Введение во внешние данные

Зачем использовать внешние данные?

При использовании продуктов SharePoint для оптимизации бизнес-процессов может потребоваться интегрировать в них внешние данные, например базы данных, бизнес-приложения и веб-службы. Однако доступ к таким данным часто ограничен только привилегированными пользователями или затруднен по иной причине. Есть ли удобный способ использования внешних данных с продуктами SharePoint и Office, чтобы можно было развивать бизнес, работая с привычным интерфейсом?

Именно для этого и предназначены службы Business Connectivity Services. Они обеспечивают безопасный эффективный доступ с правами на чтение и запись к самым разным внешним данным. Это выполняется с помощью полнофункциональной инфраструктуры со стандартными интерфейсами пользователя и программирования. Более того, с их помощью можно создавать самые разные бизнес-решения: как композитные решения SharePoint без кода для простых и средних по сложности задач, так и основанные на коде решения для более сложных проектов. Например, можно:

• создать внешний список SharePoint данных о сотрудниках, хранящийся в серверной базе данных и доступный пользователям для чтения и записи подобно обычному списку SharePoint;

• подключить актуальные клиентские данные к системе планирования ресурсов предприятия как набор контактов Outlook и даже предоставить к ним доступ в автономном режиме;

• создать решение для планирования мероприятий, связанное с контролируемым бизнес-приложением, но использующее календарь SharePoint;

• создать приложение Microsoft Silverlight с привлекательным интерфейсом пользователя, работающее с внешними данными из Интернета.

Короче говоря, службы Business Connectivity Services позволяют подключаться к внешним данным, взаимодействовать с ними и извлекать из этого выгоду.

К началу страницы

Три важных сценария

Хотите узнать больше? Ниже описаны три примера решений, основанных на службах Business Connectivity Services.

Службы поддержки    У крупного предприятия есть служба поддержки, которая обеспечивает техническую поддержку. Запросы на поддержку и база знаний технической поддержки хранятся во внешней базе данных, но полностью интегрированы на сайт SharePoint с помощью внешних списков и веб-частей бизнес-данных. Информационные работники могут также просматривать текущие запросы в Microsoft Outlook 2013 в Интернете. Специалистам службы технической поддержки можно просматривать запросы, назначенные им, в Outlook 2013 в Интернете и автономном доступе. Рабочие процессы автоматически управляют проблемами поддержки на каждой стадии: открытая, назначенная, разрешенная и закрытая. Руководители в группе технической поддержки, имеющие соответствующее разрешение, могут просматривать панели мониторинга, которые отображают отчеты службы поддержки, которые указывают количество проблем, назначенных каждому специалисту по поддержке, наиболее актуальные или критические проблемы, а также количество обращений в службу поддержки, которые обрабатываются каждым специалистом по поддержке в течение определенного периода времени. Руководители также могут экспортировать данные в Microsoft Excel 2013 для дальнейшего подробного анализа с помощью условного форматирования и диаграмм.

База данных актеров.    Актерское агентство интегрирует свою базу данных актеров с внутренним сайтом группы SharePoint, который включает полный список актеров, сведения об их контрактах и расписания выступлений. Контракты, создаваемые в виде документов Word, автоматически заполняются новейшими данными. Обработка контрактов на разных стадиях осуществляется с помощью рабочего процесса. Агенты могут добавлять новых артистов во внешний список с помощью формы InfoPath. Благодаря этому решению агенты по поиску талантов всегда имеют под рукой нужные им сведения и могут выполнять многие важные задачи, используя знакомые продукты Office.

Торговая панель мониторинга.    Приложение с панелью мониторинга помогает продавцам-консультантам быстро находить заказы и сведения о клиентах, хранящиеся в системе управления отношениями с клиентами. В зависимости от ролей и разрешений участники группы могут просматривать аналитические сведения о продажах, данные об эффективности работы отдельных участников и потенциальных покупателях, контактные сведения клиентов и заказы. Специалисты по продажам могут просматривать свои календари и задачи, назначенные им руководителями, сотрудничать с другими участниками группы и знакомиться с отраслевыми новостями. На схеме Visio с районами продаж каждый месяц обновляются сведения о продажах, извлекаемые из серверной базы данных. В приложении Word руководители могут быстро создавать месячные отчеты о состоянии, в которые автоматически включаются данные из внешних систем.

