Tipurile de conținut din SharePoint sunt esențiale pentru gestionarea metadatelor și pentru asigurarea coerenței în cadrul organizației. Fiecare fragment de conținut din SharePoint este creat dintr-un tip de conținut. Acest ghid vă va ajuta să înțelegeți ce este tipul de conținut, cum să creați, să publicați și să gestionați eficient tipurile de conținut.
Ce este un tip de conținut?
Un tip de conținut din SharePoint este o colecție reutilizabilă de șabloane, metadate (coloane), fluxuri de lucru, comportament și alte setări pentru o categorie de elemente sau documente. Un tip de conținut reunește un element și informațiile despre acesta. Elementul poate fi unul dintre numeroasele tipuri diferite de fișiere, un document, un registru de lucru Excel sau chiar un indicator de stare pentru un raport de progres. De asemenea, poate fi o listă sau un folder. Un tip de conținut asociază acest element cu metadate cheie sau alte informații, cum ar fi un șablon sau o politică de retenție. Acesta vă permite să gestionați setările pentru o categorie de informații într-un mod centralizat și reutilizabil.
Tipuri de conținut implicite și particularizate
SharePoint include multe tipuri de conținut predefinite în mod implicit. Puteți să utilizați tipurile de conținut predefinite, cum ar fi Document necompletat sau Anunț, fără nicio modificare, sau să creați tipuri de conținut particularizate pentru a răspunde cerințelor unice ale organizației dvs.
Tipuri de conținut implicite
Iată o listă scurtă cu câteva tipuri de conținut implicite din SharePoint. Există multe altele, pe care le puteți vedea consultând pagina Setări site de pe un site SharePoint.
- Tipuri de conținut de documente: Pagină de bază, Document, Formular, Link și Pagină wiki
- Tipuri de conținut de folder: folder, discuție și activitate rezumat
- Tipuri de conținut listă: Anunț, Eveniment, Persoană de contact, Problemă, Link, Rezervări, Activitate și altele
Acesta este doar un exemplu din gama largă de tipuri de conținut disponibile. Pentru a vedea tipurile implicite disponibile pe site-ul dvs., urmați acești pași:
Vedeți toate tipurile de conținut implicite
Notă
Trebuie să aveți cel puțin un rol de proprietar de site pentru a vedea toate tipurile de conținut implicite de pe un site SharePoint.
- Selectați lista cu care doriți să lucrați în Lansare rapidă sau selectați Setări
- Selectați Informații site.
- Apoi selectați Vedeți toate setările site-ului.
- Selectați Tipuri de conținut site sub Galerii Designer web.
- Pe pagina Galerie tipuri de conținut , veți vedea tipurile de conținut (cum ar fi raport, imagine sau document), părintele (cum ar fi document, element sau element media îmbogățit) și sursa (de obicei, site-ul curent).
Pentru a înțelege modul în care tipurile de conținut predefinite sunt legate între ele, consultați SharePoint în ierarhia tipurilor de conținut implicite Microsoft 365.
Consultați Adăugarea unui tip de conținut la o listă sau la o bibliotecă
Tipuri de conținut particularizat
Tipurile de conținut particularizate îi pot ajuta pe utilizatori să fie mai consecvenți. Chiar dacă există multe tipuri de conținut predefinite, se recomandă să creați tipuri de conținut particularizate pentru organizația dvs. Fiecare organizație are cerințe unice și tipuri diferite de conținut. De exemplu, pot exista contracte formale, rapoarte, propuneri de vânzări, specificații de proiectare, proceduri ale firmei etc. Puteți crea tipuri de conținut separate, pentru a vă ajuta să gestionați această varietate.
Tipurile de conținut pot fi definite pentru aproape orice element din SharePoint. Printre acestea se numără documente și alte fișiere, elemente de listă, fișiere media și foldere. Puteți specifica următoarele atribute pentru fiecare tip de conținut. Aceste atribute sunt asociate automat de fiecare dată când cineva creează un document nou sau alt fișier cu un anumit tip de conținut.
- Șablonul de document, dacă este un document
- Politicile de gestionare a informațiilor care stabilesc politicile de retenție și auditare
- Coloanele (metadatele) care sunt asociate cu conținutul
- Fluxurile de lucru pe care le pot utiliza elementele de acest tip de conținut
- Caracteristici particularizate
De exemplu, puteți să definiți un tip de conținut Contract vânzări și să îl adăugați la biblioteca pe care o utilizează echipa dvs. Apoi, ori de câte ori cineva dorește să creeze o propunere de vânzări, alege Contract de vânzare din meniul Document nou .
