Связывать и встраить данные в Office для Mac

Если данные находятся в файле Excel, а связанные сведения — в файле Word, можно связать их, чтобы упростить обновление. Например, предположим, что последние сведения о доходах от продаж нужно связать с ежемесячным отчетом о состоянии. Отчет представляет собой документ Word, а данные о доходах от продаж находятся на листе Excel. После связывания документа и листа данные в отчете о состоянии будут автоматически обновляться при изменении сведений о доходах от продаж. Возможна также ситуация, когда инструкции из документа Word необходимо вставить в несколько файлов Excel. Если использовать связывание данных, изменения в инструкциях будут автоматически отражаться во всех файлах Excel.

1. Щелкните то место, куда нужно вставить связь.

2. В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Из файла.

3. Найдите файл, с которым нужно установить связь, и щелкните его имя.

   Совет: Если требуется, чтобы отображался только значок, который можно щелкнуть для просмотра сведений, установите флажок В виде значка.

4. Установите флажок Связать с файлом и нажмите кнопку Вставить, если используется приложение Word, или кнопку ОК, если используется приложение Excel.

1. В меню Правка выберите команду Связи.

   Если команда Связи недоступна, это означает, что в файле нет связанных данных.

2. В разделе Исходный файл выберите нужный файл и нажмите кнопку Открыть источник.

3. Внесите необходимые изменения.

4. В меню Файл выберите команду Сохранить, чтобы сохранить изменения, и закройте приложение.

   Помните, что изменения содержатся в файле со связью.

Если требуется сохранить связь между двумя файлами, причем основной файл не должен обновляться при изменении другого, данные можно внедрить. Например, данные можно внедрить в тех случаях, когда не нужно, чтобы отчет о состоянии обновлялся при внесении изменений на листе Excel, или не требуется, чтобы на листе Excel отражались изменения в инструкциях. Поскольку все сведения хранятся в одном файле, внедрение данных оказывается удобным в ситуациях, когда сетевую версию файла нужно отправить пользователям, не имеющим доступа к внедренному файлу.

1. Щелкните место, куда требуется внедрить файл.

2. В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Из файла.

3. Найдите и выберите файл, который нужно внедрить.

   Если нужно внедрить лист Excel, он должен быть первым в книге.

   Совет: Если требуется, чтобы отображался только значок, который можно щелкнуть для просмотра сведений, установите флажок В виде значка.

4. Снимите флажок Связать с файлом и нажмите кнопку Вставить, если используется приложение Word, или кнопку ОК, если используется приложение Excel.

1. Щелкните внедренный файл.

2. В меню Правка наведите указатель мыши на пункт Объект [тип объекта], например Лист, и нажмите кнопку Изменить.

3. Внесите необходимые изменения.

4. В меню Файл выберите команду Закрыть и вернуться к [имя файла].

   Обратите внимание, что изменения сохраняются во внедренном файле.

Можно создать связь с частью файла. Например, в ежемесячном отчете о состоянии может потребоваться связать определенный диапазон ячеек с Excel листа, а не со всем листом. Например, можно сделать ссылку на определенные инструкции из документа Word, а не из всего документа.

1. Выделите данные, которые нужно вставить (например, диапазон ячеек на листе Excel).

2. В меню Правка выберите команду Копировать.

3. Перейдите в другой файл и щелкните место, куда нужно вставить скопированные данные.

4. В меню Правка выберите команду Специальная вставка, а затем — пункт Вставить связь.

5. В поле Как выберите тип объекта, например Лист Microsoft Excel, и нажмите кнопку ОК.

Если требуется сохранить связь между двумя файлами, причем основной файл не должен обновляться при изменении другого, данные можно внедрить. Например, предположим, что последние сведения о доходах от продаж нужно внедрить в ежемесячный отчет о состоянии. Отчет представляет собой презентацию PowerPoint, а данные о доходах от продаж находятся на листе Excel. После внедрения листа в презентацию файлы остаются связанными.

1. Щелкните место, куда требуется внедрить файл.

2. В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Создать из файла.

3. Найдите и выберите файл, который нужно внедрить.

   Если нужно внедрить лист Excel, он должен быть первым в книге.

4. Нажмите кнопку Вставить, а затем кнопку ОК.

   Если данные из встроенного файла не отображаются, перетаскивайте маркер изменения размера, пока не появится содержимое файла.

