Извлечение внешних данных с помощью Microsoft Query

С помощью Microsoft Query можно подключаться к внешним источникам данных, выбирать данные из них, импортировать их на свой сайт и обновлять данные, чтобы данные на вашем компьютере всегда были синхронизированы с данными во внешних источниках.

Типы баз данных, к которые можно получить доступ     Вы можете извлекать данные из баз данных нескольких типов, включая Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server и Microsoft SQL Server OLAP Services. Вы также можете получать данные из Excel книг и текстовых файлов.

Microsoft Office драйверы, которые можно использовать для получения данных из следующих источников:

• Microsoft SQL Server Analysis Services (поставщик OLAP )

• Microsoft Office Доступа

• dBASE

• Microsoft FoxPro

• Microsoft Office Excel

• Oracle

• Парадокс

• Базы данных текстовых файлов

Вы также можете использовать драйверы ODBC или драйверы источников данных других производителей для извлечения информации из источников данных, которые здесь не указаны, включая другие типы баз данных OLAP. Чтобы получить сведения об установке драйвера ODBC или драйвера источника данных, который здесь не указан, проверьте документацию к базе данных или обратитесь к поставщику базы данных.

Выбор данных из базы данных     Чтобы получить данные из базы данных, создайте запрос ( вопрос о данных, хранимых во внешней базе данных). Например, если данные хранятся в базе данных Access, может потребоваться узнать данные о продажах для определенного продукта по регионам. Вы можете получить часть данных, выбрав только данные для продукта и региона, которые вы хотите проанализировать.

С помощью Microsoft Query можно выбрать нужные столбцы данных и импортировать только эти данные в Excel.

Обновление таблицы за одну операцию     После того как в книге Excel есть внешние данные, при внесении изменений в базу данных вы можете обновить данные для обновления анализа, не создав снова сводные отчеты и диаграммы. Например, вы можете создать сводку продаж за месяц и обновлять ее каждый месяц, когда будут приходить новые показатели продаж.

Использование источников данных в Microsoft Query     После того как вы настроили источник данных для конкретной базы данных, вы можете использовать его в любой момент, когда захотите создать запрос для выбора и извлечения данных из этой базы данных, не вводить все данные подключения повторно. Microsoft Query использует источник данных для подключения к внешней базе данных и для демонстрации доступных данных. После создания запроса и возврата данных в Excel, Microsoft Query предоставляет книге Excel данные как с запросом, так и с источником данных, чтобы можно было повторно подключиться к базе данных при обновлении данных.

Импорт данных с помощью Microsoft Query     чтобы импортировать внешние данные в Excel с помощью Microsoft Query, выполните основные действия, описанные в следующих разделах более подробно.

Что такое источник данных?     Источник данных — это хранимый набор сведений, позволяющий Excel и Microsoft Query подключаться к внешней базе данных. При использовании Microsoft Query для работы с источником данных вы даете источнику данных имя, а затем ука вашему имени и расположению базы данных или сервера, тип базы данных, а также сведения о вашем учете и пароле. Эти сведения также включают имя драйвера OBDC или драйвера источника данных — программы, которая создает подключения к базе данных определенного типа.

Чтобы настроить источник данных с помощью Microsoft Query:

1. На вкладке Данные в группе Внешние данные нажмите кнопку Из другихисточников и выберите из Microsoft Query.

2. Выполните одно из указанных ниже действий.

   • Чтобы указать источник данных для базы данных, текстового файла или Excel книги, перейдите на вкладку Базы данных.

   • Чтобы указать источник данных куба OLAP, перейдите на вкладку Куба OLAP. Эта вкладка доступна, только если вы запустили Microsoft Query из Excel.

3. Дважды щелкните <новый источник данных>.

   ИЛИ

   Щелкните <новый источник>и нажмите кнопку ОК.

   Отобразилось диалоговое окно Создание источника данных.

4. На шаге 1 введите имя для определения источника данных.

5. На шаге 2 выберите драйвер для типа базы данных, используемой в качестве источника данных.

   Примечания: 

   • Если внешняя база данных, к которой вы хотите получить доступ, не поддерживается драйверами ODBC, установленными с помощью Microsoft Query, необходимо получить и установить драйвер ODBC, совместимый с Microsoft Office, у стороного поставщика, например производителя базы данных. За инструкциями по установке обратитесь к поставщику базы данных.

