Создание формы, реагирующей на состояние рабочего процесса

Формы Microsoft Office InfoPath можно спроектировать для отображения определенных данных, которые соответствуют текущему состоянию рабочего процесса. Это можно сделать путем разработки шаблона формы для использования правил, которые инициируют действие в его формах на основе состояния рабочего процесса. Это позволяет упростить процессы, которые люди используют для заполнения форм.

В этой статье описывается, как создать шаблон формы отчета о расходах для автоматического отображения различных представлений шаблона формы в зависимости от состояния связанного рабочего процесса утверждения. Например, перед запуском рабочего процесса форма отобразит представление "Расходы", содержащее повторяющуюся таблицу, в которой пользователи могут вводить расходы. Если рабочий процесс находится в состоянии Выполняется, в форме отображается представление Сводка по расходам, в котором отображаются общие расходы в каждой категории. Когда рабочий процесс находится в состоянии Завершено, в форме будет отображаться представление Завершено, в котором содержатся сведения о предполагаемом времени возмещения.

Чтобы включить формы для реагирования на состояния рабочих процессов, необходимо выполнять задачи на сайте Microsoft Office SharePoint Server 2007 или Windows SharePoint Services 3.0, где находятся формы, и задачи в InfoPath. На сайте SharePoint необходимо создать рабочий процесс и тип контента сайта, а в InfoPath — добавить подключение к данным к шаблону формы, создать правило и опубликовать шаблон формы.

В этой статье

• Начальные сведения об использовании рабочих процессов с формами InfoPath
• Совместимость
• Подготовка
• Шаг 1. Добавление рабочего процесса утверждения в библиотеку
• Шаг 2. Добавление подключения к данным к шаблону формы
• Шаг 3. Добавление правила в шаблон формы для отображения определенного представления
• Шаг 4. Публикация шаблона формы в качестве типа контента сайта
• Шаг 5. Добавление типа контента в библиотеку документов

Начальные сведения об использовании рабочих процессов с формами InfoPath

Рабочие процессы помогают пользователям работать над документами и управлять задачами проекта, реализуя определенные бизнес-процессы для документов и элементов на сайте Microsoft Office SharePoint Server 2007 или Windows SharePoint Services 3.0. Рабочие процессы помогают организациям придерживаться согласованных бизнес-процессов, а также повышают эффективность и производительность организации, управляя задачами и шагами, связанными с конкретными бизнес-процессами. Это позволяет людям, выполняющим эти задачи, сосредоточиться на выполнении работы, а не на управлении рабочим процессом.

Вы можете включить форму InfoPath для отображения определенных данных, которые соответствуют текущему состоянию рабочего процесса. Для этого создайте шаблон формы для использования правил, которые инициируют действие в форме на основе состояния рабочего процесса. Это позволяет упростить процессы, которые люди используют для заполнения форм. Например, можно включить в форме отображение представления только для чтения, если состояние рабочего процесса — Завершено , и поэтому данные в форме не должны изменяться.

Рабочие процессы должны быть добавлены в список, библиотеку или тип контента SharePoint, чтобы сделать их доступными для использования в шаблонах форм InfoPath. Доступные рабочие процессы для сайта также зависят от типа сайта и того, были ли созданы пользовательские рабочие процессы с помощью Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

В этой статье используется рабочий процесс утверждения, чтобы проиллюстрировать использование рабочих процессов с шаблонами форм InfoPath. Рабочий процесс утверждения направляет форму InfoPath, сохраненную в библиотеку, группе людей для утверждения. По умолчанию рабочий процесс утверждения связан с типом контента Document и автоматически доступен в библиотеках документов или форм.

