoi selectați Nu se repetă.
   
   

2. În caseta de dialog Recurență listă , alegeți setările de recurență pentru listă.
   
   

   • Interval de recurență. În mod implicit, Zi, Săptămână și Lună au o dată de sfârșit de doi ani de la data de început. Toate intervalele de recurență au o dată de sfârșit maximă de cinci ani de la data de început.

   • Publicați ora și fusul orar.

   • Datele de început și de sfârșit. Ocurențele sunt publicate numai atunci când au loc la data de început sau după aceasta și la data de sfârșit sau înainte.

     Notă: Vă recomandăm să setați data de început la data la care va fi publicată prima apariție. Dacă data de început a seriei și data de publicare a primei ocurențe sunt diferite, ajustările automate ale datei se vor baza pe data de început a seriei.
     
     De exemplu, o serie se repetă pe zecime din fiecare lună cu o dată de început de 1 ianuarie și conține o activitate scadentă pe 12 ianuarie. În acest exemplu, activitatea va fi scadentă la 11 zile după data de publicare a fiecărei ocurențe viitoare, în loc de două zile după aceea. Aceasta deoarece ajustările automate ale datei se bazează pe data de început (1 ianuarie) și nu pe data la care va fi publicată prima ocurență (10 ianuarie). 
     
     Sistemul utilizează data de început pentru acest calcul, deoarece este o valoare pe care o setați direct, oferindu-vă mai mult control direct asupra comportamentului datei scadente. 

Publicarea unei liste de activități recurente

Atunci când lista de activități este gata de lucru, publicați-o echipelor ai căror membri vor efectua activitatea. 

1. Sub Schițe, selectați lista de activități recurente, apoi, în colțul din dreapta sus, selectați Publicare serie.

2. Selectați echipele care vor primi lista de activități. 
   
   Alegerea acestor echipe funcționează la fel pentru liste recurente și liste nerecurente. Puteți să alegeți echipe dintr-o ierarhie și să utilizați lista Teams principală și/sau orice filtre disponibile pentru a găsi echipele pe care doriți să le includeți. Alternativ, puteți încărca o listă personalizată de echipe.

3. Alegeți dacă doriți să notificați echipele destinatarului.

4. Selectați Următorul, apoi revizuiți planul publicației. Pentru a face modificări, selectați Înapoi.

5. Bifați caseta de selectare Gata, totul arată bine aici , apoi selectați Publicare. 
   
   Pregătirea listei de activități recurente poate dura un timp. Este posibil să vedeți un mesaj care spune că lista de activități este în curs de planificare.

6. Veți vedea că lista de activități apare sub Planificată atunci când acțiunea este finalizată. Următoarea apariție a listei recurente se afișează sub Planificată și va fi publicată la data și ora planificate.

   Important: Dacă apar pictogramele de avertizare, selectați Vizualizare detalii pentru a rezolva problemele.

   
   
   După ce este publicată prima ocurență, veți vedea, de asemenea, lista de activități apare sub Publicat, unde reprezintă seria de liste de activități recurente. O puteți extinde pentru a vizualiza aparițiile publicate din serie. Pe măsură ce se publică ocurență, următoarea apariție din serie este creată sub Planificat.

Pentru a afla mai multe despre publicarea listelor de activități, consultați Publicarea unei liste de activități.

Replanificarea unei ocurențe

Puteți reprograma ocurența viitoare a unei liste de activități recurente. De exemplu, poate fi necesar să faceți acest lucru dacă următoarea dată de publicare cade într-o vacanță de firmă. 

Puteți reprograma în orice moment, până la data următoarei ocurențe programate.

1. Sub Planificat, accesați lista de activități pe care doriți să o replanificați, apoi selectați Mai multe acțiuni > Editați ocurența.
   
   

2. Selectați meniul vertical interval de recurență (de exemplu, În fiecare luni), apoi selectați Reprogramați această ocurență.
   
   

3. În caseta de dialog Reprogramați această ocurență , alegeți o nouă dată de publicare, publicați ora și/sau fusul orar după cum este necesar, apoi selectați Salvare.

Omiterea unei ocurențe

Puteți omite o ocurență viitoare a unei liste de activități recurente. De exemplu, poate fi necesar să faceți acest lucru dacă toți cadrele didactice sunt absente de la serviciu, deoarece următoarea dată de publicare cade într-o zi de sărbătoare a firmei.

1. Sub Planificat, accesați lista de activități, apoi selectați Mai multe acțiuni > Editați ocurența.

2. Selectați meniul vertical interval de recurență, apoi alegeți Omiteți această ocurență.

3. În caseta de dialog Omitere ocurență , revizuiți informațiile, apoi selectați Omiteți ocurența.
   
