Используйте шаблон базы данных контактов Access для отслеживания имен, адресов, телефонных номеров и других сведений. Эта новая версия популярного шаблона Access также позволяет классифицировать каждый контакт, отправлять сообщения электронной почты и создавать карты адресов.

Хотите посмотреть видео об использовании этого шаблона? См. статью "Использование шаблона базы данных контактов".

Примечание: Шаблон базы данных контактов был обновлен в течение последних нескольких лет. Эти инструкции относятся к последней версии шаблона, доступного для скачивания. Если шаги ниже не совпадают с тем, что вы видите, вероятно, вы используете более старую версию шаблона.

Приступая к работе

В этой статье мы охватывает основные этапы использования шаблона базы данных контактов.

Подготовка базы данных к использованию

  • При первом открытие базы данных в Access отображается форма приветствия. Чтобы эта форма не отображалась при следующем открытие базы данных, скройте поле "Показывать приветствие" при ее открытие.

    Закроем форму приветствия, чтобы приступить к использованию базы данных.

  • Чтобы включить все содержимое базы данных, на панели сообщений нажмите кнопку "Включить это содержимое".

    Дополнительные сведения о включаемом контенте базы данных см. в статье "Вопрос о доверии базе данных".

Добавление контактов из Microsoft Outlook

Если вы используете Microsoft Outlook, вы можете добавлять контакты из этой программы, не внося в нее данные повторно.

  1. В форме "Список контактов" нажмите кнопку "Добавить из Outlook".

  2. В диалоговом окне "Выбор имен для добавления" выберите имена, которые вы хотите добавить в базу данных.

  3. Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

Поиск контакта

Поле "Быстрый поиск" позволяет быстро найти контакт в форме "Список контактов".

  • В форме "Список контактов" в поле "Быстрый поиск" введите ищите нужный текст и нажмите ввод.

    Access отфильтрует список, чтобы отфильтровать только те записи, которые содержат ищемый текст. Чтобы вернуться к полному списку, нажмите кнопку "Очистить текущий поиск". (В поле поиска находится X.)

Отображение и скрытие столбцов

В форме "Список контактов" некоторые поля (столбцы) по умолчанию скрыты. Чтобы изменить отображаемую поля:

  1. Нажмите кнопку "Показать или скрыть поля".

  2. В диалоговом окне "Отображите столбцы" выберите квадратик рядом с каждым столбцом, который вы хотите отобрать. Чтобы скрыть столбец, просто скройте его.

Отображение сведений о контакте

В форме "Контактные данные" можно увидеть и ввести дополнительные сведения о каждом контакте. Чтобы отобразить форму "Контактные данные":

  • В форме "Список контактов" нажмите кнопку "Открыть" рядом с нужным контактом.

Добавление изображения

В форме "Контактные данные" можно добавить фотографию контакта.

  1. Под рамкой рисунка нажмите кнопку "Изменить рисунок".

  2. В диалоговом окне "Вложения" нажмите кнопку "Добавить".

  3. В диалоговом окне "Выбор файла" перейдите к папке с файлом.

  4. Выберите файл, который вы хотите добавить, и нажмите кнопку "Открыть".

  5. В диалоговом окне "Вложения" нажмите кнопку "ОК".

Примечание: К каждому контакту можно прикрепить несколько файлов, включая файлы разных типов, например документы или электронные таблицы.

Отображение карты адреса контакта

Если вы ввели адрес контакта в форме "Контактные данные", вы можете отобразить его карту.

  • Нажмите кнопку "Нажми и соените".

Отображение отчетов

База данных контактов содержит два отчета: "Каталог" и "Телефонная книга". Чтобы отобразить отчет:

  • В области навигации в области "Отчеты"дважды щелкните отчет, который вы хотите отобразить.

Вы можете создавать собственные настраиваемые отчеты. Дополнительные сведения см. в статье "Создание простого отчета".

Изменение базы данных контактов

Вы можете настроить базу данных контактов, добавив новое поле в таблицу "Контакты", а затем добавив это поле в форму "Список контактов" и форму "Сведения о контактах".

Добавление поля в таблицу контактов

  1. Закроем все открытые вкладки.

  2. В области навигации дважды щелкните таблицу "Контакты".

  3. Прокрутите вправо, пока не увидите столбец "Добавить поле". Дважды щелкните заголовок столбца и введите имя поля.

При первом вводе данных в столбец Access задает тип данных.

Добавление поля в форму

После добавления поля в таблицу его можно добавить в форму.

  1. В области навигации щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите "Макет".

  2. На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите пункт Добавить существующие поля.

  3. Перетащите нужное поле из списка полей в форму.

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединение к программе предварительной оценки Майкрософт

Были ли сведения полезными?

Насколько вы удовлетворены качеством перевода?

Что повлияло на вашу оценку?

Добавите что-нибудь? Это необязательно

Спасибо за ваш отзыв!

×