Cum să comunicați prin diferite canale de distribuție

Microsoft Viva Amplify vă permite să trimiteți un mesaj prin mai multe platforme de comunicare, pentru a amplifica comunicarea internă. Prin Viva Amplify, puteți să creați un mesaj și să-l modificați pentru a se potrivi unor canale de distribuire diferite, cum ar fi Outlook, pagini SharePoint și știri, Teams și Viva Engage (în curând). Cu atât de multe opțiuni, poate fi o provocare să identificați cel mai bun format pentru fiecare canal. Identificarea formatelor care funcționează cel mai bine vă poate ajuta să îmbunătățiți implicarea organizației dvs.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

E-mailul este foarte bun pentru mesajele formale planificate regulat, care pot afecta mai multe grupuri de persoane. E-mailurile sunt mesaje statice care nu pot fi actualizate după trimitere, așa că cel mai bine este să partajați conținut care nu necesită actualizări și modificări constante prin e-mail. Luați în considerare utilizarea e-mailului pentru a comunica lucruri cum ar fi actualizări de afaceri, prezentări noi pentru angajați și actualizări rapide de stare.

Avantajele comunicării prin e-mail

Comunicarea prin e-mail este scalabilă. Destinatarii unui mesaj de e-mail pot partaja cu orice persoană care are o adresă de e-mail, iar cititorii dvs. se pot implica răspunzând sau redirecționând e-mailul către un public mai larg. Prin urmare, e-mailul poate fi citit de către destinatarii direcți și poate fi văzut, de asemenea, de cei care au fost redirecționați prin e-mail. De asemenea, mesajele de e-mail sunt instrumente excelente pentru păstrarea înregistrărilor și urmărirea conversațiilor valoroase.

Atunci când creați un mesaj de e-mail, puteți adăuga linkuri la alt conținut, cum ar fi pagini și imagini SharePoint, pentru a oferi valoare suplimentară.

Aspecte de reținut atunci când comunicați prin e-mail

Mesajele de e-mail nu pot fi netulificate. Dacă se face o greșeală, expeditorul trebuie să trimită un e-mail de urmărire cu corecțiile sau retragerea intenționate, apoi să retrimită mesajul cu corecții. Se recomandă să corectați cu atenție e-mailul înainte de a-l trimite, pentru a vă asigura că toate informațiile sunt corecte.

Mesajele de e-mail sunt statice, ceea ce înseamnă că informațiile nu pot fi eliminate sau actualizate și orice informații trimise reprezintă informațiile cele mai exacte disponibile în acel moment.

Mesajele de e-mail pot fi filtrate din inboxul unui cititor, făcând ca mesajele să fie ignorate sau necitite.

Aflați mai multe despre cele mai bune practici atunci când scrieți e-mailuri deosebite cu Outlook.

Cele mai bune practici pentru comunicarea cu Outlook

Tonul vocii	Mențineți e-mailurile profesioniste, informative și prietenoase Luați în considerare publicul atunci când creați mesajul și bazați-vă pe tonul dvs. în jurul subiectului.
Lungime	Păstrați mesajele de e-mail scurte și simple. Rezumați punctele principale din primele câteva propoziții, începând cu cele mai importante.
Structură	Dacă există un element de acțiune clar pentru publicul dvs., utilizați linia de subiect pentru a o menționa clar. Identificați pe cine adresați în mesajul de întâmpinare. Începeți cu mesajul principal, urmat de orice informații suplimentare. Utilizați spațierea corectă, numerotarea sau marcatori pentru a separa punctele cheie. Păstrați semnătura de e-mail scurtă, profesionistă și fără elemente grafice, dacă este posibil.
Modalități de a spori implicarea	Evidențiați apelul la acțiune adăugându-l în linia de subiect, adăugându-l la prima treime a e-mailului, listându-l separat și ușor de vizibil și evidențiind-l sau aldin. Engage publicul, prin adresarea de întrebări în e-mail.
Modalități de a măsura implicarea	Angajamentul de e-mail poate fi măsurat prin urmărirea răspunsurilor și finalizării apelului la acțiune.

SharePoint

Atunci când comunicați prin SharePoint, mesajele pot fi create cu conținut dinamic, care se poate modifica des. Comunicarea în SharePoint vă permite să încorporați teme de pagină, părți web și particularizări de marcă pentru a crea elemente interactive care vor crește oportunitățile de implicare a cititorului.

Utilizarea unei pagini SharePoint pentru comunicarea cu publicul

O pagină SharePoint este o pagină web dintr-un site SharePoint care utilizează o largă varietate de elemente, cum ar fi butoane, linkuri, videoclipuri, imagini și altele pentru a schița și a publica un mesaj care poate fi actualizat și modificat pe măsură ce trece timpul (de exemplu, evenimente importante sau modificări de politică). Paginile pot fi vizitate de orice persoană care are acces pentru a vizualiza site-ul pe care este creată pagina.

Aflați mai multe despre crearea unei pagini SharePoint moderne.