Каждый рабочий процесс определяется отдельными состояниями с описательными именами, такими как Выполняется. Имена состояний зависят от типа рабочего процесса. Например, рабочий процесс утверждения, доступный на серверах с Microsoft Office SharePoint Server 2007, содержит состояние Выполняется, Отменено и Завершено. Состояние рабочего процесса с тремя состояниями, доступного в Windows SharePoint Services 3.0, может определять пользователь, который добавляет рабочий процесс в библиотеку или список, в то время как другие рабочие процессы используют стандартные состояния, например состояние Выполняется, отмеченное ранее. Хотя описательное имя видно пользователю, состояния рабочих процессов представляются программным образом числовыми значениями. Чтобы создать шаблон формы для реагирования на определенное состояние рабочего процесса, необходимо знать числовое значение для состояния рабочего процесса, которое вы хотите использовать. Это связано с тем, что InfoPath использует числовое значение рабочего процесса для запуска действия, например переключения представлений.

Как отмечалось ранее, вы можете включить шаблон формы InfoPath для отображения определенных данных, которые соответствуют текущему состоянию рабочего процесса. Хотя в этой статье описывается, как включить автоматическое отображение определенного представления в шаблоне формы отчета о расходах в зависимости от его состояния в рабочем процессе, можно также настроить рабочий процесс, добавив дополнительные действия. Например, вместо включения форм для отображения определенного представления можно включить отображение сообщения диалогового окна с инструкциями. Вместо рабочего процесса утверждения можно использовать рабочий процесс с тремя состояниями.

К началу страницы

Совместимость

Если вы планируете создать совместимый с браузером шаблон формы, помните, что панель действий документа, которая отображается при заполнении форм в документах Microsoft Office, включая формы InfoPath, не отображается в шаблонах форм, совместимых с браузером, которые пользователи заполняют в веб-браузере. Однако вы по-прежнему можете использовать браузерные формы с рабочими процессами. Чтобы изменить состояние рабочего процесса для таких форм, участники рабочего процесса могут использовать параметры библиотеки документов. Дополнительные сведения об изменении параметров рабочего процесса с помощью сайтов SharePoint см. в разделе См. также .

К началу страницы

Подготовка

Перед выполнением задач, описанных в этой статье, убедитесь в следующем:

• Обратитесь к администратору фермы, чтобы убедиться, что рабочие процессы утверждения установлены и включены для сайта SharePoint, который вы хотите использовать.
• Убедитесь, что у вас есть хотя бы уровень разрешений конструктора для сайта SharePoint. Этот уровень разрешений необходим для публикации шаблона формы и создания рабочего процесса.
• Создайте шаблон формы с двумя или более представлениями и настройте каждое представление для отображения типа данных, соответствующего состоянию каждого рабочего процесса. Например, для представления, которое будет отображаться по завершении рабочего процесса, можно задать для элементов управления в этом представлении только для чтения.
• Создайте библиотеку документов или форм и убедитесь, что библиотека настроена на разрешение нескольких типов контента.

К началу страницы

Шаг 1. Добавление рабочего процесса утверждения в библиотеку

В этом сценарии основное внимание уделяется рабочему процессу утверждения, но при необходимости можно использовать другой тип рабочего процесса. Если вы используете другой тип рабочего процесса, параметры для этого рабочего процесса могут отличаться от описанных в этой статье.

1. Откройте библиотеку, в которую вы хотите добавить рабочий процесс.

2. В меню Параметры выберите параметры для типа открываемой библиотеки.
   Например, если вы работаете с библиотекой документов, выберите Параметры библиотеки документов.

3. В разделе Разрешения и управление щелкните Параметры рабочего процесса.

4. Щелкните Добавить рабочий процесс.

5. На странице Добавление рабочего процесса в разделе Рабочий процесс щелкните Утверждение.

6. В разделе Имя введите уникальное имя рабочего процесса.

   1. В разделе Список задач укажите список задач для использования с этим рабочим процессом.

      Примечание

      • Можно использовать список задач по умолчанию или создать новый. Если вы используете список задач по умолчанию, участники рабочего процесса смогут легко находить и просматривать свои задачи рабочего процесса с помощью представления "Мои задачи" в списке "Задачи ".
      • Если в задачах этого рабочего процесса будут отображаться конфиденциальные или конфиденциальные данные, которые вы хотите сохранить отдельно от общего списка задач , следует создать новый список задач.
      • Если в вашей организации будет много рабочих процессов или рабочие процессы будут включать в себя множество задач, следует создать новый список задач. В этом случае может потребоваться создать списки задач для каждого рабочего процесса.

