В этой статье рассматриваются сценарии, в которых организации могут использовать Microsoft Office InfoPath и InfoPath Forms Services для улучшения бизнес-процессов, таких как возмещение расходов или отчеты о страховых претензиях.
Сценарии и компании, которые рассматриваются в этой статье, являются вымышленными и предоставляются только в целях иллюстрации. Чтобы узнать, как InfoPath и InfoPath Forms Services использовались в реальных бизнес-средах, ознакомьтесь с фактическими примерами. Ссылки на дополнительные сведения о тематических исследованиях см. в разделе См. также .
В этой статье
- Сценарий 1. Отчеты о расходах
- Сценарий 2. Страховые претензии
- Сценарий 3. Разрешение приложений
- Сценарий 4. Управление запасами
- Сценарий 5. Исследование рынка
Сценарий 1. Отчеты о расходах
A. Datum Corporation, национальный поставщик компьютерного оборудования и ИТ-услуг, продает компьютеры, сетевое оборудование и контракты на ИТ-услуги.
Многие группы в корпорации A. Datum, включая консультантов по маркетингу, продажам и поддержке, несут расходы, связанные с работой, и сообщают о них.
ИТ-специалисты корпорации A. Datum хотят использовать InfoPath и InfoPath Forms Services для оптимизации процесса отчетности о расходах в компании. В частности, они хотят предотвратить ошибки ввода данных и устранить необходимость повторного ввода данных из отчетов о расходах в другую отдельную базу данных. А. Datum Corporation также хочет предоставить сотрудникам возможность просматривать состояния своих отчетов о расходах в Интернете.
Перед InfoPath
Хотя корпорация A. Datum использовала книгу Microsoft Office Excel для создания отчетов о расходах, сотрудники по-прежнему использовали ручной процесс для отправки отчетов о расходах. Например, сотрудник ввел свои расходы в книгу Excel, а затем распечатал книгу. Она приложила бумажный бланк маршрутизации к печатному отчету, а затем отправила отчет по межофисной почте своему руководителю.
После утверждения отчета менеджер проверила свое имя на бланке маршрутизации, а затем отправила отчет в бухгалтерию по межофисной почте. Если менеджер по бухгалтерскому учету утвердил отчет, то были выданы чеки на возмещение. Для региональных отделений может пройти несколько недель с момента представления первоначального отчета и момента получения проверка возмещения.
После InfoPath
В результате перехода с бумажного процесса на автоматизированный процесс, использующий InfoPath и InfoPath Forms Services, корпорация A. Datum сократила время и деньги, затрачиваемые на обработку отчетов о расходах сотрудников. Теперь сотрудники могут заполнять свои формы в Интернете и отправлять их в электронном виде руководителям. После того как руководители утвердят отчеты, они могут направить их в электронном виде в бухгалтерию для окончательного утверждения и возмещения.
Преимущества перехода на систему на основе InfoPath:
- Удобство в Интернете Сотрудники, у которых на компьютерах установлен InfoPath, могут использовать InfoPath для заполнения и отправки формы отчета о расходах. Сотрудники, у которых на компьютерах не установлен InfoPath, могут заполнять и отправлять отчеты о расходах с помощью веб-браузера.
- Поддержка в автономном режиме Если сотрудники заполняют форму отчета о расходах в InfoPath, они могут сохранить частично заполненные формы на своем компьютере, работать с формой в автономном режиме, а затем отправить заполненную форму в корпоративную сеть при повторном подключении. Это особенно полезно для сотрудников, имеющих периодический или ограниченный доступ к сетевым ресурсам или Интернету, например для сотрудников, которые часто путешествуют.
- Повышенная точность Так как шаблон формы предназначен для обеспечения целостности данных, возникает меньше недопустимых записей. Например, сотрудники используют раскрывающийся список, чтобы выбрать из стандартизированного списка категорий расходов, а затем запомнить и вручную ввести категорию расходов в форме.
- Эффективность Сотрудники могут видеть состояние процесса утверждения, просматривая страницу на Microsoft Windows SharePoint Services сайте.
