Microsoft 365 предлагает различные типы групп, которые могут помочь командам более эффективно работать. Каждый тип группы имеет уникальную цель, например управление беседами по электронной почте, предоставление общего доступа к файлам или организация событий. В этой статье мы рассмотрим различные типы групп в Microsoft 365 и их использование, чтобы вы могли выбрать подходящий вариант для совместной работы вашей команды.
Типы групп в Microsoft 365
-
Группы Microsoft 365 предназначены для совместной работы в организации. Они поставляются с адресом электронной почты группы и сайтом SharePoint, где можно делиться документами, заметками и повестками собраний. Вы можете использовать Группы Microsoft 365 для управления проектами, общения в команде и совместного использования документов.
-
Группы рассылки используются для трансляции информации и обновлений пользователям внутри организации и за ее пределами. Они могут использоваться для предоставления доступа к обновлениям заданий, организационным изменениям или событиям определенному набору клиентов или сотрудников.
-
Группы безопасности предназначены для предоставления доступа к ресурсам Microsoft 365 и упрощения администрирования. Их можно использовать для предоставления доступа к важным корпоративным ресурсам, таким как инструменты, порталы, отчеты и устройства, например принтеры.
-
Группы безопасности с поддержкой почты похожи на группы безопасности, но с добавленной возможностью отправки сообщений электронной почты всем участникам. Их можно использовать для отправки новостей, рекламных акций и обновлений компании вашей группе продаж.
Группы можно создавать в приложениях Центр администрирования Microsoft 365 или Microsoft 365, таких как Outlook, Teams и т. д. Вы можете создавать группы в интернете или локально в зависимости от настройки организации. После создания можно добавлять участников, задавать разрешения и использовать их для совместной работы, общения и совместного использования ресурсов.
Роли владельцев, участников и гостей в группах
-
Владелец — владелец группы — это пользователь, который создает группу и имеет полный контроль над ней. Владельцы могут добавлять и удалять участников, изменять параметры группы и управлять ресурсами группы, такими как файлы и календари.
-
Участник — это люди, добавленные в группу владельцем. Участники могут получать доступ к ресурсам группы и участвовать в групповых беседах.
-
Гость. Гости — это люди, которые не являются членами вашей организации, но владелец предоставляет им доступ к ресурсам группы. Гости могут быть приглашены присоединиться к группе для совместной работы над конкретными проектами или для предоставления отзывов. Дополнительные сведения о добавлении гостевых пользователей в группы Microsoft 365.
Управление группами в Microsoft 365
В Microsoft 365 можно создать группу, управлять ею и в конечном итоге выходить из нее. При создании группы владелец может выбрать тип группы, добавить участников и задать разрешения. После создания группы владелец может управлять ею, добавляя или удаляя участников, изменяя параметры группы и управляя такими ресурсами, как файлы и календари. В какой-то момент группа может больше не быть необходимой, и владелец может снять группу с учета, что удаляет ее из системы и не позволяет кому-либо получить доступ к ее ресурсам.
Важно отметить, что для правильной работы групп требуется владелец. Если у группы нет владельца или владелец удаляется, автоматизированная система назначает ей нового владельца. Этот процесс помогает поддерживать работу групп и гарантирует наличие владельца, ответственного за управление группой. Узнайте больше о том, как управлять бесхозяйными группами Microsoft 365.