К началу страницы

Общая схема

Business Connectivity Services похож на большой тег, включающий множество функций SharePoint и Office. Но это не относится к встроенному, поскольку каждый внешний источник данных уникален, и каждая организация имеет особые требования. После того как вы размещаете основу, локально или в облаке, вы можете поповерхностно изнутри внешних данных в продуктах SharePoint и продуктах Office. При работе с внешними данными вы обычно переходите по трем разным этапам.

Подготовительный этап.    На этом этапе следует спланировать, подготовить и настроить доступ к внешним данным. Обычно это выполняется в тесном сотрудничестве с администратором и иногда разработчиком. Важные цели этого этапа — определить деловые и технические требования, подготовить внешний источник данных, обеспечить безопасный доступ к данным с использованием службы Secure Store и определить масштаб всего решения. Главная задача — создание внешнего типа контента, который представляет собой детализированный пакет подключений, метаданных и других сведений, используемых для получения внешних данных.

Этап SharePoint.    После того, как будет завершена подготовительная работа, вы сможете получать внешние данные в продуктах SharePoint различными способами, в том числе с помощью внешних списков, столбцов внешних данных, веб-частей бизнес-данных, рабочих процессов, результатов поиска, страниц профилей, действий, приложений для SharePoint, а также компонентов и решений SharePoint, основанных на коде.

Этап Office.    После того, как вы настроили доступ к внешним данным в продуктах SharePoint, вы можете получать эти данные в различных продуктах Office (включая Excel, Word, Outlook, Visio, Access и InfoPath), приложениях для Office, компонентах Office, основанных на коде, надстройках и решениях.

Все эти функции подробно рассматриваются ниже.

К началу страницы

Роли

Решения на основе внешних данных обычно разрабатываются коллективно, при этом выполняемые задачи зависят от роли. На приведенном ниже рисунке показана общая схема ролей и решений, задействованных в общем цикле разработки.

Пользователи.    Пользователи собирают простые решения, используя базовые возможности продуктов SharePoint и Office. Ниже приведены примеры выполняемых ими задач.

• Создание внешнего списка и различных его представлений; добавление разных фильтров и функций сортировки.

• Экспорт внешнего списка в Excel 2013 для дальнейшего анализа данных.

• Подключение внешнего списка к Outlook 2013 для работы с внешними данными в оперативном и автономном режимах.

Опытные пользователи    Опытные пользователи создают простые и промежуточные бизнес-решения, а также часто требуют навыков бизнес-аналитика для понимания систем баз данных и общих бизнес-процессов в Организации. Они также сообщают требования администраторам и разработчикам, а также руководителям и разработчикам веб-сайтов. Некоторые примеры приведены ниже.

• Создание внешнего типа контента с помощью Microsoft SharePoint Designer 2013.

• Создание столбцов внешних данных в библиотеках и связывание их с элементами управления контентом в специализированном шаблоне Word, таком как контракт или счет.

• Настройка форм InfoPath для замены форм списков SharePoint по умолчанию.

• Разработка веб-страницы, связывающей веб-части бизнес-данных, для создания информационной рабочей области.

• Создание решения на основе Outlook с настроенными формами, представлениями, командами ленты, действиями и панелями задач.

• Создание рабочего процесса, использующего данные внешних списков.

Администраторы.    Администраторы управляют разрешениями пользователей и параметрами безопасности для нескольких компонентов SharePoint, включая внешний тип контента и внешнюю базу данных. Критически важными действиям являются настройка целевых приложений службы Secure Store, сопоставление учетных данных и определение наилучших способов проверки подлинности. Другие задачи, выполняемые администраторами, указаны ниже.

• Настройка доступа к внешним данным, соответствующих разрешений и запросов и управление ими.

• Импорт и экспорт внешних типов контента из хранилища метаданных подключений к бизнес-данным.

• Настройка пользовательских страниц профилей, действий и страниц поиска.

Разработчики.    Разработчики создают различные настраиваемые решения: от специализированных компонентов с возможностью повторного использования до сложных программных решений. Некоторые примеры приведены ниже.

• Дополнительные внешние типы контента, разработанные в Microsoft Visual Studio, такие как настраиваемые типы полей, в которых используются сложные иерархические данные.

• Собранные данные из нескольких служб, представленные в виде единой модели подключения к бизнес-данным.

