|
Iată câteva activități de bază de date pe care le puteți efectua pentru a afla cum să utilizați Microsoft Access 2010.
|
În acest articol
-
Importul datelor dintr-o foaie de calcul sau din alt program
-
Utilizarea unei baze de date dintr-o versiune anterioară în mai multe versiuni de Access
Ce este Access?
Access 2010 este un instrument de proiectare și implementare aplicație bază de date pe care îl puteți utiliza pentru a urmări informațiile importante. Puteți să păstrați datele pe computer sau să publicați pe web, astfel încât alte persoane să vă poată utiliza baza de date cu un browser web.
Multe persoane încep să utilizeze Access atunci când programul pe care îl utilizează pentru a urmări ceva devine treptat mai puțin potrivit pentru activitate. De exemplu, să presupunem că sunteți planificator de evenimente și doriți să urmăriți toate detaliile de care aveți nevoie pentru a gestiona pentru a face evenimentele reușite. Dacă utilizați un procesor de text sau un program pentru foi de calcul pentru a face acest lucru, puteți întâmpina cu ușurință probleme cu datele dublate și inconsistente. Puteți utiliza software de calendar, dar urmărirea informațiilor financiare dintr-un calendar nu este potrivită.
Baze de date relaționale în Access
Uneori, aveți nevoie de o bază de date relațională pentru a urmări astfel de informații- un depozit de date care a fost separat în colecții mai mici de date (denumite tabele) pentru a elimina redundannța, apoi asociată pe baza unor biți comuni de informații (numite câmpuri). De exemplu, o bază de date relațională de planificare a evenimentelor poate conține un tabel cu informații despre client, un tabel cu informații despre furnizor și un tabel cu informații despre eveniment. Tabelul cu informații despre eveniment poate avea un câmp pentru a-l corela cu tabelul de clienți și un câmp pentru a-l corela cu tabelul furnizorului. Astfel, de exemplu, dacă numărul de telefon al unui furnizor s-a modificat, informațiile se pot modifica o dată în tabelul furnizorului, nu în fiecare eveniment care a implicat furnizorul.
Access este un instrument pe care îl puteți utiliza pentru a dezvolta rapid și ușor aplicații de baze de date relaționale care vă ajută să gestionați informațiile. Puteți crea o bază de date pentru a vă ajuta să urmăriți aproape orice tip de informații, cum ar fi inventarul, persoanele de contact profesionale sau procesele de afaceri. De fapt, Access este livrat cu șabloane pe care le puteți utiliza imediat pentru a urmări o varietate de informații, simplificând lucrurile chiar și pentru începători.
Atunci când deschideți Access
Atunci când începeți Access 2010, vedeți vizualizarea Microsoft Office Backstage, unde puteți să obțineți informații despre baza de date curentă, să creați o bază de date nouă, să deschideți o bază de date existentă și să vizualizați conținutul recomandat de la Office.com.
Vizualizarea Backstage conține, de asemenea, multe alte comenzi pe care le puteți utiliza pentru a ajusta, a întreține sau a partaja bazele de date. Comenzile din vizualizarea Backstage se aplică în general la baze de date întregi, nu la obiectele din interiorul unei baze de date.
Notă: Puteți accesa oricând vizualizarea Backstage, făcând clic pe fila Fișier .
Găsirea și aplicarea unui șablon
Access vă oferă o largă varietate de șabloane pe care le puteți utiliza pentru a accelera procesul de creare a bazei de date. Un șablon este o bază de date gata de utilizat care conține toate tabelele, interogările, formularele și rapoartele necesare pentru efectuarea unei anumite activități. De exemplu, există șabloane care pot fi utilizate pentru a urmări probleme, a gestiona persoane de contact sau a păstra o înregistrare a cheltuielilor. Unele șabloane conțin câteva înregistrări eșantion pentru a ajuta la demonstrarea utilizării lor. Bazele de date șablon pot fi utilizate așa cum sunt sau le puteți particulariza pentru a se potrivi mai bine necesităților dvs.
Pentru a găsi și a aplica un șablon la baza de date, procedați astfel:
-
Pe fila Fișier, faceți clic pe Nou.
-
Sub Șabloane disponibile, alegeți una dintre următoarele variante:
-
Pentru a reutiliza un șablon pe care l-ați utilizat recent, faceți clic pe Șabloane recente, apoi selectați șablonul dorit.
-
Pentru a utiliza un șablon pe care l-ați instalat deja, faceți clic pe Șabloanele mele, apoi selectați șablonul dorit.
-
Pentru a găsi un șablon pe Office.com, sub șabloane Office.com, faceți clic pe o categorie de șabloane, selectați șablonul dorit, apoi faceți clic pe Descărcare pentru a descărca șablonul din Office .com pe computer.
De asemenea, puteți căuta șabloane pe Office.com din Access. În caseta Căutare șabloane la Office.com, tastați un termen de căutare sau mai multe, apoi faceți clic pe butonul săgeată pentru a căuta.
-
-
Opțional, faceți clic pe pictograma folderului de lângă caseta Nume fișier pentru a naviga la o locație în care doriți să creați baza de date. Dacă nu indicați o anumită locație, Access creează baza de date în locația implicită care se afișează sub caseta Nume fișier .
-
Faceți clic pe Creare.
