С помощью Business Connectivity Services можно подключить внешние данные к сайту SharePoint и использовать их так, как если бы они были собственными для вашего сайта. Ниже приведена коллекция сведений о том, что такое внешние данные, где их получить и как их использовать.
Дополнительные сведения см. в статье Справочные ресурсы по внешним данным.
В этой статье
Общие сведения
Для использования внешних данных есть много причин. Небольшая группа может многого добиться, совместно создавая бизнес-решение, основанное на внешних данных. Ниже приведены сведения о том, как это часто делается и какие преимущества это может обеспечить.
Зачем использовать внешние данные?
При использовании продуктов SharePoint для оптимизации бизнес-процессов может потребоваться интегрировать в них внешние данные, например базы данных, бизнес-приложения и веб-службы. Однако доступ к таким данным часто ограничен только привилегированными пользователями или затруднен по иной причине. Есть ли удобный способ использования внешних данных с продуктами SharePoint и Office, чтобы можно было развивать бизнес, работая с привычным интерфейсом?
Именно для этого и предназначены службы Business Connectivity Services. Они обеспечивают безопасный эффективный доступ с правами на чтение и запись к самым разным внешним данным. Это выполняется с помощью полнофункциональной инфраструктуры со стандартными интерфейсами пользователя и программирования. Более того, с их помощью можно создавать самые разные бизнес-решения: как композитные решения SharePoint без кода для простых и средних по сложности задач, так и основанные на коде решения для более сложных проектов. Например, можно:
- создать внешний список SharePoint данных о сотрудниках, хранящийся в серверной базе данных и доступный пользователям для чтения и записи подобно обычному списку SharePoint;
- подключить актуальные клиентские данные к системе планирования ресурсов предприятия как набор контактов Outlook и даже предоставить к ним доступ в автономном режиме;
- создать решение для планирования мероприятий, связанное с контролируемым бизнес-приложением, но использующее календарь SharePoint;
- создать приложение Microsoft Silverlight с привлекательным интерфейсом пользователя, работающее с внешними данными из Интернета.
Короче говоря, службы Business Connectivity Services позволяют подключаться к внешним данным, взаимодействовать с ними и извлекать из этого выгоду.
Три важных сценария
Хотите узнать больше? Ниже описаны три примера решений, основанных на службах Business Connectivity Services.
Служба технической поддержки У крупного предприятия есть служба технической поддержки, которая предоставляет внутреннюю техническую поддержку. Запросы на поддержку и база знаний технической поддержки хранятся во внешней базе данных, но полностью интегрированы на сайт SharePoint с помощью внешних списков и веб-частей бизнес-данных. Информационные работники также могут просматривать свои текущие запросы в Microsoft Outlook 2013 в Интернете. Специалисты службы технической поддержки могут просматривать назначенные им запросы в Outlook 2013 в интернете и автономном доступе. Рабочие процессы автоматически управляют проблемами поддержки на каждом этапе: открытый, назначенный, эскалации, решенный и закрытый. Руководители группы технической поддержки с соответствующим разрешением могут просматривать панели мониторинга, на которых отображаются отчеты службы поддержки, в которых указано количество проблем, назначенных каждому специалисту службы поддержки, наиболее актуальные или критические проблемы, а также количество инцидентов поддержки, которые обрабатываются каждым специалистом службы поддержки в течение заданного периода времени. Руководители также могут экспортировать данные в Microsoft Excel 2013 для дальнейшего подробного анализа с помощью условного форматирования и диаграмм.
Средство отслеживания исполнителей Агентство талантов интегрирует свою базу данных художников во внутренний сайт группы SharePoint, который включает полный список художников, их контактные данные и графики выступлений. Контракты, создаваемые в виде документов Word, автоматически заполняются новейшими данными. Обработка контрактов на разных стадиях осуществляется с помощью рабочего процесса. Агенты могут добавлять новых артистов во внешний список с помощью формы InfoPath. Благодаря этому решению агенты по поиску талантов всегда имеют под рукой нужные им сведения и могут выполнять многие важные задачи, используя знакомые продукты Office.
Панель мониторинга продаж Приложение панели мониторинга продаж помогает сотрудникам по продажам быстро находить заказы на продажу и сведения о клиентах, управляемые в системе управления отношениями с клиентами (CRM). В зависимости от ролей и разрешений участники группы могут просматривать аналитические сведения о продажах, данные об эффективности работы отдельных участников и потенциальных покупателях, контактные сведения клиентов и заказы. Специалисты по продажам могут просматривать свои календари и задачи, назначенные им руководителями, сотрудничать с другими участниками группы и знакомиться с отраслевыми новостями. На схеме Visio с районами продаж каждый месяц обновляются сведения о продажах, извлекаемые из серверной базы данных. В приложении Word руководители могут быстро создавать месячные отчеты о состоянии, в которые автоматически включаются данные из внешних систем.