• Повторно используемые компоненты, пользовательские веб-части, пользовательские рабочие процессы и формы InfoPath на основе кода.

• Настраиваемые части внешних данных для решений Outlook.

• Приложения Microsoft Silverlight и надстройки Office.

• Настраиваемые предупреждения, создаваемые с использованием инфраструктуры обработки событий.

• Пользовательские подключения или решения на основе управляемого кода.

К началу страницы

Знакомство со средой SharePoint

При использовании или создании решения внешних данных существует ряд различий в возможностях и функциях, о которых вы должны знать при работе в среде SharePoint.

• Локальное развертывание    Если вы создаете решение, в котором ваши пользователи и решение работаю полностью локально (за брандмауэром), тогда поддерживаются все функции служб Business Connectivity Services.

• Развертывание в облаке    Если вы используете SharePoint (план 2, E3 и E4) в Microsoft 365, будет доступна подмножество функций. Например, поддерживаются внешние списки, веб-части бизнес-данных и события, однако страницы профиля, действия и соединители не поддерживаются. Кроме того, вы можете подключаться только к следующим источникам данных: веб-службы WCF, OData и SQL Server Azure.

• Гибридное развертывание    Ваша организация уже могла инвестировать значительные средства в локально развертываемые источники данных, такие как бизнес-приложения и системы ERP. Но в вашей организации также может быть развернута гибридная среда SharePoint, в которой часть сотрудников работают в локальной системе, а часть — в облачной среде. В смешанной среде можно создать гибридное решение внешних данных, чтобы пользователи в облаке могли иметь доступ к источнику данных в локальной среде. Например, пользователь может заполнить отчет о расходах во время командировки с помощью SharePoint, и вы сможете сразу же согласовать сборы с локальной системой SAP. Вы можете подключиться к любому поддерживаемому локальному источнику данных, но вы должны использовать службы OData, и могут потребоваться дополнительная разработка и настройка.

Выбор программного обеспечения

Компоненты служб Business Connectivity Services разнесены по различным выпускам SharePoint. Таблица ниже поможет вам сделать правильный выбор.

* Включают элементы управления формы для отображения внешних данных и макеты для отображения данных в области задач Outlook и в области формы. Доступны только в Microsoft Office профессиональный плюс 2013.

К началу страницы

Настройка программного обеспечения

После установки программного обеспечения нужно настроить его. В частности, нужно выполнить указанные ниже задачи.

Подготовка внешнего источника данных    Администратору может потребоваться создать учетную запись и предоставить разрешения на доступ к источнику данных, чтобы убедиться в том, что у нужных пользователей есть права доступа к данным и что данные не выводятся в неправильной руки. В внешней базе данных администратор может также создавать определенные таблицы, представления, запросы и т. д., чтобы ограничить результаты как нужной и для повышения производительности.

Настройка служб SharePoint    Администратор должен активировать службу подключения к бизнес-данным, службу Secure Store и службы Visio.

Настройка службы Secure Store    Администратор должен определить оптимальный режим доступа к внешнему источнику данных, создать целевое приложение и задать для него учетные данные.

Настройка службы подключения к бизнес-данным    Администратор должен обеспечить, чтобы у пользователя, создающего внешний тип контента, было разрешение на доступ к хранилищу метаданных BDC, и чтобы у соответствующих пользователей был доступ к внешнему типу контента, на котором основан внешний список.

Проверка готовности продуктов Office к использованию.    Для синхронизации внешних данных с продуктами Office на каждом клиентском компьютере должна быть установлена система Windows 7 или более поздней версии и следующие бесплатные программные продукты: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 и WCF Data Services 5.0 для OData V3 (в случае необходимости вам автоматически будет предложено загрузить программное обеспечение). Кроме того, убедитесь, чтобы при установке Office был выбран вариант Business Connectivity Services (выбран по умолчанию). Этот вариант устанавливает среду выполнения клиента Business Connectivity Services, которая выполняет следующие задачи: кэширование внешних данных и синхронизация с ними, сопоставление бизнес-данных с внешними типами контента, отображение средства выбора внешних элементов в продуктах Office и выполнение пользовательских решений в продуктах Office.

К началу страницы

Выбор внешних данных

Можно работать с разными внешними источниками данных, включая базы данных, системы планирования ресурсов предприятия (ERP), источники OData и расширенные соединители.

