Obiectivul utilizatorului: Optimizarea planului de proiect pentru a respecta data de finalizare

Sfaturi pentru managementul proiectelor, înainte să începeți

Când faceți modificări în planificare, există trei factori pe care trebuie să-i urmăriți: costul proiectului, întinderea produselor finale și durata. Acestea sunt afișate deseori sub formă de triunghi. Nu puteți modifica un punct al triunghiului fără să le afectați pe celelalte.

Iată exemple cu ceea ce înseamnă aceasta, pentru data de sfârșit a proiectului.

• Când aduceți mai aproape data de sfârșit planificată a proiectului, s-ar putea să rezulte costuri mai mari și o întindere mai mică.

• Dacă intenționați să nu modificați niciodată costurile proiectului, rezultatul poate fi o planificare mai lungă și o întindere mai mică.

• Dacă măriți întinderea sau numărul produselor finale, proiectul ar putea dura și costa mai mult, cu angajați suplimentari sau resurse suplimentare

Dacă nu sunteți familiarizat cu managementul de proiect    Indiferent cât de bine planificați un proiect, vor exista probleme. Începeți să căutați probleme acum, în loc să așteptați până când situația se poate agrava semnificativ.

Iată câteva modalități de a începe să monitorizați și să remediați proiectul.

• Cercetați mai întâi cele mai importante activități    Unele activități sunt mai importante ca altele atunci când trebuie să rezolvați probleme din proiect. Activitățile care afectează cel mai mult planificarea sunt activitățile critice și cele la care trebuie să fiți cel mai atent.

• Obțineți vizualizarea corectă pentru proiectul dvs.    Project are numeroase vizualizări și rapoarte care vă ajută să vă dați seama ce nu este în regulă cu proiectul. Pentru proiecte simple, urmăriți cu atenție data de sfârșit a proiectului utilizând diagrama Gantt. Pentru proiecte complicate, verificați tabelele de varianță sau rapoartele de valoare câștigată.

• Obțineți rapoarte de stare săptămânale    Nu este ușor nimănui să trimită rapoarte de stare a lucrului. O modalitate simplă de a afla starea ar fi în timpul întâlnirilor săptămânale ale echipei. Colectarea mai frecventă a stării, mai des de o dată pe săptămână, se poate dovedi contraproductivă.

Dacă sunteți un manager de proiect cu experiență    Sunteți manager de proiect de mult timp, însă acum vă confruntați cu un proiect care necesită monitorizare atentă pentru a vă încadra în buget.

În plus, sponsorul spune că dorește rapoarte lunare la nivel de conducere.

Iată câteva lucruri care vă ajută să începeți monitorizarea, raportarea și remedierea proiectului.

• Creați o linie de referință pentru proiect    După ce v-ați creat planificarea, salvați o versiune de linie de referință. O linie de referință este o versiune originală a proiectului, pe care o puteți utiliza pentru a o compara cu progresul activităților.

• Obțineți vizualizarea corectă pentru proiectul dvs.    Project are numeroase vizualizări și rapoarte care vă ajută să vă dați seama ce nu este în regulă cu proiectul dvs. Pe măsură ce proiectele devin mai complexe, consultați rapoartele de varianță sau rapoartele despre valoarea câștigată pentru a vedea ce nu este în regulă.

• Obțineți rapoarte de stare săptămânale    Pe măsură ce proiectele devin mai complexe, puteți să utilizați metode mai sofisticate pentru a colecta rapoarte de stare săptămânale. Membrii echipei pot introduce informații despre stare într-o listă de activități SharePoint, care poate fi apoi sincronizată cu Microsoft Project. Dacă utilizați Project Professional, puteți să utilizați și Project Web App pentru a colecta rapoarte de stare de la echipa dvs. Colectarea mai frecventă a stării, mai des de o dată pe săptămână, se poate dovedi contraproductivă.

• Înțelegerea analizei valorii obținute    Analiza valorii obținute vă ajută să determinați dacă proiectul dvs. este în grafic.