Отправление данных формы в сообщении электронной почты
Применяется к
В шаблон формы можно добавить дополнительное подключение к отправке данных, которое позволяет пользователям отправлять данные формы в сообщении электронной почты. Можно использовать статические значения, значения, основанные на данных в форме, или формулу, чтобы указать адреса электронной почты, на которые отправляется форма, строку темы сообщения электронной почты и имя формы. Можно также указать, будет ли форма отображаться в тексте сообщения электронной почты или в виде вложения к сообщению.
Если шаблон формы настроен так, чтобы форма была вложена в сообщение электронной почты, вы также можете вложить шаблон формы в сообщение электронной почты. Включив форму и шаблон формы в виде вложений в сообщение электронной почты, вы можете убедиться, что получатели электронной почты могут открыть форму в Microsoft Office InfoPath, даже если шаблон формы не кэширован на своих компьютерах. Чтобы получатели открывали вложения, на их компьютерах должен быть установлен InfoPath.
Когда пользователи отправляют данные формы в сообщении электронной почты, InfoPath создает сообщение электронной почты с данными формы и отправляет сообщение получателям электронной почты, указанным при создании подключения к данным. Если пользователи, получающие заполненные формы, используют Microsoft Office Outlook 2007, они могут добавить папку в папку "Входящие", чтобы она содержала все получаемые формы InfoPath, и настроить такую папку для отображения данных в формах в столбцах Outlook.
После добавления подключения отправки данных вы настроите шаблон формы, чтобы разрешить пользователям отправлять данные формы. В результате, когда пользователи открывают форму, InfoPath автоматически добавляет кнопку Отправить на панель инструментов Standard и команду Отправить в меню Файл. Вы также можете настроить параметры отправки для шаблона формы следующими способами:
- Измените текст, отображаемый на кнопке Отправить на панели инструментов Standard и команде Отправить в меню Файл.
- Измените сочетание клавиш для кнопки Отправить на панели инструментов Standard и команду Отправить в меню Файл.
- Создавайте пользовательские сообщения, которые будут отображаться пользователям при отправке форм.
- Укажите, следует ли оставить форму открытой, закрыть ее или открыть другую пустую форму после отправки пользователем формы.
Добавление подключения к отправке данных
В меню Сервис выберите пункт Параметры отправки.
В диалоговом окне Параметры отправки установите флажок Разрешить пользователям отправлять эту форму проверка.
Щелкните Отправить данные формы в одно назначение, а затем в списке щелкните Электронная почта.
Нажмите кнопку Добавить.
В мастере подключения к данным в соответствующих полях введите адреса электронной почты получателей, тему, которая будет отображаться в сообщении электронной почты, а также любой вводный текст, а затем нажмите кнопку Далее.
Совет
Можно также указать поле или использовать формулу для создания значения для каждого поля, кроме поля Введение .
Как?
Щелкните Вставить формулу
.В диалоговом окне Вставка формулы выполните одно из следующих действий.
Чтобы использовать поле в формуле, щелкните Вставить поле или Группу, выберите поле, которое нужно использовать в диалоговом окне Выбор поля или Группы , а затем нажмите кнопку ОК.
Чтобы использовать функцию в формуле, щелкните Вставить функцию, выберите нужную функцию в диалоговом окне Вставка функции и нажмите кнопку ОК.
Совет
Если для функции требуются параметры, выберите функцию в диалоговом окне Вставка функции , нажмите кнопку ОК, а затем в поле Формула диалогового окна Вставка формулы дважды щелкните добавленную функцию и щелкните поле или группу. Ссылки на дополнительные сведения о функциях см. в разделе См. также .
Чтобы вставить в формулу значение или математический оператор, введите значение или символ для математической операции в поле Формула .
Операции Символ Добавить + вычесть - умножить * разделить / -
Примечание
Если в формуле используется оператор деления (/), убедитесь, что до и после оператора деления есть пробел. Если оператор деления не имеет пробела до и после него, InfoPath может интерпретировать "/" как разделитель для шагов расположения XPath, а не как оператор деления.
Чтобы проверка формулу для правильного синтаксиса, в диалоговом окне Вставка формулы щелкните Проверить формулу.
