Noutăți în Microsoft Access 2010

Partajarea unei baze de date pe Web

• Utilizarea unui șablon    Cinci șabloane sunt livrate cu Access 2010: Persoane de contact, Active, Proiecte, Evenimente și Contribuții caritabile. De asemenea, puteți modifica orice șablon, înainte sau după ce publicați.

• Porniți de la zero    Atunci când creați o bază de date nouă necompletată, alegeți între o bază de date obișnuită și o bază de date web. Această opțiune afectează caracteristicile și comenzile de proiectare pe care le vedeți, astfel încât să fie ușor să vă asigurați că aplicația dvs. este compatibilă Web.

• Conversia unei baze de date existente într-o bază de date web    Aveți posibilitatea să publicați o aplicație existentă pe Web. Nu toate caracteristicile bazei de date desktop sunt acceptate pe Web, deci poate fi necesar să ajustați unele caracteristici ale aplicației.

  Puteți rula noul Verificator de compatibilitate Web pentru a vă ajuta să identificați și să remediați orice probleme de compatibilitate.

• Intranet sau internet    Puteți să publicați pe propriul server SharePoint sau să utilizați o soluție SharePoint găzduită.

  Notă: Este necesar un cont de utilizator pentru a utiliza o bază de date web. Accesul anonim nu este acceptat.

Pentru mai multe informații despre bazele de date web, consultați articolul Construirea unei baze de date de partajat pe web.

Generator de macrocomenzi nou

Access 2010 oferă un nou generator de macrocomenzi care include IntelliSense și o interfață curată și simplă.

1. Selectați o acțiune din listă...

2. ... sau faceți dublu clic pe o acțiune din Catalogul de acțiuni pentru a o adăuga la macrocomandă.

3. Fila Proiectare apare atunci când lucrați la o macrocomandă.

Atunci când adăugați o acțiune, apar mai multe opțiuni în generatorul de macrocomenzi. De exemplu, atunci când adăugați o acțiune "Dacă", veți vedea:

Urmăriți videoclipul următor pentru a vedea cum funcționează noul generator de macrocomenzi.

În plus față de macrocomenzile tradiționale, utilizați noul generator de macrocomenzi pentru a crea macrocomenzi de date, o caracteristică nouă.

Macrocomenzi de date: Modificarea datelor pe baza evenimentelor

Macrocomenzile de date ajută la acceptarea agregatelor din bazele de date web și furnizează, de asemenea, o modalitate de a implementa "triggere" în orice bază de date Access 2010.

De exemplu, să presupunem că aveți un câmp ProcentComplete și un câmp Stare. Puteți utiliza o macrocomandă de date pentru a seta PercentComplete la 100 atunci când setați Starea la Terminat și 0 atunci când setați Starea la Neînceput.

Puteți vedea macrocomenzile de date în acțiune în videoclipul următor.

Generator de expresii îmbunătățite

Generatorul de expresii include acum IntelliSense, astfel încât să puteți vedea opțiunile pe măsură ce tastați. De asemenea, afișează ajutor pentru valoarea expresiei selectate în prezent în fereastra Generator de expresii. De exemplu, dacă selectați funcția Trim, Generatorul de expresii afișează:

Trim(string) Returnează o valoare Variant de tip șir care conține o copie a unui șir specificat, fără spații la început și la sfârșit.

Pentru mai multe informații, consultați articolul Utilizarea Generatorului de expresii.

Câmpuri calculate

Puteți crea un câmp care afișează rezultatele unui calcul. Calculul trebuie să facă referire la alte câmpuri din același tabel. Utilizați Generatorul de expresii pentru a crea calculul.

Șabloane noi de bază de date

Access 2010 include o suită de șabloane de baze de date proiectate profesionist pentru urmărirea persoanelor de contact, a activităților, a evenimentelor, a elevilor și a activelor, printre alte tipuri de date. Puteți să le utilizați imediat sau să le îmbunătățiți și să le rafinați pentru a urmări informațiile exact așa cum doriți.

