Ограничение доступа к книгам с помощью управления правами на доступ к данным в Excel

С помощью технологии IRM в Microsoft 365 вы можете управлять правами на XPS-файлы и файлы перечисленных ниже типов.

• .xls книги   

• .xlsx книги   

• Workbook.xlsm с поддержкой макросов   

• Template.xlt   

• Template.xltx

• Шаблон template.xltm с поддержкой макросов   

• Не xml binary workbook.xlsb   

• Add-in.xla с поддержкой макросов   

• Add-in.xlam с поддержкой макросов   

Настройка компьютера для использования службы IRM

Для использования службы IRM в Microsoft 365 необходим клиент службы управления правами Windows (RMS) с пакетом обновления 1 (SP1). Администратор RMS может настроить на уровне компании политики IRM для определения пользователей, которые имеют доступ к сведениям, а также уровня разрешений на изменение сообщений. Например, администратор может определить шаблон прав под названием "Служебные, конфиденциальные", в котором будет указано, что сообщение, к которому применяется эта политика, может быть открыто только пользователями, относящимися к домену компании.

Скачивание разрешений

При первой попытке открыть книгу с ограниченным разрешением необходимо подключиться к серверу лицензирования, чтобы проверить учетные данные и скачать лицензию на использование. Лицензия на использование определяет ваш уровень доступа к файлу. Этот процесс необходим для каждого файла с ограниченными разрешениями. Другими словами, такое содержимое невозможно открыть без лицензии на использование. Для загрузки разрешений Microsoft 365 должен отправить ваши учетные данные (в том числе адрес электронной почты) и сведения о ваших разрешениях на сервер лицензирования. Сведения, содержащиеся в книге, не отправляются на сервер лицензирования.

Ограничение разрешений на доступ к содержимому в файлах

IRM позволяет применять ограничения для отдельных пользователей, файлов или групп (разрешения на основе групп требуют службы каталогов Active Directory для расширения группы). Например, в книге, создаваемой Ranjit, он может дать Елене разрешение на чтение, но не изменить его. Затем Ranjit может предоставить Бобби разрешение на редактирование книги. Ранджит также может решить применить пятидневный лимит на доступ Елены и Бобби к книге. 

1. Сохраните книгу.

2. На вкладке Файл выберите пункт Сведения.

3. Выберите Защитить книгу, наведите указатель мыши на пункт Ограничить разрешение по Люди, а затем выберите Ограниченный доступ.

4. В диалоговом окне Разрешения выберите Ограничить разрешения для этой книги, а затем назначьте нужные уровни доступа для каждого пользователя.

5. Чтобы предоставить пользователю разрешение на полный доступ, в диалоговом окне Разрешения выберите Дополнительные параметры, а затем в столбце Уровень доступа щелкните стрелку, а затем выберите Полный доступ в списке Уровень доступа .

   

6. После назначения уровней разрешений нажмите кнопку ОК.

   Появится панель сообщений, указывающая, что книга управляется правами. Если необходимо внести какие-либо изменения разрешений на доступ к книге, выберите Изменить разрешение.

   

   Если книга с ограниченными разрешениями пересылается неавторизованному лицу, появится сообщение с адресом электронной почты автора или адресом веб-сайта, чтобы пользователь смог запросить разрешение для книги.

   

   Если автор не предоставил свой адрес электронной почты, пользователи, не имеющие разрешений, увидят сообщение об ошибке.

Установка даты окончания срока действия для файла

1. Откройте файл.

2. На вкладке Файл выберите пункт Сведения.

3. Выберите Защитить книгу, наведите указатель мыши на пункт Ограничить разрешение по Люди, а затем выберите Ограниченный доступ.

4. В диалоговом окне Разрешения выберите проверка поле Ограничить разрешение для этой книги, а затем выберите Дополнительные параметры.

5. В разделе Дополнительные разрешения для пользователей установите флажок Срок действия этой книги истекает на проверка, а затем введите дату.

