Если вы уже используете формы Microsoft Office InfoPath для таких задач, как отправка еженедельных отчетов о состоянии, и если вы используете Microsoft Office Outlook 2007 для управления сообщениями электронной почты, формы электронной почты InfoPath помогут упростить процессы, используемые для совместной работы и совместного использования данных. Это связано с тем, что вы можете открывать, заполнять и отправлять формы InfoPath из Office Outlook 2007, не открывая InfoPath. Если вы получили форму infoPath по электронной почте, вы можете ответить на нее, переслать ее и сохранить так же, как и другие элементы в Office Outlook 2007.
В этой статье
- Предварительные требования для использования форм электронной почты InfoPath
- Сбор данных от других пользователей с помощью формы электронной почты InfoPath
- Отправка собственных данных с помощью формы электронной почты InfoPath
Предварительные требования для использования форм электронной почты InfoPath
Прежде чем приступить к работе, ознакомьтесь со следующими предварительными условиями для использования форм электронной почты InfoPath. Если в вашей организации выполняются указанные ниже элементы, вы можете использовать формы электронной почты InfoPath для отправки или получения данных формы.
Предварительные требования для установки Для отправки или получения форм электронной почты InfoPath в Microsoft Office Outlook 2007 на компьютере должен быть установлен Microsoft Office InfoPath 2007, а Office Outlook 2007 должен быть настроен для отправки и получения форм электронной почты InfoPath. Если на компьютере установлены эти программы, и Office Outlook 2007 настроен для отправки форм электронной почты InfoPath, но это не относится к получателям форм электронной почты InfoPath, отправленные формы будут отображаться для этих получателей в виде вложений в сообщения электронной почты. После этого получатели могут сохранить вложенные формы и открыть их с помощью InfoPath. Office Outlook 2007 по умолчанию настроен для отправки и получения форм электронной почты InfoPath. Чтобы включить или отключить формы электронной почты InfoPath, в диалоговом окне Параметры в Office Outlook 2007 щелкните Дополнительные параметры на вкладке Другие, а затем выберите или снимите флажок Включить формы электронной почты InfoPath проверка в диалоговом окне Дополнительные параметры.
Доступность форм Если вы хотите, чтобы пользователи заполняли формы электронной почты InfoPath и отправляли вам данные, а связанный с формой шаблон формы не хранится в общем расположении, к которому пользователи могут получить доступ, можно включить шаблон формы в форму infoPath электронной почты, щелкнув параметр Включить шаблон формы в области задач Параметры почты . Область задач отображается при пересылке формы электронной почты InfoPath или ответе на нее или при отправке, нажав кнопку Отправить в форме. Кроме того, можно отправить версию формы, доступную только для чтения.
Предварительные требования для установки для получателей Если у получателей форм электронной почты InfoPath не установлены и настроены microsoft Office Outlook 2007 и Microsoft Office InfoPath 2007 для использования форм электронной почты InfoPath, они получат сообщение электронной почты, содержащее HTML-представление формы по умолчанию, а форма InfoPath будет присоединена к сообщению электронной почты. Если у получателей установлена более ранняя версия InfoPath и форма содержит функции обратной совместимости, они могут сохранить вложенный файл формы и открыть его с помощью более ранней версии InfoPath.
Примечание
Когда формы электронной почты InfoPath, отправляемые другим пользователям, заполняются и отправляются вам обратно, вы можете просматривать данные из этих форм различными способами в Office Outlook 2007. Например, данные можно просмотреть с помощью настраиваемого представления папки InfoPath Forms, что позволяет просматривать данные формы, не открывая сами формы. Вы также можете объединить несколько форм электронной почты InfoPath в одну форму для анализа или сравнения данных или экспортировать данные из одной или нескольких форм электронной почты InfoPath в Microsoft Office Excel 2007. Дополнительные сведения об этих задачах см. в разделе См. также .
Сбор данных от других пользователей с помощью формы электронной почты InfoPath
В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать, а затем выберите команду Выбрать форму InfoPath.
В диалоговом окне Выбор формы InfoPath дважды щелкните нужную форму.
В окне InfoPath Form: Form Name (Форма InfoPath: Имя формы ) нажмите кнопку Переслать.
Введите адреса электронной почты получателя в полях Кому и Копия . Разделяйте имена точкой с запятой (;).
Примечание
Поле СК по умолчанию не отображается. Чтобы добавить адрес электронной почты в поле СК , нажмите кнопку Кому или Копия, а затем в появившемся диалоговом окне введите адрес электронной почты в поле СК .
В поле Тема введите новую тему сообщения.
В поле Введение введите пояснительный текст о форме электронной почты InfoPath.
В области задач Параметры почты выполните одно из следующих действий.
Чтобы отправить версию формы, которую получатели могут использовать для заполнения и отправки данных, щелкните Редактируемая форма.
Примечание
Если шаблон формы не находится в общем расположении, к которому могут получить доступ другие пользователи, например в сетевой папке или на сайте Windows SharePoint Services версии 3.0, установите флажок Включить шаблон формы проверка.
Чтобы отправить версию формы только для чтения, щелкните snapshot только для чтения.
Нажмите кнопку Отправить.
Примечание
Так как вы отправляете форму электронной почты InfoPath для сбора данных от других пользователей, вам не нужно вводить данные в полях формы электронной почты InfoPath перед отправкой формы.
Отправка собственных данных с помощью формы электронной почты InfoPath
В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать, а затем выберите команду Выбрать форму InfoPath.
В диалоговом окне Выбор формы InfoPath щелкните нужную форму.
В окне InfoPath Form: Имя формы введите данные в форму infoPath электронной почты.
Совет
Заполнение формы электронной почты InfoPath аналогично заполнению формы в InfoPath. Например, если форма содержит несколько представлений, можно переключить представления, щелкнув меню Вид на форме и выбрав нужное представление. Дополнительные сведения о заполнении форм InfoPath см. в разделе См. также .
Нажмите кнопку Отправить, а затем в диалоговом окне Форма InfoPath: имя формы введите адреса электронной почты получателя в полях Кому, Копия или Ск . Разделяйте имена точкой с запятой (;).
Примечание
Если конструктор шаблонов форм определил настраиваемое действие отправки, данные отправляются автоматически.
В поле Тема введите новую тему сообщения.
В большом поле в нижней части диалогового окна введите пояснительный текст о форме электронной почты InfoPath.
Нажмите кнопку Отправить.
Чтобы сохранить копию формы, отправленной в активную папку, нажмите кнопку Сохранить в меню Файл .