Setarea cerințelor pentru finalizarea activității într-o listă de activități

Experiența echipei destinatarului 

Atunci când un utilizator din echipa destinatarului - de obicei, un lucrător din prima linie sau un manager - deschide activitatea, va vedea elementele din lista de verificare, cu indicația că sunt necesare elementele din lista de verificare. Nu pot marca activitatea ca terminată până când nu sunt marcate toate elementele listei de verificare ca finalizate. Atunci când sunt îndeplinite toate cerințele, orice angajat din linia întâi poate marca activitatea ca terminată. 

Vizualizarea răspunsurilor la formulare

După ce publicați lista de activități, veți dori să vizualizați răspunsurile la formular de la destinatarii activității.

Deschideți formularul și accesați fila Răspunsuri . De aici, aveți următoarele posibilități:

• Vedeți rezumatul informațiilor despre formular și răspunsuri.

• Selectați Vizualizare rezultate pentru a vedea detaliile de răspuns ale fiecărui respondent.

• Selectați Mai multe detalii sub fiecare întrebare pentru a vedea numele fiecărui respondent și răspunsul său.

• Selectați Deschidere în Excel pentru a vizualiza răspunsurile într-un registru de lucru Excel. Registrul de lucru furnizează un instantaneu al datelor de răspuns curente.

  Sfat: Atunci când vizualizați răspunsuri în Excel, sortați după data încheierii sau modificării (sau după identificator, apoi după data finalizării sau modificării) pentru a examina cele mai recente răspunsuri din fiecare locație. În unele cazuri, o locație poate remite mai multe răspunsuri.

Pentru a afla mai multe, consultați Verificarea și partajarea rezultatelor formularului.

Răspunsuri la formular cu fișiere încărcate

Dacă formularul dvs. include una sau mai multe întrebări despre încărcarea fișierelor, puteți vizualiza imaginile încărcate unul câte unul din fila Răspunsuri , așa cum s-a descris anterior. Dacă doriți, puteți accesa și folderul în care sunt încărcate fișierele. Fișierele încărcate sunt stocate sub fișierele SharePoint ale echipei de publicare.

Folderele SharePoint sunt create atunci când primul fișier este încărcat ca parte a remiterii unui răspuns la formular.

Atunci când este primită prima remitere a încărcării fișierului, biblioteca de documente pentru echipă va conține un folder Aplicații. În cadrul acestuia, un folder Microsoft Forms conține un folder cu numele formularului. În acest folder se află un folder pentru fiecare întrebare din formularul care a încărcat fișiere.

De exemplu, dacă ați adăugat un formular denumit "Anchetă de deschidere magazin" care include trei întrebări despre încărcarea fișierelor, fișierele încărcate se află în următoarele foldere pentru grupul din SharePoint:

• Documente\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 1

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 2

Fiecare nume de fișier încărcat include numele echipei în care se află activitatea, numele imaginii originale și numele afișat al contului de utilizator care a încărcat fișierul și a remis formularul.

De exemplu, numele de fișier al imaginii încărcate de Joni Sherman în numele echipei Magazinului 121 din Seattle este Seattle Store 121-20210219_183537_Joni Sherman.jpg.

Pentru a vedea imagini în miniatură în locul unei liste de imagini, accesați Toate documentele > Dale. 

(Opțional) Ajutați echipele destinatarilor să vadă imaginile încărcate

Pot exista cazuri în care un membru al echipei a finalizat chestionarul și un manager sau un alt coleg din acea echipă dorește să revizuiască ce a remis coechipierul său. 

Din acest motiv, oferim o experiență pentru ca o persoană din echipă să vadă răspunsurile la formular care au fost remise pentru locația sa. Acest lucru funcționează fără configurare suplimentară pentru întrebările care nu necesită o încărcare de fișier. Pentru întrebări care necesită încărcarea unui fișier, fișierele remise sunt încărcate într-un folder din echipa de publicare, la care membrii echipelor destinatarului nu au de obicei acces. Dacă un utilizator vizualizează răspunsurile la formular remise de echipa sa și nu are acces la fișierul încărcat, va vedea un link la fișier, care îl duce la un site SharePoint care îi permite să solicite permisiuni.

