Создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки

Создавайте новые представления списков или библиотек Microsoft 365 для упорядочивания, скрытия или отображения столбцов. По умолчанию используется одно представление. Дополнительные представления, добавляемые вами, доступны из меню "Параметры представления ". Можно создать представление для сохранения различных параметров сортировки, фильтрации и группировки, выбранных в области заголовков столбцов или фильтров. Столбцы, которые вы отобразили или скрыты, и ширина столбцов также будут сохранены вместе с представлением.

Выбрать другое представление

1. На панели команд выберите пункт "Просмотреть параметры > " Все документы.

2. Выберите имя представления, на которое вы хотите переключиться. Можно выбрать варианты представления "Список", "Компактный список" или "Плитки ".

   

• Когда вы находитесь в режиме просмотра сетки , вы увидите параметры фиксированной высоты и автоподбора высоты:

  

• Когда вы не находитесь в режиме "Сетка ", отображаются различные типы представлений: "Список", "Компактный список" и "Плитки". Под параметром " Все документы " можно выбрать любые доступные представления.

Вы также можете настроить представление, выбирая различные параметры сортировки, фильтрации и групп в заголовках столбцов или в области фильтров. Если вам нравится то, что вы видите, вы можете сохранить новое представление.

Создание представления

1. На панели команд выберите пункт "Просмотреть параметры > " Все документы.
   Если параметры представления не отображаются, проверьте, не редактируете ли список или не выбрали один или несколько элементов. Кроме того, у вас может не быть разрешения. В этом случае обратитесь к администратору Microsoft 365 или владельцам сайта или списка.

2. Выберите "Создать представление".

   

   Важно

   Если вы не видите кнопку "Создать представление", это означает, что вы еще не получили последние обновления. Посмотрите видео выше, обратитесь к разделу "Изменение представления" этой статьи или прочитайте статью Изменение представления списка.

3. Откроется диалоговое окно "Создание представления ". В разделе "Имя представления" введите имя представления. В разделе "Показать как" выберите "Список", "Calendar" или "Коллекция" для типа представления, которое нужно создать.

   

4. Если выбрать Calendar, в диалоговом окне "Создание представления" появятся дополнительные параметры создания календаря. Введите в календаре даты начала и окончания .

   

5. Чтобы изменить внешний вид заголовков элементов в календаре, нажмите "Дополнительные параметры", а затем выберите нужные параметры в раскрывающихся списках в разделе "Названия элементов календаря" и "Подзаголовок".

   

6. По завершении нажмите кнопку "Создать".

Создание представления на основе текущего

1. На панели команд выберите пункт "Просмотреть параметры > " Все документы.
   Если параметр "Вид" Параметры > представления отображаются не все, проверьте, не изменяется ли список или не выбран один или несколько элементов. Кроме того, у вас может не быть разрешения. В этом случае обратитесь к администратору Microsoft 365 или владельцам сайта или списка.
2. Выберите "Сохранить представление как".
3. Введите новое имя и нажмите "Сохранить".

Изменение представления

Некоторые изменения можно внести непосредственно в представлении списка. Для этого щелкните название столбца. Вы можете изменить порядок элементов, фильтровать их, группировать, добавлять столбцы и изменять другие параметры столбцов. По завершении щелкните Параметры вида , а затем — Сохранить представление как. Сохраните представление с его текущим именем или введите новое имя, чтобы создать новое представление.

Дополнительные сведения см. в видео выше или в разделе Изменение представления списка.

Чтобы просмотреть дополнительные параметры:

1. На панели команд выберите пункт "Просмотреть параметры > " Все документы.
   Если параметр "Вид" Параметры > представления не отображаются , убедитесь, что вы не редактируете список или не выделили один или несколько элементов. Кроме того, у вас может не быть разрешения. В этом случае обратитесь к администратору Microsoft 365 или владельцам сайта или списка.
2. Выберите имя представления, которое вы хотите изменить.
3. Снова выберите "Все документы>", а затем выберите "Изменить текущее представление".
4. На странице "Изменить вид " внесите изменения. Вы можете добавлять или удалять столбцы, добавлять критерии сортировки и фильтрации, настраивать папки и т. д.
5. Завершив внесение изменений, нажмите кнопку "ОК".

