Construirea unei baze de date Access pentru partajare pe Web

În acest articol

• Prezentare generală

• Crearea unei baze de date web

• Publicarea și sincronizarea modificărilor aplicației

Prezentare generală

Access 2010 și Access Services (o componentă opțională a SharePoint) vă oferă o platformă pentru a crea baze de date pe care le puteți utiliza pe web. Proiectați și publicați o bază de date web utilizând Access 2010 și SharePoint, iar persoanele care au conturi SharePoint utilizează baza de date web într-un browser web.

Cum funcționează

Când publicați o bază de date web, Access Services creează un site SharePoint care conține baza de date. Toate obiectele bazei de date și datele se mută în listele SharePoint din acel site. Următorul videoclip ilustrează procesul.

După ce publicați, vizitatorii SharePoint vă pot utiliza baza de date, pe baza permisiunilor lor pentru site-ul SharePoint.

• Control total    Acest lucru vă permite să efectuați modificări de date și de proiectare.

• Contribuire    Acest lucru vă permite să efectuați modificări ale datelor, dar nu și modificări de proiectare.

• Citire    Acest lucru vă permite să citiți date, dar nu puteți modifica nimic.

Puteți să deschideți baza de date web în Access, să revizuiți proiectul, apoi să vă sincronizați modificările - într-un mod eficient, să le salvați pe site-ul SharePoint. Următorul videoclip ilustrează procesul de efectuare a unei modificări de proiectare după ce ați publicat baza de date web.

De asemenea, puteți să treceți baza de date web offline, să utilizați versiunea offline, apoi să sincronizați datele și modificările de proiectare atunci când reveniți online.

Notă: Pentru a construi o bază de date web, aveți nevoie de permisiuni Control total pe site-ul SharePoint unde doriți să o publicați. Pentru mai multe informații despre permisiunile SharePoint, consultați secțiunea Consultați și .

Forms și rapoartele rulează în browser

Forms, rapoartele și majoritatea macrocomenzilor rulează în browser. Acest lucru permite ca Access să reîmprospăteze datele de pe ecran fără a fi necesar să refaceți întreaga pagină.

Puteți crea un formular pentru a ajuta alte persoane să navigheze în aplicația dvs. Un control nou, controlul Navigare, vă ajută să adăugați butoane de navigare standard în stil Web la un formular în acest scop.

Notă: Panoul de navigare (caracteristica pe care o utilizați în Access pentru a răsfoi obiectele dintr-o bază de date) nu este disponibilă într-un browser web.

Datele sunt stocate în liste SharePoint

Toate tabelele devin liste SharePoint, iar înregistrările devin elemente de listă. Acest lucru vă permite să utilizați permisiunile SharePoint pentru a controla accesul la baza de date web, precum și să beneficiați de alte capacități SharePoint.

Notă de securitate: Șirul de conectare pentru tabelele legate nu este criptat, inclusiv numele de utilizator și parola, dacă informațiile respective au fost salvate (iar linkul țintă acceptă conturi de utilizator). Într-o bază de date care are un link la o listă SharePoint și linkul include numele de utilizator și parola, un utilizator rău intenționat poate modifica lista care este ținta linkului, utilizând acreditările salvate. Chiar dacă acreditările nu sunt salvate cu șirul de conectare, un utilizator rău intenționat poate modifica permisiunile de pe site-ul SharePoint cu asistența unui colaborator care are deja suficiente permisiuni. Fiți precaut atunci când partajați copii ale unei baze de date care conține linkuri la liste dintr-o bază de date web publicată.

Interogările și macrocomenzile de date rulează pe server

Procesarea SQL are loc pe server. Acest lucru vă permite să îmbunătățiți performanțele de rețea limitând traficul la setul de rezultate.

Intranet sau internet

Puteți publica pe propriul server SharePoint intranet sau pe internet. Microsoft oferă o soluție SharePoint găzduită, orientată spre internet.

Începutul paginii

Crearea unei baze de date web

Această secțiune descrie noile caracteristici cheie și furnizează pașii pentru activitățile de proiectare de bază pe care trebuie să le finalizați pentru a crea o bază de date web.