7. В разделе Список журналов выберите список журналов для использования с этим рабочим процессом. В списке журнала отображаются все события, происходящие во время каждого экземпляра рабочего процесса.
   Можно использовать список журналов по умолчанию или создать новый. Если в вашей организации будет много рабочих процессов, можно создать отдельный список журналов для каждого рабочего процесса.

8. Чтобы разрешить запуск рабочего процесса вручную, установите флажок Разрешить запуск этого рабочего процесса вручную пользователем, прошедшим проверку подлинности, с разрешениями на изменение элементов проверка в разделе Параметры запуска.

9. Чтобы требовать дополнительные разрешения для запуска рабочего процесса, установите флажок Требовать разрешения на управление списками для запуска рабочего процесса проверка.

10. Укажите другие параметры, в том числе при запуске рабочего процесса, а затем нажмите кнопку Далее.

11. На странице Настройка рабочего процесса укажите нужные параметры, в том числе способ маршрутизации задач, значения запуска рабочего процесса по умолчанию и способ его завершения, а затем нажмите кнопку ОК.
    Выберите параметры в любом из следующих разделов. Не требуется указывать параметры в каждом разделе:
    Задачи рабочего процесса

    Действие	Действия
    Назначение задач всем участникам одновременно (параллельный рабочий процесс)	Выберите Все участники одновременно (параллельные).
    Назначение задач одному участнику за раз, требуя, чтобы один участник выполнил задачу до того, как следующий участник получит задачу (последовательный рабочий процесс)	Выберите Один участник за раз (последовательный).
    Разрешить участникам рабочего процесса переназначать свои задачи другим пользователям	Установите флажок Переназначить задачу другому пользователю проверка.
    Разрешить участникам рабочего процесса запрашивать изменение документа или элемента. Изменение должно быть утверждено до завершения задачи.	Установите флажок Запросить изменение перед выполнением задачи проверка.

    Значения запуска рабочего процесса по умолчанию

    Действие	Действия
    Указание списка участников по умолчанию для всех экземпляров этого рабочего процесса	Введите имена участников, которых вы хотите включить при запуске рабочего процесса, или нажмите кнопку Утверждающие , а затем выберите людей и группы из службы каталогов. Примечание: Разделяйте имена точкой с запятой. Если вы настроили этот рабочий процесс как последовательный рабочий процесс, добавьте имена участников рабочего процесса в том порядке, в котором необходимо назначить задачи.
    Назначение одной задачи группам вместо назначения отдельных задач каждому участнику группы	Установите флажок Назначить одну задачу каждой введенной группе (Не разворачивать группы) проверка.
    Разрешить пользователям, которые запускают рабочий процесс, изменять или добавлять участников	Установите флажок Разрешить изменения в списке участников при запуске этого рабочего процесса проверка.
    Укажите сообщение по умолчанию, которое отображается с каждой задачей	Введите сообщение или инструкции в текстовое поле.
    Указание даты выполнения для параллельных рабочих процессов	Введите дату в разделе Задачи должны выполняться по (параллельно).
    Укажите, сколько времени у участников последовательного рабочего процесса для выполнения задач рабочего процесса	В разделе Укажите каждому пользователю следующее время для завершения задачи (последовательно) введите число, а затем выберите День(ы) или Недели в качестве приращения времени.
    Укажите список пользователей, которые должны получать оповещения (не назначения задач) при запуске рабочего процесса	В разделе Уведомить других введите имена пользователей, которые вы хотите получать уведомления, или нажмите кнопку Копия и выберите людей и группы из службы каталогов. Примечание: Разделяйте имена точкой с запятой.

    Завершение рабочего процесса

    Действие	Действия
    Укажите, что параллельный рабочий процесс завершается, когда определенное число участников завершает свои задачи	Установите флажок Следующее число задач завершено проверка, а затем введите число.
    Указание завершения рабочего процесса при отклонении документа или элемента	Установите флажок Документ отклонен проверка.
    Укажите, что рабочий процесс завершен при изменении документа или элемента	Установите флажок Документ изменен проверка.