Общая схема
Business Connectivity Services — это большой зонтик, который включает в себя множество функций SharePoint и Office. Но это не работает "из коробки", так как каждый внешний источник данных уникален и каждая организация имеет особые потребности. После того как вы заложите основы в локальной среде или в облаке, вы сможете отображать внешние данные в продуктах SharePoint и Office. При работе с внешними данными обычно выполняется три отдельных этапа:
Этап закладных работ На этом этапе вы планируете, подготавливаете и настраиваете способ доступа к внешним данным. Обычно это выполняется в тесном сотрудничестве с администратором и иногда разработчиком. Важные цели этого этапа — определить деловые и технические требования, подготовить внешний источник данных, обеспечить безопасный доступ к данным с использованием службы Secure Store и определить масштаб всего решения. Главная задача — создание внешнего типа контента, который представляет собой детализированный пакет подключений, метаданных и других сведений, используемых для получения внешних данных.
Этап SharePoint После того как основы будут заложены, вы можете отображать внешние данные в продуктах SharePoint различными способами, включая внешние списки, внешние столбцы данных, веб-части бизнес-данных, рабочие процессы, результаты поиска, страницы профилей, действия, приложения для SharePoint, а также компоненты или решения SharePoint на основе кода.
Этап Office После создания доступа к внешним данным в продуктах SharePoint вы можете просматривать данные в различных продуктах Office (включая Excel, Word, Outlook, Visio, Access и InfoPath), приложениях для Office и компонентах Office на основе кода, надстройках или решениях.
Все эти функции подробно рассматриваются ниже.
Роли
Решения на основе внешних данных обычно разрабатываются коллективно, при этом выполняемые задачи зависят от роли. На приведенном ниже рисунке показана общая схема ролей и решений, задействованных в общем цикле разработки.
Пользователей Пользователи собирают простые решения, используя основные возможности продуктов SharePoint и Office. Ниже приведены примеры выполняемых ими задач.
- Создание внешнего списка и различных его представлений; добавление разных фильтров и функций сортировки.
- Экспорт внешнего списка в Excel 2013 для дальнейшего анализа данных.
- Подключение внешнего списка к Outlook 2013 для работы с внешними данными в сети и в автономном режиме.
Опытные пользователи Опытные пользователи создают простые и промежуточные бизнес-решения без кода и часто требуют навыков бизнес-аналитика, чтобы понять системы баз данных и общие бизнес-процессы в организации. Они также сообщают о требованиях администраторам и разработчикам, а также бизнес-менеджерам и, возможно, дизайнерам сайтов. Некоторые примеры приведены ниже.
- Создание внешнего типа контента с помощью Microsoft SharePoint Designer 2013 г.
- Создание столбцов внешних данных в библиотеках и связывание их с элементами управления контентом в специализированном шаблоне Word, таком как контракт или счет.
- Настройка форм InfoPath для замены форм списков SharePoint по умолчанию.
- Разработка веб-страницы, связывающей веб-части бизнес-данных, для создания информационной рабочей области.
- Создание решения на основе Outlook с настроенными формами, представлениями, командами ленты, действиями и панелями задач.
- Создание рабочего процесса, использующего данные внешних списков.
Администраторы Администраторы управляют разрешениями пользователей и безопасностью для нескольких различных компонентов SharePoint, включая внешний тип контента и внешнюю базу данных. Критически важными действиям являются настройка целевых приложений службы Secure Store, сопоставление учетных данных и определение наилучших способов проверки подлинности. Другие задачи, выполняемые администраторами, указаны ниже.
- Настройка доступа к внешним данным, соответствующих разрешений и запросов и управление ими.
- Импорт и экспорт внешних типов контента из хранилища метаданных подключений к бизнес-данным.
- Настройка пользовательских страниц профилей, действий и страниц поиска.
Разработчики Разработчики создают различные пользовательские решения, которые варьируются от целевых, многократно используемых компонентов до расширенных решений на основе кода. Некоторые примеры приведены ниже.
- Дополнительные внешние типы контента, разработанные в Microsoft Visual Studio, такие как настраиваемые типы полей, в которых используются сложные иерархические данные.
- Собранные данные из нескольких служб, представленные в виде единой модели подключения к бизнес-данным.
- Повторно используемые компоненты, пользовательские веб-части, пользовательские рабочие процессы и формы InfoPath на основе кода.
- Настраиваемые части внешних данных для решений Outlook.
- Приложения Microsoft Silverlight и надстройки Office.
- Настраиваемые предупреждения, создаваемые с использованием инфраструктуры обработки событий.
- Пользовательские подключения или решения на основе управляемого кода.