Un tip de conținut de document precum acest Contract de vânzări poate avea aceste atribute:
The template for the document
Coloanele asociate conținutului, unde fiecare coloană reprezintă un element de metadate. De exemplu, lista următoare afișează unele metadate de document utilizate frecvent:
- Vânzător
- Companie client
- Număr comandă de achiziționare
și așa mai departe...
Cerința de a afișa automat panoul Informații document și de a colecta informațiile necesare de fiecare dată când un utilizator creează un fișier nou de acest tip
Setări de gestionare a informațiilor care precizează politica de reținere, dacă aceasta poate fi auditată și așa mai departe
Crearea tipurilor de conținut particularizate
Pentru a crea un tip de conținut de site particularizat, întotdeauna începeți de la un tip de conținut existent, indiferent dacă utilizați o categorie existentă sau dacă doriți să creați o categorie nouă. Puteți alege din colecția bogată de tipuri de conținut de site predefinite din galeria Tipuri de conținut. Noul tip de conținut site moștenește toate atributele tipului de conținut părinte, cum ar fi șablonul de document, setarea doar în citire sau coloanele. După ce îl creați, puteți modifica oricare dintre aceste atribute. De exemplu, poate doriți să utilizați un alt șablon decât cel specificat în părinte.
Pentru a crea un tip de conținut particularizat, urmați acești pași:
Crearea tipurilor de conținut particularizate
- Selectați lista cu care doriți să lucrați în Lansare rapidă sau selectați Setări
- Selectați Informații site, apoi selectați Vedeți toate setările site-ului.
- Selectați Tipuri de conținut site sub Galerii Designer web.
- Pe pagina Galeriei tipuri de conținut , selectați + Creare tip de conținut.
- Pe panoul Creare tip de conținut , completați un nume și o descriere pentru tipul de conținut particularizat.
- Selectați Utilizarea unei categorii existente sau Creați o categorie nouă.
- Sub Tip de conținut părinte, selectați un părinte, cum ar fi Tipuri de conținut activ digital sau Tipuri de conținut document. Sub tipul de conținut părinte, caseta verticală se va modifica. Selectați un tip de conținut părinte mai specific. De exemplu, dacă ați selectat Tipuri de conținut folder, le puteți restrânge la Discuție, Folder sau Activitate rezumat în această casetă.
- Selectați Creați.
Publicarea tipurilor de conținut
Tipurile de conținut sunt definite pentru un site și se aplică la acel site și la subsite-urile sale. Dar, uneori, doriți să utilizați un anumit tip de conținut pe mai multe site-uri sau în colecții de site-uri. De exemplu, organizația dvs. poate utiliza un șablon standard pentru documente care necesită metadate standardizate. Pentru că doriți ca toți utilizatorii din firmă să utilizeze acest tip de conținut pentru documente, este un candidat bun să publicați în toate colecțiile de site-uri. Sau poate că departamentul de inginerie creează un tip de conținut pentru specificațiile de proiectare și dorește să-l publice doar în colecțiile de site-uri de inginerie.
Deoarece tipurile de conținut includ metadate, tipurile de conținut și metadatele sunt strâns legate. Un serviciu de metadate gestionate din SharePoint face posibilă publicarea unui tip de conținut pe site-urile unde este utilizat. Site-urile și colecțiile de site-uri care fac parte din serviciul de metadate gestionate se numesc "site-uri de abonat".
Un serviciu de metadate gestionate trebuie să fie creat și configurat în mod explicit. Pentru a include publicarea tipurilor de conținut, administratorul specifică o anumită colecție de site-uri ca hub. Aplicațiile conectate și colecțiile de site-uri se pot abona la tipurile de conținut din hub. Prin configurarea serviciilor de metadate gestionate, faceți posibilă gestionarea centralizată a tipurilor de conținut. Tipurile de conținut sunt create la site-ul hub și orice actualizări pot fi distribuite automat către site-urile abonaților.
Consultați Publicarea unui tip de conținut dintr-un hub de publicare de conținut pentru mai multe informații despre publicarea tipurilor de conținut.