Базы данных.    Организации и компании любых размеров используют в повседневной деятельности базы данных. Базы данных содержат разнообразные типы данных, включая текст, числа, изображения и документы, а также множество целей, в том числе финансовых, производственных, страховых и управляемых данными веб-сайтов компании. В число популярных поддерживаемых баз данных входят Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 и любые базы данных, соответствующие стандартам интерфейса ODBC или OLE DB.

Системы планирования ресурсов предприятия.    Системы планирования ресурсов предприятия интегрируют бизнес-данные и бизнес-процессы в масштабе организации и помогают выполнять многие фундаментальные задачи бизнеса, в том числе указанные в приведенной ниже таблице.

В число поддерживаемых систем ERP входят решения SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel и JD Edwards.

OData.    Протокол Open Data (OData) обеспечивает стандарт на основе модели REST для операций создания (Post), чтения (Get), обновления (Put) и удаления (Delete), осуществляющих доступ к веб-службам. Протокол OData можно рассматривать как веб-эквивалент ODBC и OLE DB. Данные возвращаются в формате XML или нотации объектов JavaScript (JSON). В число часто используемых источников OData входят популярные веб-сайты (такие как Amazon, E-bay, Azure Data Market и Netflix), базы данных и даже другие сайты SharePoint.

Расширенные соединители.    В случае других источников внешних данных разработчик может предоставить расширенный доступ к ним с помощью указанных ниже компонентов.

• ADO.NET — обеспечивает доступ к любым источникам данных с помощью поставщика ADO.NET.

• WCF и веб-службы — обеспечивают доступ к веб-службам и платформе Windows Communication Foundation (WCF).

• Сборки подключения .NET — обеспечивают доступ к источникам данных, для которых недоступны поставщик ADO.NET и веб-служба.

• Преобразование неподдерживаемых проприетарных типов данных в поддерживаемые типы данных .NET.

• Создание пользовательских соединителей для крупных источников данных с часто изменяющейся структурой, для работы с которыми требуются пользовательские подключения к данным, методы передачи и средства установки соединителей.

К началу страницы

Производительность

В любом решении для бизнеса производительность имеет большое значение, и работа с внешними данными — не исключение. К счастью, службы Business Connectivity Services были разработаны с учетом многих потенциальных узких мест. Как правило, операции извлечения данных, их разбиения на страницы, фильтрации и сортировки выполняются внешним источником данных для снижения требований к памяти и вычислительной мощности, предъявляемых продуктам SharePoint.

Кроме того, службы Business Connectivity Services имеют встроенную кэш-память на сервере (кэш Business Connectivity Services) и клиентских компьютерах (кэш выполнения клиента Business Connectivity Services), из-за чего могут не отображать незамедлительно последние значения из системы внешних данных. Однако вы можете настроить интервалы обновления с учетом требований пользователей и особенностей создаваемых вами решений. Не все пользователи должны видеть актуальные данные прямо сейчас, но если это так, они могут, например, обновить внешний список или папку контактов Outlook.

Пользователь может в течение сравнительно длительного времени работать на клиентском компьютере в автономном режиме без доступа к внешним данным, но при подключении к сети данные обновляются и согласуются.

Все эти возможности ускоряют отображение, обновление и обработку внешних данных на веб-страницах SharePoint и в продуктах Office.

К началу страницы

Безопасность

Крайне важно надежно защитить внешний источник данных, потому что эти данные часто критичны для бизнеса и должны быть недоступны для пользователей, не имеющих соответствующих разрешений. Есть много способов защиты данных, при этом желательно, чтобы решение было не только надежным, но и простым в использовании. Этим требованиям соответствует служба Secure Store.

По сути, защита внешних данных сводится к получению ответов на два простых вопроса.

Кто вы?    Это также называется проверкой подлинности и сводится к проверке личности пользователя по его учетным данным (имя пользователя и пароль).

Что вы можете сделать?    Это называется авторизацией, и это процесс определения тех задач, которые можно выполнять над элементами данных, получая список предоставленных разрешений.

Сначала администратор помогает определить оптимальный режим доступа к внешнему источнику данных. В бизнес-решениях для доступа к внешним данным часто используется отдельная учетная запись, но это неудобно для пользователей и осложняет работу. Однако вход в систему с другими учетными данными может быть сложным и неудобным. Решением является использование службы Secure Store, которая обеспечивает хранение и сопоставление учетных данных. Это упрощает использование внешних данных, потому что вход нужно выполнить только один раз.