În această secțiune

• Înainte de a începe

  • Proiectarea diferențelor dintre bazele de date desktop și web

  • Caracteristici doar pentru desktop fără corespondent access Services

• Luați în considerare utilizarea unui șablon

• Introducere într-o bază de date web necompletată

• Proiectarea unui tabel web

  • Crearea unui tabel Web nou

  • Adăugarea unui câmp din galeria de câmpuri

  • Adăugarea unui câmp făcând clic pe foaia de date

  • Modificarea proprietăților câmpului

• Adăugarea unui câmp calculat

• Configurarea regulilor de validare a datelor

  • Configurarea unei reguli de validare a câmpurilor și a unui mesaj

  • Configurarea unei reguli de validare a înregistrărilor și a unui mesaj

• Crearea unei relații între două tabele web

  • Crearea unui câmp de căutare în Vizualizarea foaie de date

• Modificarea unui câmp de căutare în Vizualizarea foaie de date

• Menținerea integrității datelor utilizând macrocomenzi de date

• Crearea unei interogări web

• Crearea unui formular web

• Crearea unui raport web

• Creați un formular Navigare și setați-l ca formular implicit de afișat la început

Înainte de a începe

Există câteva activități pe care ar trebui să le efectuați înainte de a începe proiectarea bazei de date web. În plus, există diferențe de proiectare între bazele de date web și bazele de date desktop despre care ar trebui să știți, mai ales dacă sunteți un dezvoltator Access cu experiență.

• Determinarea scopului bazei de date    Aveți un plan clar, astfel încât să puteți lua decizii bune atunci când elaborați detalii de proiectare.

• Găsirea și organizarea informațiilor necesare    Imposibil de utilizat tabele legate într-o bază de date web. Toate datele pe care doriți să le utilizați care nu își au originea în baza de date trebuie importate înainte de a le publica. Dacă aliniați datele înainte de a începe proiectarea, puteți evita necesitatea de a vă adapta proiectarea pentru a face față provocărilor neașteptate cu datele.

• Identificați site-ul SharePoint pe care îl veți utiliza pentru a publica    Nu puteți publica deloc fără SharePoint. Dacă doriți să testați proiectarea într-un browser în timp ce îl proiectați (nu este o idee proastă), trebuie să-l publicați mai întâi.

• Planificați-vă securitatea    Puteți beneficia de securitatea SharePoint pentru a controla accesul la baza de date web. Planificați securitatea mai devreme, astfel încât să o puteți genera în proiectarea dvs.

Luați în considerare utilizarea unui șablon

După ce ați determinat ce trebuie să facă aplicația, gândiți-vă dacă un șablon de bază de date va funcționa. Șabloanele de bază de date sunt aplicații predefinite pe care le puteți utiliza ca fiind sau le puteți modifica pentru a se potrivi nevoilor dvs. specifice.

Puteți revizui șabloanele disponibile pe fila Nou din vizualizarea Backstage. Pentru mai multe informații despre șabloanele livrate cu Access 2010, consultați articolul Selectarea și utilizarea unui șablon Access.

Introducere într-o bază de date web necompletată

• Pe fila Fișier, faceți clic pe Nou.

  

Fila Fișier deschide vizualizarea Backstage, o parte nouă a interfeței Access, unde veți găsi comenzi care se aplică la o întreagă bază de date, cum ar fi Publicare în SharePoint.

În vizualizarea Backstage, fila Nou are comenzi pentru crearea unei baze de date.

1. Sub Șabloane disponibile, faceți clic pe Bază de date Web necompletată.

2. Revizuiți numele de fișier propus în caseta Nume fișier și calea pentru fișierul bază de date, listate imediat mai jos. Puteți modifica numele fișierului tastând în caseta Nume fișier .

3. Pentru a modifica calea, faceți clic pe pictograma folderului de lângă caseta Nume fișier pentru a căuta o locație în care să amplasați fișierul bază de date.

4. Faceți clic pe Creare. Noua bază de date web se deschide și afișează un nou tabel gol.

Proiectarea unui tabel web

Utilizați Vizualizarea foaie de date pentru a proiecta un tabel web.

