Открытие и использование общего почтового ящика в Outlook

Добавление общего почтового ящика в новый Outlook

После того как администратор добавит вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите новый Outlook. Общий почтовый ящик должен автоматически отображаться в области папки.

Что делать, если этого не произошло?

Если администратор лишь недавно добавил вас в общий почтовый ящик, может потребоваться несколько минут, прежде чем появится общий почтовый ящик. Подождите немного, а затем закройте и перезапустите новый Outlook еще раз. Или добавьте поле общего доступа вручную.

1. Выберите Почта в области навигации в новом Outlook.

2. В области Папка щелкните правой кнопкой мыши имя учетной записи и выберите Добавить общую папку или почтовый ящик.
   

3. В окне Добавление общей папки или почтового ящика введите имя почтового ящика, к которому вы хотите получить доступ, например info@contoso.com.

   Примечание

   Общий почтовый ящик можно добавить в любое время, но прежде чем начать использовать его, ИТ-администратор должен добавить вас в качестве участника.

Поиск общего почтового ящика в области папок

В области папок слева найдите папку Мне предоставлен доступ . Выберите папку, чтобы развернуть ее. Общий почтовый ящик — это вложенная папка в разделе Мне предоставлен доступ. При выборе имени общего почтового ящика он будет развернут, чтобы отобразить стандартные папки электронной почты, такие как "Входящие", "Черновики" и "Отправленные".

Отправка почты из общего почтового ящика

1. Выберите Почта в области навигации в новом Outlook для Windows.
2. На вкладке Главная выберите Создать>почту.
3. Если поле От не отображается в верхней части сообщения (рядом с кнопкой Отправить), на вкладке Параметры выберите Показать из.
4. Выберите От в сообщении и перейдите на общий адрес электронной почты. Если общий электронный адрес не отображается, выберите пункт Другой адрес электронной почты и введите общий электронный адрес.
5. Завершите ввод сообщения, а затем нажмите кнопку Отправить.
   С этого момента, когда вы хотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке От .
   Каждый раз, когда вы отправляете сообщение из общего почтового ящика, получатели видят в сообщении только общий адрес электронной почты.

Ответ на письма, отправленные на общий почтовый ящик

1. Откройте новый Outlook для Windows.
2. Откройте сообщение электронной почты, на которое вы хотите ответить.
3. В поле От в верхней части сообщения должно отображаться имя общего почтового ящика. В противном случае выберите раскрывающийся список Из и выберите общий почтовый ящик.
4. Завершите ввод сообщения, а затем нажмите кнопку Отправить.
   Если вы хотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке От .
   При отправке из общего почтового ящика получатели будут видеть в сообщении только общий электронный адрес.

Поиск в общем почтовом ящике

После добавления общего почтового ящика в новый Outlook поиск в нем аналогичен поиску в основном почтовом ящике.

1. Откройте новый Outlook для Windows.
2. Выберите папку в общем почтовом ящике на панели папок.
3. В поле Поиск в верхней части окна Outlook введите запрос, который вы хотите использовать для поиска, а затем нажмите клавишу ВВОД.
   Список сообщений будет отображать результаты на основе поиска из выбранной папки в общем почтовом ящике.

Использование общего календаря из общего почтового ящика

После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий календарь, связанный с общим почтовым ящиком, автоматически добавляется в список Календари.

1. В новом Outlook перейдите в представление календаря и выберите общий почтовый ящик.
   Если вы добавите встречи, они будут видны всем участникам общего почтового ящика.
2. Любой участник общего почтового ящика может создавать, просматривать и управлять встречами в календаре так же, как личными встречами. Изменения общего календаря будут видны всем участникам общего почтового ящика.

Использование общего списка контактов в почтовом ящике

Контакты для общих почтовых ящиков и почтовых ящиков других пользователей в настоящее время недоступны в новом Outlook. Организация Microsoft Outlook активно работает над обновлением этого.

Доступность надстроек в общих почтовых ящиках

В новом Outlook для Windows поддержка надстроек в общих почтовых ящиках зависит от конкретного сценария и от того, был ли общий почтовый ящик повышен до полной учетной записи. Дополнительные сведения об этих сценариях см. в статье Использование надстроек в Outlook.

Что еще нужно знать о общих почтовых ящиках в новом Outlook?

Дополнительные сведения о добавлении общего почтового ящика в качестве учетной записи см . здесь. Добавление общего почтового ящика в качестве учетной записи обеспечит поддержку следующих возможностей:

Другие возможности, которые сейчас недоступны для общих почтовых ящиков, но будут добавлены в будущем обновлении:

• Предоставление нового делегированного доступа к почтовому ящику

Ниже приведены некоторые советы по почте, которые помогут помощникам и делегатам лучше ориентироваться в управлении почтовыми ящиками в новом Outlook .

Советы по работе с почтой

Фильтры и правила почты для руководителей

В новом Outlook администраторы могут использовать фильтр электронной почты приглашений календаря , чтобы легко найти приглашения на собрание.