Подготовка
Какое бы решение на основе внешних данных ни требовалось разработать, его нужно создавать на надежном фундаменте. Для этого нужно правильно выбрать и настроить программное обеспечение, выбрать и подготовить внешний источник данных, включить службы и учетные записи SharePoint и создать внешний тип контента.
Знакомство со средой SharePoint
При использовании или создании решения внешних данных существует ряд различий в возможностях и функциях, о которых вы должны знать при работе в среде SharePoint.
- Локальная среда Если вы создаете решение, в котором пользователи и ваше решение полностью находятся в локальной среде (за брандмауэром), то поддерживаются все функции служб Business Connectivity Services.
- Облако Если вы используете SharePoint (план 2, E3 и E4) в Microsoft 365, доступно подмножество функций. Например, поддерживаются внешние списки, веб-части бизнес-данных и события, однако страницы профиля, действия и соединители не поддерживаются. Кроме того, вы можете подключаться только к следующим источникам данных: веб-службы WCF, OData и SQL Server Azure.
- Гибридных Возможно, ваша организация уже имеет значительные инвестиции в локальные источники данных, такие как бизнес-приложения и ERP-системы. Но в вашей организации также может быть развернута гибридная среда SharePoint, в которой часть сотрудников работают в локальной системе, а часть — в облачной среде. В смешанной среде можно создать гибридное решение внешних данных, чтобы пользователи в облаке могли иметь доступ к источнику данных в локальной среде. Например, пользователь может заполнить отчет о расходах во время деловой поездки с помощью SharePoint, и расходы могут быть немедленно согласованы с локальной системой SAP. Вы можете подключиться к любому поддерживаемому локальному источнику данных, но вы должны использовать службы OData, и могут потребоваться дополнительная разработка и настройка.
Выбор программного обеспечения
Компоненты служб Business Connectivity Services разнесены по различным выпускам SharePoint. Таблица ниже поможет вам сделать правильный выбор.
| Функция служб Business Connectivity Services | SharePoint Foundation 2013 | SharePoint Server 2013 (Standard) | SharePoint Server 2013 (Enterprise) | SharePoint (SPO) План 2 (E3, E4) |
Примечания |
|---|---|---|---|---|---|
| Внешний список | √ | √ | √ | √ | |
| Столбец внешних данных | √ | √ | √ | √ | |
| Службы подключения к бизнес-данным | √ | √ | √ | √ | SPO поддерживает только соединители WCF и SQL Server Azure |
| Служба Secure Store | √ | √ | √ | √ | SPO поддерживает только учетные данные группы |
| Поиск внешних данных | √ | √ | |||
| Страницы профилей | √ | √ | |||
| Действия | √ | √ | |||
| Веб-части бизнес-данных | √ | √ | |||
| Поддержка продуктов Office | √ | √ | √ | ||
| Расширения клиентов с улучшенными возможностями * | √ | ||||
| Службы BCS, ориентированные на веб-приложения | √ | √ | |||
| Инфраструктура компонентов | √ | √ | √ | ||
| Инфраструктура обработки событий | √ | √ | √ | ||
| Соединитель OData | √ | √ | √ | ||
| API BCS OM | √ | √ | |||
| Гибридное развертывание (SPO в локальной среде) | √ | √ | Только с помощью соединителя OData |
* Включают элементы управления формы для отображения внешних данных и макеты для отображения данных в области задач Outlook и в области формы. Доступны только в Microsoft Office профессиональный плюс 2013.
Настройка программного обеспечения
После установки программного обеспечения нужно настроить его. В частности, нужно выполнить указанные ниже задачи.
Подготовка внешнего источника данных Администратору может потребоваться создать учетную запись и предоставить разрешения источнику данных, чтобы обеспечить доступ к данным нужным пользователям и не оказаться в чужих руках. Во внешней базе данных администратору также может потребоваться создать определенные таблицы, представления, запросы и т. д., чтобы ограничить результаты только необходимыми и повысить производительность.
Настройка служб SharePoint Администратор должен активировать службы подключения к бизнес-данным, службу Secure Store и службы Visio.
Настройка службы Secure Store Администратор должен определить оптимальный режим доступа для внешнего источника данных, создать целевое приложение и задать учетные данные для целевого приложения.
Настройка служб подключения к бизнес-данным Администратор должен убедиться, что пользователь, создающий внешний тип контента, имеет разрешение на хранилище метаданных подключения к бизнес-данным (BDC) и что соответствующие пользователи имеют доступ к внешнему типу контента, на котором основан внешний список.