   Ocurența ignorată nu mai apare sub Planificat și nu va fi publicată.

Editarea recurenței pentru o serie de liste de activități

Dacă trebuie să modificați intervalul de recurență sau orice alte setări de recurență, editați recurența pentru seria de liste de activități recurente. Modificările se aplică la următoarea apariție și la toate aparițiile viitoare.

1. Dacă cel puțin ocurență a fost deja publicată, găsiți seria listei de activități sub Publicat, selectați seria de listă de activități pe care doriți să o editați, apoi selectați Mai multe acțiuni > Editare serie. Aveți grijă să alegeți seria în locul uneia dintre aparițiile publicate sub serie.
   
   

2. Selectați meniul vertical interval de recurență, apoi selectați Editare recurență.
   
   

3. În caseta de dialog Recurență listă, efectuați modificările dorite pentru seria de liste de activități.

4. Revizuiți modificările, apoi selectați Salvare. Atunci când lista este publicată, modificările se aplică tuturor ocurențelor viitoare ale listei de activități recurente.

Anularea recurenței pentru o serie de liste de activități

Atunci când nu mai doriți ca o serie de liste de activități recurente să continue publicarea, puteți opri (anula) recurența.  Toate ocurențele viitoare ale listei de activități nu vor fi publicate.

1. Sub Publicat, accesați seria de liste de activități recurente, apoi selectați Mai multe acțiuni > Editare serie.

2. Selectați meniul vertical interval de recurență, apoi selectați Anulare serie.

3. În caseta de dialog Anulare serie, verificați dacă doriți să anulați seria, apoi alegeți Da.

• Următoarea apariție programată și toate ocurențele viitoare nu mai apar sub Planificat.

• Șablonul de listă de activități recurente existente și aparițiile sale publicate corespunzătoare sunt încă listate sub Publicat și sunt disponibile pentru raportare.

• Dacă nu au fost publicate încă liste pentru serie, veți vedea seriile de liste de activități recurente sub Schițe.

Anularea publicării unei serii de liste de activități

Se recomandă să anulați publicarea unei serii de liste de activități pentru a elimina activitățile care nu mai sunt necesare sau pentru a corecta o greșeală în trimiterea seriei. În cazul unei erori, rețineți că puteți edita activitățile într-o listă de activități planificată sau într-o listă de activități publicată, inclusiv aparițiile listei de activități publicate ca parte a unei serii recurente. Dacă trebuie să anulați publicarea unei liste de activități din cauza unei erori, cel mai bine este să faceți acest lucru cât mai curând posibil pentru a reduce atribuirea și finalizarea activităților care sunt șterse.

Dacă doriți să anulați publicarea unei serii de liste de activități, urmați acești pași. Seriile de liste de activități și toate listele din aceasta se vor muta în secțiunea Nepublicată și pot fi dublate, dar nu pot fi republicate.  

1. Sub Publicat, lângă seria listei de activități pe care doriți să o anulați de la publicare, selectați Mai multe acțiuni > Anulare publicare serie.

2. Confirmați că doriți să anulați publicarea seriei, apoi alegeți Anulare publicare serie.

3. După ce seria de listă și listele asociate apar sub Nepublicate, puteți să le ștergeți sau să le dublați, să editați copia și să publicați copia editată.  

Anularea publicării unei liste dintr-o serie de liste de activități

Se recomandă să anulați publicarea unei apariții a unei anumite liste de activități într-o serie de liste de activități pentru a elimina activitățile care nu mai sunt necesare sau pentru a corecta o greșeală în trimiterea listei de activități. În cazul unei erori, rețineți că puteți edita activitățile într-o listă de activități publicată, inclusiv o apariție a listei de activități publicată ca parte a unei serii recurente. Dacă trebuie să anulați publicarea unei liste de activități din cauza unei erori, cel mai bine este să faceți acest lucru cât mai curând posibil pentru a reduce atribuirea și finalizarea activităților care sunt șterse.

Dacă doriți să anulați publicarea unei liste dintr-o serie de liste de activități, urmați acești pași. Lista de activități se va muta la secțiunea Nepublicată și poate fi dublată, dar nu poate fi republicată.  

1. Sub Publicat, extindeți seria listei de activități, accesați lista pe care doriți să o anulați de la publicare, apoi selectați Mai multe acțiuni > Retragere publicare.

2. Confirmați că doriți să anulați publicarea listei, apoi alegeți Retragere de la publicare.

3. După ce lista apare sub Nepublicată, puteți să o ștergeți sau să o dublați, să editați copia și să publicați copia editată.

Consultați și

Publicarea listelor de activități pentru a defini și a urmări lucrul în organizația dvs.

Setarea cerințelor pentru finalizarea activității într-o listă de activități