Управление правами на доступ к данным (IRM) помогает предотвратить печать, пересылку или копирование конфиденциальной информации несанкционированными пользователями. Разрешения хранятся в документе, где они проходят проверку подлинности на сервере IRM.
Используя IRM в Microsoft 365, вы можете управлять файлами спецификации ДОКУМЕНТОВ XML (XPS) и следующими Word типами файлов:
- Документы .doc, .docx
- Документ с поддержкой макросов .docm
- Шаблон .dot, .dotx
- Шаблон с поддержкой макросов .dotm
Настройка компьютера для использования службы IRM
Чтобы использовать IRM в Microsoft 365, минимальное требуемое программное обеспечение — это клиентский пакет обновления 1 (SP1) служб Управления правами Windows (RMS). Администратор RMS может настроить на уровне компании политики IRM для определения пользователей, которые имеют доступ к сведениям, а также уровня разрешений на изменение сообщений.
Например, администратор может определить шаблон прав под названием "Служебные, конфиденциальные", в котором будет указано, что сообщение, к которому применяется эта политика, может быть открыто только пользователями, относящимися к домену компании.
Скачивание разрешений
При первой попытке открыть документ с ограниченным разрешением необходимо подключиться к серверу лицензирования, чтобы проверить учетные данные и скачать лицензию на использование. Лицензия на использование определяет ваш уровень доступа к файлу. Этот процесс необходим для каждого файла с ограниченными разрешениями.
Для скачивания разрешений требуется, чтобы Microsoft 365 отправлял свои учетные данные, включая адрес электронной почты и сведения о ваших правах на разрешения на сервер лицензирования. Сведения, содержащиеся в документе, не отправляются на сервер лицензирования.
Ограничение разрешений на доступ к содержимому в файлах
IRM позволяет применять ограничения для каждого пользователя, файла или группы (для разрешений на основе групп требуется Active Directory).
Например, в документе, создаваемом Ranjit, он может дать Адель разрешение на чтение, но не изменить его. и предоставьте Алексу разрешение на редактирование документа. Ранджит также может решить применить пятидневное ограничение как к доступу Адель, так и Алекса к документу.
Сохраните документ.
Перейдите на вкладку Файл .
Выберите Сведения, защитить документ, наведите указатель мыши на пункт Ограничить разрешение по People, а затем выберите Ограниченный доступ.
В диалоговом окне Разрешения выберите Ограничить разрешения для этого документа, а затем назначьте нужные уровни доступа для каждого пользователя.
Примечание
Выбор может быть ограничен, если администратор настроил настраиваемые политики разрешений, которые пользователи не могут изменить.
Уровни разрешений
- Прочитать Пользователи с разрешением на чтение могут читать документ, но у них нет разрешения на его редактирование, печать или копирование.
- Изменить Пользователи с разрешением на изменение могут читать, изменять и сохранять изменения в документе, но у них нет разрешения на его печать.
- Полный доступ Пользователи с разрешением "Полный доступ" имеют полные разрешения на разработку и могут выполнять с документом все, что может сделать автор, включая указание дат окончания срока действия содержимого, предотвращение печати и предоставление разрешений пользователям.
После истечения срока действия разрешения на документ для авторизованных пользователей документ может быть открыт только автором или пользователями с разрешением на полный доступ к документу. Авторы всегда имеют уровень разрешений "Полный доступ".
- Чтобы предоставить пользователю разрешение на полный доступ, в диалоговом окне Разрешения выберите Дополнительные параметры, а затем в столбце Уровень доступа щелкните стрелку и выберите Полный доступ в списке Уровень доступа .
- После назначения уровней разрешений нажмите кнопку ОК.
Появится панель сообщений, которая указывает, что документ управляется правами. Если необходимо внести какие-либо изменения в разрешение на доступ к документу, выберите Изменить разрешение.
Если документ с ограниченными разрешениями пересылается неавторизованному лицу, появится сообщение с адресом электронной почты автора или адресом веб-сайта, чтобы несанкционированный пользователь смог запросить разрешение на документ.
Если автор решит не включать адрес электронной почты, неавторизованные пользователи просто получают сообщение о том, что они не могут получить доступ к файлу.
Установка даты окончания срока действия для файла
- Откройте файл.
- Перейдите в раздел Файл.
- На вкладке Сведения выберите Защитить документ, наведите указатель мыши на пункт Ограничить разрешение по People, а затем выберите Ограниченный доступ.
- В диалоговом окне Разрешения выберите поле Ограничить разрешение для этого документа проверка, а затем выберите Дополнительные параметры.
- В разделе Дополнительные разрешения для пользователей установите флажок Срок действия этого документа истекает на проверка, а затем введите дату.
- Дважды нажмите кнопку ОК .
Использование другой учетной записи пользователя Windows для управления правами на доступ к файлам
Откройте документ, книгу или презентацию.
Перейдите на вкладку Файл .
На вкладке Сведения выберите Защитить документ, наведите указатель мыши на пункт Ограничить разрешение по People, а затем выберите Управление учетными данными.
Выполните одно из следующих действий:
- В диалоговом окне Выбор пользователя выберите адрес электронной почты для учетной записи, которую вы хотите использовать, а затем нажмите кнопку ОК.
- В диалоговом окне Выбор пользователя выберите Добавить, введите учетные данные для новой учетной записи, а затем дважды нажмите кнопку ОК .
Просмотр содержимого с ограниченным разрешением на доступ
Чтобы просмотреть управляемое правами содержимое, на которое у вас есть разрешения с помощью Microsoft 365, просто откройте документ.
Если вы хотите просмотреть имеющиеся разрешения, выберите Просмотр разрешения на панели сообщений или выберите Этот документ содержит политику разрешений
.