Убедитесь, что продукты Office готовы к использованию Чтобы синхронизировать внешние данные с продуктами Office, на каждом клиентском компьютере необходимо иметь Windows 7 или более поздней версии и следующие бесплатные программные продукты, SQL Server Compact 4.0, платформа .NET Framework 4 и WCF Data Services 5.0 для OData версии 3 (при необходимости вам будет автоматически предложено скачать программное обеспечение). Кроме того, убедитесь, что при установке выбраны службы Business Connectivity Services (они устанавливаются по умолчанию). Этот вариант устанавливает среду выполнения клиента Business Connectivity Services, которая выполняет следующие задачи: кэширование внешних данных и синхронизация с ними, сопоставление бизнес-данных с внешними типами контента, отображение средства выбора внешних элементов в продуктах Office и выполнение пользовательских решений в продуктах Office.
Выбор внешних данных
Можно работать с разными внешними источниками данных, включая базы данных, системы планирования ресурсов предприятия (ERP), источники OData и расширенные соединители.
Баз данных Организации и компании всех форм и размеров зависят от баз данных для их повседневной работы. Базы данных содержат широкий спектр типов данных, включая текст, числа, изображения и документы, и имеют множество целей, включая финансовые, производственные, страховые и управляемые данными корпоративные веб-сайты. В число популярных поддерживаемых баз данных входят Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 и любые базы данных, соответствующие стандартам интерфейса ODBC или OLE DB.
Erp-системы Erp-системы интегрируют бизнес-данные и процессы во всей организации и выполняют многие основные действия для любого бизнеса, включая:
| Бизнес-функция | Бизнес-процессы |
|---|---|
| Финансовый и бухгалтерский учет | Бухгалтерский учет, расчеты с кредиторами и дебиторами, управление денежными средствами и материальными активами, планирование бюджета. |
| Управление персоналом | Расчет зарплат и пенсий, обучение, предоставление льгот, подбор кадров, управление разнообразием. |
| Управление отношениями с клиентами (CRM) | Продажи и маркетинг, расчет комиссионных, обслуживание, управление контактами, поддержка. |
| Производство | Разработка, составление спецификации материалов, подготовка нарядов на работу, планирование, управление рабочими процессами, контроль качества управление жизненным циклом продукции. |
| Управление логистическими цепочками | Инвентаризация, оформление заказов, закупки, планирование, инспекции, обработка претензий. |
| Управление проектами | Калькуляция себестоимости, выставление счетов, расчет временных и денежных затрат, управление производительностью и видами деятельности. |
В число поддерживаемых систем ERP входят решения SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel и JD Edwards.
Odata Протокол открытых данных (OData) предоставляет стандарт на основе REST для операций создания (post), read (Get), Update (Put) и Delete (Delete), которые обращаются к веб-службам. Протокол OData можно рассматривать как веб-эквивалент ODBC и OLE DB. Данные возвращаются в формате XML или нотации объектов JavaScript (JSON). В число часто используемых источников OData входят популярные веб-сайты (такие как Amazon, E-bay, Azure Data Market и Netflix), базы данных и даже другие сайты SharePoint.
Расширенные соединители Для других источников данных разработчик может предоставить расширенный доступ к внешним данным, выполнив следующие действия:
- ADO.NET — обеспечивает доступ к любым источникам данных с помощью поставщика ADO.NET.
- WCF и веб-службы — обеспечивают доступ к веб-службам и платформе Windows Communication Foundation (WCF).
- Сборки подключения .NET — обеспечивают доступ к источникам данных, для которых недоступны поставщик ADO.NET и веб-служба.
- Преобразование неподдерживаемых проприетарных типов данных в поддерживаемые типы данных .NET.
- Создание пользовательских соединителей для крупных источников данных с часто изменяющейся структурой, для работы с которыми требуются пользовательские подключения к данным, методы передачи и средства установки соединителей.
Производительность
В любом решении для бизнеса производительность имеет большое значение, и работа с внешними данными — не исключение. К счастью, службы Business Connectivity Services были разработаны с учетом многих потенциальных узких мест. Как правило, операции извлечения данных, их разбиения на страницы, фильтрации и сортировки выполняются внешним источником данных для снижения требований к памяти и вычислительной мощности, предъявляемых продуктам SharePoint.
Кроме того, службы Business Connectivity Services имеют встроенную кэш-память на сервере (кэш Business Connectivity Services) и клиентских компьютерах (кэш выполнения клиента Business Connectivity Services), из-за чего могут не отображать незамедлительно последние значения из системы внешних данных. Однако вы можете настроить интервалы обновления с учетом требований пользователей и особенностей создаваемых вами решений. Не всем пользователям нужно сразу просматривать актуальные данные, но в этом случае они могут, например, обновить внешний список или папку контактов Outlook.
Пользователь может в течение сравнительно длительного времени работать на клиентском компьютере в автономном режиме без доступа к внешним данным, но при подключении к сети данные обновляются и согласуются.
