Добавление пользовательской справки к шаблону формы

Применяется к
InfoPath 2010 InfoPath 2013

Чтобы помочь пользователям понять назначение формы и помочь им в ее успешном заполнении, вы можете добавить в шаблон формы текст справки с инструкциями.

В этой статье объясняется, как определить оптимальный тип текста справки для шаблона формы, учитывая такие факторы, как тип создаваемого шаблона формы, аудитория, широкое развертывание шаблона формы и возможность заполнения пользователями форм на основе шаблона формы с помощью веб-браузера.

В этой статье

Совместимость

При разработке шаблона формы в Microsoft Office InfoPath 2007 можно выбрать шаблон формы, совместимый с браузером. При разработке совместимого с браузером шаблона формы некоторые функции недоступны. Например, настраиваемые области задач, которые часто используются для отображения пользовательского текста справки, не поддерживаются в шаблонах форм, совместимых с браузером. Чтобы добавить справку в совместимый с браузером шаблон формы, рассмотрите альтернативный способ добавления справки, например использование условного форматирования для отображения контекстной справки.

К началу страницы

Типы справки

В зависимости от сложности шаблона формы и потребностей пользователей вы можете добавлять различные типы текста справки, используя различные процедуры. В зависимости от шаблона формы в шаблоне формы можно использовать несколько типов текста справки. Ниже приведен список наиболее распространенных способов отображения текста справки в шаблоне формы.

  • Представление справки Создайте отдельное представление для отображения текста справки, если вы хотите предоставить пользователям подробные инструкции. Вы можете создать представление справки, содержащее только текст справки, или дублировать элементы управления, добавленные в стандартном представлении шаблона формы, и включить в него текст справки. Добавляя элементы управления с текстом справки, вы предоставляете альтернативное представление для заполнения формы, которое содержит контекстную справку для каждого раздела или элемента управления. Это полезный подход, когда ваша аудитория содержит как новых пользователей, которым требуется дополнительная помощь, так и опытных пользователей, которые уже знают, как заполнить форму.

    Совет

    Так как совместимые с браузером шаблоны форм не поддерживают пользовательские области задач, использование представлений справки для отображения текста справки является хорошей альтернативой настраиваемым областям задач.

  • Настраиваемая область задач Настраиваемая область задач — это HTML-файл, содержимое которого отображается в области задач InfoPath, когда пользователь заполняет форму. Вы можете указать только один HTML-файл для открытия в настраиваемой области задач по умолчанию для шаблона формы, но вы можете добавить дополнительные HTML-файлы в шаблон формы в качестве файлов ресурсов, а затем создать гиперссылки между ними. В пользовательских панелях задач можно отображать только HTML-файлы. Пользовательские области задач могут предоставлять команды для конкретной формы и содержимое справки. Вы можете добавить HTML-файл непосредственно в шаблон формы, чтобы пользователи могли просматривать справку настраиваемой области задач даже при заполнении формы в автономном режиме, или связать настраиваемую область задач с HTML-файлом, хранящимся в другом расположении. Например, если вы планируете часто обновлять содержимое справки, но не хотите публиковать шаблон формы при каждом обновлении HTML-файла справки, рекомендуется хранить HTML-файл в другом расположении и ссылаться на него из настраиваемой области задач. Помните, что шаблоны форм, совместимые с браузером, не поддерживают пользовательские области задач, поэтому следует создавать настраиваемую область задач только для форм, которые будут заполнены в InfoPath.

  • Условное форматирование Условное форматирование можно использовать для указания различных параметров форматирования для элемента управления, основанных на условиях, возникающих в форме. Если указанные условия выполняются, когда пользователь заполняет форму, применяется условное форматирование. При добавлении текста справки в раздел шаблона формы и добавлении условного форматирования в этот раздел пользователь может по мере необходимости отображать или скрывать контекстный текст справки для раздела или элемента управления без переключения представлений. Это полезный способ предоставления встроенной справки по определенным разделам или элементам управления для пользователей, которым нужна справка.

  • Внешняя справка Вы можете добавить ссылку на внешний файл, например HTML-файл на веб-сайте. Например, если веб-сайт технической поддержки для вашей организации содержит веб-страницу для начала сеанса чата с инженером технической поддержки, можно добавить гиперссылку на шаблон формы, который позволяет пользователям открывать эту страницу в веб-браузерах. Этот подход полезен при разработке шаблона формы для другого отдела в вашей организации, и этот отдел лучше всего подходит для предоставления пользователям справки или технической поддержки.

  • Система справки InfoPath для пользователей, заполняющих формы InfoPath содержит специальную систему справки для пользователей, заполняющих формы. Поручая пользователям нажать клавишу F1 при заполнении формы, вы получите доступ к этим разделам справки о стандартных функциях InfoPath. Используйте этот подход для форм, которые пользователи заполняют только с помощью InfoPath.