Например, если пользователь вошел на сайт SharePoint с одним набором учетных данных, но хочет получить доступ к внешнему списку, основанному на приложении Siebel, которое использует другие учетные данные, администратор может настроить службу Secure Store для автоматического сопоставления двух наборов учетных данных, чтобы пользователю не приходилось выполнять вход два раза.

Служба Secure Store также помогает решить печально известную проблему "двойного скачка", когда для каждой проверки подлинности требуется один "скачок" между двумя компьютерами, что может привести к компрометации доступа к данным.

Затем администратор создает несколько уровней защиты на основе разрешений, чтобы обеспечить надлежащие процедуры авторизации и доступа для следующих элементов:

• данные во внешней базе данных или системе;

• внешний тип контента в хранилище метаданных службы подключения к бизнес-данным;

• внешний список или столбец внешних данных.

Наконец, администратор может добавить дополнительный уровень защиты, используя шифрование. Если ваше решение для работы с внешними данными также использует приложения Office, администратор может защитить кэш клиентской среды Business Connectivity Services с помощью шифрованной файловой системы Windows. Некоторые внешние источники данных также выполняют шифрование, обеспечивая дополнительный уровень защиты.

К началу страницы

Внешние типы контента

Внешние типы контента лежат в основе любого решения для работы с внешними данными. Они выступают в роли посредников между вами и внешними данными. Типичный внешний тип контента представляет собой организованный пакет данных, содержащий указанные ниже элементы.

• Сведения о подключении к источнику данных, такие как его расположение, название и способы проверки подлинности пользователей.

• Определение таблицы, полей, первичных и внешних ключей, проверок и типов данных (метаданные).

• Операции, которые вы можете выполнять с данными, такие как создание, чтение, обновление, удаление и опрос (также называется CRUDQ).

• Другие данные и операции, такие как сопоставленные типы данных Office и включение синхронизации в автономном режиме.

• Различные фильтры, запрашивающие данные и помогающие изолировать результаты, и ограничения для повышения производительности.

• Поле удостоверения и отображаемые столбцы для средства выбора внешнего контента, используемого для извлечения внешних данных с помощью интерфейса пользователя.

• Связь на основе первичного и внешнего ключей между двумя связанными таблицами, такими как "Заказы" и "Клиенты".

Один пользователь определяет внешний тип контента и, таким образом, избавляет других пользователей от сложностей работы с внешними данными. Более того, все эти сведения сохраняются в специальном BDCM-файле в формате XML и хранятся в хранилище метаданных службы подключения к бизнес-данным. Этот подход упрощает обслуживание, обновление, защиту и повторное использование внешних типов контента на разных сайтах. Например, можно с легкостью экспортировать и импортировать файл для развертывания в рабочей среде или добавления в другие семейства веб-сайтов.

Между прочим, пользователю необязательно быть экспертом по XML. Для создания внешнего типа контента можно использовать два продукта, указанных ниже.

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Можно определить и обновить внешний тип контента декларативно, а затем опубликовать его в хранилище метаданных службы подключения к бизнес-данным.

• Microsoft Visual Studio 2012    Если внешние данные сложны или не поддерживаются SharePoint Designer 2013, то вы можете использовать редактор XML в Visual Studio (в котором имеется технология Intellisense), чтобы создать модель XML, или использовать конструктор внешних типов контента Visual Studio, чтобы создать сборку подключения .NET, в которой имеется настраиваемая логика интеграции с серверной частью с помощью .NET Framework.

К началу страницы

Чтение данных из внешних списков и их запись

Внешний список — ключевой компонент решений SharePoint, основанных на внешних данных. Внешние данные можно читать и записывать так же, как и список SharePoint. Внешний список выглядит и работает во многом похоже на обычный список за некоторыми исключениями. Например, можно создавать для него представления и использовать вычисляемые значения в формулах, но не вкладывать файлы или отслеживать версии.

Вы также можете создать внешний список с помощью SharePoint Designer 2013.