Вы также можете настроить правило Email, полученное для других пользователей, для учетной записи руководителя и автоматически переместить его в отдельную папку и классифицировать по своему типу.

Перетаскивание сообщений электронной почты для создания задач

Легко оставайтесь на вершине вещей, перетаскивая электронные письма в мой день, чтобы превратить их в задачи.

Закрепление сообщений электронной почты для быстрого доступа

Теперь вы можете закрепить сообщение электронной почты, чтобы оно отображалось в верхней части папки "Входящие", что позволит вам сэкономить время, чтобы вернуться и найти его. Наведите указатель мыши на сообщение электронной почты или щелкните его правой кнопкой мыши и выберите закрепить его.

Планирование времени отправки сообщения

В современном гибридном рабочем мире ваш день может быть чьей-то ночью, поэтому вы не хотите отправлять электронное письмо кому-то посреди ночи. В новом Outlook просто отправить сообщение электронной почты при желании. Просто щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Отправить и выберите Запланировать отправку.

Отложить сообщение

Иногда сообщение бывает очень важным, но его время еще не наступило. С помощью функции "Отложить" вы можете запланировать время повторной доставки сообщения электронной почты в папку "Входящие", которая будет отображаться в нужное время, чтобы вы могли обработать его, когда это подходящее для вас время. Просто щелкните правой кнопкой мыши любое сообщение и выберите Отложить или выберите Отложить на ленте. Затем выберите нужное вам время его доставки.

Добавление общего почтового ящика в классический Outlook

После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий почтовый ящик должен автоматически отображаться в области папок в классической версии Outlook.

Что делать, если этого не произошло?

• Если администратор лишь недавно добавил вас в общий почтовый ящик, может потребоваться несколько минут, прежде чем появится общий почтовый ящик. Подождите немного, а затем закройте и снова перезапустите Outlook.

• Если это не помогло, добавьте общий почтовый ящик в Outlook вручную:

  1. Откройте классический Outlook.
  2. Перейдите на вкладку Файл на ленте, а затем выберите Параметры учетной>записи Параметры учетной записи.
  3. Выберите вкладку Электронная почта.
  4. Убедитесь, что выделена правильная учетная запись, затем нажмите кнопку Изменить.
  5. Выберите Дополнительные параметры>Дополнительно>Добавить.
  6. Введите общий адрес электронной почты, например info@contoso.com.
  7. Нажмите кнопку ОК>.
  8. Нажмите кнопку Далее>завершить>закрыть.

Отправка почты из общего почтового ящика

1. Откройте классический Outlook.
2. Нажмите кнопку Создать сообщение.
3. Если поле От не отображается в верхней части сообщения, выберите Параметры>от.
4. Выберите От в сообщении и перейдите на общий адрес электронной почты. Если общий электронный адрес не отображается, выберите пункт Другой адрес электронной почты и введите общий электронный адрес.
5. Нажмите кнопку ОК.
6. Завершите ввод сообщения и нажмите кнопку Отправить.
   С этого момента, когда вы хотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке От .
   При отправке из общего почтового ящика получатели будут видеть в сообщении только общий электронный адрес.

Ответ на письма, отправленные на общий почтовый ящик

1. Откройте классический Outlook.
2. Откройте сообщение электронной почты, на которое вы хотите ответить.
3. В поле От в верхней части сообщения должно отображаться имя общего почтового ящика. Если оно не отображается, выберите общий почтовый ящик в раскрывающемся списке "От".
4. Завершите ввод сообщения и нажмите кнопку Отправить.
   Если вы хотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке От .
   При отправке из общего почтового ящика получатели будут видеть в сообщении только общий электронный адрес.

Поиск в общем почтовом ящике

После добавления общего почтового ящика в Outlook поиск в нем аналогичен поиску в основном почтовом ящике.

1. Откройте классический Outlook.
2. Выберите папку в общем почтовом ящике на панели папок слева.
3. Введите запрос в поле поиска поверх ленты (панель инструментов).
4. Начните поиск, нажав клавишу ВВОД или нажав кнопку экранной лупы справа от поля поиска.
   Список сообщений вернет результаты на основе поиска из выбранной папки в общем почтовом ящике.

Использование общего календаря

После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий календарь, связанный с общим почтовым ящиком, автоматически добавляется в список Календари.

1. В классическом Outlook перейдите в представление календаря и выберите общий почтовый ящик.
   
2. Если вы добавите встречи, они будут видны всем участникам общего почтового ящика.
3. Любой участник общего почтового ящика может создавать, просматривать и управлять встречами в календаре так же, как личными встречами. Изменения общего календаря будут видны всем участникам общего почтового ящика.

Использование общего списка контактов

После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий список контактов, связанный с общим почтовым ящиком, автоматически добавляется в список Мои контакты.

1. В классическом Outlook выберите People.
2. В списке Мои контакты выберите папку контактов для общего списка контактов.
   