Access creează baza de date și o deschide pentru utilizare.
Crearea unei baze de date de la zero
Dacă doriți o introducere mai detaliată a conceptelor din spatele utilizării Access pentru a crea o bază de date, consultați articolul Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date.
Dacă niciunul dintre șabloane nu se potrivește nevoilor dvs. sau dacă aveți date în alt program pe care doriți să le utilizați în Access, este posibil să decideți că este mai bine să creați o bază de date de la zero. În Access 2010, aveți de ales: o bază de date desktop standard sau o bază de date web.
Pentru mai multe informații despre bazele de date web, consultați articolul Construirea unei baze de date de partajat pe web.
Pentru a crea o bază de date nouă, procedați astfel:
-
Porniți Access.
-
Pe fila Nou din vizualizarea Backstage, faceți clic pe Bază de date necompletată sau pe Bază de date web necompletată.
Important: Alegerea pe care o faceți aici va determina ce caracteristici sunt disponibile în baza de date. Bazele de date desktop nu pot fi publicate pe web, iar bazele de date web nu acceptă unele caracteristici desktop, cum ar fi interogările de totaluri.
-
În partea dreaptă, tastați un nume pentru baza de date în caseta Nume fișier .
Pentru a modifica locația în care creați fișierul, faceți clic pe Răsfoire
-
Faceți clic pe Creare.
Access creează baza de date, apoi deschide un tabel gol (denumit Tabel1) în vizualizare Foaie de date.
-
Access plasează cursorul în prima celulă necompletată din coloana Faceți clic pentru adăugare a noului tabel.
Pentru a adăuga date, a începe să tastați sau puteți lipi date din altă sursă, așa cum este descris în secțiunea Lipirea datelor din altă sursă într-un tabel Access, mai jos în acest articol.
Note:
-
Introducerea datelor în Vizualizarea foaie de date este proiectată să fie foarte asemănătoare cu introducerea datelor într-o foaie de lucru Excel. Restricția principală este că datele trebuie introduse în rânduri și coloane adiacente, începând din colțul din stânga sus al foii de date. Nu ar trebui să încercați să formatați datele incluzând rânduri sau coloane necompletate, așa cum ați face într-o foaie de lucru Excel, deoarece acest lucru va consuma spațiu în tabel. Tabelul conține doar datele dvs. Toate prezentările vizuale ale acestor date se vor face în formularele și rapoartele pe care le proiectați mai târziu.
-
Structura tabelului este creată în timp ce introduceți datele. De fiecare dată când adăugați o coloană nouă în foaia de date, un câmp nou este definit în tabel. Access setează tip de date câmpului pe baza tipului de date pe care îl introduceți. De exemplu, dacă aveți o coloană în care ați introdus doar valori dată, Access va seta tipul de date al acelui câmp la Dată/Oră. Dacă încercați mai târziu să introduceți o valoare non-dată (cum ar fi un nume sau un număr de telefon) în acel câmp, Access afișează un mesaj care vă informează că valoarea nu se potrivește cu tipul de date al coloanei. Atunci când este posibil, ar trebui să planificați tabelul astfel încât fiecare coloană să conțină același tip de date, indiferent dacă sunt text, date, numere sau alt tip. Acest lucru vă ajută să construiți interogări, formulare și rapoarte care selectează doar datele pe care le doriți.
-
Dacă nu doriți să introduceți încă date, faceți clic pe Închidere
Notă: Access va șterge Tabel1 dacă îl închideți fără a-l salva.
Deschiderea unei baze de date Access existente
Sfat: Pentru a deschide rapid una dintre ultimele baze de date pe care le-ați deschis, pe fila Fișier , faceți clic pe Recente, apoi faceți clic pe numele fișierului.
-
Pe fila Fișier, faceți clic pe Deschidere.
-
Faceți clic pe o comandă rapidă în caseta de dialog Deschidere sau, în caseta Căutare în , faceți clic pe unitatea sau folderul care conține baza de date dorită.
-
În lista de foldere, faceți dublu clic pe foldere până când deschideți folderul care conține baza de date.
-
Când găsiți baza de date, alegeți una dintre următoarele variante:
-
Pentru a deschide baza de date în modul implicit de deschidere, faceți dublu clic pe aceasta.
-
Pentru a deschide baza de date pentru acces partajat într-un mediu cu mai mulți utilizatori, astfel încât atât dvs., cât și alți utilizatori să puteți citi și scrie în baza de date în același timp, faceți clic pe Deschidere.
-
Pentru a deschide baza de date pentru acces doar în citire, astfel încât să o puteți vizualiza, dar nu o puteți edita, faceți clic pe săgeata de lângă butonul Deschidere , apoi faceți clic pe Deschidere doar în citire.
-
Pentru a deschide baza de date pentru acces exclusiv, astfel încât nimeni să nu o poată deschide în timp ce o aveți deschisă, faceți clic pe săgeata de lângă butonul Deschidere , apoi faceți clic pe Deschidere exclusivă.
-
Pentru a deschide baza de date pentru acces doar în citire, faceți clic pe săgeata de lângă butonul Deschidere , apoi faceți clic pe Deschidere exclusivă doar în citire Alți utilizatori pot deschide în continuare baza de date, dar au acces doar în citire.
