Вы можете собирать и обновлять данные, используя Microsoft Access 2007 или Access 2010 с помощью Microsoft Outlook 2007 или Microsoft Outlook 2010. Access поможет вам создать форму для сбора данных и отправить форму в сообщении электронной почты. После того как получатели электронной почты возвращают заполненные формы, вы можете настроить автоматическое обработку собранных данных и их сохранение в указанной базе данных Access. Этот метод сбора данных позволяет экономить время и усилия, которые обычно участвуют в копировании, вставке или ручном вводе данных. Ниже приведены некоторые сценарии, в которых можно использовать этот процесс для сбора данных.
Опросы Чтобы выполнить опрос и скомпилировать результаты, сначала создайте базу данных Access с необходимыми таблицами, чтобы сохранить результаты, а затем отправьте их по почте участникам опроса. Когда участники будут отвечать, данные опроса автоматически сохраняются в базе данных.
Отчеты о состоянии Независимо от того, является ли это Последнее состоянием уровня запасов или актуальными сведениями о проблемах, находящихся в состоянии ожидания проблем, ваша группа может своевременно получать уведомления, отправляя им сообщения электронной почты, которые содержат текущую информацию через регулярные интервалы времени.
Управление событиями Если вы организуете Конференц-связь или обучающий курс или другие события, вы можете отправить одну или несколько форм в сообщении электронной почты, чтобы собрать контактные данные, настройки командировок и Гостиницы и т. д. Если вы решите, что ответы автоматически обрабатываются, участники смогут в любое время изменить свои настройки, не уведомляя вас, и получить доступ к последним данным в целях принятия решений.
В этой статье объясняется, что нужно для того, чтобы использовать этот процесс, чтобы приступить к работе с мастером, а затем вы можете получить дополнительные сведения о различных действиях, которые помогут вам выбрать наиболее подробный вариант, согласно инструкциям мастера.
Примечание: Вы не сможете добавить собранные данные, если ваш получатель использует Hotmail или Yahoo для отправки вам формы сбора данных.
Подготовка
Если вы собираетесь в первый раз собирать данные с помощью сообщений электронной почты, выполните указанные ниже действия.
-
Убедитесь, что на вашем компьютере установлены следующие приложения:
-
Access 2007 или Access 2010.
-
Outlook 2007 или Outlook 2010. Для отправки сообщений электронной почты на компьютере должно быть установлено и настроено приложение Outlook. Если вы установили Outlook, но еще не настроили, запустите Outlook и следуйте инструкциям мастера начальной настройки Outlook. Дополнительные сведения о мастере можно найти в справке Outlook.
-
Если вы планируете использовать форму InfoPath, убедитесь в том, что у вас установлен InfoPath 2007 или более поздней версии и вам потребуется установить приложение InfoPath на своих компьютерах.
-
Для просмотра и изменения формы у получателей электронной почты должно быть приложение InfoPath или почтовый клиент, поддерживающий формат HTML, установленный на компьютерах.
Форма, используемая для сбора данных с помощью сообщений электронной почты, не является формой Access. Мастер создаст специальную форму в формате HTML или InfoPath.
Определите конечную базу данных. База данных может иметь формат MDB или ACCDB. Кроме того, поддерживаются файлы. MDE и. ACCDE. Если вы не хотите использовать существующую базу данных, необходимо создать новую.
-
-
Определите или создайте таблицы, которые вы хотите заполнить данными из ответов на сообщения электронной почты. Если вы собираетесь собирать данные для существующих таблиц, убедитесь в том, что они не предназначены только для чтения и что у вас есть необходимые разрешения для добавления или обновления их содержимого.
Примечание: Не удается собрать данные о вложениях, счетчиках, OLE и многозначных типах полей с помощью сообщений электронной почты
Если операция сбора данных заполнена двумя или более таблицами, необходимо создать запрос на выборку и использовать его в качестве источника записей формы. Убедитесь, что запрос включает все необходимые поля из базовых таблиц. Если вы используете существующий запрос, убедитесь, что он не доступен только для чтения и у вас есть необходимые разрешения для добавления или обновления его содержимого. Дополнительные сведения о создании запросов на основе двух или более таблиц можно найти в статье Введение в запросы.
Храните данные в виде новых записей в следующих ситуациях:
-
Если данные будут заполнены несколькими таблицами.
