Atunci când conținutul unui site este organizat logic și ușor de găsit, este mai ușor de întreținut și de gestionat, iar utilizatorii site-ului sunt mai productivi. Ca administrator de colecție de site-uri sau proprietar de site, se recomandă să planificați strategia site-ului înainte de a vă crea site-ul. În acest articol, vom explora:
- Ce tip de conținut veți avea pe site-uri?
- Cum vor găsi și vor accesa utilizatorii conținutul?
- Ce trebuie să facă utilizatorii cu conținutul?
Ce tip de conținut veți avea pe site-uri?
După ce v-ați gândit puțin la numărul și tipul de site-uri dorite, planificați conținutul care va fi stocat în aceste site-uri. Scopul acestei planificări a conținutului este de a determina:
- Ce tipuri de liste, biblioteci sau pagini doriți să creați pe site-uri pentru a organiza conținutul Bibliotecile pot fi utilizate pentru a stoca documente și alte fișiere, în timp ce listele pot fi utile pentru urmărirea activităților sau problemelor. Paginile sunt elemente individuale dintr-un site unde puteți afișa conținut, aplicații, linkuri și multe altele.
- Ce tipuri de aplicații doriți să includețiAplicații SharePoint încorporate, cum ar fi biblioteci de documente și liste, dar puteți și să vă creați propriile aplicații sau să cumpărați aplicații de la terți din Magazinul SharePoint.
- Dacă doriți să creați tipuri de conținut Tipurile de conținut vă ajută să particularizați modul în care gestionați și urmăriți anumite tipuri de conținut.
Poate că organizația dvs. dorește să efectueze acest tip de planificare într-un mod centralizat (mai ales pentru tipurile de conținut), dar acesta este, de asemenea, tipul de planificare pe care ar trebui să o încurajați proprietarii de site-uri individuale să o efectueze atunci când particularizează site-urile pentru care sunt responsabili.
Ce tipuri de aplicații doriți să adăugați?
Pe lângă tipurile de conținut, se recomandă să vă gândiți la alte tipuri de informații care vor fi stocate pe site-uri sau la tipurile de activități pe care persoanele din organizația dvs. ar dori să le utilizeze site-urile pentru gestionare. Acest lucru vă va ajuta să planificați diferitele tipuri de aplicații pe care este posibil să doriți să le adăugați la site-uri pentru a începe. De exemplu, dacă știți că doriți un loc unde să stocați documente, atunci probabil că veți dori să adăugați o bibliotecă de documente. Dacă știți că doriți să urmăriți datele importante, probabil că veți dori un calendar.
Nu trebuie să adăugați toate aplicațiile de care ați putea avea nevoie în cele din urmă. Proprietarii de site-uri pot adăuga și elimina aplicații noi în timp, pe măsură ce nevoile afacerii se schimbă. Însă planificarea prealabilă a modului în care doriți să particularizați conținutul din site-uri vă poate ajuta să vă asigurați că site-urile sunt imediat utile pentru utilizatori.
SharePoint include aplicații încorporate care sunt utile pentru o serie de scopuri de afaceri, de la stocarea și gestionarea documentelor la managementul și urmărirea proiectelor, la comunicare. Puteți adăuga mai multe instanțe ale acestor tipuri de aplicații pe un site. De asemenea, puteți să cumpărați și să adăugați aplicații terțe de la Magazinul SharePoint pe site-ul dvs.
Pentru mai multe informații, consultați Adăugarea unei aplicații la un site și Cumpărarea unei aplicații de la Magazinul SharePoint.
Trebuie să definiți tipuri de conținut?
Tipurile de conținut permit utilizatorilor de site-uri să creeze rapid tipuri specializate de conținut, utilizând comanda Element nou sau Document nou într-o listă sau într-o bibliotecă. Tipurile de conținut sunt utile deoarece le oferă proprietarilor de site-uri o modalitate de a asigura uniformitatea conținutului pe toate site-urile. Tipurile de conținut fac posibil, de asemenea, ca o singură listă sau bibliotecă să conțină mai multe tipuri de elemente sau tipuri de documente. Proprietarii de site-uri pot preconfigura detalii specifice despre conținut atunci când configurează tipuri de conținut pentru un site, o listă sau o bibliotecă.
Proprietarii de site-uri pot defini tipuri de conținut pentru elemente de listă, documente sau foldere.