Все эти возможности ускоряют отображение, обновление и обработку внешних данных на веб-страницах SharePoint и в продуктах Office.
Безопасность
Крайне важно надежно защитить внешний источник данных, потому что эти данные часто критичны для бизнеса и должны быть недоступны для пользователей, не имеющих соответствующих разрешений. Есть много способов защиты данных, при этом желательно, чтобы решение было не только надежным, но и простым в использовании. Этим требованиям соответствует служба Secure Store.
По сути, защита внешних данных сводится к получению ответов на два простых вопроса.
Кто вы? Это также называется проверкой подлинности и сводится к проверке личности пользователя по его учетным данным (имя пользователя и пароль).
Что вам разрешено делать? Это называется авторизацией, и это процесс определения задач, которые можно выполнять для каких элементов данных, путем получения списка предоставленных разрешений.
Сначала администратор помогает определить оптимальный режим доступа к внешнему источнику данных. В бизнес-решениях для доступа к внешним данным часто используется отдельная учетная запись, но это неудобно для пользователей и осложняет работу. Однако вход в систему с другими учетными данными может быть сложным и неудобным. Решением является использование службы Secure Store, которая обеспечивает хранение и сопоставление учетных данных. Это упрощает использование внешних данных, потому что вход нужно выполнить только один раз.
Например, если пользователь вошел на сайт SharePoint с одним набором учетных данных, но хочет получить доступ к внешнему списку, основанному на приложении Siebel, которое использует другие учетные данные, администратор может настроить службу Secure Store для автоматического сопоставления двух наборов учетных данных, чтобы пользователю не приходилось выполнять вход два раза.
Служба Secure Store также помогает решить печально известную проблему "двойного скачка", когда для каждой проверки подлинности требуется один "скачок" между двумя компьютерами, что может привести к компрометации доступа к данным.
Затем администратор создает несколько уровней защиты на основе разрешений, чтобы обеспечить надлежащие процедуры авторизации и доступа для следующих элементов:
- данные во внешней базе данных или системе;
- внешний тип контента в хранилище метаданных службы подключения к бизнес-данным;
- внешний список или столбец внешних данных.
Наконец, администратор может добавить дополнительный уровень защиты, используя шифрование. Если ваше решение для работы с внешними данными также использует приложения Office, администратор может защитить кэш клиентской среды Business Connectivity Services с помощью шифрованной файловой системы Windows. Некоторые внешние источники данных также выполняют шифрование, обеспечивая дополнительный уровень защиты.
Внешние типы контента
Внешние типы контента лежат в основе любого решения для работы с внешними данными. Они выступают в роли посредников между вами и внешними данными. Типичный внешний тип контента представляет собой организованный пакет данных, содержащий указанные ниже элементы.
- Сведения о подключении к источнику данных, такие как его расположение, название и способы проверки подлинности пользователей.
- Определение таблицы, полей, первичных и внешних ключей, проверок и типов данных (метаданные).
- Операции, которые вы можете выполнять с данными, такие как создание, чтение, обновление, удаление и опрос (также называется CRUDQ).
- Другие данные и операции, такие как сопоставленные типы данных Office и включение синхронизации в автономном режиме.
- Различные фильтры, запрашивающие данные и помогающие изолировать результаты, и ограничения для повышения производительности.
- Поле удостоверения и отображаемые столбцы для средства выбора внешнего контента, используемого для извлечения внешних данных с помощью интерфейса пользователя.
- Связь на основе первичного и внешнего ключей между двумя связанными таблицами, такими как "Заказы" и "Клиенты".
Один пользователь определяет внешний тип контента и, таким образом, избавляет других пользователей от сложностей работы с внешними данными. Более того, все эти сведения сохраняются в специальном BDCM-файле в формате XML и хранятся в хранилище метаданных службы подключения к бизнес-данным. Этот подход упрощает обслуживание, обновление, защиту и повторное использование внешних типов контента на разных сайтах. Например, можно с легкостью экспортировать и импортировать файл для развертывания в рабочей среде или добавления в другие семейства веб-сайтов.
Между прочим, пользователю необязательно быть экспертом по XML. Для создания внешнего типа контента можно использовать два продукта, указанных ниже.
- Microsoft SharePoint Designer 2013. Вы можете определить и обновить внешний тип контента декларативным способом, а затем опубликовать его в хранилище метаданных подключения к бизнес-данным.
- Microsoft Visual Studio 2012 Если внешние данные являются сложными или не поддерживаются SharePoint Designer 2013, вы можете использовать редактор XML в Visual Studio (который предоставляет Intellisense) для создания модели XML, или использовать внешний тип контента Visual Studio Designer для создания сборки подключения .NET, которая предоставляет настраиваемую логику интеграции серверной части через платформа .NET Framework.
