Рекомендации по управлению областью охвата проекта в Project Online

Что такое область охвата проекта и откуда она получена?

Область охвата проекта определяет границы вашего проекта. Она определяет, что будет делать проект, чтобы присвоить ему цель.

Ваш проект является более шансом к успеху, если вы, как руководитель проекта, может поддерживать дисциплину, необходимую для сохранения проекта в пределах границ ее определенной области. В этой статье очень просто наблюдаемся за дополнительными задачами, и это значит, что вы можете улучшить весь проект. Область охвата проекта увеличивается и больше, иногда имперцептибли, в то время как бюджет, календарный план и штатное сокадровка остаются одинаковыми. Часто управляющее лицо, которое платит за проект, не знает о том, что область охвата проекта увеличилась настолько.

Это решение является средством управления областью, которое гарантирует, что вы и ваша группа проекта выполняют всю работу, необходимую для выполнения проекта, и не меньше. Управление областью включает следующие основные компоненты:

• Определение области и ее утверждение

• Разработка структурной декомпозиции работ (СДР) для детализации задач, которые необходимо выполнить

• Предотвращение смещения областей

• Управление изменениями в области на протяжении всего жизненного цикла проекта и распределение треугольника проекта

К началу страницы

Определение области проекта и публикация инструкции SCOPE в Project Online

Определение области охвата проекта — это "Северная звезда" проекта, в котором проект парусом прямо ближе к нужным результатам. Создание инструкции SCOPE гарантирует, что этот проект будет достигнут, чтобы все участники вашей группы ни выработали из него, но и от клиента проекта или спонсора.

Инструкция SCOPE может быть краткой аннотацией или детальным документом в зависимости от процессов Организации и потребностей проекта. Как минимум, ваша инструкция Scope должна включать следующие элементы:

• Цель проекта: Краткий оператор, который по-прежнему является целью проекта.

• Результат проекта: Функции, функции и другие характеристики продукта, Услуги или результата, которые может достичь проект. Это область продукта.

• Границы проектов: Начало проекта и его окончание; что будет включено и исключено из проекта.

• Конечные результаты проекта: Материальные элементы, создаваемые с помощью выполнения проекта, например документы, процессы, прототипы, обучение или конечный продукт.

• Ограничения для проекта: Любые ограничения, которые ограничивают параметры проекта (например, "время", "бюджет", "доступность ресурсов", "правила" и т. д.).

После того как вы разработали инструкцию с областью охвата проекта, попросите ее управления или экспертной проверки и утвердить ее. Важно, чтобы управляющие заинтересованные лица, выплатить за проектные счета, имели одинаковое представление проекта... Прежде чем приступить к созданию группы и началу выполнения проекта.

Затем в Project Web App для Project Online опубликуйте инструкцию SCOPE в библиотеке документов для проекта. После сохранения инструкции SCOPE она будет легко доступна вам, членам группы и управляющим заинтересованным лицам.

1. На панели быстрого запуска выберите пункт проекты.

2. В центре проектоввыберите имя проекта, к которому относится Инструкция SCOPE.

   

3. На панели быстрого запуска выберите пункт документы. Откроется страница " документы " для проекта.

4. В строке меню выберите команду Добавить.

5. Найдите и выберите инструкцию SCOPE в файловой системе, а затем нажмите кнопку Открыть. Файл будет добавлен в библиотеку документов для проекта.

   

К началу страницы

Разработка структурной декомпозиции работ и списка задач в Project Online

После написания и утверждения инструкции SCOPE проект является более тангибли, чем тот, который был бы только идеям или набором требований.

Теперь вы разрабатываете структурную декомпозицию работ (СДР) и подробно рассмотрим задачи, которые необходимо выполнить, чтобы получить конечные результаты, которые удовлетворяют этой области. Проще говоря, WBS — это структура этапов проекта, задач и подзадач, которые также описывают контрольные точки проекта и конечные результаты. Ниже описан процесс разработки СДР.

1. Создайте список всех задач, которые необходимо выполнить. Вы можете добавить задачи в проект в Project Web App для Project Online, или вы можете работать за пределами Project Online, где бы вы ни были.

2. Упорядочите список задач в логическую структуру (повторно, этапы, задачи, подзадачи и т. д.).

   Совет: Не нужно добавлять ответственных за задачи, сведения о бюджете или данные о расписании. Все, что может быть позже. Важнее всего разорвать цель проекта с отдельными задачами, которые можно выполнять в действии.

3. ОбРаботайте несколько итераций СДР, чтобы сделать ее правильной. ПоПросите заинтересованных лиц проекта, особенно участников группы (или, возможно, участников группы), проверить ее на точность, полноту и реальный факт. Убедитесь, что он соответствует области охвата проекта.

4. ПоПросите ваших управляющих заинтересованных лиц утвердить СДР.

После утверждения СДР добавьте задачи в проект или внесите необходимые изменения в Project Web App для Project Online. Добавляя задачи, вы запускаете сборку проекта в соответствии с помощью СДР на основе областей.

К началу страницы

Запрещение смещения областей

При планировании и выполнении проекта вы привязываетесь к просмотру новых идей. Часто эти новые идеи отражают функции и функции продукта, Услуги или результата проекта. Область действия всегда находится под постоянной нажимом, чтобы расширить ее, поскольку она всегда нужна из проекта. Однако после того, как инструкция SCOPE и результирующая СДР будут утверждены управляющими заинтересованными лицами, добавление дополнительных возможностей в область инвариабли влияет на стоимость проекта и его календарный план.