-
Если целевая таблица не имеет поля первичного ключа. Значения первичных ключей необходимы для сопоставления каждого ответа с существующей записью. Если целевая таблица не имеет поля первичного ключа, добавьте ее сейчас или назначьте существующее поле, которое имеет уникальные значения в качестве первичного ключа.
-
Если в целевой таблице нет записей. Если таблица пуста, мастер предсчитает, что вы хотите добавить записи.
-
Если адреса электронной почты получателей не хранятся в базе данных как поле. При сборе данных для обновления записей вы не сможете вручную вводить адреса в сообщении, созданном мастером. Поле "адрес" должно быть в целевой таблице или в таблице с отношением к целевой таблице.
Начало работы
-
Откройте базу данных, в которой будут храниться собранные данные.
-
Чтобы добавить данные в отдельную таблицу, выберите ее в области навигации. Чтобы заполнить несколько связанных таблиц, выберите запрос, связанный с этими таблицами.
-
Чтобы запустить мастер, выполните одно из указанных ниже действий.
-
На вкладке Внешние данные в группе сбор данных нажмите кнопку создать сообщение электронной почты.
-
Щелкните таблицу или запрос правой кнопкой мыши и выберите команду сбор и обновление данных по электронной почте.
Примечание: Если в таблице нет полей или типы полей «счетчик», «OLE», «вложение» и «многозначный Уточняющий запрос», Access выведет следующее сообщение: Выбранная таблица или запрос не содержат полей, которые поддерживают сбор данных по электронной почте.
-
Если таблица включает в себя поля, которые поддерживают сбор данных, мастер запустится. Если конечная таблица поддерживает и добавление, и обновление данных, мастер поможет выполнить необходимые действия по сбору данных с помощью сообщений электронной почты.
Следующие разделы содержат ссылки на вопросы, которые могут быть выполнены с помощью следующих семи основных шагов процесса.
Выбор типа формы для ввода данных, которую вы хотите отправить
Выберите тип формы в зависимости от того, что вы используете для себя и для всех получателей.
Выбор формы HTML HTML-форма может просматривать и редактировать любой пользователь, у которого есть клиент электронной почты, поддерживающий HTML
Выбор формы Microsoft InfoPath Этот параметр отображается только в том случае, если на компьютере установлено приложение InfoPath. Выберите этот параметр, только если на компьютерах всех получателей установлено приложение InfoPath и Outlook. Форма InfoPath имеет более удобную среду для ввода и редактирования данных,
Отображаемая страница мастера зависит от того, поддерживает ли конечный объект обновление данных. Если объект является запросом, основанным на нескольких таблицах или является таблицей, не имеющей первичного ключа, или не содержит записей, мастер считает, что вы хотите добавить новые записи, и предложит выбрать поля формы. Во всех остальных случаях мастер предлагает указать, нужно ли добавлять или обновлять данные перед тем, как выдать запрос на выбор полей формы.
Выберите, нужно ли собирать новые данные или обновлять существующие данные.
Укажите, что вы хотите сделать с данными. Тип используемой формы влияет на количество новых записей, которые получатель может отправить вам в одном ответе. При обновлении данных количество записей, которые должны быть обновлены получателем, определяет число предварительно завершенных форм, которые будут включены в сообщение.
Примечание: Чтобы добавить новые записи, введите адреса электронной почты в поле адрес сообщения электронной почты при создании сообщения. Для обновления существующих данных адреса электронной почты получателей должны храниться как поле в базовой таблице или запросе или в связанной таблице.
Определение данных, которые нужно собирать
При выборе полей для включения в форму не обязательно включать все поля, которые существуют в базовой таблице или запросе в форме. Тем не менее должны выполняться следующие условия:
-
Обязательные поля: Поля, помеченные символом звездочки (*), являются обязательными полями. Если вы собираетесь собирать новые записи, мастер автоматически включит все поля, для которых требуется свойство "Да". Если поля обязательных записей пусты, Access не может добавить запись в таблицу.
-
Неподдерживаемые типы полей: Вы не сможете включать в форму определенные типы полей, такие как, например, "Счетчик", "вложение", "объект OLE" или "многозначные поля подстановки".
-
Поле первичного ключа: Пользователь сможет вводить значение в поле при добавлении записей, но не ответ не будет обработан, если указанное значение уже используется.
