Pentru a alege sursa de date pentru un raport, deschideți raportul în Vizualizarea aspect și apăsați Alt + Enter pentru a deschide foaia de proprietăți. Faceți clic pe pătratul situat imediat dedesubtul filei obiectului raportului pentru a selecta întregul raport, apoi, în foaia de proprietăți, pe fila Date, faceți clic pe Sursă înregistrări pentru a selecta proprietatea. Apoi puteți seta sursa de înregistrări, alegând un element din listă sau făcând clic pe butonul Generare 
Sursa de înregistrări a unui raport determină câmpurile din baza de date care se pot afișa în raport. Într-o bază de date relațională, date asociate sunt răspândite de obicei în mai multe tabele. De exemplu, informațiile despre clienți sunt stocate într-un tabel și informațiile despre comenzi sunt stocate în alt tabel. Rapoartele vă oferă o modalitate flexibilă de a „reasambla” datele și a le afișa așa cum doriți și se pot optimiza pentru imprimare. Pentru mai multe informații despre sursele de înregistrări ale rapoartelor, consultați restul articolului. Pentru o prezentare generală a rapoartelor, consultați articolul Introducere în rapoartele din Access.
Notă: Acest articol nu se aplică pentru aplicațiile web Access - tipul de bază de date pe care o proiectați cu Access și o publicați online. Consultați Crearea unei aplicații Access pentru mai multe informații.
În acest articol
Tipuri diferite de surse de înregistrări
Tabel
Dacă toate câmpurile de care aveți nevoie se află într-un singur tabel, puteți să utilizați acel tabel ca sursă de înregistrări a raportului. În cazul în care câmpurile de care aveți nevoie sunt cuprinse în două sau mai multe tabele, va trebui să vă asigurați că tabelele se pot asocia logic după un anumit tip de valoare comună, apoi să creați o interogare numită sau o interogare încorporată de utilizat ca sursă de înregistrări.
Interogarea numită
O interogare numită - denumită de obicei doar „interogare” - este o interogare care a fost salvată ca obiect al bazei de date. Puteți să utilizați o interogare numită ca sursă de înregistrări pentru mai multe formulare sau rapoarte. Totuși, modificările efectuate la proiectul interogării vor afecta toate formularele și rapoartele care îl utilizează ca sursă de înregistrări. În plus, o interogare numită este relativ simplu de șters, iar acest lucru întrerupe orice formulare sau rapoarte care o utilizează.
Interogarea încorporată
O interogare încorporată este o interogare stocată în proprietatea Sursă înregistrări a altui obiect. Pentru că o interogare încorporată nu este un obiect separat, este mai puțin probabil să întrerupeți raportul ștergând sau modificând din greșeală interogarea sa. Crearea unei interogări încorporate este recomandată dacă doriți ca interogarea să fie dedicată doar raportului (cu alte cuvinte, nu veți dori să partajați interogarea cu orice alte obiecte).
Interogările încorporate sunt create implicit atunci când utilizați instrumentele Proiectare raport, Raport necompletat sau Etichete, descrise în secțiunea următoare. De asemenea, interogările încorporate mai sunt create de Expertul raport, dacă selectați date din mai multe tabele pentru raportul dvs. Dacă selectați date dintr-un singur tabel, Expertul raport leagă raportul direct la acel tabel.
De asemenea, puteți să creați o interogare încorporată copiind declarația SQL dintr-o interogare numită care este deschisă în Vizualizarea SQL, apoi lipind declarația SQL în proprietatea Sursă înregistrări a unui raport. Pentru a deschide o interogare numită în Vizualizarea SQL:
-
În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe interogare, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect.
-
Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Vizualizare, apoi faceți clic pe SQL.
Cum creează instrumentele din raport surse de înregistrări
Pentru a crea un raport în Access, faceți clic pe unul dintre instrumentele din grupul Rapoarte de pe fila Creare. În funcție de modul în care utilizați instrumente, fiecare creează unul dintre cele trei tipuri de surse de înregistrări descrise în secțiunea anterioară.