Ссылки на дополнительные сведения о формулах см. в разделе См. также .
На следующей странице мастера выполните одно из следующих действий:
Чтобы отобразить форму в тексте сообщения электронной почты, щелкните Отправить только активное представление формы и без вложения.
Чтобы отправить данные формы в виде вложения в сообщение электронной почты, щелкните Отправить данные формы в виде вложения, выберите в поле Вложить шаблон формы, чтобы пользователи могли открыть форму проверка, а затем введите имя формы в поле Имя вложения. Вы также можете указать поле или использовать формулу, чтобы убедиться, что имя каждой формы является уникальным.
Как?Щелкните Вставить формулу
.В диалоговом окне Вставка формулы выполните одно из следующих действий.
Чтобы использовать поле в формуле, щелкните Вставить поле или Группу, выберите поле, которое нужно использовать в диалоговом окне Выбор поля или Группы , а затем нажмите кнопку ОК.
Чтобы использовать функцию в формуле, щелкните Вставить функцию, выберите нужную функцию в диалоговом окне Вставка функции и нажмите кнопку ОК.
Совет
Если для функции требуются параметры, выберите функцию в диалоговом окне Вставка функции , нажмите кнопку ОК, а затем в поле Формула диалогового окна Вставка формулы дважды щелкните добавленную функцию и щелкните поле или группу. Ссылки на дополнительные сведения о функциях см. в разделе См. также .
Чтобы вставить в формулу значение или математический оператор, введите значение или символ для математической операции в поле Формула .
Операции Символ Добавить + вычесть - умножить * разделить / -
Примечание
Если в формуле используется оператор деления (/), убедитесь, что до и после оператора деления есть пробел. Если оператор деления не имеет пробела до и после него, InfoPath может интерпретировать "/" как разделитель для шагов расположения XPath, а не как оператор деления.
Чтобы проверка формулу для правильного синтаксиса, в диалоговом окне Вставка формулы щелкните Проверить формулу.
Ссылки на дополнительные сведения о формулах см. в разделе См. также .
Примечание
Пользователи, получающие данные формы в виде вложения в сообщении электронной почты, должны установить InfoPath на своих компьютерах, чтобы открыть вложение.
Нажмите кнопку Далее.
На следующей странице мастера в поле Введите имя для этого подключения к данным введите описательное имя для этого подключения отправки данных.
Проверьте правильность сведений в разделе Сводка , а затем нажмите кнопку Готово.
Чтобы изменить имя кнопки "Отправить", которая отображается на панели инструментов Standard, и команду "Отправить", которая отображается в меню Файл, когда пользователи заполняют форму, введите новое имя в поле Заголовок диалогового окна Параметры отправки.
Совет
Если вы хотите назначить сочетание клавиш этой кнопке и команде, введите амперсанд (&) перед символом, который вы хотите использовать в качестве сочетания клавиш. Например, чтобы назначить сочетание клавиш ALT+B для кнопки и команды Отправить , введите Su&bmit.
Если вы не хотите, чтобы пользователи использовали команду "Отправить" или кнопку "Отправить" на панели инструментов Standard при заполнении формы, снимите флажки Показать пункт меню "Отправить" и кнопку "Отправить" проверка.
По умолчанию после отправки формы в InfoPath форма остается открытой и отображается сообщение, указывающее, успешно ли отправлена форма. Чтобы изменить это поведение по умолчанию, нажмите кнопку Дополнительно, а затем выполните одно из следующих действий:
Чтобы закрыть форму или создать пустую форму после отправки пользователем заполненной формы, выберите нужный параметр в списке После отправки .
Чтобы создать настраиваемое сообщение, указывающее, успешно ли отправлена форма, выберите поле Использовать пользовательские сообщения проверка, а затем введите сообщения в поляХ Включено успешно и Включено.
Совет
Используйте сообщение в поле При сбое , чтобы сообщить пользователям, что делать, если они не могут отправить форму. Например, можно предложить пользователям сохранить свою форму и связаться с кем-либо для получения дополнительных инструкций.
Если вы не хотите отображать сообщение после отправки формы, снимите флажок Показать сообщения об успешном и неудачном выполнении проверка.