Примечание: Для каждого включаемого поля в разделе Свойства поляукажите метку и щелкните элемент только для чтения , если вы не хотите, чтобы пользователь сам изменил данные в этом поле.
Настройка автоматической или ручной обработки данных
Вы можете выбрать автоматическую или ручную обработку ответов. Автоматическая обработка означает, что при получении ответов, Outlook и Access работают вместе, чтобы экспортировать данные в целевые таблицы базы данных. Автоматическая обработка позволяет экономить время и силы. Ручная обработка означает, что вы запускаете операцию экспорта для передачи данных из указанной папки в Outlook в целевую таблицу Access.
Ответы успешно экспортируются в целевую таблицу, так как в момент получения ответов на ваш почтовый ящик выполняются следующие условия:
-
Приложение Outlook должно быть уже запущено на вашем компьютере. Если приложение Outlook не запущено, обработка начнется при следующем запуске Outlook.
-
Access не должен быть защищен паролем и не должен открываться в монопольном режиме. После отправки сообщения электронной почты имя или расположение базы данных не должно изменяться.
-
Имена таблиц и запросов, а также свойства полей, включенных в форму, не должны изменяться после отправки сообщения электронной почты.
-
У вас должны быть необходимые разрешения для добавления или обновления содержимого базовых таблиц и запросов.
Примечание: Если автоматическая обработка завершилась сбоем, попробуйте устранить проблемы, а затем вручную экспортируйте ответы, для которых произошел сбой. Любые ответы, которые попадут в папку "Входящие" после устранения проблем, продолжают обрабатываться автоматически.
Настройка свойств для автоматического управления обработкой ответов
Чтобы указать другую папку Outlook, в которой хранятся ответы, на странице Укажите способ обработки ответов мастера щелкните имя папки. В диалоговом окне Выбор папки выберите другую папку либо нажмите кнопку создать , чтобы создать новую папку.
При нажатии кнопки задать свойства для управления автоматической обработкой ответов на изменение или точную настройку параметров импорта ознакомьтесь со следующей таблицей, в которой приведены сведения о доступных параметрах.
|
Параметр |
Результат |
|---|---|
|
Отбрасывать ответы от тех, кому не удалось отправить сообщение |
Установите этот флажок, чтобы автоматически обрабатывались только те ответы, которые были отправлены исходными получателями сообщения. Ответы от других пользователей хранятся в конечной папке, но не обрабатываются автоматически. |
|
Получение нескольких ответов от каждого получателя |
Установите этот флажок, если нужно автоматически обрабатывать только первый ответ от каждого получателя. Второй и последующие ответы сохраняются в конечной папке, но не обрабатываются автоматически. Примечание: Этот параметр определяет только количество ответов, а не количество записей в одном ответе, которые обрабатываются. Другими словами, если вы отправляете форму InfoPath, пользователь может отправлять вам несколько записей в одном ответе и автоматически обрабатывать все записи в ответе, даже если этот флажок не установлен. |
|
Разрешать обновления только существующих данных |
Если получатели используют форму InfoPath для обновления данных, они могут отправлять новые записи в дополнение к обновлению существующих записей. Установите этот флажок, чтобы обрабатывать только обновления для существующих записей. |
|
Количество ответов для обработки |
Введите общее количество ответов (для всех получателей), которые нужно автоматически обработать. Если вы хотите, чтобы все ответы автоматически обрабатывались, введите в текстовое поле большое значение, например 5000. Ответы, полученные после того, как достигается указанное значение, сохраняются в конечной папке, но не обрабатываются автоматически. |
|
Дата и время остановки |
Укажите, когда автоматическая обработка ответов должна прерываться для этого сообщения электронной почты. Ответы, полученные после этой даты и времени, сохраняются в конечной папке, но не обрабатываются автоматически. |
Чтобы изменить эти параметры позже, на вкладке Внешние данные в группе сбор данных нажмите кнопку Управление ответами. В диалоговом окне Управление сообщениями сбора данных выберите сообщение, параметры которого нужно изменить, и нажмите кнопку Параметры сообщения. Изменения, внесенные в диалоговом окне, влияют на все последующие ответы, полученные за сообщение.
