После разработки плана файлов и разработки решения для управления записями в SharePoint запланируйте, как активные документы в организации (электронные и жесткие копии) станут записями. В этой статье рассматриваются методы, которые можно использовать для объявления активных документов записями, и предлагается один из способов планирования того, как элементы в плане файлов станут записями.
Методы преобразования активных документов в записи в SharePoint
Для преобразования активных документов в записи можно использовать следующие методы:
-
Объявление документа записью вручную.
-
Определение политики, которая объявляет документ записью или отправляет документ на сайт центра записей в указанное время.
-
Создание рабочего процесса, который отправляет документ на сайт центра записей.
-
Использование пользовательского решения, основанного на SharePoint объектной модели.
Создание записей вручную
Если для библиотеки документов включено управление записями на месте, пользователи могут явно объявить документ в библиотеке записью, отредактировать сведения о соответствии. Если администратор этого же сайта включает управление записями по месту, он определяет, кто должен объявлять записи и отопустить их, а также сможет ли пользователь редактировать или удалять документы после того, как они станут записями.
Если создано подключение к сайту центра записей, пользователи могут вручную отправлять документы на сайт центра записей с помощью команды Отправить. Когда администратор фермы настраивает подключение к сайту центра записей, эта команда становится доступной для всех активных документов. В зависимости от конфигурации подключения документы можно скопировать на сайт центра записей, перенаселить на сайт центра записей или же на сайт центра записей со ссылкой на документ.
Хотя отправка записей вручную на сайт центра записей не является практическим масштабным решением, его можно использовать в дополнение к другим методам создания записей.
Определение политики
Политика хранения определяет действия, которые нужно принимать с документами в определенный момент времени. Действия политики происходят автоматически. Пользователям не нужно начинать действие.
Два действия политики связаны непосредственно с управлением записями: переносом документа в другое место и объявлением документа записью. Если подключение к сайту центра записей существует, можно создать политику, которая отправляет документы на сайт центра записей. Политика также определяет, следует ли скопировать документ на сайт центра записей, переместить его или переместить и оставить ссылку в библиотеке документов. Если на сайте включено управление записями на месте, вы можете создать политику, которая объявляет документ записью. Для создания настраиваемой SharePoint можно также использовать объектную модель SharePoint.
Политика хранения может иметь несколько этапов. Например, можно создать политику хранения, которая удаляет все более ранние версии документа через один год после последнего изменения документа и переносит его на сайт центра записей через пять лет после последнего изменения документа.
Если на сайте включено управление записями на месте, он может содержать как активные документы, так и записи. В этом случае можно указать различные политики хранения для активных документов и записей. Например, можно создать политику, которая объявляет активный документ записью через два года после его создания, и создать вторую политику, которая удаляет запись через семь лет после того, как она была объявлена записью.
Создание рабочего процесса
При создании рабочего процесса можно добавить действие для отправки элемента в репозиторий. С помощью этой меры можно создавать рабочие процессы, которые отправляют документы на сайт центра записей. Вы также можете включить в рабочий процесс другие действия. Например, можно создать рабочий процесс, который отправляет сообщение электронной почты автору документа с запросом утверждения, а затем отправляет документ на сайт центра записей. Вы можете объединить политики и рабочие процессы, создав политику хранения, которая запускает новый рабочий процесс через один год после создания документа.
С помощью объектной SharePoint можно также создать настраиваемый рабочий процесс, копирует файлы на сайт центра записей. Рабочий процесс, который отправляет файлы на сайт центра записей, можно интегрировать в систему управления документами как часть рабочего процесса, направляющий документ на протяжении всего жизненного цикла. Для документов с предсказуемым жизненным циклом, такими как отчеты о расходах, можно реализовать рабочий процесс, направляющий документ на различных стадиях и в качестве последнего шага — отправить копию документа на сайт центра записей. Рабочий процесс может быть активироваться путем создания нового документа.
Использование пользовательского решения
Вы можете разрабатывать пользовательские решения, которые используют объекты в области имен Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy для отправки контента из других источников данных на сайт центра записей. Дополнительные сведения о внедрении пользовательских решений с SharePoint объектной модели см. в SharePoint программного обеспечения (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Выполнение плана
После разработки плана файлов и анализа методов перемещения контента на сайт центра записей завершите свой план, определив, как отправлять записи каждого типа на сайт центра записей. При этом следует учитывать следующее:
-
Соблюдается ли соответствие требованиям?
-
Можно ли зависеть от того, как пользователи вашей организации соблюдают процессы управления записями? Как правило, старайтесь не обрабатывать вручную. Однако при необходимости создайте подходящие учебные курсы и мониторинг, чтобы обеспечить соответствие группы требованиям.
-
Будет ли контент храниться на SharePoint серверах управления документами?
-
Вы сохраняете физическое содержимое? Для управления активным физическим контентом, например жесткой копией или cd-ROM, а также его отправки в хранилище записей для хранения (вместе с отслеживанием записи на сайте центра записей) требуется уникальное планирование, не описанное в этой теме. Например, если электронная версия бумажного документа не существует, может потребоваться отслеживать элемент с помощью списка с связанными политиками и процессами.
В следующей таблице показано, как некоторые записи из примера плана файлов будут перемещаться на сайт центра записей:
|
Документы |
Описание |
Мультимедиа |
Расположение источника |
Становится записью... |
|---|---|---|---|---|
|
План преимуществ |
Описание плана льгот для сотрудников. |
веб-страницы. |
SharePoint библиотеки документов |
Использование настраиваемого рабочего процесса, связанного с политикой срока действия |
|
План страхования |
Описание плана страхования сотрудников. |
Печать |
Физический документ, связанный с элементом списка в SharePoint |
Путем отправки его в физический сейф и создания элемента списка на сайте центра записей для отслеживания (с помощью штрихкода) |
|
Рас времени ведомости заработной платы |
Сводка по отработаному времени, сверхурочных трудоемким |
Электронные документы |
Сервер записей заработной платы, не основанный на SharePoint |
Использование пользовательской программы |
|
Файлы разработки продуктов |
Спецификации продуктов и связанных с ними документов. |
Электронные документы |
SharePoint библиотеки документов |
Использование настраиваемого рабочего процесса, связанного с политикой срока действия и вручную с помощью команды "Отправить" |