Использование внешних данных в продуктах SharePoint
После создания надежной защищенной основы для своих внешних данных можно начать использовать их в продуктах SharePoint.
Чтение данных из внешних списков и их запись
Внешний список — ключевой компонент решений SharePoint, основанных на внешних данных. Внешние данные можно читать и записывать так же, как и список SharePoint. Внешний список выглядит и работает во многом похоже на обычный список за некоторыми исключениями. Например, можно создавать для него представления и использовать вычисляемые значения в формулах, но не вкладывать файлы или отслеживать версии.
Вы также можете создать внешний список с помощью SharePoint Designer 2013.
Добавление столбцов внешних данных в списки и библиотеки
Столбцы внешних данных можно комбинировать в обычном списке или библиотеке с другими столбцами. Поскольку столбец внешних данных добавляется в обычный список или библиотеку, остаются доступны все соответствующие функции списка или библиотеки, включая управление версиями, утверждение, выдача, возврат и вложение файлов.
Предположим, что вы создали библиотеку изображений с фотографиями товаров, продаваемых вашей компанией. Вы можете добавить в библиотеку столбец внешних данных для получения названий товаров, их кодов и текущих цен из внешней базы данных. Поскольку правила и процессы компании требуют, чтобы сведения о товарах изменялись только через СУБД, при создании внешнего типа контента вы указываете, что внешние данные доступны только для чтения. Однако теперь больше сотрудников компании могут с легкостью просмотреть все общие сведения о товарах в одном представлении библиотеки.
Создание решений с помощью веб-частей бизнес-данных
Веб-части бизнес-данных предназначены для работы с данными из внешнего списка, и эти веб-части можно объединить полезными способами для создания рабочей области сайта или панели мониторинга. Например, можно подключить веб-части "Список" и "Элементы", чтобы при выборе элемента отчета о расходах в веб-части "Список" (например, плата за четверг) в веб-части элемента отображались сведения об этом элементе, например расходы на проживание, поездки и питание.
Веб-части бизнес-данных вкратце описаны в приведенной ниже таблице.
| Веб-часть | Описание |
|---|---|
| Список бизнес-данных | Отображает список элементов из внешнего списка. |
| Элемент бизнес-данных | Отображает один или несколько элементов из внешнего списка. |
| Действия с бизнес-данными | Отображает действие из внешнего списка. |
| Фильтр подключения к бизнес-данным | Фильтрует контент подключенной веб-части бизнес-данных, используя список значений из внешнего списка. |
| Построитель элементов бизнес-данных | Создает элемент бизнес-данных на основе параметров в строке URL-запроса и предоставляет его другим веб-частям бизнес-данных. |
| Связанный список бизнес-данных | Отображает список дочерних элементов, связанных с родительским элементом, из внешнего списка. |
Использование внешних данных на странице профиля, в действии или операции поиска
Страницы профилей, действия и операции поиска тесно связаны.
Страницы профилей
По умолчанию службы Business Connectivity Services автоматически создают страницу профиля на основе внешнего типа контента. Страница профиля — это веб-страница, на которой на основе поля идентификатора отображаются сведения из одной строки внешних данных, такие как все поля записи конкретного клиента.
Страница профиля по умолчанию содержит связанные веб-части построителя элементов бизнес-данных и элемента бизнес-данных. Веб-часть построителя элементов анализирует параметр строки запроса URL-адреса страницы профиля, например http://contoso/Customer.aspx? CustID=345 и передает значение CustID в веб-часть элемента данных, в которой отображаются все соответствующие поля клиента.
Можно создать собственную страницу профиля для отображения пользовательских данных. Также администратор может настроить страницу профиля для вас.
Действия
Вы даже можете выполнить действие на основе страницы профиля, чтобы сделать что-то полезное. Например, можно создать действие, объединяющее адресную информацию о клиенте с картами Bing, чтобы просмотреть расположение клиента или получить маршрут. Действие можно создать на основе параметра строки запроса URL-адреса страницы профиля или с помощью пользовательского кода. Кроме того, разработчик может написать пользовательский код, который позволяет обновлять сведения о сотрудниках во внутренней базе данных.
По умолчанию действие выполняется при выборе команды действия "Просмотреть профиль" в веб-части действий с бизнес-данными или списка бизнес-данных. При создании столбца внешних данных вы также можете выполнить действие с помощью команды меню.
Поиск
Наконец, по вашему запросу администратор может включить поиск внешних данных. Их можно обходить и индексировать так же, как и внутренние данные SharePoint, но с фильтрацией по ролям безопасности, чтобы результаты поиска на странице профиля могли просматривать только уполномоченные пользователи.
