Fluxurile de lucru SharePoint sunt miniaplicații preprogramate care simplifică și automatizează o gamă largă de procese de afaceri. Fluxurile de lucru pot varia de la colectarea de semnături, feedback sau aprobări pentru un plan sau un document până la urmărirea stării curente a unei proceduri de rutină. Fluxurile de lucru SharePoint sunt proiectate să vă economisească timp și efort și să aducă consistență și eficiență activităților pe care le efectuați în mod regulat.
Notă
- Fluxurile de lucru SharePoint 2010 au fost retrase de la 1 august 2020 pentru entitățile găzduite noi și eliminate din entitățile găzduite existente la 1 noiembrie 2020. Dacă utilizați fluxuri de lucru SharePoint 2010, vă recomandăm să migrați la Power Automate sau la alte soluții acceptate. Pentru mai multe informații, consultați Retragerea fluxului de lucru SharePoint 2010.
- Fluxul de lucru SharePoint 2013 a devenit perimat din aprilie 2023 și a fost dezactivat pentru entitățile găzduite noi începând cu 2 aprilie 2024. Acesta va fi eliminat din entitățile găzduite existente și va fi retras complet începând cu 2 aprilie 2026. Dacă utilizați fluxul de lucru SharePoint 2013, vă recomandăm să migrați la Power Automate sau la alte soluții acceptate. Pentru mai multe informații, consultați Retragerea fluxului de lucru SharePoint 2013.
Ce este un flux de lucru SharePoint?
Probabil știți deja ce este o schemă logică. Este o hartă grafică a unui proces, cu instrucțiuni despre ceea ce se întâmplă la fiecare pas.
Un flux de lucru SharePoint este ca o schemă logică automată, care elimină multă muncă, presupuneri și caracter aleatoriu din procesele de lucru standard.
De exemplu, priviți procesul de aprobare a documentelor din ilustrație. Rularea manuală a acestui proces poate însemna o mulțime de verificări și urmăriri, redirecționarea documentelor și trimiterea de mementouri, iar fiecare dintre aceste activități trebuie efectuată de dvs. sau de unul sau mai mulți dintre colegi. Aceasta înseamnă multă muncă suplimentară și un flux constant de întreruperi.
Dar atunci când utilizați fluxul de lucru Aprobare documente SharePoint pentru a rula procesul, toată verificarea, urmărirea, reamintirea și redirecționarea efectuate automat de fluxul de lucru. Dacă o persoană întârzie la terminarea unei activități sau dacă apare o altă problemă, majoritatea fluxurilor de lucru incluse generează o notificare pentru a vă informa despre aceasta. Monitorizarea procesului este redusă.
Rularea unui flux de lucru SharePoint este simplă. Alegeți tipul de flux de lucru, selectați opțiunile și lăsați fluxul de lucru să ruleze. Dacă trebuie, anulați sau închideți fluxul de lucru.
Ce procese pot automatiza utilizând un flux de lucru SharePoint?
Fiecare dintre tipurile de fluxuri de lucru incluse acționează ca un șablon. Adăugați o instanță a fluxului de lucru pentru o singură listă sau bibliotecă sau pentru o întreagă colecție de site-uri utilizând un formular de inițializare pentru a specifica opțiunile și selecțiile dorite pentru instanță. Aceste opțiuni și selecții includ cui îi atribuie activitățile fluxul de lucru, termenele limită ale activităților, cum poate fi pornit fluxul de lucru și de către cine și instrucțiunile de inclus în notificările de activitate. Creați un flux de lucru nou accesând Setări> listăSetări> flux de lucruAdăugați un flux de lucru. Dacă doriți, citiți mai multe despre fluxurile de lucru 2010 și 2013.
Important
În mod implicit, fluxurile de lucru Aprobare, Colectare feedback și Colectare semnătură nu sunt activate și nu sunt listate în caseta listă Selectați un șablon de flux de lucru din formularul de asociere. Pentru a le face disponibile pentru utilizare, un administrator de site trebuie să le activeze la nivelul colecției de site-uri. Accesați Setări> siteCaracteristici> colecție de site-uriCaracteristica Activare fluxuri de lucru. De asemenea, SharePoint 2013 furnizează șabloane de flux de lucru bazate pe SharePoint 2010. În cazul în care doriți să creați un flux de lucru bazat pe SharePoint 2013 cu o logică asemănătoare, utilizați un instrument precum SharePoint Designer 2013.
Există cinci tipuri de fluxuri de lucru preprogramate.
Aprobare (distribuirea unui document sau a unui element pentru aprobare sau respingere)
Un flux de lucru Aprobare direcționează un document sau un alt element către persoanele desemnate, pentru aprobare sau respingere. De asemenea, puteți utiliza un flux de lucru Aprobare pentru a controla aprobarea conținutului într-o listă sau într-o bibliotecă. Pentru a afla mai multe și pentru instrucțiuni pas cu pas, consultați Totul despre fluxurile de lucru de aprobare.
Colectare feedback (distribuiți un document sau un element pentru feedback)
Un flux de lucru Colectare feedback direcționează un document sau un alt element către persoanele desemnate pentru feedback. Fluxul de lucru Colectare feedback sintetizează tot feedbackul de la participanți pentru proprietarul fluxului de lucru și furnizează o înregistrare a procesului de revizuire. Pentru a afla mai multe și pentru instrucțiuni pas cu pas, consultați Totul despre fluxurile de lucru Colectare feedback.