Utilizarea unei postări de știri SharePoint pentru comunicarea cu publicul

O postare de știri SharePoint este o pagină SharePoint care se va afișa în fluxul Viva Connections și pe alte pagini care utilizează partea web de știri, inclusiv în pagina hub a organizației. Puteți efectua cu ușurință conversia oricărei pagini SharePoint într-o postare de știri. Postările de știri vă permit, de asemenea, să direcționați informațiile către anumite date demografice care au fost clasificate în organizația dvs., cum ar fi o echipă de marketing, o echipă de resurse umane sau o conducere executivă. Această orientare către public îi acordă autorului capacitatea de a particulariza cine își vede postarea de știri după ce este publicată.

Aflați mai multe despre crearea și partajarea unei postări de știri SharePoint.

Aflați mai multe despre orientarea către public în SharePoint.

Avantajele comunicării prin SharePoint

Mesajele create în SharePoint pot fi modificate sau actualizate cu ușurință ori de câte ori este necesar. De asemenea, SharePoint vă permite să vizualizați analize de pagină și să modificați setările de permisiune. Mai important, SharePoint îi oferă utilizatorului capacitatea de a include acțiuni de apel la acțiuni utilizând partea web Apelați la acțiune, care inspiră vizualizatori să se implice. Utilizarea părților web dinamice vă permite să solicitați cititorului să se implice în continuare defilând prin imagini, interacționând cu diagramele, accesând resurse externe prin linkuri și permițând cititorilor să aprecieze și să lase comentarii de feedback pentru pagina SharePoint. De asemenea, SharePoint vă permite să vizualizați analize de pagină și să modificați setările de permisiune pentru a controla cine are acces la site-ul dvs.

Aspecte de reținut atunci când comunicați prin SharePoint

Cititorii trebuie să aibă acces pentru a vizualiza site-ul unde este postată pagina sau postarea de știri. Deși utilizatorii pot solicita acces la site-ul dvs., solicitarea lor va fi în așteptare până când răspunde cineva.

Cele mai bune practici pentru comunicarea cu SharePoint

Tonul vocii	Tonul comunicării prin SharePoint ar trebui să se alinieze cu îndrumările pentru brandingul firmei dvs. Tonul va depinde, de asemenea, de subiectul și obiectivul comunicării. De obicei, comunicarea prin SharePoint este prietenoasă și informală. Tonul oricărei pagini sau postări de știri SharePoint trebuie să se potrivească tonului site-ului SharePoint în care va fi postată pagina sau postarea de știri.
Lungime	Paginile SharePoint se potrivesc mesajelor mai lungi constând din două sau mai multe subiecte. Luați în considerare împărțirea mesajelor mari în secțiuni mai mici, segmentate vizual pe pagina SharePoint, pentru a face mesajul digestibil pentru publicul dvs.
Structură	Utilizați secțiuni de pagină SharePoint, șabloane și părți web pentru a încuraja cititorii să interacționeze cu informații prin butoane, videoclipuri, galerii de imagini, formulare, biblioteci de documente și altele. Șabloanele sunt o fundație bună de la care să începeți. Utilizați părți web pentru a genera mesaje captivante și interactive.
Modalități de a spori implicarea	Utilizați părțile web și formatarea textului pentru a crea ceva ușor de citit și captivant din punct de vedere vizual. Includeți un titlu de pagină care furnizează suficiente informații despre subiect și orice apel la acțiune. Utilizați partea web apelare la acțiune pentru a-i inspira pe utilizatori să acționeze făcând clic pe un link pe care îl alegeți.
Modalități de a măsura implicarea	Puteți utiliza analiza paginilor SharePoint pentru a măsura implicarea.

Teams

Teams este excelent pentru comunicarea rapidă care ajunge la membrii organizației fără a le întrerupe fluxul de lucru.

Avantajele comunicării prin Teams

Angajații din multe organizații își petrec cea mai mare parte a zilei de lucru cu Teams deschis. Prin urmare, atunci când comunicați prin Teams, este posibil să ajungeți rapid la persoane, deoarece acestea nu trebuie să deschidă o altă aplicație sau altă pagină pentru a vă vizualiza postare.

Aspecte de reținut atunci când comunicați prin Teams

În funcție de modul în care organizația dvs. utilizează Teams, este posibil ca utilizatorii să primească mai multe notificări Teams în fiecare oră. Este important să faceți publicările teams să iasă în evidență, astfel încât să atragă atenția și să nu fie ignorate.

