ИД документов помогают в управлении документами и записями. В этой службе можно включить для сайта службу "ИД документов", чтобы добавить его в каждый файл на сайте.
В этой статье
Общие сведения
Идентификаторы документов облегчают управление документами, позволяя без труда отслеживать элементы независимо от их расположения. Например, если договор перемещается из библиотеки документов на одном сайте в библиотеку документов на другом сайте, его будет легко найти по его ИД. Добавленным документам автоматически назначены его ИД, и он будет следовать за элементом на протяжении всего жизненного цикла. Кроме того, они могут назначаться и наборам документов.
Когда служба "ИД документов" будет включена, новым документам в этом наборе веб-сайтов автоматически будут назначены новые. Задание timer (Задание времени) планируется назначить ИД документам, уже в том же наборе веб-сайтов.
Кроме того, если служба включена, в типы контента "Документ" и "Набор документов" автоматически добавляется новый столбец. В столбце "ИД документа" отображается ИД, присвоенный элементу.
Прежде чем использовать функцию "ИД документов" в системе управления контентом, необходимо включить ее для каждого коллекции веб-сайтов, в которых находятся ваши документы.
Перемещение файлов с помощью ИД документа
В SharePoint обычно вместе с файлом перемещается ИД документа. Однако если на сайте назначения не включена служба "ИД документов", у документа больше не будет ИД документа.
Например SharePoint Server единственный способ сохранить ИД документа на сайтах — использовать страницу "Контент сайта" и "Структура" Параметры при перемещении документов.
Копирование файлов с помощью ИД документа
При копировании файла для копии создается новый ИД документа. Например, файл, загруженный с одного сайта и загруженный на другой, является копией. Однако если на сайте назначения не включена служба "ИД документов", у копии не будет ИД документа.
Активация, включение и настройка идентификаторов документов
Чтобы сначала использовать ИД документов для отслеживания документов или записей, необходимо следовать двухшаговой процедуре:
Активация функции идентификаторов документов для семейства веб-сайтов
Примечание: Чтобы включить функцию "ИД документа", вы должны быть администратором коллекции веб-сайтов.
-
Перейдите в коллекцию веб-сайтов верхнего уровня.
-
Щелкните Действия сайта и выберитеПараметры .
-
В разделе «Администрирование семейства веб-сайтов» щелкните ссылку Возможности семейства веб-сайтов.
-
Нажмите кнопку Активировать рядом с пунктом «Служба идентификаторов документов». Функция будет активирована для текущего семейства веб-сайтов, что подтверждает соответствующий значок.
Включить и настроить использование ИД документов в коллекции веб-сайтов
Когда вы включит функцию "ИД документов" для любого определенного коллекции веб-сайтов, всем документам в этом же наборе веб-сайтов будет автоматически назначен его ИД. Имейте в виду, что в зависимости от количества документов, которые существуют в вашем наборе веб-сайтов, этот процесс может занять некоторое время.
Примечание: Чтобы включить и настроить функцию "ИД документов", необходимо быть администратором коллекции веб-сайтов.
-
Перейдите в коллекцию веб-сайтов верхнего уровня.
-
Щелкните Действия сайта и выберитеПараметры .
-
В разделе «Администрирование семейства веб-сайтов» выберите пункт Параметры идентификаторов документов.
-
На странице "Параметры ИД документа" в разделе Назначение ид документов убедитесь, что в поле Назначить ИД документа есть соответствующий квадрат.
Примечание: Когда вы включаете назначение ИД документов первому в пределах веб-сайта, появляется сообщение О том, что настройка функции "ИД документа" планируется выполнять автоматическим процессом. Это означает, что за выполнение задания по работе с документами во всех документах в этом наборе веб-сайтов отвечает задание timer ( задание времени). Продолжительность этого процесса зависит от количества таких документов.
-
Чтобы настроить пользовательскую строку символов или цифр, которая автоматически добавляется в начало каждого идентификатора документа, введите эту строку в разделе Начинать идентификаторы…
-
Если требуется автоматически добавить префикс ко всем существующим идентификаторам документов в семействе веб-сайтов, установите флажок Сброс всех идентификаторов документов…
-
В разделах Область поиска для ИД документов выберите сайт, который будет использовать в качестве области поиска для поиска по ИД.
-
Нажмите кнопку ОК.
Примечание: Как упоминалось выше, если служба "ИД документов" включена для любого из них, столбец добавляется к типам контента "Документ" и "Набор документов" в качестве уровня "На уровне набора веб-сайтов". Столбец "ИД документа" используется для отображения ID, назначенного элементу.