Colectare semnături (direcționarea unui document, a unui registru de lucru sau a unui formular pentru semnături digitale)
Fluxul de lucru Colectare semnături direcționează un document Microsoft Office către persoanele desemnate pentru semnăturile lor digitale. Rețineți că fluxul de lucru Colectare semnături funcționează doar cu documente Word, registre de lucru Excel și formulare InfoPath. Pentru a afla mai multe și pentru instrucțiuni pas cu pas, consultați Totul despre fluxurile de lucru Colectare semnături.
Three-State (urmărirea unei probleme, a unui proiect sau a unei activități de-a lungul a trei stări sau faze)
Fluxul de lucru în trei faze este proiectat să urmărească starea unui element de listă de-a lungul a trei stări (faze). Aceasta poate fi utilizată pentru a gestiona procesele de afaceri care solicită organizațiilor să urmărească un volum mare de probleme sau elemente. Exemple: probleme legate de asistența clienților, clienți potențiali sau activități de proiect.
Cu fiecare tranziție între stări, fluxul de lucru atribuie o activitate unei persoane și îi trimite persoanei respective o avertizare prin e-mail despre activitate. Când această activitate este terminată, fluxul de lucru actualizează starea elementului și trece la următoarea stare. Fluxul de lucru în trei faze este proiectat să funcționeze cu șablonul de listă Urmărire probleme, dar poate fi utilizat cu orice listă care conține o coloană Opțiune care are trei sau mai multe valori.
Pentru a afla mai multe și pentru instrucțiuni pas cu pas, consultați Utilizarea unui flux de lucru în trei faze.
Aprobarea publicării (automatizarea distribuirii conținutului pentru revizuire și aprobare)
Un flux de lucru de aprobare a publicării este similar cu alte fluxuri de lucru SharePoint, deoarece automatizează distribuirea conținutului către experții în materie și participanții direct interesați, pentru revizuire și aprobare. Ce face fluxul de lucru Aprobare publicare unic este faptul că este proiectat special pentru site-uri de publicare, unde publicarea paginilor web noi și actualizate este bine controlată. În aceste tipuri de site-uri, nu se poate publica conținut nou până când nu este aprobat de fiecare aprobator din fluxul de lucru. Pentru a afla mai multe și pentru instrucțiuni pas cu pas, consultați Lucrul cu un flux de lucru de aprobare a publicării.
Cine poate să adauge și să pornească un flux de lucru SharePoint?
Pentru a adăuga sau a porni un flux de lucru, trebuie să aveți permisiunea corectă pentru lista, biblioteca sau colecția de site-uri unde rulează fluxul de lucru:
- Pentru a adăuga un flux de lucru În mod implicit, trebuie să aveți permisiunea Gestionare liste pentru a adăuga un flux de lucru. (Grupul Proprietari și grupul Membri au permisiunea Gestionare liste în mod implicit; grupul Vizitatori nu are.)
-
Pentru a porni un flux de lucru De asemenea, în mod implicit, trebuie să aveți permisiunea Editare elemente pentru a porni un flux de lucru care a fost adăugat deja. (Grupul Proprietari și grupul Membri au permisiunea Editare elemente în mod implicit, iar grupul Vizitatori nu are.)
Alternativ, Proprietarii pot alege să configureze anumite fluxuri de lucru astfel încât să poată fi pornite doar de membrii grupului Proprietari. În cazul unui subsite cu permisiuni unice, Proprietarii vor trebui să se asigure că permisiunile necesare sunt atribuite în mod explicit utilizatorilor fluxului de lucru. Consultați Particularizarea permisiunilor pentru o listă sau o bibliotecă SharePoint.
Cum adaug și rulez un flux de lucru SharePoint?
Următoarea diagramă oferă o vizualizare de nivel general a etapelor de bază pentru planificarea, adăugarea, rularea și modificarea unui flux de lucru SharePoint. Urmează secțiuni individuale despre fiecare dintre pași.
- Planul Asigurați-vă că știți ce opțiuni doriți și ce informații va trebui să aveți la dispoziție atunci când utilizați formularul de inițiere pentru a adăuga versiunea dvs. a fluxului de lucru.
- Adăugare Completați formularul de inițializare pentru a adăuga versiunea fluxului de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la o colecție de site-uri.
- Start Începeți noul flux de lucru, manual sau automat, pe un document sau pe alt element dintr-o listă sau bibliotecă. (Dacă îl porniți manual, veți avea posibilitatea de a modifica unele setări ale formularului de asociere ale fluxului de lucru într-un formular de inițiere mai scurt.) Atunci când fluxul de lucru pornește, acesta creează activități, trimite mesaje de notificare și începe să urmărească acțiuni și evenimente.
- Monitorizare În timp ce fluxul de lucru rulează, puteți vizualiza pagina Stare flux de lucru pentru a vedea ce activități s-au terminat și ce alte acțiuni au avut loc. Dacă este necesar, puteți să ajustați activitățile curente și viitoare de aici și chiar să anulați sau să închideți această rulare a fluxului de lucru.
- Recenzie Când rularea s-a terminat, întregul său istoric poate fi revizuit pe pagina Stare flux de lucru . Tot din pagina de stare pot fi create rapoarte statistice privind performanța generală a acestui flux de lucru.
- Modificare Dacă fluxul de lucru nu funcționează exact așa cum doriți, puteți să deschideți formularul de asociere original pe care l-ați utilizat pentru a-l adăuga și să efectuați modificările acolo.