К началу страницы

Создание представления для отображения справки

Чтобы создать отдельное представление в шаблоне формы, чтобы пользователи могли просматривать справку о заполнении формы, необходимо сначала создать представление справки для шаблона формы, а затем добавить в представление формы по умолчанию кнопку, которую пользователи могут щелкнуть для доступа к представлению справки.

Создание представления справки

  1. В меню Вид выберите пункт Управление представлениями.
  2. В разделе Действия в области задач Представления щелкните Добавить новое представление.
  3. В поле Имя нового представления введите имя представления справки и нажмите кнопку ОК.
    Например, введите Справка.
  4. В шаблоне формы щелкните только что добавленное представление и введите или вставьте нужный текст справки.
  5. Если область задач Элементы управления не отображается, щелкните Другие элементы управления в меню Вставка или нажмите клавиши ALT+I, C.
  6. В области задач Элементы управления нажмите кнопку Кнопка.
  7. Щелкните правой кнопкой мыши добавленную кнопку и выберите пункт Свойства кнопки в контекстном меню.
  8. Откройте вкладку Общие.
  9. В поле Метка введите метку для кнопки. Например, введите Return to Form .
  10. Щелкните Правила.
  11. В диалоговом окне Правила нажмите кнопку Добавить.
  12. Щелкните Добавить действие.
  13. В поле Действие щелкните Переключить представления.
  14. В поле Вид щелкните имя представления по умолчанию.
  15. Нажмите кнопку ОК четыре раза, чтобы вернуться к шаблону формы.

После создания представления справки для шаблона формы необходимо добавить кнопку в представление по умолчанию, чтобы пользователи могли легко получить доступ к представлению справки при заполнении формы.

Добавление кнопки в представление по умолчанию

  1. В меню Вид выберите пункт Управление представлениями.
  2. В области задач Представления щелкните имя представления по умолчанию.
  3. Если область задач Элементы управления не отображается, щелкните Другие элементы управления в меню Вставка или нажмите клавиши ALT+I, C.
  4. В области задач Элементы управления нажмите кнопку Кнопка.
  5. Щелкните правой кнопкой мыши добавленную кнопку и выберите пункт Свойства кнопки в контекстном меню.
  6. Откройте вкладку Общие.
  7. В поле Метка введите метку для кнопки. Например, введите Справка.
  8. Щелкните Правила.
  9. В диалоговом окне Правила нажмите кнопку Добавить.
  10. Щелкните Добавить действие.
  11. В поле Действие щелкните Переключить представления.
  12. В поле Вид щелкните имя представления справки, которое вы добавили в предыдущей процедуре.
  13. Нажмите кнопку ОК четыре раза, чтобы вернуться к шаблону формы.

Совет

При необходимости в представление справки можно добавить те же элементы управления, что и элементы, содержащиеся в представлении по умолчанию. Это дает пользователям выбор между заполнением формы в представлении по умолчанию, если они не нуждаются в помощи, или с помощью представления справки для заполнения формы, если им нужно просмотреть текстовые инструкции справки.

К началу страницы

Создание настраиваемой области задач для отображения справки

Примечание

Прежде чем создавать настраиваемую область задач для отображения справки в шаблоне формы, рассмотрите следующие аспекты:

  • Шаблоны форм, совместимые с браузером, не поддерживают пользовательские области задач.
  • Перед включением настраиваемой области задач необходимо сначала создать HTML-файл для настраиваемой области задач с помощью редактора HTML, например Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

Чтобы создать и включить настраиваемую область задач, сделайте следующее:

  1. В меню Сервис выберите пункт Параметры формы.

  2. В разделе Категория щелкните Программирование.

  3. Установите флажок Включить настраиваемую область задач проверка.

  4. В поле Имя области задач введите имя, которое будет отображаться в верхней части настраиваемой области задач. Например, введите Справка.

  5. Чтобы добавить файл в шаблон формы, щелкните Ресурс Files.

    Примечание

    Чтобы связать файл с шаблоном формы, в поле Расположение области задач введите абсолютный путь к расположению HTML-файла и нажмите кнопку ОК.

    Примечание

    Рекомендуется связать с HTML-файлом, расположенным в том же домене, что и шаблон формы. В противном случае пользователи, которые открывают форму, основанную на шаблоне формы, увидят оповещение.

  6. В диалоговом окне Files ресурсов нажмите кнопку Добавить.

  7. В диалоговом окне Добавление файла найдите и выберите нужный HTML-файл, а затем нажмите кнопку ОК.

  8. Если добавленный HTML-файл ссылается на дополнительные файлы, например каскадные таблицы стилей, добавьте и эти файлы.

    Совет

    Вы можете указать только один HTML-файл для открытия в настраиваемой области задач по умолчанию для шаблона формы, но вы можете добавить дополнительные HTML-файлы в шаблон формы в качестве файлов ресурсов, а затем создать гиперссылки между ними.

  9. В диалоговом окне Параметры формы щелкните имя ТОЛЬКО что добавленного HTML-файла в поле Расположение области задач .