Сценарий 2. Страховые претензии
Humongous Insurance является крупной многонациональной компанией, которая продает страховые продукты владельцам лодок, автомобилей и домов. Эти продукты продаются как потребителям, так и корпоративным клиентам.
Humongous Insurance имеет большую мобильную рабочую силу из более чем 10 000 человек, которая включает в себя продавцов, настройщиков претензий, адвокатов, ИТ-сотрудников, кадровых сотрудников и финансовых сотрудников.
Humongous Insurance хочет использовать InfoPath и InfoPath Forms Services, чтобы позволить клиентам, страховым агентам и связанным компаниям использовать онлайн-формы для обработки своих страховых претензий.
Перед InfoPath
Перед использованием InfoPath и InfoPath Forms Services сотрудники Humongous Insurance использовали ручной бумажный процесс утверждения. После опроса клиента агент заполняет форму утверждения вручную, а затем отправляет форму утверждения по факсу настройщику. Когда настройщик просматривает информацию, ей часто приходится обращаться к агенту для уточнения в зависимости от качества печати факса.
После InfoPath
Переход от бумажного процесса утверждения к InfoPath и InfoPath Forms Services позволил Humongous Insurance подключать клиентов, агентов и настройщиков через Интернет.
Например, теперь клиент Humongous Insurance может подать заявку через Интернет, заполнив форму с поддержкой браузера. Клиент может перейти на веб-сайт Humongous Insurance, установить свою учетную запись, войти в систему и подать претензию. После отправки клиентом формы она отправляется настройщику в сообщении электронной почты, а копия сообщения отправляется агенту. Если требуются дополнительные сведения, средство настройки возвращает форму агенту. Автоматизированная система сократила затраты на обработку, сократила время, затрачиваемое на обработку утверждений, и повысила общую удовлетворенность клиентов.
Преимущества перехода на систему на основе InfoPath:
- Удобства Помимо отправки заявок по телефону, клиенты могут подать заявки, заполнив форму в Интернете. Это позволяет клиентам отправлять формы в удобное для себя время, а не только в стандартное рабочее время.
- Повышенная точность Так как шаблон формы предназначен для обеспечения целостности данных, возникает меньше недопустимых записей. Например, клиенты или агенты используют раскрывающийся список для выбора из стандартного списка типов утверждений, а не для поиска и ввода типа утверждения вручную в форме.
- Эффективность Кроме того, использование интегрированного рабочего процесса утверждения позволяет агенту или настройщику быстро видеть состояние других сторон, работающих над утверждением. Хотя сотрудники Humongous Insurance ранее использовали четко определенный рабочий процесс, их процессы были бумажными. Таким образом, агенты и настройщики не могли быстро определить состояние утверждения без совершения телефонного звонка. Теперь агент, например, может проверка страницу состояния рабочего процесса на сайте SharePoint, где хранится форма, чтобы узнать, завершил ли настройщик процесс утверждения.
Сценарий 3. Разрешение приложений
Департамент строительных инспекций является 100-лиц агентством городского правительства для города Спрингфилд.
Это агентство отвечает за рассмотрение запросов на разрешения, которые были предоставлены подрядчиками по электросети, а затем за утверждение или отказ в этих запросах.
Департамент инспекций зданий хочет, чтобы подрядчики могли заполнять заявки на получение разрешений в веб-браузере, чтобы процесс разрешения был проще и удобнее.
Перед InfoPath
Перед использованием InfoPath и InfoPath Forms Services Департамент инспекций зданий использовал ручной бумажный процесс приложения, который привел к избыточному вводу данных. Подрядчики заполнили бумажные формы в правительственном офисе. Затем клерки отправили рукописные формы администратору, который ввел данные в систему базы данных. После ввода данных полученные записи сравнивались с бумажной формой для обеспечения точности. При обнаружении недопустимых или неразборчивых данных форма возвращалась подрядчику по почте вместе со второй формой, содержащей инструкции по исправлению недопустимых записей.
