Общие почтовые ящики, папки и календари в Outlook

Применяется к
Outlook для Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Новое приложение Outlook для Windows

Общий доступ в Outlook зависит от того, чем вы хотите поделиться, и от типа доступа, который вы хотите предоставить пользователям, которым вы предоставляете доступ.

Например, можно предоставить нескольким пользователям доступ к одному почтовому ящику, в который будет поступать вся входящая и исходящая почта. Вы также можете предоставить другим доступ к одной или нескольким папкам или ко всему почтовому ящику. Вы даже можете предоставить другим пользователям возможность управлять вашим календарем или почтовым ящиком.

Предоставляя кому-либо разрешение на управление вашим почтовым ящиком, вы предоставляете этому пользователю делегированные разрешения. Это не просто разрешение на редактирование, но и возможность отправлять почту или элементы календаря или отвечать на них от вашего имени. В особых случаях можно даже разрешить полное управление вашим почтовым ящиком и календарем, если у вашего представителя есть разрешения действовать от вашего имени при создании сообщений или событий или ответе на них. Дополнительные сведения о делегатах см. в статье о делегатах: Предоставление другому пользователю разрешения на управление собственной почтой и календарем в Outlook.

Наличие и порядок предоставления доступа к этим параметрам общего доступа в Outlook также зависит от типа используемой учетной записи. Например, некоторые параметры общего доступа ограничены рабочими или учебными учетными записями, используемыми в организации. Другие варианты, такие как предоставление общего доступа к календарю, имеют более широкий доступ и также могут выполняться с помощью личная учетная запись, например учетной записи Outlook.com или Hotmail.com.

Совет

Дополнительные сведения об учетных записях см. в статье В чем разница между учетной записью Майкрософт и рабочей или учебной учетной записью?

Различные способы предоставления общего доступа в Outlook

В таблице ниже описаны различные способы предоставления общего доступа в Outlook, тип требуемой учетной записи и необходимость настройки этого администратора вашей организации.

Тип общего доступа Описание Примеры сценариев Тип учетной записи Требуется настройка для ИТ-администратора
Общий почтовый ящик Общий почтовый ящик предоставляет групповой или индивидуальный доступ ко всему почтовому ящику. Сюда входит содержимое почтовых ящиков, таких как папки, календари и контакты.
Когда участник группы отвечает на сообщение, отправленное на общий почтовый ящик, в поле его отправителя указывается адрес общего почтового ящика, а не отдельного пользователя.
Разрешения в общих почтовых ящиках могут отличаться у разных участников.		 Команда обслуживания клиентов хочет иметь один почтовый ящик, в который будет отправляться info@contoso.comвся входящая и исходящая почта.
Любой сотрудник службы поддержки клиентов, имеющий доступ к общему почтовому ящику, может получать сообщения и отвечать на них. Ответы всегда отправляются независимо info@contoso.com от того, кто из группы ответил на сообщение.		 Рабочие или учебные учетные записи Да, требуется настройка администратора.

Администратор назначает разрешения всем пользователям, которым требуется доступ к общему почтовому ящику.
Общие календари Общие календари ограничены папкой календаря в вашем почтовом ящике.
Вы можете предоставить общий доступ к календарю одному пользователю или нескольким пользователям. Разрешения, предоставляемые пользователям, которым предоставлен доступ к календарю, могут различаться, а также зависят от учетной записи, используемой для предоставления общего доступа к календарю.
Некоторые аспекты общего доступа к календарям ограничены только рабочими или учебными учетными записями.		 Вы можете предоставлять общий доступ к календарям планировщикам, администраторам, коллегам, друзьям, семье и другим доверенным лицам. Рабочие или учебные и личные учетные записи Настройка для администратора не требуется.
В большинстве случаев вы можете выбрать календарь, к которому хотите предоставить доступ, и назначить разрешения прямо из Outlook.
Если вы используете рабочую или учебную учетную запись, вы можете предоставить представителю привилегии, которые позволяют представителю отправлять приглашения на собрания и отвечать на них от вашего имени.
Общие папки Выберите общий доступ к одной или нескольким папкам в почтовом ящике для других пользователей в организации. Вы можете установить уровень доступа для каждого пользователя, с которым вы делитесь файлом, предоставив права только на просмотр, редактирование или делегирование.

Существует два типа привилегий делегирования. Вы можете выбрать отправку сообщений от вашего имени или от вашего имени.		 Сценарий 1. Вы хотите поделиться папкой с правами только на просмотр. Например, вы управляете проектом и хотите предоставить участнику команды доступ ко всем сообщениям в этой папке. Вы можете разрешить этому человеку отвечать на сообщения, но он сможет отвечать только от своего имени, а не от вашего имени.

Сценарий 2. Руководитель назначает права представителя своей помощник, чтобы помощник могли отслеживать сообщения электронной почты и отвечать на них от его имени. Или они хотят, чтобы помощник имел полное управление их почтовым ящиком и предоставил им разрешения на отправку. В обоих случаях руководитель может предоставить общий доступ ко всему почтовому ящику (включая календарь) или только к выбранным папкам.		 Рабочие или учебные учетные записи В зависимости от того, как вы хотите предоставить доступ другим пользователям, может потребоваться настройка администратора.
Вы можете делиться папками с другими людьми в вашей организации. Это включает в себя добавление кого-либо в качестве представителя и предоставление им привилегий "Отправить от имени ".
Однако, чтобы предоставить кому-либо права "Отправить как ", необходимо связаться с ИТ-администратором, ответственным за управление Outlook в вашей организации, чтобы настроить эту функцию.

Готовы начать общий доступ?

Выберите статью ниже, чтобы узнать, как и чем вы хотите поделиться.