Сводка: Узнайте об элементах решения для управления документами и процессе планирования управления документами в SharePoint 2013.
Эта статья содержит общее описание различных элементов решения для управления документами, основанного на SharePoint Server 2016.
Управление документами управляет жизненным циклом документов в организации— как они создаются, проверяются и публикуются, а также как они в конечном итоге удаляются или хранятся. Хотя термин "управление" подразумевает, что информация контролируется сверху организации, эффективная система управления документами должна отражать культуру организации, которая ее использует. Инструменты, используемые для управления документами, должны быть достаточно гибкими, чтобы позволить вам жестко контролировать жизненный цикл документа, если это соответствует культуре и целям вашего предприятия, а также позволить реализовать более свободную структурированную систему, если это лучше подходит для вашего предприятия.
Элементы системы управления документами
Эффективное решение для управления документами определяет следующее:
- Какие типы документов и другого содержимого можно создавать в организации.
- Какой шаблон следует использовать для каждого типа документа.
- Какие метаданные следует предоставить для каждого типа документа.
- Где хранить документ на каждом этапе его жизненного цикла.
- Управление доступом к документу на каждом этапе его жизненного цикла.
- Перемещение документов в организации по мере того, как члены команды участвуют в создании, проверке, утверждении, публикации и ликвидации документов.
SharePoint Foundation 2013 включает функции, реализующие все эти аспекты управления документами. SharePoint Server 2016 включает те же функции, а также добавляет следующие компоненты:
- Какие политики следует применять к документам, чтобы выполнять аудит действий, связанных с документами, правильно хранить или удалять документы, а также защищать важное для организации содержимое.
- Обработка документов в виде корпоративных записей, которые должны храниться в соответствии с юридическими требованиями и корпоративными рекомендациями.
Чтобы информационные работники могли легко воспользоваться этими возможностями без необходимости отходить от повседневных операций и знакомых средств, приложения в системе Microsoft Office, такие как Microsoft Outlook и Word, также включают функции, поддерживающие каждый этап жизненного цикла документа.
Процесс планирования
Процесс планирования управления документами состоит из следующих основных этапов:
Определение ролей управления документами Убедитесь, что в ваши планы включены отзывы ключевых заинтересованных лиц вашей организации, у вас есть лучшая команда для реализации решения и вы знаете, кто будет участвовать в процессах управления документами.
Анализ использования документов Определив, кто работает с документами, определите типы документов, с которыми они работают, и как они их используют. Дополнительные сведения см. в статье Определение пользователей и анализ использования документов (SharePoint Server 2010).
Планирование организации документов Документы можно упорядочивать в семействах веб-сайтов, на сайтах и в библиотеках. SharePoint Server 2016 предлагает ряд функций для организации и хранения документов, от специализированных сайтов до слабо структурированных библиотек документов для быстрого создания документов и совместной работы. В библиотеке можно дополнительно упорядочить содержимое по папкам и вложенным папкам. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование библиотеки документов (SharePoint Server 2010).
Планирование перемещения содержимого между расположениями Может потребоваться переместить или скопировать документ с одного сайта или библиотеки на другой на разных этапах его жизненного цикла. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование потока содержимого статьиПланирование библиотеки документов (SharePoint Server 2010).
Планирование типов контента Используйте типы контента для упорядочения сведений о документах, таких как метаданные, шаблоны документов и рабочие процессы. Это важный шаг для организации документов и обеспечения согласованности в организации. Дополнительные сведения см. в разделе Тип контента и планирование рабочих процессов (SharePoint Server 2010).
Планирование рабочих процессов При планировании рабочих процессов для организации можно контролировать и отслеживать, как документы перемещаются от одного участника команды к другому по мере совместной работы каждого участника в жизненном цикле документа. SharePoint Server 2016 включает рабочие процессы для общих задач группы, таких как проверка и утверждение документов. SharePoint Server 2016 также поддерживает создание и установку пользовательских рабочих процессов. Дополнительные сведения см. в разделе Тип контента и планирование рабочих процессов (SharePoint Server 2010).
Планирование управления содержимым Можно спланировать соответствующую степень управления, основанную на типе контента или расположении хранилища. Например, вы можете потребовать, чтобы документы в определенной библиотеке были извлечены перед их редактированием. Дополнительные сведения см. в разделе Управление версиями, утверждение содержимого и планирование проверка (SharePoint Server 2010).
Политики планирования Для каждого типа контента спланируйте политики управления информацией, чтобы убедиться, что документы проверяются, хранятся и обрабатываются иным образом в соответствии с институциональными и юридическими требованиями вашей организации. SharePoint Server 2016 включает политики, реализующие аудит, хранение документов и штрихкоды (чтобы убедиться, что печатное содержимое можно сопоставить с соответствующими электронными версиями). Дополнительные сведения см. в статье Планирование политики управления сведениями (SharePoint Server 2010).
Примечание
Политики недоступны в SharePoint Foundation 2013.
Определение пользователей и анализ использования документов (SharePoint Server 2010)
Планирование библиотеки документов (SharePoint Server 2010)
Планирование типов контента и рабочих процессов (SharePoint Server 2010)
Управление версиями, утверждение содержимого и планирование проверка (SharePoint Server 2010)
Планирование политики управления сведениями (SharePoint Server 2010)