Access oferă mai multe modalități de a adăuga coloane într-o foaie de date sau de a le elimina. Puteți să utilizați vizualizarea Foaie de date pentru a adăuga sau a elimina coloane și puteți să setați tipuri de date pentru coloanele respective. De asemenea, puteți să adăugați câmpuri dintr-un panou de activități sau puteți să deschideți tabelul subiacent foii de date și să adăugați un câmp în vizualizarea Proiect. Acest articol vă arată cum să utilizați fiecare metodă.
Pentru mai multe informații despre crearea și utilizarea foilor de date, consultați articolele Crearea unui formular utilizând instrumentul Foaie de date și Lucrul cu foi de date.
Ce intenționați?
Înțelegeți coloanele din foile de date
O foaie de date este o reprezentare vizuală a informațiilor conținute într-un tabel bază de date sau a rezultatelor returnate de o interogare. O coloană dintr-o foaie de date reprezintă același lucru ca un câmp dintr-un tabel bază de date. Atunci când adăugați sau eliminați o coloană dintr-o foaie de date, de fapt adăugați sau eliminați un câmp din tabelul subiacent foii de date. Dacă acel câmp conține date, veți elimina și acele informații.
Lucrul cu coloane
Access facilitează și accelerează adăugarea sau eliminarea unui câmp tabel, deoarece puteți efectua activitățile respective în vizualizarea Foaie de date. În mod implicit, toate tabelele din vizualizarea Foaie de date conține acum o coloană necompletată etichetată Faceți clic pentru adăugare. Pentru a adăuga o coloană, introduceți date în prima celulă necompletată sub acel titlu de coloană. De asemenea, puteți lipi una sau mai multe date în coloana necompletată. Nu mai trebuie să utilizați vizualizarea Proiect pentru a adăuga sau a elimina coloane, deși puteți face acest lucru dacă doriți.
În plus, nu mai trebuie să setați cele mai frecvente tipuri de date pentru noua coloană. În mod implicit, câmpurile dintr-un tabel bază de date trebuie să conțină anumite tipuri de date, cum ar fi text, date și ore, numere și așa mai departe. De obicei, setați tipurile de date atunci când proiectați tabele pentru o bază de date. Cu toate acestea, Access deduce acum majoritatea tipurilor de date când introduceți pentru prima oară datele într-o coloană nouă. De exemplu, dacă introduceți un nume în primul câmp din tabelul nou, Access setează acel câmp la tipul de date Text. Dacă lipiți o dată, Access setează câmpul la tipul de date Dată/Oră și așa mai departe. Dacă lipiți o combinație de date, cum ar fi codurile poștale din mai multe țări/regiuni, Access selectează tipul de date care păstrează cel mai bine informațiile, de obicei, tipul de date Text. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea Înțelegeți cum atribuie Access tipurile de date atunci când introduceți informații, în continuarea acestui articol.
Pentru mai multe informații despre setarea tipurilor de date, consultați articolul Tipuri de date pentru baze de date desktop Access. Dacă nu sunteți familiarizat cu regulile de proiectare pentru baze de date relaționale, consultați articolul Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date.
Pașii din secțiunile următoare vă arată cum să adăugați și să eliminați coloane în foi de date utilizând vizualizarea Foaie de date și vizualizarea Proiect.
Adăugați o coloană utilizând vizualizarea Foaie de date
Pașii din această secțiune vă arată cum să utilizați vizualizarea Foaie de date pentru a adăuga o coloană la o foaie de date, a denumi coloana și a introduce date. Pe măsură ce continuați, rețineți că urmând acești pași se adaugă și se modifică un câmp din tabelul subiacent foii de date.
-
În Panoul de navigare, căutați și faceți dublu clic pe tabelul la care doriți să adăugați câmpul.
Access deschide tabelul în vizualizarea Foaie de date.
-
Defilați în partea din dreapta sau stânga a foii de date (în funcție de setările regionale Windows și de limbă) și găsiți coloana necompletată.
În mod implicit, cuvintele Faceți clic pentru adăugare apar în antetul de coloană din coloana necompletată.
-
Introduceți câteva date în primul rând necompletat sub antet.
-sau-
Lipiți una sau mai multe date în câmp, începând cu prima celulă necompletată.
Salvați modificările.
