Следующие действия могут повлиять на конфиденциальность, сделав потенциально конфиденциальную информацию доступной третьим лицам или позволяя вам контролировать, какая информация может быть доступна.
Вкладка Создать (перейдите на вкладку Файл и нажмите кнопку Создать) может предоставить вам актуальную помощь, скачав из Office.com для книг, основанных на шаблонах. Вы также можете отправить отзыв о шаблонах и предоставить числовую оценку для каждого скачиваемого шаблона.
При открытии шаблона или файла на основе шаблона контакты Excel (в зависимости от настроек справки в Интернете) Office.com. Он отправляет идентификатор для этого шаблона, программы и версии, которые вы используете в настоящее время, а также стандартные сведения о компьютере.
Идентификатор шаблона используется для идентификации исходного шаблона, загруженного с Office.com или включенного в установку Excel. Книга не однозначно идентифицирует вашу книгу. Идентификатор одинаков для всех пользователей одного шаблона.
Если вы решили создать ссылку на изображение, файл, источник данных или другой документ на жестком диске или на сервере, путь к файлу сохраняется в книге. В некоторых случаях ссылка может содержать имя пользователя или сведения о серверах в сети. В случае подключения к данным можно сохранить имя пользователя и пароль в ссылке подключения к данным.
Кроме того, при применении СХЕМЫ XML к книге путь к созданной XML-схеме сохраняется в книге. В некоторых случаях этот путь может включать ваше имя пользователя.
При создании функции данных листа или отчета сводной таблицы из внешнего источника данных данные, запрашиваемые из этого источника, сохраняются в составе листа вместе с уникальным идентификатором источника данных. Также сохраняется имя пользователя, который в последний раз обновлял кэш.
В зависимости от того, как вы настроили книгу или отчет сводной таблицы, может отображаться только подмножество сохраненных данных. Чтобы удалить все эти сохраненные данные, удалите подключение к источнику данных из функций данных листа и удалите все сводки, ссылающиеся на данные.
При создании диаграммы в Excel можно отфильтровать данные, выбранные для диаграммы, чтобы отображалась только часть данных. Однако все выбранные данные хранятся вместе с диаграммой. Чтобы другие пользователи не изменяли диаграмму или просмотр ее данных, при копировании в программу Майкрософт вставьте диаграмму в виде растрового изображения. Если данные на диаграмме из внешнего источника данных, вы можете защитить диаграмму паролем, чтобы предотвратить обновление диаграммы другими пользователями с использованием последних данных из внешнего источника. Если диаграмма основана на данных в книге, защита диаграммы паролем может помешать другим пользователям изменять данные, отображаемые на диаграмме.
Когда вы печатаете книгу Excel, а затем сохраняете ее, Excel сохраняет путь к принтеру с документом. В некоторых случаях путь может содержать имя пользователя или имя компьютера.
Excel позволяет добавлять и редактировать альтернативный текст для таблиц, фигур, рисунков, диаграмм, графических элементов SmartArt и других объектов в книгах. Альтернативный текст сохраняется вместе с книгой и может содержать персональные данные, добавленные любым участником презентации. Для некоторых объектов, таких как рисунки, вставляемые в книгу, альтернативный текст по умолчанию включает путь к файлу для вставляемого объекта.
Альтернативный текст может использоваться специальными возможностями, такими как средства чтения с экрана. Альтернативный текст доступен всем, кто имеет доступ к вашему файлу.
Excel позволяет получить доступ к рабочей области документов в SharePoint. Рабочая область документов — это общее пространство, в котором можно совместно работать с другими участниками команды над одной или несколькими книгами.
При доступе к рабочей области документов Excel скачивает данные с сайта рабочей области документов, чтобы предоставить вам сведения об этом сайте. К этим данным относятся:
-
Название сайта
-
URL-адрес или адрес сайта
-
Имена, адреса электронной почты и уровни разрешений пользователей сайта
-
Списки документов, задач и других сведений, доступных на сайте
В Excel также хранится список посещенных на компьютере сайтов рабочих областей документов в виде файлов cookie. Этот список используется для быстрого доступа к сайтам, которые вы посещали ранее. Список посещенных сайтов не предоставляется корпорацией Майкрософт и не предоставляется в Интернете, если вы не решите сделать список более широко доступным.
Служба факсов позволяет отправлять факсы через Интернет и упорядочивать отправленные факсы в Microsoft Outlook. Чтобы использовать службу факсов, необходимо зарегистрироваться у поставщика услуг факса отдельно от корпорации Майкрософт, который обрабатывает факсы и отправляет их через Интернет. Корпорация Майкрософт не собирает данные с помощью функции факсимильной службы.