   • Для баз данных OLAP драйверы ODBC не требуются. При установке Microsoft Query драйверы устанавливаются для баз данных, созданных с Microsoft SQL Server Analysis Services. Чтобы подключиться к другим базам данных OLAP, необходимо установить драйвер источника данных и клиентское программное обеспечение.

6. Щелкните Подключение, а затем укажете сведения, необходимые для подключения к источнику данных. Для баз данных, Excel книг и текстовых файлов предоставляемая информация зависит от типа выбранного источника данных. Вам может быть предложено ввести имя для логотипа, пароль, версию используемой базы данных, расположение базы данных или другую информацию, определенную для ее типа.

   Важно: 

   • Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. В ненадежных паролях не используются сочетания таких элементов. Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков. Лучше всего использовать парольную фразу длиной не менее 14 знаков.

   • Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Все записанные пароли следует хранить в надежном месте отдельно от сведений, для защиты которых они предназначены.

7. После ввода необходимых сведений нажмите кнопку ОК или Готово, чтобы вернуться в диалоговое окно Создание источника данных.

8. Если в базе данных есть таблицы и вы хотите, чтобы определенная таблица автоматически отображалась в мастере запросов, щелкните поле для шага 4 и выберите таблицу.

9. Если вы не хотите вводить имя пользователя и пароль при использовании источника данных, в определении источника данных выберите сохранить имя пользователя и пароль. Сохраненный пароль не шифруется. Если этот параметр недоступен, обратитесь к администратору базы данных, чтобы определить, можно ли сделать этот параметр доступным.

   Примечание по безопасности: Не рекомендуется сохранять сведения о входе при подключении к источникам данных. Эта информация может храниться в виде обычного текста, и злоумышленники смогут получить с ее помощью доступ к источнику данных.

После выполнения этих действий имя источника данных появится в диалоговом окне Выбор источника данных.

Использование мастера запросов для большинства запросов     Мастер запросов упрощает выбор и сбор данных из разных таблиц и полей базы данных. С помощью мастера запросов можно выбрать таблицы и поля, которые вы хотите включить. Внутреннее объединить (операция запроса, которая определяет, что строки из двух таблиц объединяются на основе одинаковых значений полей) создается автоматически, когда мастер распознает поле первичного ключа в одной таблице и поле с одинаковым именем во второй таблице.

Мастер также можно использовать для сортировки набора результатов и простой фильтрации. На завершаемом этапе мастера можно вернуть данные в Excel или уточнить запрос в Microsoft Query. После создания запроса его можно запустить в Excel или в Microsoft Query.

Чтобы запустить мастер запросов, выполните следующие действия:

1. На вкладке Данные в группе Внешние данные нажмите кнопку Из другихисточников и выберите из Microsoft Query.

2. Убедитесь в том, что в диалоговом окне Выбор источника данных был выбран вариант Использовать мастер запросов для создания и изменения запросов.

3. Дважды щелкните нужный источник данных.

   ИЛИ

   Выберите нужный источник данных и нажмите кнопку ОК.

Работа с другими типами запросов непосредственно в Microsoft Query     Если вы хотите создать более сложный запрос, чем позволяет мастер запросов, вы можете работать непосредственно в Microsoft Query. С помощью Microsoft Query можно просматривать и изменять запросы, которые создаются в мастере запросов, или создавать новые запросы без использования мастера. Работайте непосредственно в Microsoft Query, если вы хотите создать запросы, которые будут:

• Выбор определенных данных из поля     В большой базе данных может потребоваться выбрать часть данных в поле и опустить данные, которые вам не нужны. Например, если вам нужны данные для двух продуктов в поле, которое содержит сведения о многих товарах, можно использовать условия для выбора данных только для двух нужных продуктов.

• Извлечение данных на основе различных критериев при каждом запуске запроса     Если вам нужно создать один и тот же Excel отчет или сводку для нескольких областей в одном и том же внешнем данных , например для отдельного отчета о продажах для каждого региона, можно создать запрос с параметрами. При запуске запроса с параметрами запрашивается значение, которое будет применяться в качестве критерия при выборе записей. Например, запрос с параметрами может потребовать ввести определенный регион и повторно использовать его для создания каждого из региональных отчетов о продажах.