Următorul tabel descrie acțiunile efectuate de fiecare instrument de raport și tipurile de surse de înregistrări create implicit.
|
Instrument |
Descriere |
Tipul implicit de sursă de înregistrări |
|
Raport |
Creează un raport simplu, tabelar, care conține toate câmpurile din sursa de date. |
Tabelul sau interogarea numită, pe care trebuie să îl/o selectați în Panoul de navigare înainte să faceți clic pe instrument. |
|
Proiectare raport |
Deschide un raport necompletat în Vizualizare proiect, căruia aveți posibilitatea să îi adăugați câmpurile și controalele dorite. |
Interogare încorporată, dacă glisați câmpurile din panoul de activități Listă de câmpuri în raport. De asemenea, puteți să selectați un tabel sau o interogare numită din lista verticală Sursă înregistrări din Foaia de proprietăți. |
|
Raport necompletat |
Deschide un raport necompletat în Vizualizarea aspect și afișează panoul de activități Listă de câmpuri. Când glisați câmpuri din Listă de câmpuri în raport, Access creează o interogare încorporată și o stochează în proprietatea Sursă înregistrări a raportului. |
Interogare încorporată, dacă glisați câmpurile din panoul de activități Listă de câmpuri în raport. De asemenea, puteți să selectați un tabel sau o interogare numită din lista verticală Sursă înregistrări din Foaia de proprietăți. |
|
Expert raport |
Afișează un expert în mai mulți pași care vă permite să specificați câmpuri, niveluri de grupare/sortare și opțiuni de aspect. Expertul creează un raport pe baza selecțiilor făcute. |
Interogare încorporată, dacă selectați câmpuri din mai multe tabele. Dacă selectați câmpuri dintr-un singur tabel, Access utilizează acel tabel ca sursă de înregistrări. |
|
Etichete |
Afișează un expert care vă permite să selectați dimensiuni standard sau particularizate de etichete, precum și câmpuri care doriți să se afișeze și modalitatea de a le sorta. Expertul creează un raport cu etichete pe baza selecțiilor făcute. |
Tabelul sau interogarea numită, pe care trebuie să îl/o selectați înainte să faceți clic pe instrument. |
Notă: Instrumentele Proiectare raport, Expert raport și Etichete creează rapoarte „Client”, care nu sunt compatibile cu bazele de date web. Pentru mai multe informații despre bazele de date web, consultați articolul Editarea sau publicarea un site al bazei de date web în SharePoint.
Lucrul cu sursele de înregistrări
Conversia unei surse de înregistrări în interogare încorporată
Orice raport legat la un tabel sau la o interogare numită poate fi modificat astfel încât să fie legat la o interogare încorporată. După cum am menționat anterior, acest lucru poate face o bază de date mai ușor de întreținut, făcând rapoartele mai independente și mai puțin dependente de alte obiecte. În funcție de tipul sursei de înregistrări curente, utilizați una dintre metodele următoare pentru a efectua conversia la o interogare încorporată:
Metoda 1: faceți clic pe butonul Generare
Dacă proprietatea Sursă înregistrări este un nume de tabel, puteți să creați rapid o interogare încorporată, făcând clic pe butonul Generare din caseta proprietății Sursă înregistrări.
-
În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.
-
Faceți clic cu butonul din dreapta oriunde în raport, apoi faceți clic pe Proprietăți raport.
-
Pe fila Toate, faceți clic pe caseta proprietății Sursă înregistrări, apoi faceți clic pe butonul Generare
-
Access vă întreabă dacă doriți să creați o interogare bazată pe tabel. Faceți clic pe Da pentru a continua.
Access deschide Constructorul de interogări și adaugă tabelul situat inițial în proprietatea Sursă control. -
Adăugați câmpuri în grila de interogare, făcând dublu clic pe fiecare nume de câmp pe care îl doriți în raport. Acest lucru trebuie făcut pentru toate câmpurile care doriți să se afișeze în raport.