Poate fi util să definiți tipurile de conținut pentru o parte din conținut dacă acesta îndeplinește oricare dintre criteriile următoare:
| Dacă acest lucru este adevărat: | Tipurile de conținut vă pot fi utile în următoarele moduri: |
|---|---|
| Aveți anumite tipuri de documente care au un format sau un scop standardizat și doriți ca acestea să fie unitare în cadrul organizației. | Configurați tipurile de conținut de site pentru aceste tipuri de documente la nivel de site de echipă, astfel încât să fie disponibile pentru utilizare în toate subsite-urile site-ului de echipă. Astfel, toți utilizatorii din organizația dvs. vor crea aceste documente în moduri unitare. |
| Aveți șabloane specifice pe care utilizatorii trebuie să le utilizeze pentru anumite tipuri de documente. | Adăugați aceste șabloane de documente la tipurile de conținut relevante, astfel încât toate documentele noi create din tipul de conținut să utilizeze șablonul. |
| Există un set standard de informații pe care doriți să le urmăriți pentru anumite tipuri de documente sau elemente. | Adăugați coloane la tipul de conținut pentru a urmări aceste informații. Dacă oricare dintre informații este vitală, puteți desemna coloanele respective după cum este necesar. De asemenea, puteți furniza valori implicite pentru anumite coloane atunci când configurați tipul de conținut. |
| Există un proces de afaceri definit pentru modul în care anumite tipuri de documente sunt gestionate sau revizuite întotdeauna. | Luați în considerare configurarea fluxurilor de lucru pentru anumite tipuri de conținut. Puteți utiliza fluxuri de lucru pentru a gestiona procese de afaceri, cum ar fi revizuirea sau aprobarea documentelor. |
După ce identificați conținutul pentru care este posibil să doriți să definiți tipuri de conținut, ar trebui să vă gândiți unde doriți să definiți tipurile de conținut. Dacă definiți tipurile de conținut de site la nivel de site de echipă, acestea vor fi disponibile pe scară largă pentru reutilizare în listele și bibliotecile din toate subsite-urile site-ului de echipă. Proprietarii de site-uri individuale pot defini, de asemenea, tipuri de conținut de site pentru site-urile lor, deși aceste tipuri de conținut vor fi disponibile pentru utilizare în liste și biblioteci doar pe acel site și pe toate site-urile de sub acesta.
Vi se poate părea util să creați o foaie de calcul sau un tabel care să capteze informațiile pe care doriți să le includeți atunci când definiți tipurile de conținut. De exemplu, puteți să începeți prin a crea ceva de bază, precum tabelul de mai jos, apoi să îl adaptați pentru a include orice informații suplimentare pe care le considerați utile pentru monitorizare, cum ar fi site-urile sau echipele care vor utiliza tipurile de conținut:
| Tip nou de conținut | Tip de conținut părinte | Coloane | Șablon de document | Fluxurile de lucru |
|---|---|---|---|---|
| Specificați numele tipului de conținut pe care doriți să-l creați. | Specificați tipul de conținut părinte din care va fi creat. | Listați coloana nouă sau existentă pe care doriți să o adăugați la tipul de conținut. | Specificați dacă va exista un șablon de document asociat cu tipul de conținut. | Specificați dacă vor exista fluxuri de lucru asociate cu tipul de conținut. |
Pentru mai multe informații despre lucrul cu tipuri de conținut, consultați Crearea sau particularizarea unui tip de conținut.
Cum vor găsi și vor accesa utilizatorii conținutul?
Gândiți-vă cum vor găsi și vor utiliza utilizatorii site-ului conținutul de pe site-urile dvs. SharePoint. Acest tip de planificare vă va ajuta să luați decizii despre cum să configurați navigarea și căutarea pentru site-ul de echipă și subsite-urile sale.
Ce site-uri doriți să includeți în navigarea globală?
Pentru a vă planifica navigarea, poate fi util să creați o diagramă a site-urilor din ierarhia site-ului. Dacă ați creat deja o diagramă în timp ce planificați site-uri, atunci puteți să începeți cu acea diagramă și să o modificați. Includeți toate subsite-urile site-ului de echipă. De asemenea, poate că doriți să includeți orice liste sau biblioteci importante care există pe site-ul de echipă și pe subsite-urile sale. Acest lucru vă va ajuta să identificați dintr-o privire destinațiile importante pe care utilizatorii site-ului pot dori să le găsească dacă încep de pe pagina de pornire a site-ului dvs. de echipă.
Navigarea de sus pe un site asigură ceea ce se numește navigare globală.
Implicit, fiecare site utilizează propria navigare de sus, dar aveți posibilitatea să decideți să permiteți site-urilor să moștenească navigarea de sus de la site-ul părinte, astfel încât experiența de navigare să fie unitară în toate site-urile. Puteți configura ce site-uri apar în navigarea superioară. De asemenea, puteți include linkuri la orice alt URL doriți, în cazul în care doriți să integrați linkuri către resurse externe în navigarea site-ului dvs. Pentru mai multe informații despre particularizarea navigării superioare, consultați Particularizarea navigării în site-ul de echipă.
Dacă aveți mai multe subsite-uri pentru site-ul dvs. de echipă, se recomandă să nu le expuneți pe toate în bara de linkuri de sus, deoarece acest lucru ar putea fi copleșitor pentru utilizatorii site-ului. De asemenea, nu doriți să faceți site-urile sau conținuturile importante care nu pot fi descoperite. Utilizați diagrama ierarhie de site pentru a identifica site-urile cheie pe care doriți să le expuneți în navigarea globală.
