Запись — это документ или другой электронный или физический объект в организации, который является доказательством действий или транзакций в организации и требует хранения в течение определенного периода времени. Управление записями — это процесс, с помощью которого организация:
-
Определяет, какие типы данных следует считать записями.
-
Определяет, как должны обрабатываться активные документы, которые становятся записями, во время их использования и как их следует собирать после того, как они объявляются как записи.
-
Определяет, в каком порядке и в течение какого времени каждый тип записей должен храниться для удовлетворения законодательных, деловых или нормативных требований.
-
Выполняет исследование и внедрение заметивных решений и бизнес-процессов, чтобы обеспечить соответствие организации своим обязательствам по управлению записями эффективным и ненавязчивым способом.
-
Выполняет задачи, связанные с записями, такие как удалять просроченные записи, а также выполнять поиск и защиту записей, связанных с внешними событиями, такими как защита.
Определить, какие документы и другие физические или электронные элементы в вашей организации являются записями, — это ответственность сотрудников, ответственного за обеспечение соответствия требованиям, руководителей записей и начальников. Тщательно классифицируя весь корпоративный контент в организации, эти люди помогут вам обеспечить сохранение документов в течение соответствующего периода времени. Хорошо спроектированная система управления записями помогает защитить организацию на законных основаниях, помогает демонстрировать соответствие нормативным обязательствам и повышает эффективность организации за счет распространения устарели элементов, которые не являются записями.
Система управления записями включает в себя следующие элементы:
-
Анализ контента, который описывает и классифицируют контент предприятия, который может стать записями, предоставляет исходные расположения и описывает, как контент будет перемещаться в приложение для управления записями.
-
План файлов, в котором указывается, для каждого типа записей предприятия, где они должны храниться в качестве записей, применяемые к ним политики, срок их сохранения, управляющих ими и ответственных за управление ими.
-
Документ о соответствии требованиям, определя который определяет правила, на которые должны следовать ИТ-системы организации, чтобы обеспечить соответствие требованиям, и методы, которые используются для обеспечения участия участников корпоративной команды.
-
Метод сбора записей, которые больше не активны из всех источников записей, таких как серверы совместной работы, файловые серверы и почтовые системы.
-
Метод аудита записей во время их активности.
-
Метод для записи метаданных записей и аудита истории, а также для их обслуживания.
-
Процесс удержания записей (приостановки их дислокации) при событиях, например для судебного разбирательства.
-
Система мониторинга и создания отчетов об обработке записей, которая обеспечивает сотрудникам возможность их хранения, доступа к ним и управления ими в соответствии с определенными политиками и процессами.
SharePoint функции, которые помогают организациям внедрять интегрированные системы управления записями и процессы.
Общие сведения о планировании управления записями
В этой статье описаны этапы планирования, которые необходимо предпринять, чтобы убедиться, что внедренная система управления записями на основе SharePoint позволит достичь целей вашей организации по управлению записями. Ниже приводится предварительный обзор процесса планирования управления записями:
-
Определение ролей управления записями Для успешного управления записями требуются специализированные роли, например:
-
Управляющие записями и сотрудники, управляющие соответствием требованиям, классифицируют записи в организации и запускают процесс управления записями.
-
ИТ-персонал для внедрения систем, которые эффективно поддерживают управление записями.
-
Диспетчеры контента могут находить, где хранится информация об организации, и следить за тем, чтобы их группы придерживались методов управления записями.
-
-
Анализ содержимого организации Прежде чем создавать план файлов, диспетчеры записей и диспетчеры контента обу числеют использование документов в организации, чтобы определить, какие документы и другие элементы могут стать записями.
-
Разработка плана файлов После анализа содержимого организации и расписания хранения заполните остальные данные плана файлов. Планы файлов отличаются от планов организации, но обычно в них описываются типы элементов, которые предприятия называют записями, указывают, где они хранятся, описывают периоды хранения и предоставляют другие сведения, такие как ответственный за управление ими и в какой более широкой категории записей они принадлежат.
-
Разработка расписания хранения Для каждого типа записи определите, когда он больше не активен (используется), как долго он должен храниться и как его в конечном итоге следует удалять.
-
Оценка и улучшение методик управления документами Убедитесь, что в репозиториях документов применяются необходимые политики. Например, убедитесь, что аудит контента проводится надлежащим образом, чтобы подходящие аудиты сохранялись вместе с записями.
-
Разработка решения для управления записями Определите, следует ли создавать архив записей, управлять записями на месте или использовать сочетание двух подходов. С учетом плана файлов разработать архив записей или определить, как использовать существующие сайты для записей. Определите типы контента, библиотеки, политики и ( при необходимости) метаданные, определяя место, в которое нужно перенанапределять документ.
-
Планирование того, как содержимое становится записями Если вы используете SharePoint как для активного управления документами, так и для управления записями, вы можете создавать настраиваемые рабочие процессы для перемещения документов в архив записей. Если вы используете как SharePoint, так и внешнюю систему управления документами, вы можете спланировать и разработать интерфейсы, которые перемещают контент из этих систем в архив записей или объявляют документ как запись, но не перемещают его. Вы также создайте план обучения, чтобы научиться создавать записи и работать с ними.
-
Планирование интеграции с электронной почтой Определите, будете ли вы управлять записями электронной почты в SharePoint или же управлять записями электронной почты в самом почтовом приложении.
-
Планирование соответствия требованиям для социального контента Если в вашей организации используются такие социальные сети, как блоги или вики-сайты, определите, как этот контент станет записями.
-
Планирование отчетов и документации по обеспечению соответствия требованиям Чтобы убедиться в том, что ваша организация выполняет необходимые методы управления записями, и сообщить о них, необходимо зафиксировать планы и процессы управления записями. Если ваше предприятие участвует в судебных разбирательствах, связанных с записями, вам может потребоваться создать эти рекомендации по управлению записями, планы внедрения и показатели эффективности.