При регистрации для получения службы факсов поставщик услуг факса создает регистрационный пакет, который хранится поставщиком услуг факса и Excel. Пакет состоит из адреса веб-сайта поставщика услуг факсимильной связи и маркера, подтверждающего ваш доступ к поставщику услуг факса. При отправке факса из Excel этот регистрационный пакет добавляется к документу.
Службу факсов можно также использовать для вычисления цены факса без фактической отправки факса. Если вы решили вычислить стоимость факса, Excel использует зашифрованное подключение для отправки маркера регистрации, номера телефона, на который должен быть отправлен факс, и количества страниц факса поставщику услуг факса. Корпорация Майкрософт не получает и не хранит эту информацию.
Excel позволяет запрашивать сведения о конкретном термине или фразе у ряда поставщиков содержимого класса Premium. Когда вы запрашиваете поиск по определенному слову или фразе, Excel использует Интернет для отправки запрошенного текста, программного продукта, который вы используете в настоящее время, языкового стандарта, на который установлена система, и сведений об авторизации, указывающих на то, что вы имеете право скачивать исследовательскую информацию, если это необходимо третьей стороне.
Excel отправляет эти сведения в службу, предоставляемую корпорацией Майкрософт или сторонним поставщиком, который вы выбрали. Эта служба возвращает сведения о запрошенных словах или фразах.
Часто получаемые сведения содержат ссылку на дополнительные сведения с веб-сайта службы. Если щелкнуть эту ссылку, поставщик службы может добавить в систему файл cookie, чтобы идентифицировать вас для будущих транзакций. Корпорация Майкрософт не несет ответственности за политику конфиденциальности сторонних веб-сайтов и служб. Корпорация Майкрософт не получает и не хранит эту информацию, если вы не запросили службу, принадлежащей Корпорации Майкрософт.
Вы можете отключить исследование и ссылку, выполнив следующие действия.
Этот параметр может быть ограничен администратором. Если это так, вы не сможете включить или отключить его самостоятельно.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Щелкните Учетная запись.
-
В разделе Конфиденциальность учетной записи щелкните Управление параметрами.
-
В разделе Необязательные подключенные службы снимите флажок Включить необязательные подключенные возможности .
Важно: Это приведет к отключению всех необязательных подключенных служб, а не только исследований и ссылок.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Выберите пункт Параметры.
-
Щелкните Центр управления безопасностью.
-
Нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью.
-
Щелкните Параметры конфиденциальности, а затем снимите флажок Разрешить области задач Исследование проверять и устанавливать новые службы .
Excel позволяет перевести весь документ или его часть с помощью двуязычного словаря или машинного перевода. У вас есть выбор способа перевода документа.
Вы можете выбрать или ввести слово или фразу, которые вы хотите перевести, или перевести весь документ в любом случае, выбрав соответствующий вариант перевода в области Исследования и справочник.
При выборе или вводе слова или фразы, которые требуется перевести, введенная фраза сравнивается с двуязычным словарем. Некоторые двуязычные словари включены в ваше программное обеспечение, а другие доступны в Office.com. Если введенное вами слово или фраза не входит в двуязычный словарь, включенный в ваше программное обеспечение, слово или фраза отправляются в службу перевода майкрософт или стороннего производителя без шифрования.
Если вы хотите перевести всю книгу, она отправляется в незашифрованном виде в корпорацию Майкрософт или стороннюю службу перевода. Как и в случае с любой информацией, которая отправляется в незашифрованном виде через Интернет, другие пользователи могут увидеть слово, фразу или книгу, которую вы переводите.
Если вы решили использовать один из словарей, доступных в Office.com или сторонней службе перевода, Excel использует Интернет для отправки запрошенного текста, типа программного обеспечения, языкового стандарта и языка, для которого настроена система. Для сторонних служб перевода Excel также может отправлять ранее кэшированные сведения о проверке подлинности, указывающие на то, что вы ранее зарегистрировались для доступа к веб-сайту.
Microsoft SharePoint предоставляет функции аудита, позволяющие администраторам хранить надежный журнал аудита работы пользователей с определенным содержимым.
Когда администраторы SharePoint включит функцию аудита, сервер автоматически записывает в базу данных контента SharePoint определенные действия, выполненные пользователем. В эти действия входит просмотр, изменение, возврат и извлечение. Для каждого зарегистрированного действия сервер записывает идентифицирующие сведения о файле, действии и пользовательском идентификаторе SharePoint. В рамках этой функции никакие данные не отправляются в Майкрософт.