Fiecare șablon este o aplicație de urmărire completă care conține tabele, formulare, rapoarte, interogări, macrocomenzi și relații predefinite. Șabloanele sunt proiectate să fie imediat utile predefinite, astfel încât să începeți lucrul rapid. Dacă proiectul șablonului vă îndeplinește cerințele, sunteți gata să începeți. În caz contrar, puteți utiliza șablonul pentru a începe crearea bazei de date care îndeplinește cerințele dvs. specifice.

În plus față de șabloanele incluse în Access 2010, puteți să vă conectați la Office.com și să descărcați mai multe șabloane.

Părți de aplicație pentru adăugarea de funcționalități la o bază de date existentă

Puteți adăuga cu ușurință funcționalitate la o bază de date existentă utilizând o parte de aplicație. Nou în Access 2010, o parte aplicație este un șablon care cuprinde o parte a unei baze de date, de exemplu, un tabel preformatat sau un tabel cu un formular și un raport asociate. De exemplu, adăugați o parte de aplicație Activități la baza de date și obțineți un tabel Activități, un formular Activități și opțiunea de a corela tabelul Activități cu alt tabel din baza de date.

Pentru mai multe informații, consultați articolul Salvarea și reutilizarea elementelor de proiect din baza de date.

Vizualizare foaie de date îmbunătățită

Puteți să creați un tabel și să începeți să-l utilizați fără a defini câmpuri din timp. Faceți clic pur și simplu pe Tabel pe fila Creare și începeți să introduceți date în noua foaie de date care apare. Access 2010 determină automat cel mai bun tip de date pentru fiecare câmp, astfel încât să începeți lucrul imediat. Coloana Faceți clic pentru adăugare vă arată unde să adăugați un câmp nou și, dacă trebuie să modificați tipul de date sau formatul de afișare al unui câmp nou sau existent, puteți utiliza comenzile din panglică, de pe fila Câmpuri . De asemenea, puteți lipi date din tabele Microsoft Excel într-o foaie de date nouă- Access 2010 creează toate câmpurile și recunoaște automat tipurile de date.

Panoul Listă câmpuri

Panoul Listă de câmpuri vă permite să adăugați câmpuri din alte tabele. Aveți posibilitatea să glisați câmpuri din tabelul din sursa de înregistrări, din tabele asociate sau din tabele neasociate din baza de date. Dacă este necesară o relație între tabele, aceasta este creată automat sau vi se solicită prin proces.

Vizualizarea Aspect ajută la accelerarea proiectării formularelor și rapoartelor

Utilizați Vizualizarea aspect pentru a efectua modificări de proiectare în timp ce vizualizați datele dintr-un formular sau raport.

Vizualizarea aspect prezintă mai multe îmbunătățiri și este necesară dacă proiectați un formular sau un raport pentru web.

Panglica

Panglica este o colecție de file care conțin grupuri de comenzi organizate în funcție de caracteristică și funcționalitate. Panglica înlocuiește straturile de meniuri și bare de instrumente din versiunile anterioare de Access. Următoarea imagine afișează panglica cu fila Pornire selectată.

Printre caracteristicile cheie ale panglicii se numără:

• Filele de comandă - Filele care afișează comenzile utilizate de obicei împreună, astfel încât să puteți găsi comenzile de care aveți nevoie atunci când aveți nevoie de ele.

• Filele de comenzi contextuale - o filă de comandă care apare în funcție de context - adică obiectul la care lucrați sau activitatea pe care o efectuați. O filă de comandă contextuală conține comenzile care au cea mai mare probabilitate de a se aplica la ceea ce faceți.

• Galerii - Controale noi care afișează o examinare a unui stil sau a unei opțiuni, astfel încât să puteți vedea rezultatele înainte de a efectua o alegere.

