Настройка автоматизированного рабочего процесса между Microsoft Forms и Excel с помощью Power Automate

Введение

В этом руководстве описан процесс настройки автоматизированного рабочего процесса между Microsoft Forms и Excel с помощью Power Automate. Рабочий процесс может автоматически добавить данные Forms ответов в предварительно определенный файл Excel.

Предварительные требования

Перед началом работы убедитесь в следующем:

Учетная запись Microsoft 365 с доступом к Microsoft Forms и Excel (см. описание службы Microsoft 365)
Доступ к Power Automate (проверка лицензирования Power Automate для заполнения лицензий Power Automate для учетной записи Microsoft 365)

Пошаговое руководство

1. Создание формы Microsoft Form

Для начала вам потребуется Форма Microsoft Form, которая собирает данные, которые вы хотите автоматизировать. Сделайте вот что.

Войдите в учетную запись Microsoft 365 и перейдите к Microsoft Forms.
Создайте форму и создайте ее, добавив вопросы и настроив ее по мере необходимости.

Forms11

2. Настройка электронной таблицы Excel

Затем подготовьте электронную таблицу Excel для хранения данных, собранных из формы:

Откройте Excel и создайте новую книгу или используйте существующую.
Пометьте столбцы в соответствии с полями в Microsoft Form. Например, если форма собирает имена и адреса электронной почты, столбцы могут быть помечены как "Name" и "Email".

Сохраните книгу в OneDrive или SharePoint, чтобы получить к ней доступ с помощью Power Automate.

Если у вас уже есть файл Excel, связанный с формой (с помощью команды "Открыть результат в Excel" на странице Forms результата), столбцы будут созданы автоматически. При необходимости можно настроить столбцы.

3. Создание нового потока в Power Automate

Теперь вы создадите поток в Power Automate, чтобы связать форму с электронной таблицей Excel:

Откройте Power Automate и войдите в нее.

и щелкните "Создать" в меню слева.

Выберите "Автоматизированный облачный поток" и присвойте потоку имя (например, "Форма в службу автоматизации Excel").
В разделе "Выбор триггера потока" найдите и выберите "Microsoft Forms".
Выберите "При отправке нового ответа" в качестве триггера.

4. Настройка триггера

Затем вы настроите триггер, чтобы указать, какие ответы формы должны активировать поток:

В раскрывающемся списке выберите форму, данные которой нужно автоматизировать. Если форма не отображается, вставьте идентификатор формы из URL-адреса формы, чтобы добавить форму.

Нажмите кнопку "Новый шаг", чтобы продолжить.

5. Добавление действия для получения ответов формы

После настройки триггера добавьте действие для получения ответов формы:

Выполните поиск по запросу "Microsoft Forms" и выберите "Получить сведения об ответе".

Выберите форму в раскрывающемся списке.
В поле "Идентификатор ответа" выберите "Идентификатор ответа" в поле динамического содержимого.

6. Добавление действия для заполнения электронной таблицы Excel

Теперь вы настроите действие для записи ответов формы в электронную таблицу Excel:

Щелкните "Новый шаг" и выполните поиск по запросу "Excel Online (бизнес)".
Выберите "Добавить строку в таблицу".

1010

Выберите расположение файла Excel (OneDrive или SharePoint), выберите библиотеку документов и перейдите к файлу, который вы создали ранее.
Выберите таблицу в электронной таблице, в которую вы хотите вставить данные формы.

1111

Сопоставьте поля из формы со столбцами в таблице Excel, выбрав динамическое содержимое для каждого столбца.
Сохраните поток.

7. Тестирование потока

Перед завершением важно проверить поток, чтобы убедиться, что он работает правильно:

Отправьте тестовый ответ в Форму Microsoft Form.
Перейдите в Power Automate и проверка журнал потоков, чтобы узнать, успешно ли он выполнен.

1212

Откройте файл Excel, чтобы убедиться, что данные были записаны точно.

1313

Советы по устранению неполадок

При возникновении проблем рассмотрите следующие действия по устранению неполадок:

Убедитесь, что все подключения (Microsoft Forms, Excel и Power Automate) прошли проверку подлинности и имеют необходимые разрешения.
Дважды проверка, что таблица Excel была отформатирована как таблица (в Excel используйте параметр "Формат как таблица").
Проверьте динамическое сопоставление содержимого, чтобы убедиться, что все поля выровнены правильно.
Убедитесь, что файл Excel не имеет дополнительного подключения к синхронизации данных, чтобы избежать дублирования данных.