Интегрировав средства поиска SharePoint в системы внешних данных, пользователи могут находить данные, обнаружить которые в противном случае не удалось бы. Например, если вы знаете компанию, в которой работает клиент, но забыли его имя, можно выполнить поиск по названию компании, чтобы было проще найти страницу профиля клиента.
Использование внешних данных в рабочих процессах
Рабочие процессы обеспечивают эффективное средство моделирования и автоматизации бизнес-процессов, основанных на списках, библиотеках или сайтах SharePoint. Бизнес-процессы могут иметь любой уровень сложности: от простого утверждения документа до структурированных сложных процессов. Хотя непосредственно связать рабочий процесс со внешним списком нельзя, можно создать указанные ниже элементы.
Рабочие процессы собственного списка Рабочий процесс, связанный с собственным списком, который считывает или обновляет данные из внешнего списка с помощью действий Создание элемента списка, Обновление элемента списка и Удаление элемента списка. Например, можно обновить внешний элемент списка при каждом изменении собственного списка или элемента библиотеки. Для изменения поля внешнего списка можно использовать другие действия с внешними списками, например задать переменную рабочего процесса. Вы также можете использовать внешний элемент списка в качестве назначения для процесса задачи, но ссылка на задачу не отображает заголовок для внешнего элемента списка.
Рабочие процессы сайта Рабочие процессы сайта не требуют запуска триггера событий, и их можно запустить вручную. Для предотвращения несанкционированного доступа рабочие процессы, использующие внешние списки, всегда выполняются с учетной записью службы, даже если используется проверка подлинности с олицетворением.
События Разработчик может создавать события, которые активируются во внешнем источнике данных, а пользователи могут создавать оповещения, реагирующие на эти события. Например, с помощью рабочего процесса SharePoint можно отправлять сообщение электронной почты сотруднику, когда во внешнем источнике данных ему назначается учетная запись клиента.
Для повышения производительности рекомендуется читать только небольшое количество столбцов во внешнем списке, или создавать, обновлять или удалять небольшое количество элементов во внешнем списке.
Использование внешних данных в продуктах Office
Теперь, когда вы получили данные в продуктах SharePoint, их можно использовать в продуктах Office описанными ниже способами.
Анализ внешних данных в Excel
Вы можете экспортировать данные из внешнего списка в Excel 2013 и синхронизировать данные. Например, вам может потребоваться сохранить запасы продуктов во внешнем списке, чтобы им было удобно делиться и обновляться, а также выполнять периодический анализ запасов в Excel 2013. Внешние данные, экспортируемые в Excel 2013, определяются текущим представлением внешнего списка, фильтрами, определенными для внешнего типа контента и во внешнем списке, а также языковыми параметрами для сайта SharePoint.h
При экспорте внешнего списка создается таблица Excel с подключением к данным во внешнем списке, основанным на файле веб-запроса. Чтобы увидеть дальнейшие изменения, вносимые в список SharePoint, в таблице Excel, можно обновить данные. Имейте в виду, что вы не можете внести изменения в источник внешних данных в Excel, и что операция обновления перезаписывает любые изменения, внесенные в Excel.
Добавление внешних данных в документы Word
Добавив внешние столбцы данных и шаблон Word с элементами управления содержимым в библиотеку документов, вы также можете легко и эффективно вводить точные и актуальные данные в Microsoft Word 2013 структурированном документе.
Предположим, у вас есть библиотека документов, содержащая контракты клиентов. Однако вся информация о клиентах хранится в бизнес-приложении, например SAP. Вы можете отслеживать контракты клиента в библиотеке документов, но убедитесь, что связанные сведения о клиенте актуальны и не дублируются без необходимости. Ниже рассказывается, как это сделать.
- Сначала добавьте в библиотеку столбцы внешних данных, чтобы связать имя клиента, название компании и номер телефона с каждым контрактом, хранящимся в библиотеке контрактов.
- Затем создайте шаблон Word, содержащий стандартный текст контракта с клиентом и элементы управления содержимым для ввода имени клиента, названия компании и номера телефона. Word 2013 году будет использовать средство выбора внешних элементов, чтобы помочь вам ввести или обновить правильные сведения, автоматически отображая и извлекая правильные сведения о клиентах.
- Наконец, каждый раз при создании договора, вводе данных клиента и сохранении договора в библиотеке введенные данные будут записываться в соответствующие столбцы внешних данных.
Синхронизация внешних данных в Outlook
Если внешний список содержит клиентов, задачи, встречи или записи, вы можете подключить список с помощью Outlook 2013. После того как вы это сделаете, вы сможете просматривать, изменять и распечатывать данные, используя привычный интерфейс пользователя Outlook. Если данные содержат контактные данные, такие как сведения о клиентах, то вы можете даже позвонить клиентам, отправить им сообщения электронной почты или приглашение на собрание.