К началу страницы

Добавление столбцов внешних данных в списки и библиотеки

Столбцы внешних данных можно комбинировать в обычном списке или библиотеке с другими столбцами. Поскольку столбец внешних данных добавляется в обычный список или библиотеку, остаются доступны все соответствующие функции списка или библиотеки, включая управление версиями, утверждение, выдача, возврат и вложение файлов.

Предположим, что вы создали библиотеку изображений с фотографиями товаров, продаваемых вашей компанией. Вы можете добавить в библиотеку столбец внешних данных для получения названий товаров, их кодов и текущих цен из внешней базы данных. Поскольку правила и процессы компании требуют, чтобы сведения о товарах изменялись только через СУБД, при создании внешнего типа контента вы указываете, что внешние данные доступны только для чтения. Однако теперь больше сотрудников компании могут с легкостью просмотреть все общие сведения о товарах в одном представлении библиотеки.

К началу страницы

Создание решений с помощью веб-частей бизнес-данных

Веб-части бизнес-данных предназначены для работы с данными из внешнего списка, и вы можете комбинировать эти веб-части в полезных целях создания рабочей области или панели мониторинга сайта. Например, вы можете подключить веб-части списка и элемента таким образом, чтобы при выборе элемента отчета о расходах в веб-части списка (например, при начислении расходов) в веб-части "номенклатура" отображаются сведения об элементе, такие как "Гостиница", "командировки" и "расходы на питание".

Веб-части бизнес-данных вкратце описаны в приведенной ниже таблице.

К началу страницы

Использование внешних данных на странице профиля, в действии или операции поиска

Страницы профилей, действия и операции поиска тесно связаны.

Страницы профилей

По умолчанию службы Business Connectivity Services автоматически создают страницу профиля на основе внешнего типа контента. Страница профиля — это веб-страница, на которой на основе поля идентификатора отображаются сведения из одной строки внешних данных, такие как все поля записи конкретного клиента.

Страница профиля по умолчанию содержит связанные веб-части построителя элементов бизнес-данных и элемента бизнес-данных. Веб-часть построителя элементов бизнес-данных анализирует параметр строки URL-запроса страницы профиля, например http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, и передает значение CustID (идентификатор клиента) веб-части элемента бизнес-данных, которая затем отображает все поля соответствующей записи клиента.

Можно создать собственную страницу профиля для отображения пользовательских данных. Также администратор может настроить страницу профиля для вас.

Действия

Вы даже можете выполнить действия на основе страницы профиля, чтобы сделать что-то полезное. Например, вы можете создать действие, объединяющее адресные данные о клиенте в картах Bing, чтобы просмотреть его местонахождение или получить указания. Вы можете создать действие либо в соответствии с параметром строки запроса URL на странице профиля, либо с помощью настраиваемого кода. Разработчик может написать собственный код, который позволит вам обновлять сведения о сотруднике в серверной базе данных.

По умолчанию действие выполняется при выборе команды действия "Просмотреть профиль" в веб-части действий с бизнес-данными или списка бизнес-данных. При создании столбца внешних данных вы также можете выполнить действие с помощью команды меню.

Операции поиска

Наконец, по вашему запросу администратор может включить поиск внешних данных. Их можно обходить и индексировать так же, как и внутренние данные SharePoint, но с фильтрацией по ролям безопасности, чтобы результаты поиска на странице профиля могли просматривать только уполномоченные пользователи.

Интегрировав средства поиска SharePoint в системы внешних данных, пользователи могут находить данные, обнаружить которые в противном случае не удалось бы. Например, если вы знаете компанию, в которой работает клиент, но забыли его имя, можно выполнить поиск по названию компании, чтобы было проще найти страницу профиля клиента.

К началу страницы

Использование внешних данных в рабочих процессах

Рабочие процессы обеспечивают эффективное средство моделирования и автоматизации бизнес-процессов, основанных на списках, библиотеках или сайтах SharePoint. Бизнес-процессы могут иметь любой уровень сложности: от простого утверждения документа до структурированных сложных процессов. Хотя непосредственно связать рабочий процесс со внешним списком нельзя, можно создать указанные ниже элементы.

Рабочие процессы собственного списка    Рабочий процесс, связанный с собственным списком, который считывает или обновляет данные из внешнего списка с помощью элемента "создать список", "обновить элемент списка" и "удалить действия элемента списка". Например, можно обновлять внешний элемент списка при изменении собственного списка или элемента библиотеки. Вы можете использовать другие действия с внешними списками, например с переменной рабочего процесса, чтобы изменить поле внешнего списка. Вы также можете использовать внешний элемент списка в качестве назначения для рабочего процесса, но в ссылке на задачу не отображается заголовок для элемента внешнего списка.