• Различными способами для сбора данных     Внутренние соединители, которые создает мастер запросов, являются наиболее распространенными типами, используемыми при создании запросов. Однако иногда необходимо использовать другой тип. Например, если у вас есть таблица сведений о продажах продуктов и таблица сведений о клиенте, внутреннее присоединиться (тип, созданный с помощью мастера запросов) предотвращает истощить записи клиентов, которые не сделали покупку. С помощью Microsoft Query вы можете объединить эти таблицы, чтобы получить все записи клиентов, а также данные о продажах для тех клиентов, которые сделали покупки.

Чтобы запустить Microsoft Query, выполните следующие действия:

1. На вкладке Данные в группе Внешние данные нажмите кнопку Из другихисточников и выберите из Microsoft Query.

2. В диалоговом окне Выбор источника данных убедитесь в том, что для создания и изменения запросов не заметен диалоговое окно Создание и изменение запросов с помощью мастера запросов.

3. Дважды щелкните нужный источник данных.

   ИЛИ

   Выберите нужный источник данных и нажмите кнопку ОК.

Повторное использование запросов и общий доступ     Как в мастере запросов, так и в Microsoft Query можно сохранить запросы в качестве DQY-файла, который можно изменять, повторно использовать и совместно использовать. Excel можно открывать DQY-файлы напрямую, что позволяет создавать дополнительные диапазоны внешних данных из того же запроса.

Чтобы открыть сохраненный запрос из Excel:

1. На вкладке Данные в группе Внешние данные нажмите кнопку Из другихисточников и выберите из Microsoft Query. Отобразилось диалоговое окно Выбор источника данных.

2. В диалоговом окне Выбор источника данных перейдите на вкладку Запросы.

3. Дважды щелкните сохраненный запрос, который вы хотите открыть. Запрос отображается в Microsoft Query.

Если вы хотите открыть сохраненный запрос, а Microsoft Query уже открыт, откройте меню Файл запроса Майкрософт и нажмите кнопку Открыть.

Если дважды щелкнуть DQY-файл, Excel откроется, выполняется запрос, а затем вставляет результаты на новый.

Если вы хотите поделиться сводной Excel отчетом, основанным на внешних данных, вы можете предоставить другим пользователям книгу, содержаную диапазон внешних данных, или создать шаблон. Шаблон позволяет сохранить сводку или отчет без сохранения внешних данных, чтобы файл был меньше. Внешние данные извлекаются, когда пользователь открывает шаблон отчета.

После создания запроса в мастере запросов или Microsoft Query можно вернуть данные на Excel таблицу. После этого данные становятся диапазон внешних данных или отчет сводной таблицы, которые можно форматирование и обновление.

Форматирование полученных данных     В Excel вы можете использовать инструменты, например диаграммы или автоматические итоги, для получения и обобщения данных, полученных с помощью Microsoft Query. При этом форматирование сохраняется при обновлении внешних данных. Вместо имен полей можно использовать собственные названия столбцов и автоматически добавлять номера строк.

Excel форматирование новых данных, которые вы введите в конце диапазона, в соответствие с предыдущими строками. Excel также можно автоматически копировать формулы, которые повторялись в предыдущих строках, и распространять их на дополнительные строки.

Вы можете включить этот параметр (или отключить его снова) в любое время:

1. Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

   В Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , Excel Параметры, а затем выберите категорию Дополнительные.

2. В разделе Параметры правки выберите параметр Расширить форматы диапазонов данных и формулы. Чтобы снова отключить автоматическое форматирование диапазона данных, сверните этот квадрат.

Обновление внешних данных.     При обновлении внешних данных вы будете запускать запрос, чтобы получить все новые или измененные данные, которые будут совпадать с вашими спецификациями. Запрос можно обновить как в Microsoft Query, так и Excel. Excel предлагает несколько вариантов обновления запросов, включая обновление данных при ее открытие и автоматическое обновление через определенные промежутки времени. Вы можете продолжать работать в Excel во время обновления данных, а также проверять состояние во время обновления данных. Дополнительные сведения см. в этойExcel.

К началу страницы