Синхронизация данных — это двунаправленный процесс. Изменения, внесенные в Outlook 2013, автоматически синхронизируются с внешним источником данных. Изменения, внесенные во внешний источник данных, синхронизируются с элементами в Outlook 2013, хотя может потребоваться операция обновления.
По умолчанию данные автоматически обновляются каждые шесть часов, но это значение можно изменить. Чтобы убедиться, что отображаются актуальные данные из внешнего источника данных, щелкните соответствующую папку правой кнопкой мыши и выберите пункт Синхронизировать изменения базы данных.
Чтобы создать внешний типа контента, выполните указанные ниже действия.
- Если требуется автономный доступ к контенту, включите параметр поддержки автономной синхронизации.
- Выберите в поле Тип элемента Microsoft Office значение "Контакт", "Встреча", "Задача" или "Публикация".
- Сопоставьте отдельные поля во внешнем типе контента, такие как "Имя клиента", "Фамилия клиента", "Адрес клиента" и "Телефон клиента" с соответствующими полями типа элемента Outlook, такими как FirstName, LastName, BusinessAddress и BusinessPhone.
Кроме того, написав некоторый код, можно создать решение Outlook, поддерживающее указанные ниже возможности.
- Отображение обычных или настраиваемых путей к данным в настраиваемых областях задач для представления внешних данных.
- Добавление настраиваемых команд на ленту для выполнения настраиваемых действий.
- Создание настраиваемого определения представления для отображения конкретных столбцов внешних данных.
- Создание настраиваемых областей формы для представления внешних данных.
Улучшение доступа к внешним данным с помощью форм InfoPath
Существует ряд причин, по которым Microsoft InfoPath 2013 полезен для использования с внешними данными:
Работа со сложными типами данных Если поле внешних данных является иерархическим, например поле адреса, содержащее в качестве вложенных полей "Улица", "Город" и "Почтовый индекс", вы не сможете работать с этим полем в форме SharePoint для внешнего списка, и фактически оно даже не создается. Однако форму SharePoint можно преобразовать в форму InfoPath, чтобы создать и обновить поля с помощью InfoPath 2013.
Внедрение элемента управления "Выбор внешнего элемента" Вы можете перетащить элемент управления "Выбор внешних элементов" в форму InfoPath, связать его с внешним списком в качестве дополнительного источника данных и упростить выбор элемента на основе уникального поля, например имени клиента или идентификатора продукта.
Более того, если настроена связь для внешних типов контента, таких как клиенты и заказы, а форма InfoPath для внешнего списка содержит внешний ключ, такой как идентификатор клиента, элемент управления выбора внешних элементов автоматически добавляется на форму. Это позволяет пользователям легко находить нужных клиентов при работе с заказами.
Создание нескольких представлений формы Иногда может потребоваться, чтобы в формах было несколько представлений внешних данных, особенно если есть много полей, а внешний список или форма SharePoint не действует. Использовать несколько представлений также полезно в сценариях с однократной записью, в которых внешняя система не позволяет обновить поле после его создания. В таких случаях можно создать два представления: одно для создания поля, а второе — для обновления.
Добавление правил или кода программной части в формы Для выполнения дополнительной бизнес-логики, например проверки и вычислений, можно добавить декларативные правила или формы кода программной части. Например, можно проверять правильность кода страны с помощью правила или почтового индекса с помощью веб-службы.
Добавление внешних данных в опубликованные схемы Visio
С помощью Microsoft Visio 2013 можно связать данные из внешнего списка со схемой и ее фигурами. Затем вы можете опубликовать схему в библиотеке документов SharePoint document в виде интерактивного веб-документа, чтобы пользователи могли отображать схему и просматривать связанные с ней внешние данные. Существует три способа, чтобы связать строки данных с фигурами в вашей схеме. Вы можете связывать строки с существующими фигурами по одной, автоматически связать строки с фигурами, а также создать фигуры на основе данных.
Импорт и обновление внешних данных в Access
Microsoft Access 2013 — это целевая площадка для всех типов данных, и внешние данные не являются исключением. Вы можете импортировать внешний список в базу данных Access на вашем клиентском компьютере и периодически обновлять данные. Эти данные будут доступны только для чтения.
Основные действия, которые нужно выполнить, указаны ниже.
- Экспорт внешнего типа контента из SharePoint Designer 2013 или непосредственно из хранилища метаданных подключения к бизнес-данным в виде BDCM-файла.
- В Access 2013 создайте подключение к данным веб-службы с помощью BDCM-файла.
- В Access 2013 создайте связанную таблицу на основе подключения к данным веб-службы.
Имейте в виду, что в этом случае при обновлении данных кэш клиентской среды Business Connectivity Services для синхронизации с внешним списком не используется.