Vizualizare Backstage

Nou în Access 2010, vizualizarea Backstage conține comenzi pe care le aplicați la o întreagă bază de date, cum ar fi compactarea și repararea, sau deschiderea unei baze de date noi. Comenzile sunt aranjate pe file în partea stângă a ecranului și fiecare filă conține un grup de comenzi sau linkuri asociate. De exemplu, dacă faceți clic pe Nou, vedeți un set de butoane care vă permit să creați o nouă bază de date de la zero sau selectând dintr-o bibliotecă de șabloane de baze de date proiectate profesionist.

Multe dintre comenzile pe care le găsiți în vizualizarea Backstage erau disponibile în meniul Fișier din versiunile anterioare de Access, în plus față de bazele de date deschise recent și linkuri (dacă sunteți conectat la internet) la office.com articole.

Pentru a accesa vizualizarea Backstage, faceți clic pe fila Fișier .

Panou de navigare

Panoul de navigare listează și oferă acces ușor la toate obiectele din baza de date deschisă în prezent.

Utilizați Panoul de navigare pentru a organiza obiectele după tipul de obiect, data creării, data modificării, tabelul asociat (pe baza dependențelor de obiecte) sau după grupurile particularizate pe care le creați. Aveți nevoie de mai mult spațiu pentru a lucra la proiectarea formularului? Puteți restrânge cu ușurință Panoul de navigare, astfel încât să ocupă puțin spațiu, dar să rămână în continuare disponibil.

Obiecte cu file

În mod implicit, tabelele, interogările, formularele, rapoartele și macrocomenzile sunt afișate ca obiecte cu file în fereastra Access.

Puteți să modificați această setare pentru fiecare bază de date și să utilizați ferestre de obiecte în loc de tabulatori.

Făcând clic pe filele obiectului, puteți comuta cu ușurință între diverse obiecte.

Fereastra Ajutor

Access 2010 oferă atât conținut de Ajutor Access, cât și referințe pentru dezvoltatori Access în aceeași fereastră de Ajutor. Cele două sisteme conțin tipuri diferite de conținut de asistență. Vizualizatorul Ajutor vă permite să alegeți ce conținut să afișați. De exemplu, puteți modifica domeniul căutării la conținutul Referințe pentru dezvoltatori Access. Indiferent de setările pe care le efectuați în fereastra Ajutor, tot conținutul din Ajutor Access și Referințe pentru dezvoltatori Access este disponibil întotdeauna online, la Office.com sau la MSDN.

Fila Creare

Utilizați fila Creare pentru a crea rapid formulare, rapoarte, tabele, interogări și alte obiecte din baza de date. Dacă selectați un tabel sau o interogare în Panoul de navigare, puteți crea un formular sau un raport nou bazat pe acel obiect cu un singur clic, utilizând comanda Formular sau Raport .

Noile formulare și rapoarte create de acest proces cu un singur clic utilizează un design actualizat pentru a le face mai atrăgătoare din punct de vedere vizual și imediat utile. Formularele și rapoartele generate automat obțin un aspect profesionist cu anteturi care includ o siglă și un titlu. În plus, un raport generat automat include, de asemenea, data și ora, precum și subsoluri și totaluri informative.

Vizualizarea Raport și vizualizarea Aspect

Aceste vizualizări, îmbunătățite în Access 2010, vă permit să lucrați interactiv cu formulare și rapoarte. Utilizând Vizualizarea raport, puteți răsfoi o redare precisă a raportului fără a fi necesar să-l imprimați sau să-l afișați în Examinare înaintea imprimării. Pentru a vă concentra pe anumite înregistrări, utilizați caracteristica de filtrare sau utilizați o operațiune Găsire pentru a căuta text potrivit. Puteți să utilizați comanda Copiere pentru a copia text în Clipboard sau să faceți clic pe hyperlinkurile active afișate în raport pentru a urma un link din browser.

