В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемых сообщений автоматическая копия (Копия) отправляется другим пользователям или спискам рассылки.
Один из сценариев, в котором это правило полезен, заключается в том, что все члены команды отвечают за реагирование на входящие сообщения электронной почты, например центр поддержки. Когда один участник группы отвечает на сообщение, остальные участники автоматически получают копию ответа, что позволяет им оставаться в курсе дел.
Сначала необходимо создать правило для автоматической отправки копии всех сообщений электронной почты, которые вы отправляете.
Это правило называется правилом на стороне клиента. Правило на стороне клиента выполняется только на компьютере, на котором оно создано, и запускается только в том случае, если запущен Outlook. Если вы хотите отправить сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет выполняться с этого компьютера, пока оно не будет создано на этом компьютере. Одно и то же правило необходимо создавать на каждом компьютере, на котором предполагается его использовать.
Создание правила
-
В почте на вкладке Главная в группе Перемещение щелкните Правила > Управление правилами & оповещениями.
Откроется диалоговое окно Правила и оповещения.
-
На вкладке Правила для электронной почты выберите пункт Создать правило.
-
В мастере правил в разделе Начать с пустого правила щелкните Применить правило к отправляемыми сообщениями.
-
Нажмите кнопку Далее, а затем нажмите кнопку Далее еще раз.
-
Появится сообщение с подтверждением, уведомляющее о том, что это правило будет применяться к каждому отправленном сообщению. Нажмите Да.
-
В разделе Шаг 1. Выбор действий установите флажок Копия сообщения для людей или общедоступной группы проверка.
-
В разделе Шаг 2. Изменение описания правила (щелкните подчеркнутое значение) выберите пункт Люди или общедоступная группа.
-
В диалоговом окне Адрес правила щелкните имя или группу, а затем нажмите кнопку По. Повторяйте этот шаг, пока все имена или группы, которые нужно добавить, не будут включены в поле "К ".
-
Нажмите кнопку ОК.
-
В мастере правил нажмите кнопку Далее , а затем нажмите кнопку Далее еще раз.
-
На странице Шаг 1. Задайте имя правила введите понятное имя для правила.
-
На шаге 2. Настройка параметров правила установите флажок Включить это правило проверка.
-
Нажмите Готово.
-
Появится сообщение о том, что правило будет выполняться только при проверка электронной почты в Outlook. Нажмите кнопку ОК.
Теперь при каждой отправке сообщения, будь то новое сообщение, ответ или пересылаемое сообщение, пользователи или группы, указанные в правиле, будут автоматически добавляться в качестве получателей копии. Имена людей или групп не будут отображаться в строке Копия при создании сообщения, но все получатели сообщения будут видеть эти имена.
Отключение правила
Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.
-
В почте на вкладке Главная щелкните Правила > Управление правилами & оповещениями.
-
На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.
-
Нажмите кнопку ОК.
Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения.
Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе ("Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений").
Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений
Если вам нужна гибкость, чтобы отключить новое автоматическое правило cc на основе одного сообщения, не переходя в диалоговое окно Правила и оповещения , вы можете использовать функцию категорий в Outlook вместе с правилом.
Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.
-
В почте на вкладке Главная щелкните Правила > Управление правилами & оповещениями.
-
На вкладке Правила электронной почты щелкните созданное ранее правило и нажмите кнопку Изменить правило.
-
Щелкните Изменить параметры правила.
-
В первых двух окнах мастера нажмите кнопку Далее. Появится запрос Имеются ли исключения из правила?.
-
На странице Шаг 1. Укажите исключения (если требуется) установите флажок кроме принадлежащих категории [категория].
-
В диалоговом окне Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) щелкните значение категория.
-
В диалоговом окне Цветовые категории нажмите кнопку Создать.
-
В диалоговом окне Добавление новой категории в поле Имя введите No Auto Cc.
Вы также можете назначить сочетание клавиш для быстрого применения категории к сообщению. Для этого выберите нужное значение в списке Сочетание клавиш.
-
Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговые окна Добавить категорию и Цветовые категории.
-
Нажмите кнопку Готово.
-
Появится сообщение о том, что правило является правилом только для клиента. Нажмите кнопку ОК.
Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.
-
При создании нового сообщения, ответе на сообщение или переадресовыв его, на вкладке Параметры нажмите кнопку Дополнительные параметры.
-
В диалоговом окне Свойства выберите Категории, а затем — Нет автосбора.
Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.
При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.