После того, как подрядчик представил измененную форму, обновления были внесены в базу данных, а новые записи были проверены на точность исходной и второй форм. После того как данные были признаны действительными, начался процесс утверждения. На этапе утверждения инспектор либо утвердил, либо отклонил запрос на разрешение на основе различных критериев. После завершения рабочего процесса утверждения подрядчик был уведомлен о решении по почте.
После InfoPath
Переходя от бумажного процесса выдачи разрешений к автоматизированным процессам, использующим InfoPath и InfoPath Forms Services, Департамент инспекций зданий может подключить подрядчиков, клерков и инспекторов через Интернет.
Например, когда подрядчик отправляет заявку на получение разрешений на веб-сайте Департамента инспекций зданий, данные формы передаются в базу данных, расположенную в сети Департамента инспекций зданий. После отправки заявки на сайте SharePoint автоматически появляется новый запрос на разрешение, где агент-получатель проверяет сведения на полноту и подписывает форму заявки для подтверждения получения.
Преимущества перехода на систему на основе InfoPath:
- Удобство в Интернете Подрядчикам больше не нужно ехать в правительственный офис, чтобы подать заявку на получение разрешения. Теперь подрядчики могут отправить запрос на разрешение через Интернет, заполнив форму с поддержкой браузера в браузере, например Firefox, Safari или Интернет-Обозреватель.
- Повышенная точность Так как шаблон формы разрешения предназначен для обеспечения целостности данных, происходит меньше недопустимых записей. Например, подрядчики используют раскрывающийся список, чтобы выбрать из стандартного списка категорий при выборе типа запрошенного разрешения, а затем искать и вручную вводить тип разрешения в форме.
- Улучшенный пользовательский интерфейс После отправки данных на сайте интрасети Департамента инспекций зданий автоматически появляется новая форма запроса на разрешение. Когда клерк открывает форму, он видит данные компании подрядчика и разрешает данные заявки в форме.
Сценарий 4. Управление запасами
Wide World Importers является международной компанией, базирующейся в Балтиморе, штат Md. Компания импортирует текстиль, ремесленные изделия и расходные материалы с особым акцентом на товары из Северной Африки.
Wide World Importers покупает у более чем 70 поставщиков, расположенных в 12 странах и регионах. Так как запасы, хранящиеся у этих поставщиков, являются весьма динамичными и сезонными, Wide World Importers хочет разработать шаблоны форм InfoPath, которые позволят им легко и эффективно запрашивать у своих поставщиков сведения о запасах.
Перед InfoPath
Перед использованием InfoPath и InfoPath Forms Services Wide World Importers использовала ручной бумажный процесс опроса, который привел к избыточному вводу данных. Покупатели отправили опросы по почте Global Express Guaranteed для зарубежных поставщиков. Поставщики будут отправлять заполненные формы опроса или отправлять их по факсу. Иногда, они звонили Wide World Importers со своими ответами. В редких случаях сотрудники отдела продаж лично собирали результаты опроса от поставщиков. Как правило, могут пройти месяцы, прежде чем Wide World Importers получили окончательные результаты опроса.
Почти каждый опрос приводил к избыточности данных. Бумажные опросы были введены в базу данных секретарем Wide World Importers. Полученные записи базы данных сравнивались с бумажной формой для обеспечения точности. В случае получения каких-либо недопустимых или неразборчивых сведений по телефону было проведено последующее собеседование с поставщиком. Если это невозможно, запрос на уточнение отправляется по почте или по факсу. После того как Wide World Importers получили исправленную информацию, данные были завершены.
После InfoPath
Вместо отправки опросов в World Wide Importers по почте поставщики теперь отправляют опросы, заполняя в Интернете формы с поддержкой браузера. Данные, которые поставщики вводили в формы, немедленно заполняются в базе данных инвентаризации. В результате перехода на InfoPath и InfoPath Forms Services Wide World Importers теперь имеет следующие преимущества:
- Удобство в Интернете С помощью системы на основе InfoPath поставщики могут выполнять опросы с помощью браузера. Поставщикам больше не придется отправлять или отправлять по факсу опросы в Wide World Importers.