Рабочие процессы сайтов.    Для запуска рабочим процессам сайтов не нужны триггеры событий, их можно запускать вручную. Для предотвращения несанкционированного доступа рабочие процессы, использующие внешние списки, всегда выполняются с учетной записью службы, даже если используется проверка подлинности с олицетворением.

События.    Разработчик может создавать события-триггеры для внешнего источника данных, а пользователи — оповещения, срабатывающие в ответ на эти события. Например, с помощью рабочего процесса SharePoint можно отправлять сообщение электронной почты сотруднику, когда во внешнем источнике данных ему назначается учетная запись клиента.

Для повышения производительности рекомендуется читать только небольшое количество столбцов во внешнем списке, или создавать, обновлять или удалять небольшое количество элементов во внешнем списке.

К началу страницы

Анализ внешних данных в Excel

Вы можете экспортировать данные из внешнего списка в Excel 2013 и синхронизировать их. Например, вам может потребоваться вести ведомость продукции во внешнем списке, чтобы можно было легко обновлять его и предоставлять к нему общий доступ, а также периодически проводить анализ ведомости в Excel 2013. То, какие внешние данные будут экспортированы в Excel 2013, определяется текущим представлением внешнего списка, фильтрами, заданными для внешнего типа контента и для внешнего списка, а также языковыми параметрами сайта SharePoint.

При экспорте внешнего списка создается таблица Excel с подключением к данным во внешнем списке, основанным на файле веб-запроса. Чтобы увидеть дальнейшие изменения, вносимые в список SharePoint, в таблице Excel, можно обновить данные. Имейте в виду, что вы не можете внести изменения в источник внешних данных в Excel, и что операция обновления перезаписывает любые изменения, внесенные в Excel.

К началу страницы

Добавление внешних данных в документы Word

Добавив столбцы внешних данных и шаблон Word с элементами управления содержимым в библиотеку документов, вы можете сделать процесс ввода точных и свежих данных в структурированный документ Microsoft Word 2013 легким и эффективным.

Допустим, у вас есть библиотека документов, содержащая контракты клиентов. Тем не менее, все ваши сведения о клиенте поддерживаются в бизнес-приложениях, таких как SAP. Вы можете следить за контрактами клиента в библиотеке документов, но убедитесь, что сведения о нем обновлены и не являются дубликатами. Вот что нужно для этого сделать:

• Сначала добавьте в библиотеку столбцы внешних данных, чтобы связать имя клиента, название компании и номер телефона с каждым контрактом, хранящимся в библиотеке контрактов.

• Затем создайте шаблон Word, содержащий стандартный текст контракта с клиентом и элементы управления содержимым для ввода имени клиента, названия компании и номера телефона. Word 2013 будет использовать средство выбора внешних элементов, которое поможет вам ввести или обновить нужные сведения, автоматически отображая и получая нужные сведения о клиенте.

• Наконец, каждый раз при создании договора, вводе данных клиента и сохранении договора в библиотеке введенные данные будут записываться в соответствующие столбцы внешних данных.

К началу страницы

Синхронизация внешних данных в Outlook

Если во внешнем списке содержатся сведения о клиентах, задачи, встречи или публикации, то вы можете подключить его к Outlook 2013. После того как вы это сделаете, вы сможете просматривать, изменять и распечатывать данные, используя привычный интерфейс пользователя Outlook. Если данные содержат контактные данные, такие как сведения о клиентах, то вы можете даже позвонить клиентам, отправить им сообщения электронной почты или приглашение на собрание.

Синхронизация данных — это двунаправленный процесс. Изменения, внесенные в Outlook 2013 автоматически синхронизируются с источником внешних данных. Изменения, внесенные в источник внешних данных, синхронизируются с элементами в Outlook 2013, хотя в этом случае, возможно, понадобится выполнить операцию обновления.

По умолчанию данные автоматически обновляются каждые шесть часов, но это значение можно изменить. Чтобы убедиться, что отображаются актуальные данные из внешнего источника данных, щелкните соответствующую папку правой кнопкой мыши и выберите пункт Синхронизировать изменения базы данных.