-
Dacă nu puteți găsi baza de date pe care doriți să o deschideți
-
În caseta de dialog Deschidere , faceți clic pe comanda rapidă Computerul meu sau, în caseta Căutare în , faceți clic pe Computerul meu.
-
În lista de unități, faceți clic dreapta pe unitatea pe care credeți că ar putea conține baza de date, apoi faceți clic pe Căutare.
-
Introduceți criteriile de căutare, apoi apăsați pe ENTER pentru a căuta baza de date.
-
Dacă baza de date este găsită, deschideți-o făcând dublu clic pe aceasta în caseta de dialog Rezultate căutare .
Deoarece căutarea a fost inițiată din caseta de dialog Deschidere , trebuie să faceți clic pe Anulare în acea casetă de dialog înainte ca baza de date să se deschidă.
Puteți deschide direct un fișier de date într-un format de fișier extern (cum ar fi dBASE, Paradox, Microsoft Exchange sau Excel). De asemenea, puteți deschide direct orice sursă de date ODBC, cum ar fi Microsoft SQL Server sau Microsoft FoxPro. Acces creează automat o nouă bază de date Access în același folder ca fișierul de date și adaugă legături la fiecare tabel din baza de date externă.
Începeți să utilizați noua bază de date
În funcție de șablonul pe care l-ați utilizat, poate fi necesar să efectuați una sau mai multe dintre următoarele acțiuni pentru a începe lucrul cu noua bază de date:
-
Dacă Access afișează o casetă de dialog Conectare cu o listă goală de utilizatori, utilizați următoarea procedură pentru a începe:
-
Faceți clic pe Utilizator nou.
-
Completați formularul Detalii utilizator.
-
Faceți clic pe Salvare și închidere.
-
Selectați numele de utilizator pe care tocmai l-ați introdus, apoi faceți clic pe Conectare.
-
-
Dacă Access afișează o foaie de date goală, puteți începe să tastați date direct în acea foaie de date sau să faceți clic pe alte butoane și file pentru a explora baza de date.
-
Dacă Access afișează o pagină Introducere , puteți să faceți clic pe linkurile de pe acea pagină pentru a afla mai multe despre baza de date sau să faceți clic pe alte butoane și file pentru a explora baza de date.
-
Dacă Access afișează un mesaj Avertisment de securitate în bara de mesaje și aveți încredere în sursa șablonului, faceți clic pe Activare conținut. Dacă baza de date necesită o conectare, va trebui să vă conectați din nou.
Pentru bazele de date desktop și web, doriți, de asemenea, să începeți cu unul dintre acești pași:
Adăugarea unui tabel
Puteți adăuga un tabel nou la o bază de date existentă utilizând instrumentele din grupul Tabele de pe fila Creare .
Notă: Într-o bază de date web, doar comanda Tabel este disponibilă în grupul Tabele .
Indiferent de vizualizarea în care începeți, puteți comuta oricând la cealaltă vizualizare utilizând butoanele de vizualizare de pe bara de stare a ferestrei Access.
Crearea unui tabel necompletat în Vizualizarea foaie de date În Vizualizarea foaie de date, puteți să introduceți date imediat și să permiteți ca Access să construiască structura tabelului în culise. Numele de câmpuri sunt atribuite numeric (Câmp1, Câmp2 etc.), iar Access setează tipul de date de câmp pe baza tipului de date pe care îl introduceți.
-
Pe fila Creare , în grupul Tabele , faceți clic pe Tabel
-
Access creează tabelul, apoi plasează cursorul în prima celulă necompletată din coloana Faceți clic pentru adăugare .
-
Pentru a adăuga date, începeți să tastați în prima celulă necompletată sau puteți lipi date din altă sursă, așa cum este descris mai jos în acest articol.
-
Pentru a redenumi o coloană (câmp), faceți dublu clic pe titlul coloanei, apoi tastați numele nou.
Sfat: Dați un nume semnificativ fiecărui câmp, astfel încât să vă dați seama ce conține fără a fi necesar să vă uitați la date.
-
Pentru a muta o coloană, selectați-o făcând clic pe titlul ei, apoi glisați-o acolo unde doriți. De asemenea, puteți să selectați mai multe coloane adiacente și să le glisați pe toate într-o locație nouă împreună.
Pentru a adăuga mai multe câmpuri la tabel, puteți fie să începeți să tastați în coloana Faceți clic pentru adăugare din Vizualizarea foaie de date, fie să adăugați câmpuri noi utilizând comenzile din grupul Adăugare & Ștergere de pe fila Câmpuri .
-
Crearea unui tabel începând din Vizualizarea proiect În Vizualizare proiect, creați mai întâi structura noului tabel. Apoi comutați la Vizualizarea foaie de date pentru a introduce date sau introduceți datele utilizând altă metodă, cum ar fi cu un formular.
Vizualizarea proiect nu este disponibilă pentru tabelele dintr-o bază de date web.
-
Pe fila Creare, în grupul Tabele, faceți clic pe Proiectare tabel.
-
Pentru fiecare câmp din tabel, tastați un nume în coloana Nume câmp, apoi selectați un tip de date din lista Tip de date.