    Действия рабочих процессов после завершения

    Действие

    Действия

    Обновление состояния утверждения документа или элемента после завершения рабочего процесса

    Установите флажок Обновить состояние утверждения (используйте этот рабочий процесс для управления утверждением содержимого) проверка. Примечание: Если вы используете рабочий процесс утверждения для управления утверждением содержимого для библиотеки и выбрали поле Запустить этот рабочий процесс для утверждения публикации основной версии элемента проверка на странице Добавление рабочего процесса, это поле проверка выбрано по умолчанию. Если вы не выбрали поле Запуск этого рабочего процесса для утверждения публикации основной версии элемента проверка на странице Добавление рабочего процесса, так как вы не хотите, чтобы этот рабочий процесс был рабочим процессом утверждения содержимого по умолчанию для библиотеки, можно выбрать это поле проверка, чтобы сделать этот рабочий процесс дополнительным рабочим процессом утверждения контента, который конкретные пользователи могут запустить вручную.

К началу страницы

Шаг 2. Добавление подключения к данным к шаблону формы

В следующей процедуре объясняется, как добавить дополнительное подключение к данным, которое запрашивает состояние рабочего процесса, добавленного на шаге 1. Это дополнительное подключение к данным предоставляет данные, позволяющие правилам в форме переключать представления в соответствии с состоянием рабочего процесса.

1. В InfoPath в меню Сервис выберите подключения к данным.
2. В диалоговом окне Подключения к данным нажмите кнопку Добавить.
3. В мастере подключения к данным щелкните Создать новое подключение к, щелкните Получить данные, а затем нажмите кнопку Далее.
4. На следующей странице мастера щелкните Библиотека или список SharePoint, а затем нажмите кнопку Далее.
5. На следующей странице мастера введите URL-адрес сайта SharePoint.
6. В списке Выберите список или библиотеку щелкните имя библиотеки документов, в которой вы добавили рабочий процесс утверждения на шаге 1, и нажмите кнопку Далее.
7. На следующей странице мастера в списке Выбор полей выберите поле проверка рядом с именем поля, соответствующего имени рабочего процесса.
   Имя поля может не совпадать с именем рабочего процесса. Если имя поля начинается с специального символа, отличного от символа подчеркивания или буквы, имя рабочего процесса будет настроено в списке.
8. Установите флажок Включить данные для активной формы только проверка и нажмите кнопку Далее.
9. Снимите флажок Сохранить копию данных в шаблоне формы проверка и нажмите кнопку Далее.
10. На следующей странице мастера в поле Введите имя для этого подключения к данным введите описательное имя для этого дополнительного подключения к данным. Это имя отображается в списке Источник данных в области задач Источник данных .
11. Чтобы выполнить запрос автоматически, при открытии формы пользователем установите флажок Автоматически получать данные при открытии формы проверка.
12. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.
13. В диалоговом окне Подключения к данным нажмите кнопку Закрыть.

К началу страницы

Шаг 3. Добавление правила в шаблон формы для отображения определенного представления

При разработке шаблона формы можно использовать правила для автоматического отображения диалогового окна, задания значения поля, запроса или отправки данных формы в подключение к данным, переключения представлений, открытия или закрытия формы в ответ на определенные события и условия. События могут включать изменение определенного поля или группы в источнике данных, нажатие кнопки, вставку повторяющегося раздела или строки в повторяющуюся таблицу, открытие или отправку формы. Условия могут включать вычисления, выражения XPath и роли пользователей. Условия также могут включать, является ли значение поля пустым, находится в указанном диапазоне, равно ли значению другого поля или начинается с или содержит определенные символы.

В этом случае вы создадите правило для переключения представлений на основе состояния рабочего процесса.

1. В меню Сервис выберите пункт Параметры формы.

2. В списке Категория нажмите кнопку Открыть и сохранить.