Выбор режима по умолчанию

1. На панели команд выберите пункт "Просмотреть параметры > " Все документы.
2. Выберите имя представления, которое хотите сделать стандартным.
3. Снова выберите "Все документы>", а затем выберите "Изменить текущее представление".
4. На странице "Изменить представление" установите флажок "Сделать это представление проверка по умолчанию, а затем нажмите кнопку "ОК".

Удаление представления

1. На панели команд выберите пункт "Просмотреть параметры > " Все документы.
2. Выберите имя представления, которое нужно удалить.
3. Снова выберите "Все документы>", а затем выберите "Изменить текущее представление".
4. На странице редактирования представления выберите "Удалить" и нажмите кнопку "ОК".

Создание и изменение представления плиток

1. На панели команд списка выберите "Просмотреть параметры > " Все документы, а затем выберите Плитки.

   

2. Нажмите "Форматировать текущее представление" и выберите "Designer карточек документа".

   

3. Используйте окно Designer карточки документа для настройки сведений, которые должны отображаться на каждой карте.

   

Создание представления

Порядок создания представления

1. Перейдите к списку или библиотеке, в которой нужно создать представление, щелкните вкладку "Список " или " Библиотека " и выберите "Создать представление".

   Примечание

   Если создание представления отключено, у вас нет разрешений на создание представления. Сведения о разрешениях, необходимых для создания личных и общедоступных представлений, см. в разделе "Параметры представлений" ниже.

   

2. На странице "Параметры " выберите тип представления.

3. В поле Имя представления введите имя представления. Установите флажок Сделать представлением по умолчанию, если для списка или библиотеки это представление должно использоваться по умолчанию. Представлением по умолчанию может быть только общедоступное представление.

   

4. В разделе Аудитория в списке Аудитория представления выберите Создание личного представления или Создание общего представления. Личное представление будете видеть только вы сами. Общее представление смогут видеть все, кто пользуется списком.

   Примечание

   Если создание общедоступного представления отключено, у вас нет разрешений на создание общедоступного представления для этого списка или библиотеки.

5. В разделе "Столбцы " выберите столбцы, которые должны отображаться в представлении, и снимите все те столбцы, которые не должны отображаться. Рядом с номерами столбцов выберите порядок их отображения в представлении.

6. Настройте другие параметры представления, такие как сортировка и фильтрация, и нажмите кнопку "ОК" в нижней части страницы. Описание всех параметров, которые вы можете выбрать, см. в разделе "Параметры представлений" ниже.

Изменение представления

Описанные ниже действия позволяют изменить представление, например сделать его представлением по умолчанию, добавить или удалить столбцы, а также выбрать другой порядок сортировки элементов в представлении.

1. Перейдите в список или библиотеку, представление которой вы хотите изменить, и откройте вкладку "Список " или "Библиотека ".

2. Нажмите кнопку Изменить представление.

   Примечание

   Если изменение представления отключено, у вас нет разрешений для изменения текущего представления. При этом сохраняется возможность изменения личных представлений. Сведения о разрешениях, необходимых для создания личных или общедоступных представлений, см. в разделе Параметры представлений далее в этой статье.

3. Выберите представление, которое нужно изменить, в раскрывающемся списке Текущее представление.

4. Внесите изменения и нажмите кнопку "ОК" внизу страницы. Описания всех параметров, которые вы, возможно, захотите изменить, см. в разделе "Параметры представлений " ниже.

   Примечание

   Представления в раскрывающемся списке "Текущее представление" упорядочены по алфавиту и не могут быть изменены. Однако вы можете изменить имя представления, чтобы первая буква была в нужном вам алфавитном порядке.

Удаление представления

Чтобы удалить представление, используйте следующие действия.

1. Перейдите в список или библиотеку, для которых требуется удалить представление, и откройте вкладку "Список " или "Библиотека ".

2. Выберите представление, которое нужно удалить, в раскрывающемся списке Текущее представление.
   

3. Выберите "Изменить представление".

   Примечание

   Если изменение представления отключено, у вас нет необходимых разрешений для изменения текущего представления. При этом сохраняется возможность изменения личных представлений. Сведения о разрешениях, необходимых для создания личного и общедоступного представлений, см. в разделе "Параметры представлений" далее в этой статье.