Pe baza tipului de date introduse, Access setează un tip de date pentru câmp. De exemplu, dacă introduceți un nume, Access setează tipul de date la Text.
Pentru mai multe informații despre modul în care Access setează tipuri de date, consultați secțiunea Înțelegeți cum atribuie Access tipurile de date atunci când introduceți informații. Pentru informații despre setarea manuală a tipurilor de date, consultați Setați tipuri de date pe care vizualizarea Foaie de date nu le deduce, aflate, de asemenea, în continuarea acestui articol.
-
Faceți dublu clic pe antetul de coloană și introduceți un nume pentru câmpul nou.
-sau-
Faceți clic dreapta pe antetul de coloană și pe Redenumire câmp în meniul de comenzi rapide. Apoi, tastați un nume pentru câmp.
-
Salvați modificările.
Eliminați o coloană utilizând vizualizarea Foaie de date
Înainte de a elimina o coloană dintr-o foaie de date, rețineți câteva aspecte importante:
-
Atunci când eliminați o coloană, ștergeți toate datele din coloană și nu mai puteți anula ștergerea. Din acest motiv, trebuie să faceți backup tabelului înainte să ștergeți coloana.
-
Nu puteți șterge anumite tipuri de coloane fără să depuneți și puține eforturi în plus. De exemplu, nu puteți utiliza vizualizarea Foaie de date pentru a șterge câmpul cheie primară. Trebuie să utilizați vizualizarea Proiect pentru a efectua această activitate. De asemenea, nu puteți șterge un câmp cheie primară sau de căutare fără să ștergeți mai întâi relația dintre câmp și tabele din care câmpul își preia datele. Explicarea modului de ștergere a câmpurilor asociate nu face obiectul acestui articol.
Pentru mai multe informații, consultați articolele Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date, Adăugarea sau modificarea cheii primare a unui tabel în Access, Crearea, editarea sau ștergerea unei relații și Crearea sau ștergerea unui câmp multi-valoare.
Eliminarea coloanei din vizualizarea Foaie de date
-
Faceți clic dreapta pe rândul de antet al coloanei pe care doriți să o eliminați.
-
Faceți clic pe Ștergere câmp în meniul de comenzi rapide.
-
Faceți clic pe Da pentru a confirma ștergerea.
-
Salvați modificările.
Adăugați o coloană utilizând vizualizarea Proiect
Dacă sunteți familiarizat cu versiunile anterioare de Access, probabil că aveți experiență în utilizarea vizualizării Proiect. Vizualizarea Proiect oferă o mai mare flexibilitate decât vizualizarea Foaie de date deoarece puteți seta toate tipurile de date disponibile și puteți crea un câmp de căutare, totul fără a trebui să ieșiți din vizualizarea Proiect.
Adăugați coloana în vizualizarea Proiect
-
În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul pe care doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.
-sau-
Pe bara de stare Access, faceți clic pe vizualizarea Proiect.
-
În coloana Nume câmp, selectați un rând necompletat și introduceți un nume pentru noul câmp.
-
În coloana Tip de date, lângă numele câmpului nou, selectați un tip de date pentru coloana nouă.
-
Salvați modificările.
Eliminați o coloană utilizând vizualizarea Proiect
Regulile pentru ștergerea unei coloane din vizualizarea Foaie de date se aplică și la lucrul în vizualizarea Proiect: Dacă ștergeți o coloană, pierdeți toate datele din coloana respectivă. În plus, înainte să puteți șterge un câmp de cheie primară sau de căutare, trebuie mai întâi să ștergeți relațiile pentru câmpurile respective.
Pentru mai multe informații, consultați articolele Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date, Adăugarea sau modificarea cheii primare a unui tabel în Access și Crearea sau ștergerea unui câmp multi-valoare.
Eliminați coloana în vizualizarea Proiect
-
În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul pe care doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.
-sau-
Pe bara de stare Access, faceți clic pe vizualizarea Proiect.
-
Selectați câmpul (rândul) pe care doriți să îl ștergeți.
-
În fila Proiect, în grupul Instrumente, faceți clic pe Ștergere rânduri.
-sau-
Apăsați DELETE.
-
Salvați modificările.