Vizualizarea Aspect vă permite să efectuați modificări de proiectare în timp ce navigați prin date. Puteți utiliza Vizualizarea aspect pentru a face multe modificări comune de proiectare în timp ce vizualizați datele dintr-un formular sau raport. De exemplu, adăugați un câmp glisând un nume de câmp din noul panou Listă de câmpuri sau modificați proprietățile utilizând foaia de proprietăți.

Vizualizarea Aspect oferă acum aspecte de proiectare îmbunătățite- grupuri de controale pe care le puteți ajusta ca atare, astfel încât să puteți rearanja cu ușurință câmpuri, coloane, rânduri sau aspecte întregi. De asemenea, puteți să eliminați un câmp sau să adăugați cu ușurință formatare în vizualizarea Aspect.

Crearea simplificată a grupării și sortării în rapoarte

Access are o nouă modalitate de a grupa și a sorta datele din rapoarte și de a adăuga totaluri. Interfața este ușor de navigat și de înțeles, iar atunci când este utilizată cu noua vizualizare Aspect, vedeți instantaneu efectul modificărilor.

Să presupunem că doriți să vedeți vânzările totale după regiune într-un raport. Utilizați vizualizarea Aspect și panoul Grupare, sortare și totaluri pentru a adăuga un nivel de grup și a solicita un total și a vedea modificările în direct, în raportul dvs. Rândul Total facilitează adunarea unei sume, a unei medii, a unei numărări, a unei valori maxime sau minime la anteturile sau subsolurile raportului. Totalurile simple nu mai necesită crearea manuală a unui câmp calculat. Acum doar indicați și faceți clic.

Aspecte de control îmbunătățite pentru a vă ajuta să creați formulare și rapoarte îngrijite

Forms și rapoartele conțin adesea informații tabelare, cum ar fi o coloană care conține numele clienților sau un rând care conține toate câmpurile pentru un client. Puteți grupa aceste controale într-un aspect care poate fi manipulat cu ușurință ca o singură unitate, inclusiv eticheta.

Deoarece puteți selecta controale din secțiuni diferite, cum ar fi eticheta din antetul sau subsolul secțiunii, există o flexibilitate considerabilă. Puteți să:

• Mutarea sau redimensionarea unui aspect. De exemplu, mutați o coloană la stânga sau la dreapta.

• Formatarea unui aspect. De exemplu, setați o coloană nume client cu caractere aldine, astfel încât să iasă în evidență.

• Adăugați o coloană (câmp) la un aspect.

• Ștergeți o coloană (câmp) dintr-un aspect.

• Îmbinarea sau scindarea celulelor

Aspectele sunt salvate cu proiectul dvs., astfel încât să rămână disponibile. Următorul videoclip vă arată cum funcționează aspectele în formulare și rapoarte.

Split forms for fast browsing of data

Utilizați un formular scindat pentru a crea un formular care combină o Vizualizare foaie de date și o Vizualizare formular. Puteți seta o proprietate pentru a spune programului Access să amplaseze foaia de date în partea de sus, de jos, la stânga sau la dreapta.

Macrocomenzi încorporate în formulare și rapoarte

Utilizați macrocomenzi încorporate pentru a evita necesitatea de a scrie cod. O macrocomandă încorporată este stocată într-o proprietate și face parte din obiectul căruia îi aparține. Puteți modifica proiectarea unei macrocomenzi încorporate fără a vă face griji în legătură cu alte controale care ar putea utiliza macrocomanda; fiecare macrocomandă încorporată este independentă. Macrocomenzile încorporate sunt de încredere, deoarece sunt împiedicate automat să efectueze operațiuni potențial nesigure.

Câmpuri calculate

Puteți crea un câmp care afișează o valoare care este calculată din alte date din același tabel. Utilizați Generatorul de expresii pentru a crea calculul, astfel încât să beneficiați de IntelliSense și acces ușor la Ajutor pentru valorile expresiilor.