- Своевременность В предыдущей системе, основанной на бумаге, часто возникала значительная задержка с момента заполнения поставщиками обследования до момента ввода их ответов в базу данных "Широкий импортер Word". В результате оценки запасов часто устарели. С помощью шаблона формы InfoPath с поддержкой браузера данные, которые поставщики вводили в формы, сразу же заполняются в базу данных инвентаризации.
- Повышенная точность Так как шаблон формы предназначен для обеспечения целостности данных, возникает меньше недопустимых записей. Например, поставщики используют раскрывающийся список для выбора из стандартного списка категорий при выборе типа продукта, а затем искать и вручную вводить тип продукта в форме.
Сценарий 5. Исследование рынка
Proseware, Inc. — это компания по разработке программного обеспечения в Канаде, которая разрабатывает продукты для издательской промышленности.
Proseware, Inc. начинает цикл разработки для следующего выпуска своего флагманского продукта. Команда разработчиков решает использовать InfoPath и InfoPath Forms Services для помощи в исследованиях рынка. Во время собраний с клиентами группа разработчиков планирует использовать шаблон формы для сбора и записи отзывов клиентов. Цель формы — вести учет всех взаимодействий с клиентами, чтобы лучше понять потребности клиентов и обеспечить легкость обнаружения и повторного использования собираемых данных.
Шаблон формы будет отправлять данные непосредственно в базу данных, что позволит сотрудникам получать и анализировать собранные данные из многих различных собраний. Proseware, Inc. хочет хранить готовые формы в библиотеке на сайте SharePoint.
Перед InfoPath
Хотя члены команды разработчиков использовали Microsoft Office Word или Microsoft Office Excel для создания заметок при сборе отзывов от клиентов и партнеров, анализ и распространение этих данных часто приводило к избыточности данных. Участники команды писали заметки в свободной форме, а связанная информация, как правило, была разбросана внутри и между документами. Когда члены команды хотели включить собранные сведения в технические спецификации, они потратили много времени на поиск в нестандартных документах, чтобы найти то, что им нужно.
После InfoPath
Переход на стандартный процесс сбора данных, использующий InfoPath и InfoPath Forms Services, позволяет команде разработчиков Proseware, Inc. сократить время и деньги, затрачиваемые на сбор, анализ и распространение данных внутри организации.
При встрече с существующими и потенциальными клиентами члены команды разработчиков теперь используют форму InfoPath для сбора данных о потребностях и идеях клиентов. Команда использует библиотеку на сайте SharePoint для хранения форм и совместного использования. Из этой библиотеки участники команды могут заполнять новые формы данных клиентов, просматривать данные в существующих формах, экспортировать данные из готовых форм в Microsoft Office Excel 2003 или Microsoft Office Excel 2007 или объединить данные из нескольких форм в одну форму.
Преимущества перехода на систему на основе InfoPath:
- Согласованная информация Шаблон формы предназначен для обеспечения согласованной организации и формализации информации. Данные, отображаемые в списках в форме, поступают из стандартизированных списков SharePoint и .xml файлов. Например, записи в списке Тип бизнеса поступают непосредственно из предопределенной схемы XML, которая используется в Proseware, Inc. для стандартизации обмена бизнес-данными между различными системами.
- Интеграция с существующими системами При отправке формы она автоматически сохраняется в библиотеке на сайте SharePoint. Данные из каждой формы отображаются вне формы в столбцах библиотеки. Это позволяет участникам группы легко находить и сортировать данные форм в библиотеке без необходимости открывать каждую форму по отдельности.
- Несколько представлений Форма данных клиента содержит представления, которые отвечают различным потребностям, включая отдельные представления для записи сведений о клиентах, выводов команды, методологии исследований и дополнительных ресурсов. Форма также включает в себя выделенное представление печати, которое суммирует данные из других представлений в удобном и удобном для печати формате.