   

4. Прокрутите страницу параметров до раздела "Виды " и выберите представление, которое нужно удалить.

5. В верхней части представления выберите "Удалить".

   

   Примечание

   Если кнопка "Удалить" не подходит, возможно, это представление используется по умолчанию для списка или библиотеки, и вы не можете удалить представление по умолчанию. Сначала необходимо изменить другое представление и назначить его для использования по умолчанию.

6. При появлении запроса нажмите кнопку ОК.

Типы представлений, которые можно выбрать

Ниже перечислены типы представлений, которые можно выбрать.

Standard Просмотр В этом представлении элементы списка и библиотеки отображаются в строках друг за другом. Стандартное представление используется по умолчанию для большинства типов списков и библиотек. Его можно настраивать различными способами, например добавлять или удалять столбцы.

Представление Calendar В этом представлении список и библиотека отображаются в формате, похожем на формат настенного календаря. В этом формате поддерживаются дневные, недельные и месячные представления. Он полезен, если требуется просмотреть элементы списка или библиотеки в хронологическом порядке. Чтобы использовать это представление, список или библиотека должны содержать столбцы с датами начала и окончания для элементов календаря.

Режим таблицы В этом представлении элементы списка и библиотеки отображаются в сетке, похожей на электронную таблицу. Это представление, также известное как быстрое редактирование, может быть полезным, если вам нужно изменить несколько элементов в списке или библиотеке одновременно. Это представление также полезно при экспорте данных в электронную таблицу или программу для работы с базами данных. У режима таблицы есть некоторые ограничения: например, доступны не все функции Excel. Если элемент в столбце затенен, этот тип столбца нельзя редактировать.

Представление Ганта В этом представлении элементы списка и библиотеки отображаются на отрезках, чтобы отслеживать ход выполнения. Представление Ганта может помочь в управлении проектами. Например, с помощью этого представления можно увидеть перекрывающиеся задачи, а также следить за общим ходом выполнения работы. Чтобы использовать это представление, список или библиотека должны содержать столбцы с датами начала и окончания.

Представление Access. Можно применять Microsoft Access для создания форм и отчетов, основанных на списке или библиотеке. Доступно только в том случае, если у вас установлен Microsoft Access.

Настраиваемое представление в SharePoint Designer Запустите и используйте приложение SharePoint Designer для создания расширенных настраиваемых представлений. Для этого необходимы расширенные разрешения и SharePoint Designer.

Существующее представление Если уже существующее представление почти соответствует нужному представлению, можно сэкономить время, используя существующее представление в качестве отправной точки для создания нового. Под заголовком "Начать с существующего представления" приводится список текущих представлений. Выберите представление, чтобы создать новое.

Параметры представлений

Представления имеют множество параметров, которые упрощают быстрый поиск нужных данных в списке или библиотеке. Ниже описаны параметры представлений SharePoint. Некоторые параметры могут быть недоступны для определенных представлений. Кроме того, параметры для представлений календаря отличаются от параметров других типов.

Максимальное количество элементов в представлении — 5000. Можно управлять количеством элементов в представлении с помощью параметров фильтрации и ограничения количества элементов. Дополнительные сведения см. в статье Управление большими списками и библиотеками.

• Представление по умолчанию У всех списков и библиотек есть представление по умолчанию, которое видят люди при переходе к списку или библиотеке. Вы можете изменить представление по умолчанию на любое общедоступное представление для этого списка или библиотеки. Но личное представление нельзя сделать представлением по умолчанию. Чтобы удалить представление, которое используется по умолчанию, необходимо сначала назначить другое общедоступное представление в качестве представления по умолчанию для списка или библиотеки.

  Примечание

  Если команда Сделать представлением по умолчанию не отображается на страницах, используемых для создания или изменения представления, это означает, что отсутствуют разрешения, необходимые для создания общедоступного представления, или представление является личным. Чтобы создать общедоступное представление, необходимо быть в группе Designer для списка или библиотеки или иметь эквивалентные разрешения. Дополнительные сведения см. в статье Уровни разрешений в SharePoint.