6. Дважды нажмите кнопку ОК .

Использование другой учетной записи пользователя Windows для управления правами на доступ к файлам

1. Откройте документ, книгу или презентацию.

2. В меню Файл выберите пункт Сведения.

3. Выберите Защитить книгу, наведите указатель мыши на пункт Ограничить разрешения по Люди, а затем выберите Управление учетными данными.

4. Выполните одно из следующих действий:

   • В диалоговом окне Выбор пользователя выберите адрес электронной почты для учетной записи, которую вы хотите использовать, а затем нажмите кнопку ОК.

   • В диалоговом окне Выбор пользователя выберите Добавить, введите учетные данные для новой учетной записи, а затем дважды нажмите кнопку ОК .

     

Просмотр содержимого с ограниченным разрешением на доступ

Чтобы просмотреть управляемое правами содержимое, на которое у вас есть разрешения с помощью Microsoft 365, просто откройте книгу.

Если вы хотите просмотреть имеющиеся разрешения, выберите Просмотр разрешения на панели сообщений или выберите Эта книга содержит политику разрешений

IRM в Office для Mac предоставляет три уровня разрешений.

• Чтение документа.   Чтение документа.

• Изменить   Чтение, изменение, копирование и сохранение изменений.

• Полный доступ   Чтение, изменение, копирование сохранение изменений, печать, установка даты окончания срока действия содержимого, предоставить разрешений пользователям, программный доступ к содержимому.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Выбор уровней разрешений вручную

1. На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите Разрешения, а затем — Ограниченный доступ.

   

2. При первом доступе к серверу лицензирования введите имя пользователя и пароль для сервера, а также установите флажок Сохранить пароль в цепочке ключей Mac OS.

   Примечание: Если не выбрать параметр Сохранить пароль в Mac OS связка ключей, может потребоваться ввести имя пользователя и пароль несколько раз.

3. В полях Чтение документа, Изменение документа или Полный доступ введите адрес электронной почты или имя пользователя или группы пользователей, которым хотите назначить уровень доступа.

4. Если вы хотите найти адрес электронной почты или имя в адресной книге, выберите .

5. Если вы хотите назначить уровень доступа всем пользователям в адресной книге, выберите Добавить всех .

6. После назначения уровней разрешений нажмите кнопку ОК.

   Появится панель сообщений, в котором отображается сообщение о том, что книга управляется правами.

Ограничение разрешений с помощью шаблона

Администратор может настроить IRM политики на уровне компании, определяющие, кто имеет доступ к уровням разрешений на доступ к информации для пользователей. Этих аспекты управления правами определяются с помощью серверных шаблонов службы управления правами Active Directory (AD RMS). Например, администратор компании может определить шаблон прав с именем "Конфиденциальность компании", который указывает, что книги, использующие такую политику, могут открываться только пользователями в домене компании.

• На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите Разрешения, а затем выберите нужный шаблон прав.

  

Изменение или удаление установленных уровней разрешений

Если вы использовали шаблон для ограничения разрешений, то изменить или удалить уровни разрешений будет нельзя. Эти действия возможно только если уровни разрешений установлены вручную.

1. На панели сообщений выберите Изменить разрешения.

2. В полях Чтение документа, Изменение документа и Полный доступ введите новый адрес электронной почты или имя пользователя или группы пользователей, которым хотите назначить уровень доступа.

3. Чтобы удалить пользователя или группу людей с уровня доступа, выберите адрес электронной почты и нажмите клавишу DELETE.

4. Чтобы удалить все с уровня разрешений, выберите Добавить всех .

Установка даты окончания срока действия для файла с ограниченным доступом

Авторы могут использовать диалоговое окно "Задать разрешения" для установки дат окончания срока действия содержимого.

1. На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите Разрешения, а затем — Ограниченный доступ.

   

2. Выберите Дополнительные параметры, а затем выберите Этот документ истекает, а затем введите дату.

