Знакомство со службой InfoPath Forms Services

Synopsis InfoPath Forms Services — это серверная технология, которая позволяет пользователям заполнять формы в веб-браузере. Управляя формами в центральном расположении, можно оптимизировать бизнес-процессы и улучшить отношения с клиентами, партнерами и поставщиками.

Обзор InfoPath Forms Services

Взаимодействие с клиентами, партнерами и поставщиками с помощью удобных форм

Оптимизация бизнес-процессов на основе форм

Централизованное управление формами и шаблонами форм

Обзор InfoPath Forms Services

Пользователям не нужно устанавливать InfoPath на своем компьютере, чтобы заполнить шаблон формы с поддержкой браузера, а также не требуется скачивать что-либо дополнительное из Интернета. Все, что им нужно, это доступ к браузеру, например Windows Internet Обозреватель, Apple Safari или Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services также позволяет хранить формы и шаблоны форм и шаблоны форм и управлять ими в централизованном расположении. InfoPath Forms Services основана на и требует Windows SharePoint Services 3.0, что позволяет публиковать шаблоны форм, которые вы разрабатываете, в общем расположении в организации. Кроме того, пользователи могут отправлять формы в библиотеки SharePoint, которые представляют собой папки, в которых хранится коллекция файлов и где файлы часто используют один и тот же шаблон. Кроме того, можно интегрировать формы в задачи управления документами и жизненный цикл, такие как управление рабочими процессами и правами.

Технология InfoPath Forms Services доступна в microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL, а также отдельно в Microsoft Office Forms Server 2007 г.

Интерфейс проектирования

Шаблоны форм, которые можно заполнить в браузере, называются шаблонами форм с поддержкой браузера. Чтобы создать шаблон формы этого типа, необходимо разработать совместимый с браузером шаблон формы в InfoPath, опубликовать его на сервере под управлением InfoPath Forms Services и включить его для использования в Интернете.

В некоторых случаях шаблон формы можно включить для использования в Интернете, выбрав поле Включить заполнение этой формы с помощью браузера проверка в мастере публикации InfoPath. В других случаях необходимо опубликовать шаблон формы в общем расположении в корпоративной сети, а затем обратиться к администратору фермы серверов за помощью в включении шаблона формы и его доступности на сервере.

Утверждение администратора требуется в следующих сценариях:

• Шаблон формы содержит управляемый код.
• Для шаблона формы требуется уровень безопасности "Полное доверие", который позволяет результирующей форме иметь полный доступ к системным ресурсам на компьютерах пользователей, таким как файлы и параметры.
• Шаблон формы использует подключение к данным, управляемое администратором.
• Шаблон формы включен для отображения на мобильном устройстве.

Если требуется утверждение администратора, мастер публикации поможет вам подготовить шаблон формы для передачи администратору.

После включения браузера совместимого с браузером шаблона формы пользователи могут использовать браузер для заполнения форм, основанных на этом шаблоне формы.

Взаимодействие с пользователем

Пользовательский интерфейс заполнения формы в браузере почти идентичен взаимодействию с заполнением формы в InfoPath. Например, элементы управления, такие как повторяющиеся разделы и функции, такие как формулы и условное форматирование, работают одинаково в обеих средах.

Хотя заполнение формы в браузере аналогично заполнению формы в InfoPath, существует одно ключевое различие. В веб-браузере меню InfoPath и панели инструментов заменяются панелью инструментов в верхней части формы, на которой отображаются параметры сохранения, закрытия, печати и обновления формы. Эта панель также отображается в нижней части формы, чтобы пользователям не нужно было прокручивать назад до верхней части длинной формы, чтобы заполнить форму.

Если вы включите параметры отправки для шаблона формы, пользователи также увидят кнопку Отправить на панели инструментов. При нажатии этой кнопки данные формы передаются непосредственно в источник данных, указанный при разработке шаблона формы, например в веб-службу или список SharePoint. Если шаблон формы содержит несколько представлений, пользователи также увидят список Вид на панели инструментов.

1. Пользователи передают данные во внешние источники данных, нажимая кнопку Отправить на панели инструментов.

2. Пользователи переключаются между представлениями, щелкнув элемент в списке Вид на панели инструментов.