-
Puteți introduce informații suplimentare pentru fiecare câmp în coloana Descriere . Descrierea pe care o introduceți se afișează în bara de stare atunci când punctul de inserare se află în acel câmp și este utilizată ca text al barei de stare pentru orice controale pe care le creați glisând câmpul din panoul Listă de câmpuri într-un formular sau raport și pentru orice controale create pentru acel câmp de Expertul formular sau Expertul raport.
-
După ce ați adăugat toate câmpurile, salvați tabelul:
-
În fila Fișier, faceți clic pe Salvare.
-
-
Puteți începe să introduceți date în tabel în orice moment, comutând la Vizualizarea foaie de date, făcând clic în prima celulă necompletată și tastând. De asemenea, puteți lipi date din altă sursă, așa cum este descris în secțiunea următoare.
Crearea unui tabel pe baza unei liste SharePoint Cu o listă SharePoint, datele dvs. pot fi utilizate de persoane care nu au Access. În plus, datele de listă sunt stocate pe un server, care oferă în general o protecție mai bună împotriva pierderii de date decât fișierele stocate pe un computer desktop. Puteți să începeți cu o listă nouă sau să creați o legătură la o listă existentă. Trebuie să aveți suficiente permisiuni pe site-ul SharePoint în care doriți să creați lista; acest lucru poate varia în funcție de site, deci contactați administratorul SharePoint pentru detalii despre opțiuni.
Această caracteristică nu este disponibilă într-o bază de date Web.
-
Pe fila Creare, în grupul Tabele, faceți clic pe Liste SharePoint.
-
Puteți utiliza unul dintre șabloanele de listă pentru a crea o listă SharePoint standard, cum ar fi Persoane de contact sau Evenimente.
De asemenea, puteți alege să creați o listă particularizată sau să creați o legătură la o listă existentă sau să o importați. Faceți clic pe opțiunea dorită.
-
Dacă alegeți oricare dintre șabloanele de listă sau pentru a crea o listă particularizată, se deschide caseta de dialog Creare listă nouă pentru a vă ghida prin proces. Dacă alegeți să utilizați o listă existentă, se deschide caseta de dialog Preluare date externe pentru a vă ajuta.
Pentru mai multe informații despre tabele, consultați articolul Introducere în tabele.
Lipirea datelor din altă sursă într-un tabel Access
Dacă datele dvs. sunt stocate în prezent în alt program, cum ar fi Excel, puteți să copiați și să lipiți datele într-un tabel Access. În general, aceasta funcționează cel mai bine dacă datele sunt deja separate în coloane, așa cum se află într-o foaie de lucru Excel. Dacă datele se află într-un program de procesare a textului, ar trebui mai întâi să separați coloanele de date utilizând file sau să efectuați conversia datelor într-un tabel în programul de procesare a textului, apoi să copiați datele. Dacă datele necesită orice editare sau manipulare (de exemplu, separarea numelor complete în prenume și nume), se recomandă să faceți acest lucru înainte de a copia datele, în special dacă nu sunteți familiarizat cu Access.
Când lipiți date într-un tabel gol, Access setează tipul de date al fiecărui câmp în funcție de tipul de date găsit acolo. De exemplu, dacă un câmp lipit nu conține decât valori de dată, Access aplică tipul de date Dată/Oră la acel câmp. În cazul în care câmpul lipit conține doar cuvintele „da” și „nu”, Access aplică tipul de date Da/Nu la câmp.
Acces denumește câmpurile în funcție de ceea ce găsește pe primul rând al datelor lipite. Dacă primul rând de date lipite este similar cu tipul rândurilor care urmează, Access determină că primul rând face parte din date și atribuie nume generice câmpurilor (Câmp1, Câmp2 etc.). Dacă primul rând de date lipite nu este similar cu rândurile care urmează, Access utilizează primul rând ca nume de câmpuri și exclude primul rând din datele reale.
Dacă Access atribuie nume generice de câmp, se recomandă să redenumiți câmpurile cât mai repede posibil pentru a se evita orice confuzie. Utilizați următoarea procedură:
-
Pe fila Fișier , faceți clic pe Salvare pentru a salva tabelul.
-
În Vizualizarea foaie de date, faceți dublu clic pe fiecare titlu de coloană, apoi tastați un nume pentru coloană.
-
Salvați din nou tabelul.
Importul sau legarea la date din altă sursă
Este posibil să aveți date pe care le-ați colectat în alt program pe care doriți să le utilizați în Access. Poate că lucrați cu persoane care își stochează datele în alte programe și doriți să lucrați cu datele lor în Access. Sau poate că aveți mai multe surse disparate de date și aveți nevoie de un "suport de aterizare" unde le puteți reuni pe toate pentru o analiză mai profundă.
Access facilitează importul sau legarea datelor din alte programe. Puteți să aduceți date dintr-o foaie de lucru Excel, dintr-un tabel din altă bază de date Access, dintr-o listă SharePoint sau dintr-o varietate de alte surse. Procesul diferă ușor, în funcție de sursa de date, însă aceste instrucțiuni vă vor ajuta să începeți:
-
Pe fila Date externe , în grupul Import & legătură , faceți clic pe comanda pentru tipul de fișier din care importați.
De exemplu, dacă importați date dintr-o foaie de lucru Excel, faceți clic pe Excel. Dacă nu vedeți tipul corect de program, faceți clic pe Mai multe.
