Запись — это документ или другое электронное или физическое лицо в организации, которое служит свидетельством деятельности или транзакции, выполняемой организацией и требующей хранения в течение определенного периода времени. Управление записями — это процесс, с помощью которого организация:
- Определяет, какие типы информации следует считать записями.
- Определяет, как должны обрабатываться активные документы, которые станут записями, во время их использования, и определяет, как они должны собираться после объявления их записями.
- Определяет, каким образом и в течение какого времени должен храниться каждый тип записей в соответствии с юридическими, деловыми или нормативными требованиями.
- Исследует и внедряет технологические решения и бизнес-процессы, чтобы обеспечить выполнение организацией своих обязательств по управлению записями экономически эффективным и неинтрузивным способом.
- Выполняет связанные с записями задачи, такие как удаление просроченных записей или поиск и защита записей, связанных с внешними событиями, такими как судебные процессы.
Определение того, какие документы и другие физические или электронные элементы в вашей организации являются записями, несет ответственность корпоративных сотрудников по соответствию требованиям, менеджеров по документации и юристов. Тщательно классифицируя все корпоративное содержимое в организации, эти люди могут помочь вам обеспечить хранение документов в течение соответствующего периода времени. Хорошо спроектированная система управления записями помогает юридически защитить организацию, помогает организации продемонстрировать соблюдение нормативных обязательств и повышает эффективность организации, способствуя ликвидации устаревших элементов, которые не являются записями.
Система управления записями включает в себя следующие элементы:
- Анализ содержимого , который описывает и классифицирует содержимое предприятия, которое может стать записями, предоставляет исходные расположения и описывает, как содержимое будет перемещаться в приложение управления записями.
- План файла , указывающий для каждого типа записей на предприятии, где они должны храниться в качестве записей, политики, применяемые к ним, сколько времени они должны храниться, как их следует удалить и кто отвечает за управление ими.
- Документ о требованиях к соответствию требованиям, определяющий правила, которым должны следовать ИТ-системы организации для обеспечения соответствия требованиям, и методы, используемые для обеспечения участия членов команды предприятия.
- Метод сбора записей, которые больше не активны из всех источников записей, таких как серверы совместной работы, файловые серверы и почтовые системы.
- Метод аудита записей, пока они активны.
- Метод для записи метаданных записей и журналов аудита, а также для их обслуживания.
- Процесс хранения записей (приостановка их ликвидации) при возникновении таких событий, как судебные разбирательства.
- Система мониторинга и отчетности по обработке записей для обеспечения того, чтобы сотрудники регистрируют их, получают доступ к ним и управляют ими в соответствии с определенными политиками и процессами.
SharePoint включает функции, которые могут помочь организациям реализовать интегрированные системы и процессы управления записями.
Общие сведения о планировании управления записями
В этом разделе описаны шаги планирования, которые необходимо предпринять, чтобы убедиться, что система управления записями, реализуемая на основе SharePoint, достигнет целей управления записями вашей организации. Ниже приведена предварительная версия процесса планирования управления записями.
Определение ролей управления записями Для успешного управления записями требуются специализированные роли, такие как:
- Записывает менеджеров и сотрудников по соответствию требованиям для классификации записей в организации и для запуска процесса управления записями.
- ИТ-персонал для реализации систем, которые эффективно поддерживают управление записями.
- Руководители содержимого, чтобы найти, где хранится организационная информация, и убедиться, что их команды следуют рекомендациям по управлению записями.
Анализ содержимого организации Перед созданием плана файлов менеджеры и руководители содержимого осматривают использование документов в организации, чтобы определить, какие документы и другие элементы могут стать записями.
Разработка плана файлов После анализа содержимого организации и определения расписаний хранения заполните оставшуюся часть плана файлов. Планы файлов различаются в разных организациях, но обычно они описывают типы элементов, которые предприятие признает, являются записями, указывают, где они хранятся, описывают их сроки хранения и предоставляют другую информацию, например, кто отвечает за управление ими и к какой более широкой категории записей они относятся.
Разработка расписаний хранения Для каждого типа записей определите, когда она больше не активна (используется), как долго она должна храниться после этого и как в конечном итоге будет удалена.
Оценка и улучшение методов управления документами Убедитесь, что в репозиториях документов применяются необходимые политики. Например, убедитесь, что содержимое проводится надлежащий аудит, чтобы подходящие аудиты сохранялись вместе с записями.
Разработка решения для управления записями Определите, следует ли создавать архив записей, управлять записями на месте или использовать сочетание двух подходов. На основе плана файла создайте архив записей или определите, как использовать существующие сайты для хранения записей. Определите типы контента, библиотеки, политики и, при необходимости, метаданные, определяющие расположение для маршрутизации документа.
Планирование того, как содержимое становится записями Если вы используете SharePoint как для активного управления документами, так и для управления записями, можно создать настраиваемые рабочие процессы для перемещения документов в архив записей. Если вы используете SharePoint или внешнюю систему управления документами, вы можете планировать и разрабатывать интерфейсы, которые перемещают содержимое из этих систем в архив записей или объявляют документ записью, но не перемещают документ. Вы также создаете план обучения, чтобы научить пользователей создавать записи и работать с ним.
Планирование интеграции электронной почты Определите, будете ли вы управлять записями электронной почты в SharePoint или будете ли вы управлять записями электронной почты в самом почтовом приложении.
Планирование соответствия для содержимого социальных общения Если ваша организация использует социальные сети, такие как блоги или вики-сайты, определите, как это содержимое станет записями.
Планирование отчетов и документации по соответствию требованиям Чтобы убедиться, что в вашей организации выполняются необходимые методы управления записями, и сообщить о них, необходимо задокументировать планы и процессы управления записями. Если ваше предприятие начинает участвовать в судебных разбирательствах, связанных с записями, вам может потребоваться создать эти рекомендации по управлению записями, планы реализации и метрики эффективности.