Când creați pentru prima dată o bază de date web necompletată, Access creează un tabel nou și îl deschide în Vizualizarea foaie de date. Puteți utiliza comenzile de pe fila Câmpuri și fila Tabel pentru a adăuga câmpuri, indexuri, reguli de validare și macrocomenzi de date, o caracteristică nouă care vă permite să modificați datele pe baza evenimentelor.

După ce editați și utilizați tabelul nou, cel mai probabil veți dori să creați mai multe tabele.

Adăugarea unui câmp calculat

Puteți adăuga un câmp care afișează o valoare care este calculată din alte date din același tabel. Datele din alte tabele nu pot fi utilizate ca sursă pentru datele calculate. Unele expresii nu sunt acceptate de câmpuri calculate.

1. Cu tabelul deschis, faceți clic pe Faceți clic pentru adăugare.

2. Indicați spre Câmp calculat, apoi faceți clic pe tipul de date dorit pentru câmp.

   Se deschide Generatorul de expresii.

3. Utilizați Generatorul de expresii pentru a crea calculul pentru câmp. Rețineți că puteți utiliza doar alte câmpuri din același tabel ca sursele de date pentru calcul. Pentru ajutor la utilizarea Generatorului de expresii, consultați articolul Utilizarea Generatorului de expresii.

Configurarea regulilor de validare a datelor

Puteți utiliza o expresie pentru a valida intrările pentru majoritatea câmpurilor. De asemenea, puteți utiliza o expresie pentru a valida intrările pentru un tabel, lucru care poate fi util dacă doriți să validați intrările pentru un câmp care nu acceptă validarea sau dacă doriți să validați intrările de câmp pe baza valorii altor câmpuri din tabel. Pentru o explicație mai detaliată a validării, consultați articolul Restricționarea introducerii datelor utilizând o regulă de validare.

De asemenea, puteți specifica mesajul care se afișează atunci când o regulă de validare împiedică introducerea, numit mesaj de validare.

Crearea unei relații între două tabele web

Pentru a crea o relație într-o bază de date web, utilizați expertul de căutare pentru a crea un câmp de căutare. Câmpul de căutare merge în tabelul care se află în partea mai mulți a relației și indică spre tabelul care se află pe partea unu a relației.

Modificarea unui câmp de căutare în Vizualizarea foaie de date

1. Deschideți tabelul care are câmpul de căutare pe care doriți să-l modificați.

2. Alegeți una dintre următoarele variante:

   • În fila Câmpuri, în grupul Proprietăți, faceți clic pe Modificare căutare.

   • Faceți clic dreapta pe câmpul de căutare, apoi faceți clic pe Modificare căutări.

3. Urmați pașii din Expertul căutare.

Menținerea integrității datelor utilizând macrocomenzi de date

Aveți posibilitatea să implementați actualizări și ștergeri în cascadă utilizând macrocomenzi de date. Puteți utiliza comenzile de pe fila Tabel pentru a crea macrocomenzi încorporate care modifică date. Următorul videoclip vă arată noțiunile de bază.

Pentru mai multe informații despre crearea macrocomenzilor de date, consultați articolul Crearea unei macrocomenzi de date.

Crearea unei interogări web

Puteți utiliza o interogare ca sursă de date pentru formulare și rapoarte. Interogările rulează pe server, ajutând la minimizarea traficului în rețea.

De exemplu, să presupunem că utilizați o bază de date web pentru a urmări contribuțiile caritabile. Doriți să vedeți cine a donat bani în timp ce avea loc un eveniment. Puteți utiliza o interogare pentru a selecta datele și a le pregăti pentru utilizare în formulare și rapoarte.

1. Pe fila Creare , în grupul Interogări , faceți clic pe Interogare.

2. În caseta de dialog Afișare tabel , faceți dublu clic pe fiecare tabel pe care doriți să-l includeți, apoi faceți clic pe Închidere.

   În acest exemplu, faceți dublu clic pe Componente, Donații, Evenimente și EventAttendees.

3. Creați toate asocierile necesare glisând câmpurile de la un obiect la altul în fereastra de proiectare a interogării.

   În acest exemplu, glisați câmpul ID din Componente în câmpul DonorConstituentID din Donații, apoi glisați câmpul DonorConstituentID din Donații în câmpul ConstituentID din EventAttendees.