1. Щелкните внедренный файл.

2. В меню Правка наведите указатель мыши на пункт Объект [тип объекта], например Лист, и нажмите кнопку Изменить.

3. Внесите необходимые изменения.

4. В меню Файл выберите команду Закрыть и вернуться к [имя файла].

   Обратите внимание, что изменения сохраняются во внедренном файле.

Можно встроить только часть файла. Например, в ежемесячный отчет о состоянии, может потребоваться внедрить не весь лист Excel, а только определенный диапазон ячеек на нем.

1. Выделите данные, которые нужно вставить (например, диапазон ячеек на листе Excel).

2. В меню Правка выберите команду Копировать.

3. Перейдите в другой файл и щелкните место, куда нужно вставить скопированные данные.

4. В меню Правка выберите команду Специальная вставка.

5. В поле Вставить как выберите тип объекта, например Лист Microsoft Excel, и нажмите кнопку ОК.

Если данные находятся в файле Excel, а связанные сведения — в файле Word, можно связать их, чтобы упростить обновление. Например, предположим, что последние сведения о доходах от продаж нужно связать с ежемесячным отчетом о состоянии. Отчет представляет собой документ Word, а данные о доходах от продаж находятся на листе Excel. После связывания документа и листа данные в отчете о состоянии будут автоматически обновляться при изменении сведений о доходах от продаж. Возможна также ситуация, когда инструкции из документа Word необходимо вставить в несколько файлов Excel. Если использовать связывание данных, изменения в инструкциях будут автоматически отражаться во всех файлах Excel.

1. Щелкните то место, куда нужно вставить связь.

2. В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Из файла.

3. Найдите файл, с которым нужно установить связь, и щелкните его имя.

   Совет: Если требуется, чтобы отображался только значок, который можно щелкнуть для просмотра сведений, установите флажок В виде значка.

4. Установите флажок Связать с файлом и нажмите кнопку Вставить, если используется приложение Word, или кнопку ОК, если используется приложение Excel.

1. В меню Правка выберите команду Связи.

   Если команда Связи недоступна, это означает, что в файле нет связанных данных.

2. В разделе Исходный файл выберите нужный файл и нажмите кнопку Открыть источник.

3. Внесите необходимые изменения.

4. В меню Файл выберите команду Сохранить, чтобы сохранить изменения, и закройте приложение.

   Помните, что изменения содержатся в файле со связью.

Если требуется сохранить связь между двумя файлами, причем основной файл не должен обновляться при изменении другого, данные можно внедрить. Например, данные можно внедрить в тех случаях, когда не нужно, чтобы отчет о состоянии обновлялся при внесении изменений на листе Excel, или не требуется, чтобы на листе Excel отражались изменения в инструкциях. Поскольку все сведения хранятся в одном файле, внедрение данных оказывается удобным в ситуациях, когда сетевую версию файла нужно отправить пользователям, не имеющим доступа к внедренному файлу.

1. Щелкните место, куда требуется внедрить файл.

2. В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Из файла.

3. Найдите и выберите файл, который нужно внедрить.

   Если нужно внедрить лист Excel, он должен быть первым в книге.

   Совет: Если требуется, чтобы отображался только значок, который можно щелкнуть для просмотра сведений, установите флажок В виде значка.

4. Снимите флажок Связать с файлом и нажмите кнопку Вставить, если используется приложение Word, или кнопку ОК, если используется приложение Excel.

1. Щелкните внедренный файл.

2. В меню Правка наведите указатель мыши на пункт Объект [тип объекта], например Лист, и нажмите кнопку Изменить.

3. Внесите необходимые изменения.

4. В меню Файл выберите команду Закрыть и вернуться к [имя файла].

   Обратите внимание, что изменения сохраняются во внедренном файле.

Можно создать связь с частью файла. Например, может потребоваться создать связь не со всем листом Excel, а только с определенным диапазоном ячеек на нем.

1. Выделите данные, которые нужно вставить (например, несколько предложений в документе Word).

2. В меню Правка выберите команду Копировать.

3. Перейдите в другой файл и щелкните место, куда нужно вставить скопированные данные.

4. В меню Правка выберите команду Специальная вставка, а затем — пункт Вставить связь.

5. В поле Как выберите тип объекта, например Документ Microsoft Word, и нажмите кнопку ОК.