Архивация элементов вручную

Архивация элементов вручную

Размер вашего почтового ящика Outlook достаточно велик, поэтому не следует опасаться того, что в ближайшем будущем вы перестанете получать электронные письма из-за его заполнения. Чтобы предупредить заполнение почтового ящика, старые элементы, которые вы желаете сохранить, можно перенести в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который можно открыть из Outlook в любой момент.

Примечание: Команда " Архивировать " и ее функция не отображаются ни в одной учетной записи в профиле Outlook, если вы включаете учетную запись Exchange Server, и ваша организация использует архивацию Microsoft Exchange Server Online. Администратор сети также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы с равным интервалом. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическая архивация старых элементов.

Элементы также можно архивировать вручную в любой момент. В этом случае вы можете определить, какие элементы нужно архивировать, где их хранить и насколько давними они должны быть, чтобы подлежать архивации.

  1. Выполните одну из указанных ниже процедур.

    • В Outlook 2013: выберите файл > сведения > средства очистки > Архивировать.


      Архивация

    • В Outlook 2016: выберите пункты Файл > Сведения > Инструменты > Удалять старые элементы.

      Удаление старых элементов

    Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

  2. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую необходимо архивировать.

  3. Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

    Диалоговое окно ''Архивация''

  4. Можно создать несколько PST-файлов, если нужно архивировать некоторые папки, используя другие параметры. Например, элементы в папке "Отправленные" может потребоваться хранить дольше, чем элементы в папке "Входящие".

  5. Чтобы архивировать отдельные элементы, которые исключены из автоматической архивации, установите флажок Включить элементы с флажком "Не автоархивировать". При этом исключение из автоархивации для таких элементов отменено не будет, а действие флажка Не автоархивировать будет отменено только для этого архива.

  6. Нажмите .

Отключение автоархивации

Чтобы выполнять архивацию только вручную, необходимо отключить автоархивацию.

  1. Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

  2. В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

  3. Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

Поддержка Office 2010 прекращена 13 октября 2020 г.

Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Обновить сейчас

По умолчанию старые элементы Outlook автоматически архивируются в обычное время. Дополнительные сведения об автоархивации можно найти в статье использование автоархивации для резервного копирования и удаления элементов.

Кроме того, вы можете вручную архивировать и архивировать элементы в дополнение к автоархивации и замене. Ручная архивация обеспечивает гибкие возможности и позволяет указать, какие папки включаются в архив, и какой архивный файл данных Outlook (PST) используется.

Чтобы вручную архивировать элементы Outlook, выполните указанные ниже действия.

  1. Перейдите на вкладку Файл.

  2. Нажмите инструменты очистки.

  3. Нажмите кнопку Архивировать.

  4. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки , а затем щелкните папку, которую вы хотите архивировать. В этот ручной Архив входит любая подпапка выбранного вами папки.

  5. Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

    Диалоговое окно ''Архивация''

  6. Если вы не хотите использовать файл по умолчанию или расположение, в разделе архивный файлнажмите кнопку Обзор , чтобы указать новый файл или папку. Найдите нужный файл или введите его имя, а затем нажмите кнопку ОК. Расположение конечного файла появится в поле файл архива .

  7. Установите флажок включить элементы с установленным флажком "не автоархивировать" , чтобы включить все элементы, которые могут быть помечены отдельно, чтобы исключить их из автоматической архивации. Этот параметр не удаляет исключение из этих элементов, а не игнорирует флажок " не Автоархивация " только для этого архива.

Отключение автоархивации

Если вы хотите архивировать только вручную, необходимо отключить автоархивацию. Выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Параметры.

  3. На вкладке Дополнительно в группе Автоархивациянажмите кнопку Параметры автоархивации.

  4. Снимите флажок Автоархивация каждые n дней .

Автоархивация включена по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в папку архива через заданные промежутки времени. Однако вы можете вручную архивировать и архивировать элементы в указанном месте.

Примечание: Параметры автоархивации Microsoft Office Outlook 2007 настраиваются. Вместо того чтобы создавать резервные копии и архивировать элементы вручную, возможно, вы обнаружите, что Автоархивация может соответствовать вашим потребностям. Дополнительные сведения можно найти в разделе использование автоархивации для архивации и удаления элементов.

  1. В меню файл выберите команду Архивировать.

  2. Установите флажок Архивировать эту папку и все вложенные папки , а затем укажите дату в разделе Архивировать элементы старше.

    Архивные папки в списке папок

  3. В разделе архивный файлнажмите кнопку Обзор , чтобы указать новый файл или расположение, если вы не хотите использовать файл по умолчанию или расположение.

  4. Установите флажок включить элементы с установленным флажком "не автоархивировать" , если вы хотите переопределить предыдущий параметр, чтобы не архивировать определенные элементы автоматически. Если вы захотите архивировать эти элементы вручную во время этой процедуры, эти элементы снова будут подвергаться автоархивации , если только вы не Переопределите этот параметр вручную в будущем.

  5. Нажмите на кнопку ОК.

Примечание: В Outlook автоматически создается еще один файл архива для элементов в папке и указанном месте.

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×