Datele din alte tabele nu pot fi utilizate ca sursă pentru datele calculate. Unele expresii nu sunt acceptate de câmpuri calculate.

Câmpuri multi-valoare

Un câmp multi-valoare poate stoca mai multe valori pentru fiecare înregistrare. Să presupunem că trebuie să atribuiți o activitate unuia dintre angajații sau contractorii dvs., dar doriți să o atribuiți mai multor persoane. În majoritatea sistemelor de gestionare a bazelor de date și în versiunile de Access anterioare Office Access 2007, a trebuit să creați o relație mai-mulți-la-mai-mulți pentru a face acest lucru corect.

Câmpurile multi-valoare sunt potrivite mai ales atunci când lucrați cu o listă SharePoint care conține unul dintre tipurile de câmpuri multi-valoare care sunt utilizate în Windows SharePoint Services. Access 2010 este compatibil cu aceste tipuri de date.

Câmpuri atașare pentru fișiere

Tipul de date Atașare vă permite să stocați cu ușurință toate tipurile de documente și fișiere binare în baza de date, fără a avea o creștere inutilă în dimensiunea bazei de date. Access comprimă automat atașările, atunci când este posibil, pentru a minimiza utilizarea spațiului. Atașați un document Word la o înregistrare sau salvați o serie de imagini digitale în baza de date? Utilizarea atașărilor face aceste activități mult mai simple. Puteți chiar să adăugați mai multe atașări la o singură înregistrare.

Câmpurile Memo stochează acum text îmbogățit și istoricul de revizuire a asistenței

Câmpurile memo text îmbogățit înseamnă că nu mai sunteți limitat la text simplu în înregistrările dvs. Puteți să formatați textul cu opțiuni (cum ar fi aldin, cursiv, în plus față de diferite fonturi și culori și alte opțiuni de formatare comune) și să stocați textul în baza de date. Textul cu format îmbogățit este stocat într-un câmp Memo într-un format HTML compatibil cu tipul de date text îmbogățit din Windows SharePoint Services. Setați noua proprietate TextFormat la RichText sau PlainText, iar informațiile sunt formatate apoi corect în controalele casetă text și în vizualizarea Foaie de date.

Câmpurile Memo sunt utile pentru stocarea unor volume mari de informații. Puteți configura proprietatea Numai adăugare pentru a păstra un istoric al tuturor modificărilor dintr-un câmp Memo. Apoi puteți vizualiza un istoric al modificărilor respective. Această caracteristică acceptă și caracteristica de urmărire din Windows SharePoint Services, astfel încât să puteți utiliza Access și pentru a vizualiza istoricul de conținut al listei SharePoint.

Calendar pentru alegerea datelor

Câmpurile și controalele care utilizează tipul de date Dată/Oră obțin automat asistență pentru un calendar interactiv încorporat. Butonul Calendar apare automat în partea dreaptă a datei. Doriți să aflați data pentru această vinerea? Faceți clic pe buton și calendarul apare automat pentru a vă permite să găsiți și să alegeți data. Puteți opta să dezactivați calendarul pentru un câmp sau un control utilizând o proprietate.

Instrumente îmbunătățite de sortare și filtrare

Să presupunem că trebuie să găsiți rapid o valoare potrivită sau să sortați o coloană de date. Caracteristica Filtrare automată mărește capacitățile de filtrare deja puternice, astfel încât să vă puteți concentra rapid asupra datelor de care aveți nevoie. Puteți selecta cu ușurință din valorile unice dintr-o coloană, lucru util pentru situațiile în care nu vă amintiți numele de care aveți nevoie sau puteți sorta valorile utilizând opțiunile meniului contextual în limba simplă, cum ar fi Sortare de la cel mai vechi la cel mai nou sau Sortare de la cel mai mic la cel mai mare.