3. В разделе Открыть поведение щелкните Правила.

4. В диалоговом окне Правила для открытия форм нажмите кнопку Добавить.

5. В поле Имя введите имя правила.
   Например, введите Переключение представлений.

6. Чтобы указать условие при выполнении правила, нажмите кнопку Задать условие.

7. В разделе Применить правило, если это условие выполняется, в первом поле щелкните Выбрать поле или группу.

8. В списке Источник данных щелкните имя дополнительного источника данных, добавленного на шаге 2, и нажмите кнопку ОК.

9. Щелкните имя поля, соответствующего состоянию рабочего процесса.
   Возможно, вам потребуется развернуть папки в окне, пока не появится нужное поле.

10. Во втором списке диалогового окна Условие щелкните равно.

11. В третьем списке щелкните Введите число, а затем введите значение, соответствующее состоянию рабочего процесса.
    Например, для представления, которое отображается по завершении рабочего процесса, введите 5.
    Числовые значения для состояний рабочих процессов в рабочем процессе утверждения

    Состояние	Числовое значение
    Выполняется	2
    Завершено	5
    Отменено	15
    Утверждена	16
    Отклонено	17

    Примечание

    • Числовые значения состояний в других рабочих процессах могут отличаться.
    • Значение состояния рабочего процесса в InfoPath доступно только для чтения. Это означает, что шаблон формы невозможно спроектировать, чтобы пользователь вручную изменил состояние рабочего процесса, введя значение в элемент управления в самой форме.

12. Нажмите кнопку ОК.

13. В диалоговом окне Правило щелкните Добавить действие.

14. В разделе Действие щелкните Переключить представления.

15. В разделе Вид щелкните имя представления, которое нужно отобразить, когда состояние рабочего процесса соответствует состоянию этого условия, и нажмите кнопку ОК.
    Например, если вы ввели 2 на шаге 11, щелкните имя представления, которое нужно отобразить, если состояние рабочего процесса равно in Progress (Выполняется).

16. В диалоговом окне Правило нажмите кнопку ОК.

17. Повторите шаги 4–16, чтобы создать дополнительные правила для переключения соответствующих представлений на каждом этапе рабочего процесса.

К началу страницы

Шаг 4. Публикация шаблона формы в качестве типа контента сайта

При публикации шаблона формы его можно опубликовать в библиотеке документов или как тип контента сайта, который можно использовать в нескольких библиотеках документов в семействе веб-сайтов. Так как вы уже создали библиотеку документов и назначили ей рабочий процесс, шаблон формы необходимо опубликовать как тип контента. Позже можно связать тип контента сайта шаблона формы с созданной библиотекой.

Помимо публикации шаблона формы в качестве типа контента сайта, вы также можете опубликовать шаблон формы в общем сетевом расположении или создать новую библиотеку документов при публикации шаблона формы на сайте SharePoint. Дополнительные сведения о публикации шаблонов форм см. в разделе См. также .

1. В меню Файл выберите пункт Сохранить.

2. В диалоговом окне Сохранить как перейдите в расположение, в котором нужно сохранить шаблон формы, и нажмите кнопку Сохранить.

3. Чтобы открыть область задач "Проверка макета", в меню Сервис выберите пункт Проверка конструктора.

4. Если в области задач Средства проверки макета перечислены ошибки, исправьте эти ошибки, а затем нажмите кнопку Обновить , чтобы определить, существуют ли ошибки.

5. В меню Файл выберите команду Опубликовать.

6. В мастере публикации щелкните На сервер SharePoint с InfoPath Forms Services или без нее, а затем нажмите кнопку Далее.

7. На следующей странице мастера в поле Введите расположение сайта SharePoint или InfoPath Forms Services введите расположение сайта SharePoint, на котором вы хотите опубликовать шаблон формы, и нажмите кнопку Далее.

8. Чтобы разрешить пользователям заполнять эту форму с помощью веб-браузера, на следующей странице мастера установите флажок Включить заполнение этой формы с помощью браузера проверка.

9. Щелкните Тип контента сайта (дополнительно) и нажмите кнопку Далее.