Если вы добавите задачи, которые часто встречаются небольшими или тривиальными, в область охвата проекта, это может привести к уменьшению области охвата, что приводит к добавлению задач в область охвата проекта без изучения воздействия этих дополнений в календарном плане проекта, бюджете или ресурсе, а также без получения сведений о клиенте утверждающе. Отсмещение области — это огромный сбой, так что это не слишком большая причина, так как в этом случае многие проекты работают с опозданием, переходят из бюджетов или завершается неудачно.

Если участник группы или управляющий заинтересованной стороны предполагает, что новая задача или набор задач станет частью проекта, ответьте на следующие вопросы:

• Как эта задача помещается в область охвата проекта?

• Сколько времени потребуется выполнить?

• Когда это нужно сделать?

• Кто будет ответственен за эту задачу и есть ли у них время для задачи?

• Будет ли эта задача зависеть от выполнения других задач, и другие задачи будут зависеть от завершения этой задачи?

• Если эта задача приводит к выполнению календарного плана с просроченным или более поздним бюджетом, какие другие задачи будут выполняться в соответствии с согласованным сроком и бюджетом? Вы также можете использовать больше времени и бюджета?

Сформулировав инструкции SCOPE и подтверждая ее одобрением управляющих заинтересованных лиц, в проекте уже есть подозрение, что у него есть шанс проделать отправку. Если эти же управляющие лица запрашивают больше, вы можете указать, что это действительно расширяет область, а инструкция SCOPE может создавать резервные копии.

Это не означает, что после того, как вы научитесь использовать инструкции SCOPE и СДР, ничего не нужно изменять. Ты инвариабли делать обнаружение во время выполнения проекта, что гарантирует законные изменения. Тем не менее, адепт при распознавании различий между отправкой и отмасштабом и выравниванием по ширине и убедитесь в том, что у вас есть процесс для работы.

Если вы добавили задачи в расписание, и теперь видите, что некоторые из них выходят за область охвата проекта, вы можете удалить их.

1. На панели быстрого запуска Project Online выберите пункт проекты.

2. В центре проектоввыберите имя проекта. Откроется проект и отобразятся все задачи.

3. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок строки для задачи, которую вы хотите удалить. Заголовок строки — это левая ячейка в строке задачи.

   

4. В появившемся контекстном меню выберите команду Удалить задачу. Выбранная задача будет удалена.

   Совет: Чтобы удалить несколько смежных задач, выберите заголовок строки для первой задачи, удерживая нажатой клавишу Shift, а затем выберите заголовок строки для последней задачи. Это позволяет выбрать все задачи между первой и последней строками. Чтобы удалить несколько несмежных задач, выделите заголовок строки для первой задачи, удерживая нажатой клавишу CTRL, а затем выберите заголовки строк для других задач, которые вы хотите удалить. Щелкните правой кнопкой мыши один из заголовков строк, а затем выберите команду Удалить задачу.

5. На вкладке задача в группе проект нажмите кнопку Сохранить. Вы также можете нажать клавиши CTRL + S.

6. Когда вы будете готовы опубликовать изменения, внесенные в расписание для других пользователей, на вкладке задача в группе проект нажмите кнопку опубликовать.

К началу страницы

Управление изменениями области как проблемы в Project Online

Нереалистичные предположения о том, что область, установленная на момент закрытия проекта, будет идентична той, которую вы использовали для запуска проекта. Новые обнаружения всегда выполняются во время планирования и выполнения проекта. Новые идеи повышают качество старых идей. Другие действия создают эффективность процесса с небольшой настройкой. Проект должен отвечать на изменения, чтобы оставаться на нем.

Тем не менее, всем заинтересованным лицам следует помнить, что каждое изменение вступает в силу. Хороший способ представления это — треугольник проекта. Тремя сторонами треугольника проекта являются область, время и деньги.

Если боковая сторона треугольника дополнить, но ее стороны не изменяются, треугольник не балансирует и проект ориентирован на проблемы. При изменении области времени, на стороне, на полях и на обеих сторонах должны быть заданы соответствующие изменения.

Это означает, что если один из заинтересованных лиц хочет добавить в проект что-либо, вам нужно напомнить о том, что это изменение, скорее всего, задерживает проект или сделает его более выгодным.

Хороший способ обработки этих запросов — процесс управления изменениями. С помощью доски рецензирования изменений можно содержаться в таблице все, что необходимо для изучения фактов сложения, проверки инструкции SCOPE и сохранения сбалансированных треугольников проекта.

Процесс управления изменениями начинается с запроса на изменение, в котором автор запроса описывает предлагаемые изменения и дает ответы на вопросы о результате изменения в проекте.

Доска рецензирования изменений должна содержать по крайней мере спонсоров проекта, руководителя проекта, участников группы, которые будут отвечать за выполнение дополнительных задач, а также пользователя, выполняющего запрос на изменение. На этой доске обсуждаются изменения и принимается решение. Это решение задокументировано и хранится в других документах проекта, к которым можно получить доступ заинтересованным лицам проекта.

Благодаря этому процессу управления изменениями, отправке области охвата не разрешается, а действительные изменения области записываются в плане расписания, бюджета, ресурсов, качества, риска, общих целей проекта и критериев успеха.