Notă: Dacă nu găsiți tipul de format corect în grupul Import & Legătură , poate fi necesar să porniți programul în care ați creat inițial datele, apoi să utilizați acel program pentru a salva datele într-un format de fișier acceptat de Access (cum ar fi o fișier text delimitat ), apoi să importați sau să creați o legătură la date.
-
În caseta de dialog Preluare date externe , faceți clic pe Răsfoire pentru a răsfoi la fișierul de date sursă sau tastați calea completă a fișierului de date sursă în caseta Nume fișier .
-
Faceți clic pe opțiunea dorită sub Specificați cum și unde stocați datele în baza de date curentă. Puteți să creați un tabel nou utilizând datele importate sau să creați un tabel legat care păstrează o legătură la sursa de date.
-
Faceți clic pe OK.
În funcție de alegerea dvs., se deschide caseta de dialog Legare obiecte sau caseta de dialog Import obiecte .
-
Utilizați caseta de dialog pentru a termina procesul. Procedura exactă pe care o urmați depinde de opțiunea de import sau legare pe care ați ales-o.
-
Pe ultima pagină a expertului, faceți clic pe Terminare.
Dacă ați ales să importați, Access vă întreabă dacă doriți să salvați detaliile operațiunii de import pe care tocmai ați finalizat-o.
-
Dacă credeți că veți efectua din nou aceeași operațiune de import, faceți clic pe Salvare pași de import, apoi introduceți detaliile.
Apoi puteți reproduce cu ușurință operațiunea de import făcând clic pe Importuri salvate în grupul Import de pe fila Date externe , făcând clic pe specificația de import, apoi pe Rulare.
-
Dacă nu doriți să salvați detaliile operațiunii, faceți clic pe Închidere.
Access importă datele într-un tabel nou, apoi afișează tabelul sub Tabele în Panoul de navigare.
Pentru a afla mai multe despre importul datelor în Access, urmați linkurile din secțiunea Consultați și a acestui articol.
Pașii următori
Restul procesului de proiectare variază în funcție de obiectivele dvs., dar probabil doriți să luați în considerare crearea de interogări, formulare, rapoarte și macrocomenzi. Acest articol nu furnizează informații despre crearea de obiecte suplimentare ale bazei de date.
Pentru mai multe informații, consultați aceste articole:
Importul datelor dintr-o foaie de calcul sau din alt program
Dacă sunteți familiarizat cu alte programe pentru baze de date sau foi de calcul, probabil că știți noțiunile de bază despre modul în care funcționează aceste aplicații și pentru ce baze de date sunt utilizate. Access diferă de multe alte aplicații de baze de date, permițându-vă să creați baze de date relaționale și în plus diferă de majoritatea programelor pentru foi de calcul, oferind instrumente pentru dezvoltarea de interogări, formulare și rapoarte sofisticate. De asemenea, Access oferă multe opțiuni pentru lucrul cu alte programe de bază de date, cum ar fi SQL Server.
Importul unei foi de lucru Excel în Access
Multe persoane încep să exploreze Access după ce construiesc mai întâi o listă în Excel. Excel este un loc foarte bun pentru a începe o listă, dar pe măsură ce lista crește, devine mai greu de organizat și de actualizat. Mutarea listei în Access este de obicei următorul pas logic.
Un tabel bază de date are o structură similară cu o foaie de lucru, deoarece datele sunt stocate în rânduri și coloane. Prin urmare, este de obicei ușor să importați o foaie de lucru într-un tabel bază de date. Diferența principală dintre stocarea datelor într-o foaie de lucru și stocarea lor într-o bază de date este modul în care sunt organizate datele. Importul întregii foi de lucru ca tabel nou într-o bază de date nu va rezolva problemele asociate cu organizarea și actualizarea datelor, în special dacă foaia de lucru conține date redundante. Pentru a rezolva aceste probleme, trebuie să scindați datele din foaia de calcul în tabele separate, fiecare conținând date asociate. Pentru mai multe informații despre cum să aranjați datele din tabele, consultați articolul Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date.
Access dispune de Expertul Analizor de tabele, care vă poate ajuta să finalizați acest proces. După importul datelor într-un tabel, expertul vă ajută să scindați tabelul în tabele separate, fiecare dintre acestea conținând date care nu sunt dublate în niciunul dintre celelalte tabele. Expertul creează și relațiile necesare între tabele.
Importul unei foi de lucru Excel ca tabel într-o bază de date nouă
-
Pe fila Fișier, faceți clic pe Nou, apoi pe Bază de date necompletată.
-
Tastați un nume pentru noua bază de date în caseta Nume fișier , apoi faceți clic pe Creare.
Se deschide noua bază de date și Access creează un nou tabel necompletat, Tabel1.
-
Închideți Tabel1.
Când sunteți întrebat dacă doriți să salvați modificările la proiectul Tabel1, faceți clic pe Nu.
-
Pe fila Date externe , în grupul Import & legătură , faceți clic pe Excel.
-
În caseta de dialog Preluare date externe , faceți clic pe Răsfoire.
-
Utilizați caseta de dialog Deschidere fișier pentru a găsi fișierul.
-
Selectați fișierul, apoi faceți clic pe Deschidere.
-
În caseta de dialog Preluare date externe , asigurați-vă că este selectată opțiunea Se importă datele sursă într-un tabel nou din baza de date curentă .