-
Pentru a adăuga câmpuri din tabele sau interogări asociate:
-
Pe fila Proiectare , în grupul Inițializare interogare , faceți clic pe Adăugare tabele (Afișare tabel în Access 2013 ).
-
Selectați tabelul sau interogarea pe care doriți să o adăugați.
-
Asigurați-vă că tabelele și interogările pe care le adăugați sunt asociate într-un mod logic. De exemplu, câmpul ID din tabelul Clienți poate avea o linie de asociere care să îl conecteze la câmpul IDClient din tabelul Comenzi. Puteți să creați linii de asociere glisând un nume de câmp dintr-un tabel sau dintr-o interogare într-un nume de câmp din alt tabel sau din altă interogare.
Pentru mai multe informații despre crearea interogărilor, consultați articolul Introducere în interogări. -
Adăugați câmpuri în grila de interogare, făcând dublu clic pe fiecare nume de câmp pe care îl doriți în raport. Acest lucru trebuie făcut pentru toate câmpurile care doriți să se afișeze în raport.
-
-
Pentru a testa interogarea:
-
Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Vizualizare, apoi faceți clic pe Vizualizare foaie de date.
-
Pentru a reveni la Vizualizarea Proiect, pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Vizualizare, apoi faceți clic pe Vizualizarea Proiect.
-
-
Când sunteți mulțumit că datele returnate de interogare sunt datele pe care le doriți în raport, pe fila Proiectare, în grupul Închidere, faceți clic pe Închidere.
-
Faceți clic pe Da pentru a salva modificările efectuate la declarația SQL și a actualiza proprietatea.
Notă: Dacă noua interogare nu conține toate câmpurile care s-au utilizat în raport, Access vă va solicita o valoare de parametru pentru fiecare câmp lipsă. Puteți fie să ștergeți referința la câmpul din raport, fie să utilizați procedura de sub Editarea unei interogări încorporate, pentru a adăuga câmpurile lipsă în interogare.
Metoda 2: adăugați un câmp dintr-un tabel asociat utilizând lista de câmpuri
-
În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.
-
Dacă panoul de activități Listă de câmpuri nu este deja afișat, în fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Adăugare câmpuri existente.
-
Dacă se afișează Afișați toate tabelele în partea de sus a listei de câmpuri, faceți clic pe aceasta pentru a afișa câmpurile din tabelele asociate și din alte tabele.
-
Sub Câmpuri disponibile în tabelele corelate, extindeți un tabel și glisați unul dintre câmpurile sale în raport.
Access schimbă sursa de înregistrări într-o interogare încorporată care conține câmpul pe care l-ați adăugat. Puteți continua să adăugați câmpuri în acest mod sau să editați interogarea încorporată utilizând procedura din Editarea unei interogări încorporate.
Metoda 3: copiați și lipiți SQL dintr-o interogare numită
-
În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe interogarea care conține declarația SQL pe care doriți să o copiați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect.
-
Pe fila Pornire, în grupul Vizualizări, faceți clic pe Vizualizare, apoi faceți clic pe Vizualizare SQL.
-
Copiați textul în panoul SQL, apoi închideți interogarea fără a o salva.
-
În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul în care doriți să adăugați interogarea încorporată, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.
-
Dacă foaia de proprietăți nu este afișată deja, apăsați pe F4 pentru a o afișa.
-
Pe fila Toate, selectați textul din proprietatea Sursă înregistrări, apoi apăsați CTRL+P pentru a lipi SQL în caseta proprietății.
Notă: Dacă noua interogare nu conține toate câmpurile care s-au utilizat în raport, Access vă va solicita o valoare de parametru pentru fiecare câmp lipsă. Puteți fie să ștergeți referința la câmpul din raport, fie să utilizați procedura de sub Editarea unei interogări încorporate, pentru a adăuga câmpurile lipsă în interogare.
Metoda 4: copiați și lipiți SQL din alt formular sau raport
Puteți să copiați o interogare încorporată direct din proprietatea Sursă înregistrări a unui obiect într-altul. Astfel, dacă alt formular sau alt raport conține o interogare încorporată care returnează datele pe care le doriți, aceasta este simplu de reutilizat pentru raportul la care lucrați.