Обработка ответов вручную
Чтобы управлять тем, когда и какие ответы обрабатываются, не выбирайте параметр Автоматический процесс. Ответы будут храниться в заданной папке Outlook, пока вы не щелкните правой кнопкой мыши каждый ответ в папке, а затем в контекстном меню выберите команду Экспорт данных в Microsoft Access .
В некоторых случаях также может потребоваться ручная обработка ответов, которые не удалось обработать автоматически.
Прежде чем экспортировать данные, обратите внимание на следующее:
-
Базу данных Access не следует открывать в монопольном режиме, а имя или расположение базы данных не должно изменяться после отправки сообщения электронной почты.
-
Имена таблиц и запросов, а также свойства полей, включенных в форму, не должны изменяться после отправки сообщения электронной почты.
-
У вас должны быть необходимые разрешения для добавления или обновления содержимого базовых таблиц и запросов.
Укажите, как вы хотите указывать адреса электронной почты получателей.
Если вы собираетесь собирать только новую информацию, вы можете указать адреса электронной почты двумя способами:
-
Введите адреса электронной почты по отдельности в сообщении электронной почты Outlook или выберите адреса из адресной книги.
-
Используйте поле "адрес электронной почты" в таблице или запросе текущей базы данных Access.
Примечание: При сборе данных для обновления существующих записей это диалоговое окно не отображается, так как адреса электронной почты получателей должны быть доступны в качестве полей базы данных.
Ввод адресов электронной почты прямо в Outlook
Если вы указываете получателей в Outlook, вы можете предварительно просмотреть и настроить сообщение перед его отправкой. В тексте сообщения электронной почты содержится краткое введение и форму. Рекомендуется не вносить никаких изменений в форму. Изменения в структуре формы могут привести к тому, что ответ не будет обработан.
Использование адресов электронной почты, хранящихся в поле базы данных
Вариант выбора связанной таблицы относится к связанным таблицам. Для просмотра и изменения связей между таблицами в базе данных в инструментах для работы с базами данных. в группе " отношения " нажмите кнопку " схема данных".
Дополнительные сведения о связях можно найти в статье руководство по связям между таблицами.
Просмотр и указание списка получателей
Окончательная Главная задача включает в себя предварительный просмотр и настройку сообщения электронной почты, точную настройку списка получателей и отправку сообщения для сбора данных.
Создание и отправка сообщения электронной почты
После того как мастер предоставил вам возможность создать сообщение электронной почты и покажет, как просмотреть состояние электронной почты с помощью команды " Управление ответами ", могут появиться некоторые сообщения с предупреждением. В приведенной ниже таблице описаны каждое предупреждение и действия, которые можно предпринять для ее устранения.
|
Сообщение с предупреждением |
Описание |
С olution |
|---|---|---|
|
Некоторые записи не содержат допустимый адрес в указанном поле адреса электронной почты. Для этих строк данные возвращены не будут. |
Выбранное поле "адрес электронной почты" имеет значения NULL. |
Если вы хотите собрать данные для каждой записи, выйдите из мастера и замените значения NULL адресами электронной почты. Затем снова запустите мастер. |
|
В настоящее время у вас есть монопольная блокировка для базы данных; Автоматическая обработка завершится сбоем, пока блокировка не будет снята. |
В данный момент база данных открыта в монопольном режиме. |
Если вы решили, что ответы автоматически обрабатывались, обработка завершится сбоем, так как приложению Access не удается добавить или обновить базу данных, которая имеет монопольную блокировку. Закрытие и повторное открытие базы данных в режиме без монопольного доступа сразу после отправки сообщения |
|
Эти сообщения электронной почты могут содержать конфиденциальную или конфиденциальную информацию. |
Вы собираетесь собирать данные для обновления существующих записей, и форма, которую вы собираетесь отправить, будет предварительно завершена с существующими данными. |
Если в некоторых полях форм есть конфиденциальные данные, вернитесь к шагу мастера, на котором вы выбрали поля и удалите поля, содержащие конфиденциальные данные из формы. |
После предварительного просмотра и настройки сообщения вы можете отфильтровать поле адрес электронной почты и выбрать получателей. Выберите адреса электронной почты, которые вы хотите использовать, установив соответствующие флажки. Если появится диалоговое окно, в котором перечислены недопустимые адреса электронной почты, запишите адреса в списке и нажмите кнопку выход. Проверьте недопустимые адреса, внесите необходимые исправления и попробуйте повторно отправить сообщение.