-
Faceți clic pe OK.
Expertul Import foaie de calcul pornește și vă pune câteva întrebări despre datele dvs.
-
Urmați instrucțiunile, făcând clic pe Următorul sau pe Înapoi pentru a naviga prin pagini. Pe ultima pagină a expertului, faceți clic pe Terminare.
Notă: Access vă întreabă dacă doriți să salvați detaliile operațiunii de import pe care tocmai ați finalizat-o. Dacă credeți că veți efectua din nou aceeași operațiune de import, faceți clic pe Da, apoi introduceți detaliile. Apoi puteți reproduce cu ușurință operațiunea în viitor, făcând clic pe Importuri salvate în grupul Import de pe fila Date externe . Dacă nu doriți să salvați detaliile operațiunii, faceți clic pe Închidere.
Access importă datele într-un tabel nou, apoi le afișează sub Toate tabelele , în Panoul de navigare.
Utilizarea Expertului Analizor de tabel pentru a organiza datele
După ce datele au fost importate într-un tabel Access, puteți utiliza Expertul Analizor tabel pentru a identifica rapid datele redundante. Expertul furnizează apoi o modalitate simplă de a organiza datele în tabele separate, astfel încât să fie stocate în modul cel mai eficient. Access păstrează tabelul original ca backup, apoi creează tabele noi pe care le puteți utiliza ca bază pentru aplicația bază de date.
-
Deschideți baza de date Access care conține tabelul pe care doriți să-l analizați.
-
Pe fila Instrumente bază de date , în grupul Analiză , faceți clic pe Analiză tabel.
Pornește Expertul Analizor de tabel.
Primele două pagini ale expertului conțin un scurt tutorial, completat cu butoane pe care puteți face clic pentru a vedea exemple. Dacă nu vedeți paginile introductive, dar vedeți în schimb o casetă de selectare etichetată Afișare pagini introductive?, bifați caseta de selectare, apoi faceți clic pe Înapoi de două ori pentru a vedea introducerea. Dacă nu doriți să vedeți din nou paginile introductive după citirea introducerii, puteți debifa caseta de selectare Afișare pagini introductive? .
-
Pe pagina Care tabel conține câmpuri cu valori care se repetă în multe înregistrări? , selectați tabelul pe care doriți să-l analizați, apoi faceți clic pe Următorul.
-
Aveți posibilitatea să lăsați expertul să decidă ce câmpuri intră în tabele sau să luați singur decizia respectivă. Dacă urmați sugestiile expertului, aveți în continuare posibilitatea să efectuați modificări la aspectul tabelului pe pagina următoare a expertului.
Notă: Dacă lăsați expertul să decidă ce câmpuri să amplaseze tabelele, opțiunile sale pot să nu fie întotdeauna potrivite pentru datele dvs., mai ales dacă nu există prea multe date cu care să lucrați. Ar trebui să verificați cu atenție rezultatele expertului. Pe de altă parte, expertul poate sugera o organizație mai eficientă decât cea la care vă gândiți, așa că este o idee bună să încercați cel puțin deciziile expertului o dată. Dacă nu vă plac sugestiile, puteți rearanja în continuare câmpurile manual și puteți oricând să faceți clic pe Înapoi și să aranjați singur toate câmpurile.
-
Faceți clic pe Următorul. Pe această pagină, specificați ce tabele conțin câmpurile. Dacă ați ales să permiteți expertului să decidă, ar trebui să vedeți mai multe tabele conectate prin linii de relație. În caz contrar, Access creează un singur tabel care conține toate câmpurile. În orice caz, puteți efectua modificări pe această pagină.
-
Puteți glisa câmpurile dintr-un tabel într-o zonă necompletată a paginii pentru a crea un tabel nou care conține câmpurile respective. Access vă solicită un nume de tabel.
-
Puteți glisa câmpurile dintr-un tabel în alt tabel dacă credeți că acestea vor fi stocate mai eficient acolo.
-
Majoritatea tabelelor vor primi un ID sau un câmp ID unic generat . Pentru a afla mai multe despre câmpurile ID, faceți clic pe Sfaturi în colțul din dreapta sus al expertului.
-
Pentru a anula o modificare, faceți clic pe butonul Anulare .
-
Pentru a redenumi un tabel, faceți dublu clic pe bara sa de titlu, tastați numele nou, apoi faceți clic pe OK.
-
-
După ce ați aranjat câmpurile așa cum doriți, faceți clic pe Următorul.
-
Dacă expertul găsește înregistrări care au valori foarte asemănătoare, va identifica acele valori ca posibile erori tipografice și va prezenta un ecran în care puteți confirma ce să faceți în privința lor. Defilați prin listă pentru a găsi orice valori care au valori în coloana Corecție , apoi faceți clic pe elementul corespunzător din lista verticală. Selectați (Nu mai este) pentru a împiedica expertul să efectueze modificări ale valorii. Când ați terminat, faceți clic pe Următorul.
-
Expertul vă întreabă dacă doriți să creați o interogare care seamănă cu tabelul original. Dacă ați construit deja formulare și rapoarte bazate pe tabelul original, crearea unei astfel de interogări este o idee bună. Dacă alegeți Da, creați interogarea, expertul redenumește tabelul original adăugând "_OLD" la numele tabelului, apoi denumește noua interogare utilizând numele tabelului original. Formularele și rapoartele care s-au bazat pe tabel utilizează acum interogarea pentru datele lor și continuă să funcționeze ca înainte.
