Сводка: Выберите способ управления записями в SharePoint Server 2013.
В SharePoint вы можете управлять записями в архиве или управлять записями в том же репозитории, что и активные документы. При использовании SharePoint на месте, когда вы объявляете, что документ стал записью, запись остается на месте, но SharePoint теперь управляется как запись. Например, документ может получить другую политику хранения, если он объявлен записью, или пользователи не могут его редактировать.
Смешанный подход также возможен. Например, можно хранить записи на месте с активными документами два года, а затем перемещать записи в архив записей после завершения проекта.
При управлении записями на отдельном сайте центра записей или на том же сайте совместной работы, на котором были созданы документы, рассмотрите следующие вопросы:
-
Подходит ли структура сайта совместной работы для управления записями? Применяются ли в вашей отрасли нормативные требования, согласно которым записи должны храниться отдельно от активных документов? Должен ли администратор сайта совместной работы обладать разрешениями на управление сайтом, содержащим записи? Не нужно ли вам хранить записи на сайте с более ограниченным доступом, чем сайт совместной работы, или на сайте с особым расписанием резервного копирования?
-
Как долго будет использоваться сайт совместной работы? Если записи нужно хранить дольше, чем проект, выбор стратегии управления записями по месту означает, что сайт для совместной работы придется хранить даже после того, как он больше не используется.
-
Часто ли участникам проекта будет нужен доступ к документам после того, как они станут записями? При локальном управлении участники проекта смогут пользоваться записями так же, как и активными документами.
-
Несут ли управляющие записями в вашей организации ответственность только за официальные записи или за активные документы тоже? Если руководители записей отвечают только за официальные записи, для них может быть проще иметь отдельный сайт центра записей.
В таблице ниже описаны различия между записями в центре записей и записями, управление которыми происходит на сайте совместной работы. Различия представляются с точки зрения как руководителей записей, так и сотрудников, работающих совместно с командой проекта.
|
Коэффициент |
Архив записей |
Записи на месте |
|---|---|---|
|
Управление хранением записей |
Организатор контента автоматически помещает новые записи в правильную папку в плане файлов архива на основе метаданных. |
Для записей и активных документов могут быть разные политики, основанные на текущем типе или расположении контента. |
|
Ограничение просмотра записей пользователями |
Да. В архиве указаны разрешения для записи. |
Нет. Разрешения не изменяются, когда документ становится записью. Тем не менее вы можете ограничить возможность редактирования и удаления записей пользователями. |
|
Простота поисков записей (для диспетчеров записей) |
Проще. Все записи находятся в одном расположении. |
Сложнее. Записи распределяются по нескольким сайтам совместной работы. |
|
Сохранение всех версий документа в качестве записей |
Пользователь должен явным образом отправить каждую версию документа в архив. |
Автоматическое управление версиями при условии, что включено. |
|
Простота локации (для участников совместной работы) |
Сложнее, хотя ссылку на документ можно добавить на сайт совместной работы, когда документ становится записью. |
Проще. |
|
Негромождение сайта для совместной работы |
Сайт для совместной работы содержит только активные документы. |
Сайт для совместной работы содержит активные и неактивные документы (записи), хотя вы можете создавать представления для отображения только записей. |
|
Возможность аудита записей |
Да. |
Зависит от политики аудита сайта совместной работы. |
|
Административная безопасность |
Диспетчер записей может управлять архивом записей. |
Администраторы сайтов для совместной работы имеют разрешение на управление записями и активными документами. |
В следующей таблице описаны различия между двумя подходами управления записями, которые могут повлиять на управление ИТ-ресурсами.
|
Коэффициент |
Архив записей |
Записи на месте |
|---|---|---|
|
Количество сайтов, которые нужно управлять |
Другие сайты. То есть помимо сайтов для совместной работы существует отдельный архив. |
Меньше сайтов. |
|
Масштабируемость. |
Уменьшает нагрузку на размер базы данных на сайтах для совместной работы. |
Максимальный размер коллекции веб-сайтов достигается раньше. |
|
Простое администрирование |
Разделять сайт или ферму для записей. |
Дополнительная подготовка сайтов, на которые уже нужны активные документы, не ведется. |
|
Хранилище |
Может хранить записи на разных носителях. |
Активные документы и записи, хранимые вместе. |