De asemenea, puteți partaja folderul fișierelor încărcate cu toți utilizatorii din organizația dvs. Dacă vă convine să partajați folderul cu toate persoanele din organizația dvs., puteți finaliza proactiv acest pas și utilizatorii vor vedea, de asemenea, toate imaginile încărcate de membrii echipei lor ca parte a remiterii răspunsului la formular.

Pentru a partaja folderul SharePoint care conține fișierele încărcate:

1. Accesați folderul Documente\Aplicații\Microsoft Forms din fișierele echipei de publicare.

   Sfat: Rețineți că acest folder nu va apărea până când nu se remite un răspuns la un formular cu o întrebare despre încărcarea fișierelor. 

2. Găsiți și selectați butonul Partajare pentru folder. Dacă doriți, selectați pictograma creion pentru a modifica permisiunile din Poate edita în Poate vizualiza.

3. În caseta pentru adăugarea numelor sau grupurilor, introduceți Oricine, cu excepția utilizatorilor externi.
   
   

4. Selectați acel grup, apoi selectați Trimitere.

După ce parcurgeți acești pași, folderul și toate subfolderele sale sunt partajate cu acel grup, care ar trebui să includă membrii echipelor destinatarului. Deoarece toate formularele ulterioare vor încărca fișiere și sub folderul Microsoft Forms, finalizarea acestui pas o singură dată ar trebui să funcționeze pentru toate formularele trecute și viitoare utilizate ca cerințe de finalizare de către acea echipă de publicare.

Pentru a afla mai multe despre partajarea unui folder SharePoint, consultați Partajarea fișierelor sau folderelor SharePoint.

Experiența echipei destinatarului

Atunci când un utilizator din echipa destinatarului , de obicei, un lucrător din prima linie sau un manager - deschide activitatea, va vedea că este necesară remiterea formularului. Aceștia pot să deschidă formularul și să completeze întrebările fără a părăsi activitatea. Rețineți că încărcarea unei fotografii ca parte a remiterii formularului necesită permisiuni de dispozitiv pentru a accesa camera. După remiterea formularului, activitatea reflectă faptul că este îndeplinită cerința de formular. Orice membru al echipei care vizualizează activitatea poate vizualiza, de asemenea, răspunsurile remise de echipa sa. Atunci când sunt îndeplinite toate cerințele, orice angajat din linia întâi poate marca activitatea ca terminată.

Experiența echipei destinatarului

Atunci când un utilizator din echipa destinatarului , de obicei, un lucrător din prima linie sau un manager - deschide activitatea, va vedea că trebuie să solicite și să primească aprobarea pentru lucrul la activitate înainte de a o putea marca ca finalizată.

Angajatul din linia întâi poate alege un membru al echipei de la care să solicite aprobarea. De obicei, acesta este managerul lor. Cu toate acestea, angajatul poate alege un alt membru al echipei, ceea ce poate fi util dacă managerul său este în vacanță. Activitatea reflectă utilizatorul care a făcut solicitarea și de la cine a solicitat aprobarea, astfel încât echipa să aibă vizibilitate în solicitarea sa. Aprobatorul desemnat primește o notificare de la aplicația Aprobări și poate acorda aprobare atunci când vizualizează activitatea propriu-zisă sau din aplicația Aprobări.

Un angajat din linia întâi care vizualizează activitatea poate vedea starea curentă a solicitării de aprobare. Aceștia nu pot marca activitatea ca terminată decât după ce solicitarea de aprobare reflectă faptul că a fost aprobată. Dacă este necesar, un angajat din linia întâi poate anula o solicitare și poate face o nouă solicitare. Atunci când solicitarea de aprobare asociată cu activitatea se afișează ca Aprobată, este îndeplinită cerința respectivă. Atunci când sunt îndeplinite toate cerințele, orice angajat din linia întâi poate marca activitatea ca terminată.