-
Faceți clic pe Terminare.
Expertul creează noile tabele după cum s-a specificat, apoi le deschide. Închideți-le după ce ați terminat inspectarea rezultatelor.
Lucrul cu date din alte programe
Access 2010 furnizează caracteristici pentru lucrul cu date stocate în alte programe.
Crearea unei baze de date Access noi care se leagă la date în alt format de fișier Puteți utiliza Access pentru a deschide un fișier în alt format de fișier, cum ar fi text, dBASE sau o foaie de calcul. Access creează automat o bază de date Access și leagă fișierul pentru dvs.
-
Porniți Access.
-
Pe fila Fișier, faceți clic pe Deschidere.
-
În caseta de dialog Deschidere , faceți clic pe tipul de fișier pe care doriți să-l deschideți în listă. Dacă nu sunteți sigur de tipul de fișier, faceți clic pe Toate fișierele (*.*).
-
Dacă este necesar, navigați la folderul care conține fișierul pe care doriți să-l deschideți. Atunci când găsiți fișierul, faceți dublu clic pe acesta pentru a-l deschide.
-
Urmați instrucțiunile din expert. Pe ultima pagină a expertului, faceți clic pe Terminare.
Importul sau legarea datelor la o bază de date Access existentă Puteți fie să importați date din alte surse și programe în tabele Access, astfel încât datele să fie conținute în fișierul Access, fie să vă legați la datele din Access, astfel încât datele să rămână în fișierul original (în afara fișierului Access).
-
Pe fila Date externe , în grupul Import & Legătură , faceți clic pe formatul în care sunt stocate datele.
Puteți să importați sau să creați o legătură la date din următoarele surse:
-
Excel Puteți să aduceți date dintr-o foaie de lucru sau dintr-o zonă denumită într-un registru de lucru Excel. Fiecare foaie de lucru sau zonă denumită trebuie importată sau legată separat.
-
Access Acest lucru este foarte util pentru separarea procesului de date, crearea unei baze de date scindate. Mai exact, puteți utiliza o bază de date pentru a conține toate formularele, rapoartele și macrocomenzile și a vă păstra datele în altă bază de date. Apoi puteți dezvolta îmbunătățiri fără a întrerupe munca cuiva. De asemenea, puteți combina date din mai multe baze de date Access diferite într-una singură, facilitând rezumarea datelor între departamente sau între parteneri de afaceri.
-
bază de date ODBC Multe programe acceptă acest format, inclusiv multe produse server de baze de date. Acest lucru vă ajută să creați baze de date "suport de aterizare", în care să combinați date din sisteme diferite.
-
Fișier text Vă puteți conecta la un fișier text simplu și puteți chiar utiliza Access pentru a modifica conținutul acelui fișier. Acest lucru vă poate ajuta să faceți datele Access ușor de utilizat de o gamă largă de programe.
-
Fișier XML Acest format oferă, de asemenea, compatibilitate cu o varietate de alte programe, inclusiv cu unele servere web.
-
listă SharePoint Acest lucru face datele utilizabile cu un browser web, modul standard de a utiliza o listă SharePoint.
-
Servicii de date Vă puteți conecta la servicii de date web din întreprinderea dvs.
-
Document HTML
-
Folder Outlook Vă puteți conecta la folderele Outlook, astfel încât să integrați mai ușor informațiile de contact cu restul datelor.
-
dBase fișier dBase este un sistem de baze de date alternativ popular care este acceptat de Access
Apare caseta de dialog Preluare date externe .
-
-
Urmați instrucțiunile din caseta de dialog.
Access va importa sau va lega datele la baza de date. Pentru majoritatea formatelor, trebuie să specificați locația datelor, apoi să alegeți cum doriți să fie stocate datele în baza de date.
Utilizarea unei baze de date dintr-o versiune anterioară în mai multe versiuni de Access
Dacă baza de date Access sau proiectul Access a fost creat în Access 2000 sau o versiune mai recentă, puteți utiliza baza de date sau proiectul în versiunea de Access în care a fost creat sau în orice versiune mai recentă, chiar dacă fișierul este activat pentru securitate. De exemplu, fișierele Access 2000 pot fi utilizate în Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 și Access 2010.
Este posibil să vă confruntați cu o situație în care doriți să păstrați datele într-o versiune anterioară de Access, dar aveți utilizatori cu o versiune mai recentă de Access care doresc să se conecteze la acele date, dar să beneficieze în continuare de unele dintre caracteristicile versiunii mai recente. Soluția este să creați o nouă bază de date "front-end" în versiunea mai recentă (care să conțină formulare, rapoarte, interogări, macrocomenzi, dar fără tabele) și să o legați la tabelele din fișierul din versiunea anterioară. Utilizați una dintre următoarele proceduri, în funcție de existența bazei de date într-un singur fișier sau scindarea este deja într-un aplicații front-end/back-end.