Înțelegeți cum atribuie Access tipurile de date atunci când introduceți informații
Atunci când creați o foaie de date necompletată, Access atribuie un tip de date pentru fiecare câmp când introduceți pentru prima oară datele în acel câmp. Următorul tabel listează tipurile diferite de date pe care le puteți introduce și tipul de date pe care Access le aplică la fiecare dintre acestea.
Notă: Nu puteți seta tipurile de date Atașare sau Obiect OLE prin introducerea de date într-un câmp și nu puteți activa asistența pentru editarea textului îmbogățit prin introducerea de date într-un câmp.
Următorul tabel arată modul în care Access setează tipul de date pentru un câmp atunci când introduceți date în vizualizarea Foaie de date.
|
Dacă introduceți: |
Access creează un câmp cu un tip de date: |
|
Cornel |
Text scurt (Text) |
|
Un bloc de text sau text și numere mai lungi de 256 de caractere. |
Text lung (Memo) Notă: Nu puteți utiliza vizualizarea Foaie de date pentru a activa formatarea textului îmbogățit. De asemenea, dacă activați o proprietate numită Numai adăugare pentru câmpul Memo, în mod implicit, Access ascunde textul atunci când plasați cursorul în acel câmp. Pentru informații despre activarea formatării textului îmbogățit, consultați articolul Crearea sau ștergerea unui câmp Text îmbogățit. |
|
http://www.contoso.com Acces recunoaște următoarele protocoale Internet: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook. Notă: Pentru ca Access să recunoască protocolul și să seteze tipul de date Hyperlink, trebuie să urmăriți protocolul cu un caracter fără spațiu gol. |
Hyperlink |
|
50000 |
Număr, Întreg lung |
|
50.000 |
Număr, Întreg lung |
|
50.000,99 |
Număr, Dublu |
|
50000,389 |
Număr, Dublu |
|
31.12.2019 Formatele de dată și oră specificate în setările regionale Windows și Limbă controlează modul în care Access formatează Data/Ora. |
Dată/Oră |
|
31 decembrie 2019 Notă: Trebuie să introduceți sau să lipiți mai mult decât numele zilei pentru ca Access să deducă tipul de date Dată/Oră. De exemplu, dacă introduceți „Marți”, Access selectează tipul de date Text. Pentru ca Access să deducă tipul de date Dată/Oră, pe lângă zi trebuie să introduceți și luna. |
Dată/Oră |
|
10:50:23 |
Dată/Oră |
|
10:50 |
Dată/Oră |
|
17:50 |
Dată/Oră |
|
12,50 lei Acces recunoaște simbolul monetar specificat în setările regionale Windows și Limbă. |
Monedă |
|
21,75 |
Număr, Dublu |
|
123,00% |
Număr, Dublu |
|
3,46E+03 |
Număr, Dublu |
Setați tipuri de date pe care vizualizarea Foaie de date nu le deduce
În mod implicit, nu puteți efectua anumite activități utilizând vizualizarea Foaie de date:
-
Nu puteți seta tipuri de date Atașare sau Obiect OLE lipind date într-o celulă necompletată.
-
Nu puteți activa editarea text îmbogățit pentru un câmp de Text lung (Memo) prin lipirea datelor. Pentru a activa asistența pentru text îmbogățit, trebuie să setați o opțiune pentru câmp în vizualizarea Proiect.
Pașii din această secțiune vă arată cum să efectuați activitățile respective.
Setarea tipurilor de date Atașare
-
Dacă nu este deja selectată, selectați coloana necompletată (cea etichetată Faceți clic pentru Adăugare) în foaia dvs. de date.
-
În lista verticală, selectați Atașare.
-
Salvați modificările.
Adăugarea unui câmp de Text lung (Memo) într-un tabel cu editare text îmbogățit
-
Dacă nu este deja selectată, selectați coloana necompletată (cea etichetată Faceți clic pentru Adăugare) în foaia dvs. de date.
-
În lista verticală, selectați Text îmbogățit.
-
Salvați modificările.
Conversia unei coloane într-un câmp de căutare
În mod implicit, nu puteți utiliza vizualizarea Foaie de date pentru a efectua conversia unei coloane noi într-un câmp de căutare. Dacă sunteți utilizator începător de Access, un câmp de căutare afișează datele din altă sursă - fie un tabel, fie o listă de elemente - într-o listă. În mod implicit, Access utilizează o listă verticală pentru a afișa datele de căutare, dar, de asemenea, poate utiliza o casetă listă (o listă care nu se deschide sau închide) într-un formular.