При разработке шаблона формы можно настроить параметры панели инструментов в диалоговом окне Параметры формы . Например, можно удалить одну или несколько кнопок или скрыть панель инструментов в нижней части формы пользователя.

В следующих разделах вы узнаете больше о преимуществах использования InfoPath Forms Services.

К началу страницы

Взаимодействие с клиентами, партнерами и поставщиками с помощью удобных форм

При публикации шаблона формы на сервере под управлением InfoPath Forms Services его можно распространять не только в корпоративной интрасети, но и на внешних веб-сайтах, таких как сайты экстрасети или корпоративные веб-сайты. Это позволяет собирать данные от клиентов, партнеров, поставщиков и других лиц, которые имеют жизненно важное значение для успеха вашего бизнеса. Например, крупная страховая компания может использовать один шаблон формы с поддержкой браузера для сбора и обработки страховых претензий. Страховой клиент может использовать браузер для заполнения формы претензии на веб-сайте компании. Кроме того, если клиент звонит в страховую компанию, чтобы сообщить о претензии, страховой агент может использовать InfoPath для заполнения той же формы претензии на сайте интрасети. Аналогичным образом правительственное учреждение может собирать данные от граждан, разместив на своем веб-сайте шаблоны форм с поддержкой браузера.

Когда пользователи получают доступ к форме, перейдя в библиотеку или введя URL-адрес формы в браузере, может произойти одно из двух действий:

• Форма открывается в браузере Если у пользователей нет установленного infoPath на компьютере, форма откроется в браузере, где они могут заполнить ее так же, как и любую другую веб-форму.

• Форма откроется в InfoPath Если пользователи установили InfoPath на своем компьютере, откроется форма в InfoPath, где они могут заполнить ее так же, как и любую другую форму InfoPath. Так как они заполняют форму в InfoPath, эти пользователи получат дополнительное преимущество, так как они смогут использовать полный спектр функций InfoPath для заполнения форм, некоторые из которых недоступны в формах браузера.

  Примечание

  Вы можете настроить параметры шаблона формы, чтобы он всегда открывалось в браузере, даже если на компьютере пользователей установлен InfoPath. Это может быть полезно, если вы хотите, чтобы процесс заполнения формы был одинаковым для всех пользователей или если вы не хотите, чтобы форма открывалась в InfoPath, так как вы хотите запретить пользователям открывать или изменять базовый шаблон формы в режиме конструктора.

Если пользователи будут заполнять формы на мобильном устройстве, например на личном цифровом помощник (PDA) или смартфоне, вы можете создать шаблон формы с поддержкой браузера, чтобы его можно было открыть и заполнить с помощью браузера мобильного устройства. Когда пользователи используют мобильное устройство для доступа к форме, она открывается на экране в упрощенном формате.

Оптимизация бизнес-процессов на основе форм

Формы находятся в центре многих бизнес-процессов. Размещая шаблоны форм с поддержкой браузера на сервере, на котором выполняется InfoPath Forms Services, вы можете интегрировать данные формы с существующими бизнес-процессами или приложениями. Например, можно:

• Отправка данных в существующие бизнес-системы При разработке совместимого с браузером шаблона формы можно создавать подключения к веб-службам или другим внешним источникам данных. Это позволяет отправлять данные в существующие бизнес-системы, корпоративные приложения или корпоративные базы данных. Например, отдел продаж может разработать форму, которая может отправлять потенциальных клиентов и сведения о клиентах в существующую систему управления отношениями с клиентами (CRM).
• Запрос данных из существующих бизнес-систем Кроме того, можно запрашивать данные в существующих бизнес-системах, корпоративных приложениях или корпоративных базах данных. Например, когда пользователи открывают форму на основе шаблона формы, может потребоваться, чтобы данные из внешнего источника данных отображались в полях имени и адреса формы. Это позволяет воспользоваться преимуществами существующих организационных данных и упрощает процесс заполнения формы.
• Добавление рабочего процесса в формы Рабочий процесс можно добавить в шаблон формы, хранящийся в библиотеке. Это позволяет согласованно управлять общими бизнес-процессами. Например, как руководитель, вы можете использовать рабочий процесс утверждения для маршрутизации формы отчета о расходах через список утверждающих. Утверждающие могут утвердить или отклонить форму отчета о расходах, переназначить задачу утверждения или запросить изменения формы. В InfoPath пользователи щелкают команды в меню Файл , чтобы принять участие в рабочем процессе. На сервере они могут указать имя формы в библиотеке, щелкнуть появиющуюся стрелку, а затем щелкнуть Рабочие процессы для участия в рабочем процессе.
  