Utilizarea unui fișier bază de date Access în mai multe versiuni de Access
Dacă toate tabelele, formularele și alte obiecte ale bazei de date Access din versiunea anterioară sunt conținute într-un singur fișier și doriți să utilizați baza de date în mai multe versiuni de Access, puteți să creați o nouă bază de date front-end într-o versiune mai recentă și să o legați la fișierul original. Utilizatorii care au versiunea anterioară de Access pot utiliza în continuare baza de date originală. Utilizatorii care au versiunea mai recentă pot utiliza noua bază de date front-end pentru a crea o legătură la aceleași date. Puteți crea mai multe versiuni front-end dacă trebuie să includeți mai multe versiuni de Access.
Pasul 1: Faceți o copie a bazei de date existente și salvați-o într-un format nou
Utilizați următoarea procedură pentru a efectua conversia bazei de date la oricare dintre cele mai recente trei formate: Access 2000, Access 2002-2003 sau Access 2007. Această comandă păstrează baza de date originală în formatul inițial și creează o copie în formatul pe care îl specificați.
-
Închideți fișierul Access. Dacă fișierul este o bază de date Access cu mai mulțiiuseri, situată pe un server sau într-un folder partajat, asigurați-vă că nimeni altcineva nu l-a deschis.
-
Porniți Access 2010.
-
Pe fila Fișier, faceți clic pe Deschidere.
-
Navigați la locația fișierului căruia doriți să îi efectuați conversia, apoi faceți dublu clic pe acesta pentru a-l deschide.
Dacă apare caseta de dialog Îmbunătățire bază de date , întrebând dacă doriți să îmbunătățiți baza de date, faceți clic pe Nu.
-
Dacă un formular se deschide atunci când porniți baza de date, închideți formularul.
-
Pe fila Fișier , faceți clic pe Salvare bază de date ca.
-
În caseta de dialog Salvare ca , tastați un nume pentru noua bază de date.
Notă: Dacă nu veți salva noua bază de date într-o altă locație, numele său trebuie să fie diferit de cel al bazei de date inițiale. În orice caz, se recomandă de obicei să utilizați un alt nume, astfel încât să puteți distinge cu ușurință între baza de date front-end și baza de date back-end. Totuși, dacă efectuați conversia la formatul Access 2007, extensia numelui de fișier se modifică din .mdb în .accdb, astfel încât să puteți utiliza același nume de fișier.
-
Faceți clic pe Salvare.
Pasul 2: Scindați baza de date de copiere și utilizați fișierul original ca bază de date back-end
Scindați baza de date convertită utilizând următoarea procedură:
-
În fila Instrumente bază de date, în grupul Mutare date, faceți clic pe Bază de date Access.
-
În caseta de dialog Divizor bază de date , faceți clic pe Scindare bază de date.
Puteți face o copie backup dacă doriți, dar, de asemenea, puteți crea din nou copia utilizând baza de date originală.
-
Tastați un nume pentru baza de date back-end, apoi faceți clic pe Scindare.
Pasul 3: Conectați noul front-end la baza de date originală
-
Ștergeți baza de date back-end creată de instrumentul Divizor bază de date, având grijă să nu ștergeți baza de date originală.
-
Legați noua bază de date front-end la tabelele din baza de date inițială: Pe fila Date externe , în grupul Import & Legătură , faceți clic pe Manager de tabele legate.
-
Faceți clic pe Selectare totală, apoi bifați caseta de selectare Se solicită întotdeauna locația nouă .
-
Faceți clic pe OK, răsfoiți la baza de date anterioară, apoi faceți dublu clic pe aceasta.
Dacă totul merge bine, Access afișează un mesaj care afirmă că toate tabelele legate selectate au fost reîmprospătate cu succes.
Acum puteți îmbunătăți noua bază de date front-end pentru a accepta caracteristici noi pentru utilizatorii care au versiuni mai noi de Access. Utilizatorii care au versiuni anterioare pot continua să utilizeze baza de date a versiunii anterioare.
Utilizarea unei aplicații front-end/back-end în mai multe versiuni de Access
Dacă baza de date Access este deja un aplicații front-end/back-end, puteți efectua conversia front end la noul format de fișier. Nu sunt necesare modificări pentru baza de date back-end.
Următoarea procedură vă arată cum să utilizați comanda Salvare bază de date ca pentru a efectua conversia bazei de date front-end în oricare dintre cele mai recente trei formate: Access 2000, Access 2002-2003 sau Access 2007. Această comandă păstrează baza de date originală în formatul inițial și creează o copie în formatul pe care îl specificați.
-
Închideți baza de date front-end. Dacă fișierul este o bază de date Access cu mai mulțiiusi, amplasată pe un server sau într-un folder partajat, asigurați-vă că nu este deschis de altcineva.
-
Porniți Access 2010.
-
Pe fila Fișier, faceți clic pe Deschidere.
-
Navigați la locația bazei de date front-end, apoi faceți dublu clic pe aceasta pentru a o deschide.
Dacă apare caseta de dialog Îmbunătățire bază de date , întrebând dacă doriți să îmbunătățiți baza de date, faceți clic pe Nu.
-
Dacă apare un formular atunci când deschideți baza de date, închideți formularul.
-
Pe fila Fișier , faceți clic pe Salvare bază de date ca.
-
În caseta de dialog Salvare ca , tastați un nume pentru noua bază de date.
-
Faceți clic pe Salvare.
Acum puteți îmbunătăți noua bază de date front-end pentru a accepta noile caracteristici.