Эта функция по умолчанию отключена и доступна только администраторам тех сайтов SharePoint, на которых размещено содержимое.
Excel предоставляет возможность отправлять мгновенные сообщения из самой программы и позволяет получать оповещения, когда пользователи находятся в сети или когда в общих книгах или рабочих областях вносятся определенные изменения.
Excel может использовать клиент для обмена мгновенными сообщениями, чтобы предоставить вам возможность видеть присутствие других пользователей в Интернете и отправлять им сообщения. Excel включает веб-элемент управления, который позволяет отображать присутствие обмена мгновенными сообщениями на веб-странице. Этот элемент управления используется на страницах Microsoft SharePoint. Эти страницы не передают данные о присутствии обратно на веб-сервер.
Этот веб-элемент управления можно использовать для передачи данных о присутствии из программы обмена мгновенными сообщениями на веб-сервер. По умолчанию данные о присутствии могут отправляться только на сайты интрасети, доверенные сайты и сайты на локальном компьютере.
Excel использует форматы файлов, основанные на XML. Они отличаются расширяемостью, то есть в файлах можно применять дополнительные схемы или теги. Надстройка или другой сторонний код также может прикрепить дополнительные метаданные к этим форматам XML-файлов, которые недоступны для просмотра в Excel.
Вы можете проверить метаданные, связанные с XML-файлом, с помощью средства просмотра текста.
По умолчанию при сохранении примечаний в файл Excel добавляет ваши инициалы в каждый комментарий. Эти сведения сможет просмотреть любой пользователь, которому доступен файл.
Вы можете удалить личную информацию из этих примечаний, выполнив следующие действия.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Выберите пункт Сведения.
-
Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.
По умолчанию при внесении изменений в файл с включенной функцией "Отслеживание изменений" имя пользователя и (или) инициалы сохраняются в книге и связаны с внесенными изменениями. После эти сведения, в том числе исходный и измененный тексты, сможет получить любой пользователь, которому доступен файл.
После принятия или отклонения этих изменений ваше имя удаляется. Вы также можете удалить личную информацию из этих изменений, выполнив следующие действия:
-
Откройте вкладку Файл.
-
Выберите пункт Сведения.
-
Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.
В некоторых случаях Excel сохраняет ваше имя, чтобы улучшить работу при использовании некоторых функций. Например, ваше имя хранится в следующих расположениях:
-
Поля для создания
-
Свойство файла AuthorName
Вы можете удалить имя из этих полей и свойств, выполнив следующие действия.
-
Откройте вкладку Файл.
-
Выберите пункт Сведения.
-
Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.
Решения Microsoft Office, созданные другими компаниями, могут также включать ваше имя или другую личную информацию в пользовательские свойства, связанные с файлом.
Если вы используете веб-элемент управления Microsoft Office, Доступ к данным Microsoft Excel, DataCalc или другие функции, позволяющие подключаться непосредственно к другому источнику данных, данные авторизации (идентификатор пользователя и пароль) могут быть сохранены в книге. Чтобы изменить или удалить эти сведения об авторизации, необходимо изменить свойства подключения, используя метод, относящийся к методу подключения.
Запись макросов позволяет записывать последовательность действий, чтобы можно было воспроизвести действия позже. Если вы решили записать макрос, имя пользователя сохраняется в виде комментария в коде при первоначальном создании макроса. Вы можете вручную удалить имя пользователя из этого расположения.
Цифровая подпись — это необязательная функция, которая помогает проверить подлинность личности пользователя, отправившего вам книгу. Цифровая подпись — это уникальное зашифрованное значение данных в книге, которую вы подписывают. При отправке книги с цифровой подписью она отправляется получателю вместе с данными в книге и доверенным цифровым сертификатом от вас (отправителя). Цифровой сертификат выдается центром сертификации, например VeriSign, и содержит сведения для проверки подлинности отправителя и проверки того, что исходное содержимое книги не было изменено. Excel может автоматически связаться с центром сертификации в Интернете для проверки цифровой подписи.
При подписании книги отображается диалоговое окно с информацией, включенной в цифровую подпись, например системной датой и временем, номером версии операционной системы, номером версии Microsoft Office и номером версии Excel.