Puteți crea două tipuri de câmpuri de căutare: liste bazate pe tabel și liste de valori. O listă bazată pe tabel utilizează o interogare pentru a regăsi date din alt tabel, iar o listă de valori afișează un set de valori cu codare impusă. Următoarea procedură vă arată cum să creați ambele tipuri de liste.
Adăugarea unui câmp de căutare
-
În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul subiacent noii dvs. foi de date, iar apoi faceți clic pe Vizualizare proiect.
-sau-
Pe bara de stare Access, faceți clic pe vizualizarea Proiect.
Tabelul se deschide în Vizualizarea proiect.
-
Selectați câmpul pe care doriți să-l convertiți.
-sau-
Selectați un rând necompletat în coloana Nume câmp și introduceți un nume pentru noul câmp.
-
În fila Proiect, în grupul Instrumente, faceți clic pe Coloană de căutare.
-sau-
În vizualizarea Proiect, în coloana Tip de date, faceți clic pe săgeată în jos și selectați Expertul căutare.
Pornește Expertul căutare.
-
Alegeți una dintre următoarele:
-
Crearea unei liste bazate pe tabel
-
Selectați Doresc ca o coloană de căutare să caute valori într-un tabel sau într-o interogare, apoi faceți clic pe Următorul.
-
Sub Vizualizare, selectați o opțiune, selectați un tabel sau o interogare din listă, iar apoi faceți clic pe Următorul. De exemplu, dacă doriți să utilizați valori dintr-un tabel în câmpul de căutare, faceți clic pe Tabele. Dacă doriți să utilizați o interogare, faceți clic pe Interogări. Pentru a vedea o listă cu toate tabelele și interogările din baza de date, faceți clic pe Ambele.
-
Mutați câmpurile care doriți să apară în lista de căutare din panoul Câmpuri disponibile la panoul Câmpuri selectate, iar apoi faceți clic pe Următorul.
-
Opțional, alegeți una sau mai multe opțiuni de sortare pentru câmpurile pe care le-ați selectat la pasul anterior, iar apoi faceți clic pe Următorul.
-
Opțional, ajustați lățimea fiecărei coloane din lista de căutare, iar apoi faceți clic pe Următorul.
-
Opțional, sub Ce etichetă doriți pentru coloana de căutare, introduceți un nume în caseta text.
-
Opțional, bifați caseta de selectare Se permit valori multiple. Bifarea acestei opțiuni vă permite să selectați și să stocați mai multe elemente din listă.
-
Faceți clic pe Terminare. Dacă Access vă solicită să salvați tabelul, faceți clic pe Da. Access adaugă interogarea de căutare în tabelul nou. În mod implicit, interogarea preia câmpurile pe care le specificați, precum și valorile cheii primare pentru tabelul sursă. Apoi, Access configurează tipul de date astfel încât câmpul de căutare să corespundă cu tipul de date setat pentru câmpul cheii primare din tabelul sursă. De exemplu, în cazul în care câmpul cheii primare din tabelul sursă utilizează tipul de date Numerotare automată, Access setează tipul de date pentru câmpul de căutare la tipul de date Număr.
-
Reveniți la vizualizarea Foaie de date, accesați câmpul de căutare și selectați un element din listă.
Sau
-
-
-
Creați o listă bazată pe valoare
-
Faceți clic pe Voi scrie valorile pe care le doresc, apoi faceți clic pe Următorul.
-
În caseta Număr de coloane, introduceți numărul de coloane care doriți să apară în lista dvs., apoi mergeți la prima celulă necompletată și introduceți o valoare.
Atunci când introduceți prima valoare, o altă celulă necompletată apare sub celula curentă.
-
Atunci când terminați de introdus prima valoare, utilizați TAB sau tastele săgeată în jos pentru a deplasa focalizarea către următoarea celulă și introduceți a doua valoare.
-
Repetați pașii 2 și 3 până ce terminați de creat lista, iar apoi faceți clic pe Următorul.
-
Opțional, introduceți un nume pentru câmpul nou, iar apoi faceți clic pe Terminare.
-