Доступность надстроек в общих почтовых ящиках

В классической версии Outlook для Windows поддержка надстроек в общих почтовых ящиках зависит от конкретного сценария. Дополнительные сведения об этих сценариях см. в статье Использование надстроек в Outlook.

Добавление почтового ящика общего доступа для отображения под адресом главного почтового ящика

Воспользуйтесь этим методом, если Вы желаете одновременно отслеживать почту из главного ящика и почтового ящика общего доступа. После выполнения этой задачи общий почтовый ящик и его папки отображаются в левой области навигации при каждом открытии Outlook в Интернете.

1. Войдите в свою учетную запись в Outlook в Интернете.
2. Для Exchange Online почтовых ящиков щелкните правой кнопкой мыши Папки в области навигации слева и выберите Добавить общую папку или почтовый ящик. Для локальных почтовых ящиков Exchange щелкните правой кнопкой мыши имя основного почтового ящика (например, Молли Демпси) в области навигации слева, а затем выберите Добавить общую папку или почтовый ящик.
   
3. В диалоговом окне Добавление общей папки введите имя общего почтового ящика, в который вы являетесь членом, например info@contoso.com.

Общий почтовый ящик отображается в списке папок в Outlook в Интернете. Вы можете развернуть или свернуть папки почтового ящика общего доступа, как и папки главного почтового ящика. Вы также можете удалить почтовый ящик общего доступа из списка папок. Чтобы сделать это, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить папку общего доступа.

Получение уведомлений о новых сообщениях в общем почтовом ящике

Чтобы получать уведомления о новых сообщениях в папке "Входящие" общего почтового ящика, необходимо открыть общий почтовый ящик в отдельном окне браузера.

Открытие почтового ящика общего доступа в отдельном окне браузера

Воспользуйтесь этим методом, если Вы хотите просматривать электронную почту в почтовом ящике общего доступа и управлять ею в отдельном окне браузера. Этот метод также позволяет получать уведомления о новых элементах в папке "Входящие" общего почтового ящика.

1. Войдите в свою учетную запись в Outlook в Интернете.

2. На панели навигации Outlook в Интернете выберите свое имя. После этого появится список.

3. Выберите Открыть другой почтовый ящик.

4. Введите адрес электронной почты другого почтового ящика, который вы хотите открыть, и нажмите кнопку Открыть. Другой сеанс Outlook в Интернете открывается в отдельном окне, что позволяет получить доступ к другому почтовому ящику.

   Совет

   Если Вы неправильно введете адрес электронной почты, появится сообщение «Совпадения не найдены». Попробуйте ввести адрес электронной почты еще раз.

Отправка электронной почты из почтового ящика общего доступа

1. Выберите Создать почту над списком папок. В области чтения откроется форма создания сообщения.

2. В верхней части сообщения выберите >Показать из.
   
   Вам будет показано, что получатели этого сообщения будут видеть, что оно отправлено из общего почтового ящика, а не из вашей личной учетной записи электронной почты.

3. При первом использовании общего почтового ящика необходимо добавить адрес в параметры, доступные в раскрывающемся списке От :

   1. Щелкните правой кнопкой мыши по адресу и выберите команду Удалить.
      
   2. Введите общий адрес. При следующем ответе из общего почтового ящика его адрес будет отображаться как параметр в раскрывающемся списке От .

4. Чтобы добавить получателей, введите имя любого пользователя, который находится в вашей папке контактов или в списке адресов организации, или введите адрес электронной почты в поле Кому или Копия . При первом вводе имени пользователя Outlook в Интернете ищет его адрес. После этого имя сохраняется в кеше, благодаря чему соответствующий адрес определяется быстрее.

5. Введите тему.

6. Введите сообщение, которое Вы желаете отправить.

7. Когда сообщение будет готово к отправке, нажмите кнопку Отправить.

Ответ на письма, отправленные на общий почтовый ящик

При первом ответе на сообщение, отправленное в общий почтовый ящик, необходимо добавить общий адрес в раскрывающийся список От . Ниже описано, как это сделать.

1. Откройте Outlook в Интернете и войдите в общий почтовый ящик.
2. Откройте сообщение, отправленное на общий адрес.
3. Нажмите кнопку Ответить.
4. В верхней части сообщения выберите >Показать из.
   
5. Щелкните правой кнопкой мыши по адресу и выберите команду Удалить.
   
6. Введите общий адрес и отправьте сообщение. При следующем ответе из общего почтового ящика его адрес будет отображаться как параметр в раскрывающемся списке От .

Отправка автоматических ответов с общего почтового ящика

Только администратор Microsoft 365 имеет разрешения на настройку возможности отправки автоматических ответов из общего почтового ящика. Инструкции по созданию общего почтового ящика см. в статье Создание общего почтового ящика.

Доступность надстроек в общих почтовых ящиках

В Outlook в Интернете поддержка надстроек в общих почтовых ящиках зависит от конкретного сценария и способа доступа к общему почтовому ящику. Дополнительные сведения об этих сценариях см. в статье Использование надстроек в Outlook.