Управление правами на доступ к данным (IRM) позволяет предоставить определенным пользователям или группам право на доступ к книге и ее изменение. Несмотря на некоторые сходства, IRM не совпадает с защитой документов. IRM позволяет задать разрешения для всей книги для конкретных действий, таких как печать документа или пересылка документа другим пользователям, а также для чтения или редактирования книги.
При хранении книги с включенным IRM Excel сохраняет в книге список всех пользователей, имеющих права на эту книгу, и их разрешения. Эти сведения шифруются, чтобы только владельцы книги могли получить доступ к этой информации.
Кроме того, книги с включенным IRM содержат лицензии на содержимое. Лицензия на содержимое содержит адрес электронной почты, разрешения и сведения о проверке подлинности. Каждый раз, когда кто-либо пытается открыть книгу с включенным IRM, Excel проверяет лицензии на содержимое, сохраненные в книге, с удостоверением пользователя. Если пользователь никогда не открывал книгу ранее, Excel связывается с сервером IRM, проверяет удостоверение пользователя, загружает новую лицензию на содержимое для пользователя (при условии, что у пользователя есть необходимые права) и сохраняет лицензию на содержимое в книге.
Владельцы книг могут избежать сохранения лицензий на содержимое в книге. Однако если эта лицензия на содержимое не сохраняется в книге, Excel должен обращаться к серверу IRM при каждом открытии книги. Если Excel не подключен к сети или не может связаться с сервером IRM, книгу невозможно открыть.
Защита книги позволяет защитить книгу Excel различными способами, например предоставить только определенным пользователям права на редактирование, создание комментариев или чтение книги.
При использовании защиты книг вам будет предложено ввести идентификаторы пользователей. Эти идентификаторы пользователей могут иметь форму учетных записей домена Windows NT (например, ДОМЕН\имя пользователя) или адресов электронной почты Windows Live ID (например, someone@example.com). Эти идентификаторы пользователей сохраняются всякий раз, когда пользователь предоставляет пользователю права на чтение или изменение диапазона текста.
Книгу Excel можно защитить без использования пароля. Если вы решили защитить книгу без пароля, любой пользователь, читающий книгу, сможет увидеть идентификаторы пользователей, которым был предоставлен доступ. Кроме того, если книга сохраняется в формате XML или HTML, идентификаторы пользователей будут доступны всем, кто читает файл.
Если вы хотите дополнительно ограничить доступ к идентификаторам пользователей, вы можете сохранить этот файл с паролем или с помощью управления правами на доступ к данным (IRM). Только вы и другие пользователи, которым предоставлен доступ, могут просматривать эти идентификаторы пользователей.
При открытии некоторых более ранних версий файлов Excel в Microsoft Office проверка файлов Office проверяет, соответствует ли структура файлов спецификации майкрософт для этого формата файлов. Если этот файл не проходит проверку, Microsoft Office открывает его в защищенном представлении.
Копия каждого файла, который не проходит проверку файла Office, сохраняется на компьютере после выхода из Excel. Служба "Отчеты об ошибках Майкрософт" периодически запрашивает у вас согласие на отправку копии этих файлов в корпорацию Майкрософт. Дополнительные сведения об отчетах об ошибках Майкрософт, включая полное заявление о конфиденциальности, см. в разделе Заявление о конфиденциальности отчетов об ошибках Майкрософт.
Excel автоматически сохраняет копии книги при их редактировании. Это помогает восстановить книги, если вы случайно закроете книгу без сохранения изменений. Вы можете не сохранять копии книг автоматически, выполнив следующие действия:
-
Откройте вкладку Файл.
-
Нажмите кнопку Параметры.
-
Нажмите кнопку Сохранить.
-
В разделе Сохранение книг снимите флажок Сохранить последнюю автоматически восстановленную версию, если я закрою без сохранения .
-
Откройте вкладку Файл.
-
Нажмите кнопку Параметры.
-
Нажмите кнопку Сохранить.
-
В разделе Сохранение книг снимите флажок Сохранить последнюю автосохраняемую версию при закрытии без сохранения .
Вы можете получить доступ к последним сохраненным версиям ранее сохраненных книг и удалить их, перейдя на вкладку Файл , выбрав сведения и выбрав нужную книгу в разделе Версии. Вы можете получить доступ к последним автоматически сохраненным версиям для вновь созданных книг и удалить их, перейдя на вкладку Файл , выбрав Сведения, Управление версиями, а затем щелкните Восстановить несохраненные книги. Excel периодически удаляет автоматически сохраненные книги, если вы не открываете и не используете их. Дополнительные сведения см. в статье Восстановление файлов Office.