-
În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe formularul sau raportul care conține declarația SQL încorporată pe care doriți să o copiați, apoi faceți clic pe Vizualizarea aspect.
-
Faceți clic cu butonul din dreapta oriunde în formular sau raport, apoi faceți clic pe Proprietăți formular sau pe Proprietăți raport.
-
Pe fila Toate, selectați întregul text al declarației SQL în caseta proprietății Sursă înregistrări, apoi apăsați CTRL+C pentru a-l copia.
-
Închideți formularul sau raportul fără a-l salva.
-
În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul în care doriți să adăugați interogarea încorporată, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.
-
Faceți clic cu butonul din dreapta oriunde în raport, apoi faceți clic pe Proprietăți raport.
-
Pe fila Toate, selectați textul din proprietatea Sursă înregistrări, apoi apăsați CTRL+P pentru a lipi SQL în proprietate.
Notă: Dacă noua interogare nu conține toate câmpurile care s-au utilizat în raport, Access vă va solicita o valoare de parametru pentru fiecare câmp lipsă. Puteți fie să ștergeți referința la câmpul din raport, fie să utilizați procedura următoare (Editarea unei interogări încorporate) pentru a adăuga câmpurile lipsă în interogare.
Editarea unei interogări încorporate
Pe măsură ce baza de date se dezvoltă, poate fi necesar să modificați sursa de înregistrări a unui raport, de exemplu, pentru a adăuga mai multe câmpuri la un raport. Utilizați această procedură pentru a deschide sursa de înregistrări în Generatorul de interogări:
-
În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul care conține interogarea încorporată pe care doriți să o editați, apoi faceți clic pe Vizualizarea aspect.
-
Faceți clic cu butonul din dreapta oriunde în raport, apoi faceți clic pe Proprietăți raport.
-
Pe fila Toate, faceți clic pe caseta proprietății Sursă înregistrări, apoi faceți clic pe butonul Generare
Access deschide interogarea în Constructorul de interogări. -
Editați interogarea după cum este necesar, apoi, pe fila Proiectare, în grupul Închidere, faceți clic pe Închidere.
-
Faceți clic pe Da pentru a salva modificările și a actualiza proprietatea.
Access închide Constructorul de interogări. Orice modificări pe care le efectuați în Constructorul de interogări se vor reflecta în declarația SQL din proprietatea Sursă înregistrări.
Pentru mai multe informații despre crearea interogărilor, consultați articolul Introducere în interogări.
Salvarea unui interogări încorporate ca interogare numită
Este posibil să decideți că interogarea încorporată care servește drept sursă de înregistrări pentru un raport poate avea și alte utilități. În acest caz, o puteți salva ca interogare numită, care va fi disponibilă apoi pentru a fi utilizată de alte obiecte.
-
În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul care conține interogarea încorporată, apoi faceți clic pe Vizualizarea aspect.
-
Faceți clic cu butonul din dreapta oriunde în raport, apoi faceți clic pe Proprietăți raport.
-
Pe fila Toate, faceți clic pe caseta proprietății Sursă înregistrări, apoi faceți clic pe butonul Generare
Access deschide interogarea în Constructorul de interogări. -
În fila Proiect, în grupul Închidere, faceți clic pe Salvare ca.
-
În caseta de dialog Salvare ca, tastați un nume de interogare în caseta de sus, apoi faceți clic pe OK.
Access salvează interogarea ca interogare numită în Panoul de navigare.
-
Pe fila Proiectare, în grupul Închidere, faceți clic pe Închidere.
Access vă întreabă dacă doriți să salvați modificările efectuate la interogarea încorporată, chiar dacă nu ați efectuat nicio modificare. În majoritatea cazurilor, trebuie să faceți clic pe Nu pentru a închide Constructorul de interogări. Totuși, dacă ați efectuat modificări care doriți să se reflecte în interogarea încorporată a raportului, faceți clic pe Da.