  10. Чтобы проверить изменения, нажмите кнопку Просмотр на стандартной панели инструментов или нажмите клавиши CTRL+SHIFT+B. Созданная пользовательская область задач должна отображаться по умолчанию при предварительном просмотре шаблона формы.

К началу страницы

Использование условного форматирования для отображения контекстной справки

В следующей процедуре описывается использование условного форматирования для отображения или скрытия контекстной справки.

  1. Если область задач Элементы управления не отображается, щелкните Другие элементы управления в меню Вставка или нажмите клавиши ALT+I, C.

  2. В области задач Элементы управления установите флажок, а затем — Раздел.

  3. Щелкните раздел, который вы только что добавили в шаблон формы, и введите текст справки.

  4. Удалите текст метки по умолчанию для поля проверка, а затем введите Нажмите, чтобы показать или скрыть справку.

  5. Перейдите на вкладку раздела шаблона формы, а затем в меню Формат выберите условное форматирование.

  6. Нажмите кнопку Добавить.

  7. В разделе Если это условие выполняется, в первом поле щелкните Выбрать поле или группу.

  8. В диалоговом окне Выбор поля или Группы выберите поле, соответствующее элементу управления проверка box, добавленного на шаге 2, и нажмите кнопку ОК.

  9. Во втором поле в диалоговом окне Условный формат щелкните значение равно.

  10. В третьем поле нажмите кнопку FALSE.

  11. В разделе Затем применить это форматирование установите флажок Скрыть этот элемент управления проверка.

    Примечание

    Теперь условие указывает, что если выбрано поле проверка, будет отображаться раздел.

  12. Чтобы проверить изменения, нажмите кнопку Просмотр на стандартной панели инструментов или нажмите клавиши CTRL+SHIFT+B.

К началу страницы

В следующей процедуре описывается добавление гиперссылки из шаблона формы во внешний файл справки, например HTML-файл или скомпилированный файл справки (CHM- файл), или на веб-сайт, например веб-сайт службы технической поддержки.

Примечание

  • Убедитесь, что внешний файл справки или веб-сайт, на который вы создаете ссылку, доступны пользователям. Если вы хотите добавить ссылку на HTML-файл в шаблон формы, совместимый только с InfoPath (другими словами, пользователи должны использовать InfoPath для заполнения форм на основе этого шаблона формы), можно добавить HTML-файлы в шаблон формы, добавив их в качестве файлов ресурсов, которые открываются в настраиваемой области задач. Для шаблона формы, совместимого с браузером, следует опубликовать HTML-файлы на сайте, который доступен пользователям, желательно на том же веб-сайте, где находится шаблон формы, и создать статическую гиперссылку в шаблоне формы, которая указывает на внешний HTML-файл.
  • Если вы решили использовать другой формат для файла справки, например CHM-файл, не забудьте проверить, поддерживается ли выбранный формат файла в операционных системах на компьютерах пользователей.

  1. В шаблоне формы щелкните место, куда нужно вставить гиперссылку, или выделите текст или рисунок, которые нужно превратить в гиперссылку.

  2. На панели инструментов Standard щелкните Вставить гиперссылкуfeb260c9-ec94-4d97-b16e-f247db5aadcc .

  3. Откройте вкладку Общие.

  4. В поле Адрес введите URL-адрес, на который вы хотите связать.

  5. Чтобы изменить текст гиперссылки, отображаемый в шаблоне формы, введите нужный текст в поле Текст .

    Примечание

    Если вы выбрали рисунок на шаге 1, этот параметр недоступен.

  6. Чтобы назначить подсказку, которая будет отображаться при наведении указателя на гиперссылку, перейдите на вкладку Дополнительно , а затем в поле Подсказка введите текст, который нужно отобразить.

  7. Чтобы проверить изменения, нажмите кнопку Просмотр на стандартной панели инструментов или нажмите клавиши CTRL+SHIFT+B.

К началу страницы

Добавление инструкций для пользователей по просмотру справочной системы InfoPath

InfoPath включает специальную систему справки, которую пользователи могут использовать при заполнении форм. Эта справочная система содержит сведения о распространенных задачах, таких как включение или отключение автозаполнения и проверка орфографии текста в форме. Как конструктор форм вы можете открыть справку InfoPath для пользователей формы, нажав клавишу F1 при предварительном просмотре формы в окне предварительного просмотра.

Справка для пользователей форм ограничена задачами, которые применяются ко всем формам, поэтому рекомендуется предоставить настраиваемую справку для шаблонов форм, которые вы разрабатываете. Чтобы пользователи могли просматривать справочную систему InfoPath при заполнении формы, вы можете добавить в шаблон формы инструкции, объясняющие, как получить доступ к справочной системе InfoPath. Например, в шаблон формы можно включить один из следующих примеров:

  • Чтобы открыть справку InfoPath, нажмите клавишу F1.
  • Чтобы открыть справку InfoPath, щелкните Справка Microsoft Office InfoPath в меню Справка .

К началу страницы