10. На следующей странице мастера щелкните Создать новый тип контента.

11. В списке Базовый тип контента щелкните Форма, а затем нажмите кнопку Далее.

12. На следующей странице мастера введите имя и описание нового типа контента, а затем нажмите кнопку Далее.

13. На следующей странице мастера в поле Укажите расположение и имя файла для шаблона формы введите расположение сайта SharePoint и нажмите кнопку Обзор.

14. В диалоговом окне Обзор перейдите к расположению на сервере, где вы хотите опубликовать шаблон формы в качестве типа контента сайта, а затем в поле Имя файла введите имя шаблона формы и нажмите кнопку Сохранить.

15. Нажмите кнопку Далее.

16. Выберите поля в шаблоне формы, которые должны отображаться в виде столбцов в представлении библиотеки документов по умолчанию.
    Как?

    1. Нажмите кнопку Добавить.

    2. Выберите поле, которое нужно добавить в качестве столбца в библиотеке документов, а затем выполните одно из следующих действий:

       • Введите имя столбца в поле Имя столбца .
       • Выберите столбец сайта в списке Группа столбцов сайта , выберите имя в списке Имя столбца и нажмите кнопку ОК.
         Если вы выбрали повторяющееся поле для отображения данных в библиотеке документов, можно определить способ отображения поля в библиотеке документов, щелкнув значение в списке Функция . Вы можете выбрать, будет ли отображаться первое значение в поле, последнее значение в поле или количество всех вхождений поля или объединить все значения вместе.

    3. Нажмите кнопку ОК.

17. Нажмите кнопку Далее.

18. На следующей странице мастера проверьте правильность отображаемых сведений, а затем нажмите кнопку Опубликовать.

19. Нажмите кнопку Закрыть, а затем убедитесь, что шаблон формы является типом контента на сайте SharePoint.
    Как?

    1. Откройте сайт SharePoint в веб-браузере.
    2. В меню Действия сайта в правом верхнем углу сайта щелкните Параметры сайта.
    3. В разделе Параметры сайта в разделе Коллекции щелкните Типы контента сайта.
       Шаблон формы должен быть указан в разделе Типы контента InfoPath в коллекции типов контента сайта.

К началу страницы

Шаг 5. Добавление типа контента в библиотеку документов

Типы контента позволяют организациям более эффективно упорядочивать, администрировать и обрабатывать содержимое в семействе веб-сайтов. Определяя типы контента для определенных типов документов, организация может обеспечить более эффективное управление каждой из этих групп контента. Вы можете настроить список или библиотеку для хранения элементов нескольких типов элементов или типов документов, добавив типы контента в список или библиотеку.

Перед началом работы убедитесь, что библиотека настроена так, чтобы разрешить несколько типов контента.

Разрешить несколько типов контента

1. В меню Параметры выберите пункт Параметры библиотеки.
2. В группе Общие параметры выберите пункт Дополнительные параметры.
3. В разделе Типы контента выберите Да , чтобы разрешить несколько типов контента, а затем нажмите кнопку ОК.

1. Если список или библиотека еще не открыты, щелкните соответствующее имя на панели быстрого запуска.

   Примечание

   Если имя нужного списка или библиотеки не отображается, выберите команду Просмотреть весь контент сайта, а затем щелкните имя.

2. В меню Параметры выберите пункт Параметры библиотеки.

3. В разделе Типы контента щелкните Добавить из существующих типов контента сайта.

4. В списке Выберите типы контента сайта из раздела Выбор типов контента выберите группу типов контента сайта, из которой нужно выбрать.

5. В списке Доступные типы контента сайта выберите нужный тип контента и нажмите кнопку Добавить , чтобы переместить выбранный тип контента в список Типы контента для добавления .

6. Чтобы добавить дополнительные типы контента, повторите шаги 4 и 5 и нажмите кнопку ОК.

Теперь, когда пользователь создает новую форму в этой библиотеке, представление формы будет отображаться в соответствии с состоянием рабочего процесса.

К началу страницы