Настройка организатора контента для маршрутизации документов

Настройка организатора контента для маршрутизации документов

Организатор контента — это компонент SharePoint, автоматически управляющий некоторыми важными задачами библиотеки. Это не только экономит время, но и обеспечивает единообразное управление библиотекой документов.

Возможности организатора контента

Организатор контента может автоматически выполнять следующие задачи.

  • Направление документов в различные библиотеки или папки.    По сути, организатор контента является своего рода "привратником". Каждый раз при отправке документа он, используя созданные вами правила, определяет, можно ли пропустить этот документ. Затем он направляет его в нужную библиотеку или папку, которая может находиться в другом семействе сайтов. В основе этих правил может лежать сочетание метаданных и типов контента.

  • Отправка всех документов в библиотеку-распределитель    Вы можете настроить организатор контента так, чтобы помещать все отправленные документы в библиотеку-распределитель, где можно ввести метаданные и завершить процесс отправки.

  • Управление размером папок.    Можно настроить организатор контента для отслеживания и ограничения количества элементов в папках. По умолчанию максимальное количество элементов составляет 2500, и при поступлении 2501-го организатор контента автоматически создает новую папку и помещает в нее этот документ. Вы можете изменить допустимое количество элементов, которое организатор контента разрешает хранить в каждой папке.

  • Управление дубликатами отправленных документов.    Когда документ уже есть в библиотеке, вы можете использовать SharePoint ные версии организатора контента или изменить имя файла, добавив уникальные символы. Это гарантирует сохранение как существующего документа, так и его дубликата.

  • Ведение журналов аудита.    Организатор контента может вести журналы аудита о сохранении документа после его перенаправления.

Включение компонента "Организатор контента" на сайте

У вас должны быть по крайней мере разрешения владельца сайта, а также должны быть включены функции публикации.

Чтобы включить компонент "Организатор контента" на сайте:

  1. перейдите на сайт, который нужно настроить;

  2. Выберите параметры Значок параметров а затем в раскрывающемся меню выберите пункт Параметры сайта .

    В SharePoint нажмите кнопку параметры Значок параметров , выберите пункт контент сайта, а затем — Параметры сайта.

  3. На странице " Параметры сайта " в группе действия сайта выберите пункт Управление возможностями сайта.

  4. рядом с названием компонента "Организатор контента" нажмите кнопку Активировать. После включения компонента в столбце Состояние отображается надпись Активный.

    Кнопка включения organzier содержимого

Настройка организатора контента для маршрутизации документов

Примечание:  Для настройки организатора контента требуются права уровня не ниже владельца сайта.

  1. Перейдите к сайту, на котором требуется настроить организатор контента для автоматической маршрутизации документов в указанные расположения.

  2. Выберите параметры Значок параметров а затем в раскрывающемся меню выберите пункт Параметры сайта .

    В SharePoint нажмите кнопку параметры Значок параметров , выберите пункт контент сайта, а затем — Параметры сайта.

  3. В группе Администрирование сайта выберите пункт Параметры организатора контента.

    Примечание: Ссылка "Параметры организатора контента" отображается, если соответствующий компонент включен для этого сайта.

  4. В разделе Перенаправление пользователей в библиотеку-распределитель установите флажок, включающий использование организатора контента. Это позволит автоматически перенаправлять пользователей в библиотеку-распределитель при попытке отправить документ.

  5. В разделе Отправка на другой сайт установите флажок, если нужно разрешить перенаправление документов на другой сайт.

  6. В разделе Разбиение папки на разделы установите флажок Создание вложенных папок, если конечное расположение содержит слишком много элементов, чтобы автоматически создавались вложенные папки, когда количество элементов в расположении превысит определенный предел.

    • В поле Число элементов в одной папке введите число документов, которые могут быть сохранены в одной папке, прежде чем будет создана новая.

    • В поле Формат имени папки укажите способ именования новых папок.

  7. В разделе Дубликаты отправленных элементов укажите, нужно ли к дубликатам применять управление версиями, или же к именам файлов элементов должны всегда добавляться уникальные символы.

  8. Установите флажок в разделе Сохранение контекста, если для отправленных элементов или документов нужно сохранять журналы аудита или метаданные в виде записей аудита.

  9. В разделе Диспетчер правил введите имена пользователей, которые являются диспетчерами правил в Организации. Менеджеры правил должны иметь разрешения на управление разрешениями веб-сайта для доступа к странице параметров правил организатора контента. Дополнительные сведения можно найти в статье Создание правил организатора контента для маршрутизации документов.

  10. Установите нужные флажки, чтобы сообщения электронной почты автоматически отправлялись руководителям правил. Организатор контента может отправить сообщение электронной почты, если отправка не соответствует правилу или если какое-либо содержимое отправляется организатору контента.

    Примечание: Чтобы включить эти флажки, адрес электронной почты должен быть настроен администратором SharePoint или сетью для сервера или службы.

  11. В разделе Точки отправки введите сведения о других сайтах или приложениях электронной почты, используемых для передачи контента на текущий сайт.

    Совет:  В этом разделе представлен URL-адрес веб-службы для отправки контента на сайт в том случае, если вы хотите создать рабочий процесс или настраиваемое решение для передачи документов по электронной почте.

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×