4. Adăugați câmpurile pe care doriți să le utilizați. Puteți să glisați câmpurile în grilă sau să faceți dublu clic pe un câmp pentru a-l adăuga.

   În acest exemplu, adăugați Eveniment din tabelul Evenimente, Dată Donație din tabelul Donații și Salut, Prenume și Nume din elementele constitutive ale tabelului.

5. Adăugați toate criteriile pe care doriți să le aplicați.

   În acest exemplu, doriți să limitați DonationDate astfel încât să se încadreze între data de început și data de sfârșit a evenimentului. În grila de proiectare a interogării, în rândul Criterii de sub Dată Donație, tastați >=[DatăÎnceput] Și <=[DatăÎnceput].

Crearea unui formular web

Forms sunt modalitatea principală de a introduce și a edita date în baza de date web și, de asemenea, sunt utile pentru revizuirea datelor. Forms rula în browser, ajutând la optimizarea performanței. Atunci când deschideți un formular, browserul regăsește datele necesare de pe serverul SharePoint. Puteți filtra și sorta datele din formular fără a fi necesar să regăsiți din nou datele de pe server.

1. Selectați un tabel sau o interogare de utilizat ca sursă de date.

   Notă: Dacă doriți să creați un formular nelegat, omiteți acest pas.

2. Pe fila Creare, în grupul Forms, faceți clic pe unul dintre următoarele butoane:

   • Formular    Creați un formular simplu care afișează câte o înregistrare o dată, utilizând obiectul pe care l-ați selectat ca sursă de date.

     Notă: Dacă creați un formular nelegat, acest buton nu este disponibil.

   • Elemente multiple    Creați un formular care afișează mai multe înregistrări simultan, utilizând obiectul pe care l-ați selectat ca sursă de date.

     Notă: Dacă creați un formular nelegat, acest buton nu este disponibil.

   • Formular necompletat    Creați un formular care nu are nimic în el.

   • Foaie de date    Creați un formular care arată și se comportă ca o foaie de date, utilizând obiectul selectat ca sursă de date.

     Notă: Dacă creați un formular nelegat, acest buton nu este disponibil.

Crearea unui raport web

Rapoartele sunt modalitatea principală de a revizui sau a imprima date din baza de date web. Rapoartele rulează în browser, ajutând la optimizarea performanței. Atunci când deschideți un raport, browserul regăsește datele necesare de pe serverul SharePoint. Puteți filtra și sorta datele din raport fără a fi necesar să regăsiți date de pe server din nou.

1. Selectați un tabel sau o interogare de utilizat ca sursă de date.

2. Pe fila Creare , în grupul Rapoarte , faceți clic pe unul dintre următoarele butoane:

   • Raport    Creați un raport de bază utilizând obiectul pe care l-ați selectat ca sursă de date.

   • Raport necompletat    Creați un raport care nu are nimic în el.

Creați un formular Navigare și setați-l ca formular implicit de afișat la început

Persoane nevoie de o modalitate de a naviga în aplicație. Rețineți: Panoul de navigare nu este disponibil într-un browser web. Pentru ca persoanele să utilizeze obiectele bazei de date, trebuie să le furnizați un mijloc. Puteți să creați un formular Navigare și să specificați ca acesta să fie afișat de fiecare dată când cineva deschide aplicația într-un browser web. În plus, dacă nu specificați un formular de afișat atunci când pornește aplicația, nu se va deschide niciun formular, îngreunând utilizarea aplicației de către oricine.

1. Pe panglică, faceți clic pe fila Creare .

2. În grupul Forms, faceți clic pe Navigare, apoi selectați un aspect de navigare din listă.

3. Pentru a adăuga un element, glisați-l din Panoul de navigare în controlul Navigare.

   Notă: Puteți adăuga doar formulare și rapoarte la un control Navigare.

4. Adăugați orice alte controale doriți la corpul formularului Navigare. De exemplu, poate doriți să furnizați funcționalitatea de căutare în toate formularele, adăugând unele controale la formularul Navigare.

Publicarea și sincronizarea modificărilor aplicației