   По истечении времени выданных разрешений для документа, его можно будет открыть только автору или пользователям с уровнем разрешений "Полный доступ".

Позволение пользователям с разрешением на изменение или чтение распечатывать содержимое

По умолчанию у пользователей с разрешениями на изменение и чтения нет доступа к печати.

1. На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите Разрешения, а затем — Ограниченный доступ.

   

2. Выберите Дополнительные параметры, а затем выберите Разрешить пользователям с разрешением "Изменение" или "Чтение" печатать содержимое.

Позволение пользователям с правом на чтение копировать содержимое

По умолчанию пользователи с правом на чтение не могут копировать содержимое.

1. На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите Разрешения, а затем — Ограниченный доступ.

   

2. Выберите Дополнительные параметры, а затем — Разрешить пользователям с разрешением на чтение копировать содержимое.

Разрешить выполнение сценариев в файле с ограниченным доступом

Авторы могут изменять параметры, чтобы разрешить запуск макросов Visual Basic при открытии документа, а также разрешить сценариям AppleScript доступ к информации в документе с ограниченным доступом.

1. На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите Разрешения, а затем — Ограниченный доступ.

   

2. Выберите Дополнительные параметры, а затем — Доступ к содержимому программным способом.

Требование подключения для проверки разрешений

По умолчанию от пользователей требуется удостоверить свою подлинность путем подключения к серверу службы управления правами AD при первом открытии документа с ограниченным доступом. Но вы можете сделать так, чтобы от них требовалась проверка подлинности каждый раз, когда они открывают документ.

1. На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите Разрешения, а затем — Ограниченный доступ.

   

2. Выберите Дополнительные параметры, а затем — Требовать подключение для проверки разрешений .

Снятие ограничений

1. На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите Разрешения, а затем — Нет ограничений.

   

2. В диалоговом окне выберите Удалить ограничения.

Статьи по теме

Ограничить разрешения к контенту в файле

Добавление учетных данных для открытия файла или сообщения
, управляемого правамиФорматы файлов, которые работают с IRM

В Microsoft 365 для iOS все полученные файлы, защищенные службой IRM, будут открываться, если у вашей учетной записи есть на них разрешения. При открытии таких файлов вверху будет выводиться панель информации, позволяющая просмотреть разрешения, которые были назначены этому файлу.

Если у вас есть подписка на Office 365 с управлением правами Azure, а ваш ИТ-отдел определил шаблоны IRM, вы можете назначать их файлам Office в iOS.

Чтобы защитить файл, нажмите кнопку изменить в приложении, перейдите на вкладку Рецензирование и нажмите кнопку Ограничить разрешения . Вы увидите список доступных политик IRM; выберите нужный и нажмите Готово , чтобы применить.

В версиях Android Microsoft 365 все полученные файлы, защищенные IRM, будут открываться, если вы вошли в систему с помощью учетной записи с разрешениями на доступ к файлу. При открытии таких файлов вверху будет выводиться панель информации, позволяющая просмотреть разрешения, которые были назначены этому файлу.

Управление правами на доступ к данным (IRM) помогает делать следующее:

• предотвращать пересылку, копирование, изменение, печать, передачу факсом или вставку содержимого уполномоченными получателями в неавторизованных целях;

• ограничивать отправленное содержимое;

• обеспечивать ограниченный срок действия файла, чтобы содержимое документов больше нельзя было просматривать через заданный период времени;

• принудительно применять корпоративные политики, которые определяют использование и распространение содержимого в организации.

IRM не может защитить ограниченное содержимое от:

• стирания, кражи или захвата и пересылки вредоносными программами , такими как программы-трояны, регистраторы нажатия клавиш и шпионские программы некоторых типов;

• потери или повреждения вследствие действий компьютерных вирусов;

• ручного копирования или перепечатывания с экрана получателя;

• цифрового фотографирования (при отображении на экране) получателем;

• копирования с помощью сторонних программ создания снимков экрана.