Cum vor naviga persoanele în cadrul site-urilor?
Pe lângă navigarea de sus, site-urile afișează și un element de navigare în partea stângă a paginii, denumit Lansare rapidă.
De obicei, Lansarea rapidă afișează linkuri specifice site-ului curent și se poate utiliza pentru a evidenția conținutul cel mai important. Atunci când creați o listă sau o bibliotecă nouă, apare automat un link nou sub Recente, în Lansare rapidă. Doar cele mai recente cinci linkuri apar în secțiunea Recente.
Puteți particulariza Lansarea rapidă pentru a adăuga sau a elimina linkuri către listele și bibliotecile de pe site. De asemenea, puteți grupa linkurile sub titluri particularizate. Dacă alegeți ca toate subsite-urile să moștenească navigarea globală, atunci va fi important ca proprietarii de site să particularizeze navigarea în Lansarea rapidă, deoarece aceasta va fi principala modalitate prin care utilizatorii vor găsi conținut într-un site atunci când îl vizitează. Dacă vă hotărâți ca subsite-urile să nu moștenească navigarea globală de la site-ul de echipă, atunci utilizatorii vor putea utiliza atât bara de linkuri de sus, cât și Lansarea rapidă a unui subsite pentru a găsi conținutul acesteia. Pentru mai multe informații despre editarea linkurilor din Lansare rapidă, consultați Particularizarea navigării în site-ul de echipă.
La ce ar trebui să vă gândiți atunci când planificați căutarea?
Este mai probabil ca utilizatorii dvs. să dorească să utilizeze SharePoint atunci când găsesc cu ușurință informațiile de care au nevoie. Prin utilizarea caracteristicilor de conținut, cum ar fi tipurile de conținut, sau prin adăugarea coloanelor de metadate la liste și biblioteci, puteți face conținutul mai ușor de descoperit prin căutare.
Administratorii de colecție de site-uri și administratorii de site-uri pot efectua o serie de configurări pentru a particulariza experiența de căutare pentru utilizatori.
| Pentru aceasta: | Consultați acest subiect: |
|---|---|
| Particularizați stilul și setările care afectează rezultatele căutării, puteți particulariza Centrul de căutare și părțile web utilizate pe paginile Centrului de căutare. | Gestionarea Centrului de căutare în SharePoint |
| Creați reguli de interogare pentru a îmbunătăți modul în care căutarea răspunde intențiilor utilizatorului. | Gestionarea regulilor de interogare |
| Particularizați sursele de rezultate pentru căutări. | Gestionarea surselor de rezultate |
| Vizualizați, creați sau modificați proprietăți gestionate sau mapați proprietăți accesate cu crawlere la proprietăți gestionate. | Gestionarea schemei de căutare în SharePoint |
| Pentru a exporta și a importa setările de configurare pentru căutarea particularizată între site-uri. Setările pe care le exportați și le importați includ toate regulile de interogare particularizate, sursele de rezultate, tipurile de rezultate, modelele de ierarhizare și setările de căutare în site. | Exportul și importul setărilor de configurare pentru căutarea particularizată |
Cum devine disponibil conținutul în căutare
Serviciul de căutare este programat să acceseze cu crawlere conținutul SharePoint la fiecare cinci minute. După ce un element este adăugat la un site SharePoint, va exista o perioadă de timp înainte ca acesta să fie indexat și returnat în rezultatele căutării. Această perioadă de timp variază în funcție de activitățile curente ale utilizatorului. Activități precum migrarea site-ului, upgrade-ul și întreținerea cresc sarcina canalului de indexare. Elementele de conținut noi ar trebui să se afișeze de obicei în rezultatele de căutare în termen de o oră.
Ce trebuie să facă utilizatorii cu conținutul?
Punând câteva întrebări de bază despre ce trebuie să facă utilizatorii cu conținutul site-ului, puteți determina cum ar trebui să configureze anumite site-uri, liste sau biblioteci, precum și ce caracteristici specifice ar putea avea nevoie să utilizeze utilizatorii site-ului.
| Întrebări de explorat: | Considerații pentru configurarea conținutului: |
|---|---|
| Trebuie să urmăriți versiuni ale unor anumite tipuri de documente sau elemente de listă? |
|
| Utilizatorii site-ului vor avea nevoie de abilitatea de a lucra sau de a colabora simultan la anumite tipuri de documente? |
|
| Anumite tipuri de conținut trebuie aprobate înainte de a fi accesibile pe scară largă |
|
| Anumite tipuri de documente sunt supuse unor procese de afaceri specifice sau unor fluxuri de lucru umane? |
|
| Veți utiliza liste pentru a genera sau a gestiona procese |
|
| Va exista conținut sensibil pe site-uri căruia trebuie restricționat accesul general? |
|
| Utilizatorii vor trebui să primească actualizări despre modificările de conținut? |
|