Cele mai comune opțiuni de filtrare sunt vizibile cu ușurință în comenzile de meniu sau puteți utiliza filtre rapide pentru a limita informațiile pe baza datelor pe care le introduceți. Opțiunile de filtrare rapidă se modifică automat pe baza tipului de date, astfel încât să vedeți opțiuni logice pentru text, dată și informații numerice.

Totaluri și culori alternante de fundal în foile de date

Vizualizarea foaie de date oferă un rând Total, în care puteți să afișați o sumă, un contor, o medie, o valoare maximă, minimă, o deviație standard sau o varianță. După ce adăugați rândul Total, indicați spre săgeata din celula coloanei și selectați calculul dorit.

Foile de date, rapoartele și formularele continue acceptă o culoare de fundal alternativă pentru rânduri, pe care o puteți configura independent de culoarea de fundal implicită. Umbrirea la fiecare două rânduri este simplă și puteți alege orice culoare.

Formatarea condițională

Access 2010 adaugă noi caracteristici de formatare condiționată, permițându-vă să obțineți unele dintre stilurile de formatare disponibile în Excel. De exemplu, acum puteți adăuga bare de date pentru a face o coloană de numere mai ușor de citit, așa cum se arată în ilustrația următoare:

Colectarea datelor utilizând formulare InfoPath și Outlook

Caracteristica Colectare date vă ajută să colectați feedback utilizând Outlook și, opțional, InfoPath. Puteți să generați automat un formular InfoPath sau un formular HTML și să îl încorporați în corpul unui mesaj de e-mail. Apoi puteți trimite formularul destinatarilor selectați din persoanele de contact Outlook sau numelor destinatarilor stocați într-un câmp din baza de date Access.

Alegeți dacă să colectați informații noi sau să actualizați informațiile existente. Destinatarii completează apoi formularul și îl returnează. Outlook recunoaște formularele primite și salvează automat datele în baza de date Access, fără a fi necesară reintroducerea.

Export în PDF și XPS

În Access 2010, puteți exporta datele într-un format de fișier PDF (Portable Document Format) sau XPS (XML Paper Specification) pentru imprimare, publicare și distribuire de e-mail, cu condiția să instalați mai întâi programul de completare Publicare ca PDF sau XPS. Exportul unui formular, al unui raport sau al unei foi de date într-un fișier .pdf sau .xps vă permite să capturați informații într-un formular simplu de distribuit, care păstrează toate caracteristicile de formatare, dar nu necesită ca alte persoane să instaleze Access pe computerele lor pentru a imprima sau a revizui rezultatul.

• Portable Document Format    Un PDF este un format de fișier electronic cu aspect fix, care păstrează formatarea documentului și ajută la partajarea fișierelor. Formatul PDF asigură faptul că, atunci când fișierul este vizualizat online sau imprimat, păstrează exact formatul dorit, iar datele din fișier nu pot fi copiate sau modificate cu ușurință. Formatul PDF este util mai ales pentru documentele care vor fi reproduse utilizând metode de imprimare comercială.

• XML Paper Specification    XpS este un format de fișier electronic care păstrează formatarea documentului și ajută la partajarea fișierelor. Formatul XPS asigură faptul că, atunci când fișierul este vizualizat online sau imprimat, păstrează exact formatul dorit, iar datele din fișier nu pot fi copiate sau modificate cu ușurință.

Lucrul cu date externe este simplificat

Acum vă puteți conecta la un serviciu Web ca sursă de date externă. Veți avea nevoie de un fișier definiție serviciu Web furnizat de administratorul serviciului Web. După ce instalați fișierul de definiții, puteți crea o legătură la datele serviciului Web ca tabel legat.

Noile caracteristici facilitează importul și exportul datelor. Puteți să salvați o operațiune de import sau export, apoi să reutilizați operațiunea salvată data viitoare când doriți să efectuați aceeași activitate. Expertul Import foaie de calcul vă permite să înlocuiți tipul de date ales de Access și să importați, să exportați și să creați o legătură la fișiere care au cel puțin Office Excel 2007 formate de fișier.