Чтобы создать внешний типа контента, выполните указанные ниже действия.

• Если требуется автономный доступ к контенту, включите параметр поддержки автономной синхронизации.

• Выберите в поле Тип элемента Microsoft Office значение "Контакт", "Встреча", "Задача" или "Публикация".

• Сопоставьте отдельные поля во внешнем типе контента, такие как "Имя клиента", "Фамилия клиента", "Адрес клиента" и "Телефон клиента" с соответствующими полями типа элемента Outlook, такими как FirstName, LastName, BusinessAddress и BusinessPhone.

Кроме того, написав некоторый код, можно создать решение Outlook, поддерживающее указанные ниже возможности.

• Отображение обычных или настраиваемых путей к данным в настраиваемых областях задач для представления внешних данных.

• Добавление настраиваемых команд на ленту для выполнения настраиваемых действий.

• Создание настраиваемого определения представления для отображения конкретных столбцов внешних данных.

• Создание настраиваемых областей формы для представления внешних данных.

К началу страницы

Улучшение доступа к внешним данным с помощью форм InfoPath

Существует масса причин, по которым удобно использовать Microsoft InfoPath 2013 для работы с внешними данными.

Работа с комплексными типами данных    Если поле внешних данных является иерархическим (например, поле адреса, содержащее адрес "улица", "город" и "почтовый индекс"), вы не сможете работать с этим полем в форме SharePoint для внешнего списка, и на самом деле оно не будет создано даже. Однако вы можете преобразовать форму SharePoint в форму InfoPath для создания и изменения полей с помощью InfoPath 2013.

Внедрение элемента управления выбора внешних элементов.    Можно перетащить элемент управления выбора внешних элементов на форму InfoPath, связать его с внешним списком как дополнительный источник данных и предоставить пользователю возможность легкого выбора элемента на основе уникального поля, такого как имя клиента или идентификатор товара.

Более того, если настроена связь для внешних типов контента, таких как клиенты и заказы, а форма InfoPath для внешнего списка содержит внешний ключ, такой как идентификатор клиента, элемент управления выбора внешних элементов автоматически добавляется на форму. Это позволяет пользователям легко находить нужных клиентов при работе с заказами.

Создание нескольких представлений формы.    Иногда нужно, чтобы формы поддерживали несколько представлений внешних данных, особенно если полей много, а внешний список или форма SharePoint неэффективны. Использовать несколько представлений также полезно в сценариях с однократной записью, в которых внешняя система не позволяет обновить поле после его создания. В таких случаях можно создать два представления: одно для создания поля, а второе — для обновления.

Добавление правил или выделенного кода к формам.    Можно добавить декларативные правила или формы с выделенным кодом для реализации дополнительной бизнес-логики, такой как проверка и вычисления. Например, можно проверять правильность кода страны с помощью правила или почтового индекса с помощью веб-службы.

К началу страницы

Добавление внешних данных в опубликованные схемы Visio

С помощью Microsoft Visio 2013 вы можете связать данные из внешнего списка с диаграммой и фигурами. Затем вы можете опубликовать схему в библиотеке документов SharePoint document в виде интерактивного веб-документа, чтобы пользователи могли отображать схему и просматривать связанные с ней внешние данные. Существует три способа, чтобы связать строки данных с фигурами в вашей схеме. Вы можете связывать строки с существующими фигурами по одной, автоматически связать строки с фигурами, а также создать фигуры на основе данных.

К началу страницы

Импорт и обновление внешних данных в Access

Приложение Microsoft Access 2013 способно работать с любыми типами данных, включая внешние данные. Вы можете импортировать внешний список в базу данных Access на вашем клиентском компьютере и периодически обновлять данные. Эти данные будут доступны только для чтения.

Основные действия, которые нужно выполнить, указаны ниже.

1. Экспортируйте внешний тип контента из SharePoint Designer 2013 или непосредственно из хранилища метаданных службы подключения к бизнес-данным в виде BDCM-файла.

2. Создайте в Access 2013 подключение данных для веб-службы с помощью BDCM-файла.

3. Создайте в Access 2013 связанную таблицу, основанную на подключении данных для веб-службы.

Имейте в виду, что в этом случае при обновлении данных кэш клиентской среды Business Connectivity Services для синхронизации с внешним списком не используется.

К началу страницы