К началу страницы

Централизованное управление формами и шаблонами форм

Шаблоны форм и связанные с ними формы можно хранить в централизованном репозитории на сервере, на котором выполняется InfoPath Forms Services. Это упрощает поиск и совместное использование форм и шаблонов форм, а также управление ими.

Ключевые преимущества включают в себя возможность:

• Хранение форм и шаблонов форм в централизованном расположении Шаблон формы можно связать с библиотекой, которая является расположением на сайте SharePoint, где можно создавать, собирать, обновлять файлы и управлять ими совместно с другими людьми в вашей организации. Когда пользователи заполняют формы на основе шаблона формы в этой библиотеке, заполненные формы отображаются в библиотеке вместе с ключевыми сведениями из самих форм. В зависимости от того, как разработана библиотека SharePoint, пользователи могут заполнять формы, основанные на шаблоне формы, экспортировать данные из готовых форм в Microsoft Office Excel или объединять данные из нескольких форм в одну форму. В следующем примере показаны отчеты о расходах, хранящиеся в библиотеке.
  
• Использование типов контента для управления шаблонами форм Мастер публикации InfoPath можно использовать для публикации шаблона формы в качестве типа контента сайта. Тип контента определяет шаблон формы, набор столбцов и параметры управления документами на сервере, например параметры рабочего процесса или политики.
  Создавая типы контента, вы можете повторно использовать шаблоны форм и параметры в семействе веб-сайтов. В прошлом, если вы хотели использовать шаблон формы в нескольких библиотеках SharePoint, вам приходилось публиковать две отдельные копии шаблона формы, по одной для каждой библиотеки. Если вы хотите обновить шаблон формы, необходимо изменить шаблон формы в обоих местах. Однако теперь шаблон формы можно опубликовать как тип контента сайта. При обновлении типа контента изменение автоматически применяется везде, где используется этот тип контента.
  Вы можете назначить один тип контента нескольким библиотекам в семействе веб-сайтов или назначить несколько типов контента одной библиотеке. Например, можно добавить тип контента для форм отчетов о состоянии во все библиотеки, используемые отделом продаж в вашей компании, чтобы каждая группа продаж собирала и сообщала руководству один и тот же тип информации. Кроме того, предположим, что ваш отдел использует различные шаблоны форм для запросов на поездку, отчетов о поездках и отчетов о расходах. Вы можете опубликовать три шаблона форм как типы контента сайта и добавить их в одну библиотеку, используемую для хранения информации, связанной с поездками команды. Когда пользователи создают новую форму из библиотеки, они могут выбрать, какой из этих шаблонов форм они хотят использовать.
• Управление формами и шаблонами форм Администраторы фермы серверов могут управлять доступом пользователей к шаблонам форм и развертыванием в организации. Например, они могут контролировать, кто может публиковать шаблоны форм на сайте, или решить, как обновить шаблоны форм на сервере с минимальным влиянием на формирование пользователей.
• Управление подключениями к данным в центральном расположении Если несколько шаблонов форм будут использовать одни и те же подключения к данным, параметры для этого подключения к данным можно сохранить в файле подключения к данным в библиотеке подключений к данным. Когда пользователь открывает форму, которая подключается к файлу подключения к данным, InfoPath использует параметры этого файла для подключения к внешнему источнику данных. Таким образом, несколько шаблонов форм могут использовать один и тот же файл подключения к данным, поэтому нет необходимости вручную создавать одно и то же подключение к данным для каждого шаблона формы. Кроме того, если расположение или параметры подключения для внешнего источника данных изменяются, вам не нужно обновлять каждый шаблон формы, использующий подключение к данным. Вместо этого вы просто обновляете файл подключения к данным один раз, и все шаблоны форм продолжают работать должным образом.

К началу страницы