Cele mai bune practici pentru comunicarea cu Teams

Tonul vocii	Aplicați un ton prietenos și informal atunci când scrieți mesaje Teams. Vă recomandăm să utilizați emoji-uri pentru a ilustra emoțiile și a adăuga elemente colorate și distractive la mesajul dvs.
Lungime	Păstrați postările Teams scurte și ușor de scanat. Rezumați punctele cheie și creați un link la informații suplimentare atunci când este necesar.
Structură	Începeți postările cu punctul cheie. Utilizați instrumentul de formatare pentru a stiliza textul și a adăuga marcatori pentru postările cu mai multe puncte cheie. Furnizați un rezumat scurt și un link atunci când faceți referire la conținutul existent (cum ar fi o pagină sau un articol SharePoint). Luați în considerare adăugarea de caractere la mesaje utilizând GIF-uri, ilustrații și imagini furnizate de Teams.
Modalități de a spori implicarea	Solicitați-le cititorilor să interacționeze cu postarea dvs. Teams, punând întrebări sau încurajându-i să aprecieze și să comenteze sub postarea dvs. Creați sondaje sau postați întrebări, astfel încât toată lumea să poată vedea și interacționa cu răspunsurile altor cititori. Utilizați @mentions pentru a atrage atenția anumitor persoane sau grupuri de persoane.
Modalități de a măsura implicarea	Urmăriți reacțiile Teams, cum ar fi "degetul mare". Rețineți conversațiile care au loc în postarea dvs.

Viva Engage (în curând)

Viva Engage este o platformă de comunicare care conectează persoanele dintr-o organizație, permițându-le să construiască comunități, să partajeze informații și să implice angajații, reunind oamenii pentru a realiza obiectivele comune și a accesa rapid informațiile. Viva Engage permite tuturor membrilor unei organizații să adreseze întrebări în mod public, să se implice în experți și să se implice într-o varietate de subiecte.

Liderii organizației pot utiliza Viva Engage pentru a genera cultură și a alinia o organizație găzduind evenimente la nivel de firmă prin videoclipuri în direct și la cerere. De asemenea, comunicatorii pot crea campanii sociale care pot informa și aprinde conversațiile de impact dintr-o organizație.

Avantajele comunicării prin Viva Engage

Viva Engage este o platformă foarte bună de comunicare pentru energizarea și promovarea colaborării între angajații dintr-o organizație. Membrii comunității pot să colaboreze deschis, să împărtășească idei, informații și să se conecteze la interesele comune.

Atunci când comunicați cu angajații prin Viva Engage, comunicatorii pot încuraja și măsura cu ușurință implicarea...

Organizația dvs. poate vedea câtă implicare generează un anumit subiect, după numărul de persoane care au văzut postarea și poate oferi vizualizatorilor o modalitate de a reacționa la conținutul mesajului, fie printr-un comentariu, fie printr-un comentariu, fie printr-o reacție. Angajamentul poate fi promovat în continuare prin etichetarea persoanelor utilizând @ și numele acestora; notificarea acestora cu privire la conversația în curs și încurajându-i să participe.

Aflați mai multe despre contorizarea vizualizărilor.

Aspecte de reținut atunci când comunicați prin Viva Engage

Atunci când comunicați prin Viva Engage, este important să păstrați informațiile scurte și simple. Partajați linkuri către forme mai lungi de conținut și încurajați utilizatorii să interacționeze prin adresarea de întrebări publicului, încurajând cititorii să aprecieze, să comenteze și să partajeze Viva Engage postare și să incorporeze elemente interactive, cum ar fi sondaje și anchete.

Păstrați tonul mesajelor Viva Engage prietenoase, informative și informale. În funcție de dimensiunea organizației și de scara de comunicare, poate fi util să aveți un moderator sau doi care să monitorizeze postările și să ghideze conversația dacă începe să se dezactiveze de pe subiect, să se transforme într-un subiect de polarizare sau să dezactiveze comentariile, dacă este necesar.

Fiți respectuos dacă spuneți punctul de vedere al altuia, nu acoperiți subiecte care i-ar putea rușina sau înstrăina pe ceilalți și evita polarizarea subiectelor precum politica și religia. Nu postați nimic privat, confidențial sau nu excludeți o anumită parte într-un mod negativ.

Tonul vocii	Consultați instrucțiunile privind marca firmei dvs. care sunt specifice organizației dvs. Tonul postării dvs. ar trebui să fie prietenos, informativ și informal. Fii respectuos dacă vei fi citat. Nu acoperi subiecte care ar putea face de rușine sau care ar putea înstrăina cititorii și evita polarizarea subiectelor precum politica sau religia. Nu publicați nimic privat sau confidențial. Evitați să amestecați o anumită parte într-un mod negativ.
Lungime	Păstrați postările scurte și ușor de scanat. Rezumați punctele cheie și creați un link la informații suplimentare atunci când este necesar.
Structură	Începeți postările cu punctul cheie. Furnizați un rezumat scurt și un link atunci când faceți referire la conținutul existent (cum ar fi o pagină sau un articol SharePoint). Utilizați imagini și videoclipuri atunci când este necesar. Utilizați @mentions și hashtaguri pentru a atrage atenția anumitor persoane sau grupuri de persoane.
Modalități de a spori implicarea	Solicitați-le cititorilor să se implice în postarea dvs. prin adresarea de întrebări sau încurajându-i să aprecieze, să partajeze și să lase comentarii. Încurajați membrii să invite alte persoane în comunitatea dvs. Viva Engage. Creați sondaje sau postați întrebări, astfel încât toată lumea să poată vedea și interacționa cu răspunsurile altor cititori.
Modalități de a măsura implicarea	Rețineți conversațiile care au loc în postarea dvs.