• Аудитория При создании представления можно настроить аудиторию для такого представления: персональное или общедоступное представление. Личное представление доступно только создавшему его пользователю. Общедоступное представление доступно всем пользователям.
  Нельзя изменить личное представление на общедоступное или общедоступное на личное. Общедоступное представление можно использовать в качестве отправной точки для личного или общедоступного представления. Личное представление можно использовать в качестве отправной точки только для личных представлений.
  Если при попытке создать представление команда Создать представление недоступна, это означает, что у вас нет соответствующих разрешений. Если параметр "Создать представление" доступен, но параметр "Создать общедоступный вид" отключен, необходимо быть в группе Designer или иметь эквивалентные разрешения. Функция "Создать личное представление" требует присутствия в группе "Участник" для списка или библиотеки либо иметь эквивалентные разрешения.

• Столбцы Столбцы представления содержат сведения, которые нужно просматривать для элементов списка или библиотеки. Столбцы в сочетании с другими возможностями представлений, такими как фильтры, позволяют отображать только самые важные сведения. Это особенно полезно, если список или библиотека содержат большое количество элементов. Дополнительные сведения о работе со столбцами для создания пользовательских представлений см. в статье Создание столбца в списке или библиотеке.

• Столбцы Ганта Выберите столбцы, которые будут находиться в представлении Ганта. "Название" является обязательным текстовым полем. "Дата начала" и "Срок" — обязательные поля даты. Если при выборе столбца, например "Название", в раскрывающемся списке не отображаются значения, необходимо создать столбец для поддержки этого представления.

• Сортировка Установите порядок, в котором элементы отображаются в представлении. Допускается указание максимум двух условий. Например, элементы списка задач можно сортировать по важности, а затем по сроку.

• Фильтр Настройте представление для отображения подмножества элементов в списке или библиотеке, отфильтровав их по столбцам списка или библиотеки. Например, в представлении могут отображаться документы из библиотеки, которые относятся к определенному проекту.

  Совет

  Вы можете использовать вычисляемые столбцы или фильтры, в которых используются вычисления, например [Сегодня] для отображения элементов, дата которых соответствует текущему дню, или [Я] для отображения элементов, предназначенных для пользователя представления. Можно комбинировать простые уравнения и функции. Например, чтобы отобразить элементы, созданные за последнюю неделю, отфильтруйте столбец Создано с помощью оператора меньше чем, установив значение [Сегодня]-7 (без пробелов). Дополнительные сведения см. в разделе Примеры часто используемых формул в списках.

• Табличное представление Предоставляет поля для проверки для каждого элемента, чтобы пользователи могли выбрать несколько элементов списка или библиотеки для выполнения массовых операций. Это дает возможность существенно сэкономить время, если требуется изменить множество элементов. Например, можно выбрать и извлечь сразу несколько документов.

• Группировка по Группировка элементов списка и библиотеки по сведениям в столбцах. Например, можно сгруппировать элементы в списке задач по важности, а затем по проценту завершения.

• Итого Отображение итоговых вычислений для столбцов в представлении, таких как: количество, среднее, максимальное, минимальное. Например, если в качестве заглавного столбца в библиотеке документов был выбран столбец "Количество значений", будет показано число документов в представлении и его группах. Столбцы, доступные для итоговых значений, и параметры, доступные для каждого столбца, различаются в зависимости от типа столбца (например, номер) и типа списка или библиотеки, для которых создавалось представление.

• Стиль Определяет макет для представления, например информационного бюллетеня. Некоторые стили недоступны для определенных типов представлений.

  • Базовая таблица. Отображает элементы в строках.
    
  • В коробке Отображает элементы списка с использованием макета, похожего на визитные карточки. Этот стиль доступен только для списков.
    
  • В рамке, без меток Аналогичен блочному стилю, но подписи столбцов не отображаются в представлении. Этот стиль доступен только для списков.
  • По умолчанию. Это представление зависит от типа и настройки списка или библиотеки.
  • Сведения о документе Отображает файлы в библиотеке с использованием макета, похожего на визитные карточки. Этот стиль доступен для большинства библиотек, но не для списков.
    
  • Бюллетень. Отображает элементы в строках со строками-разделителями между ними.
    
  • Бюллетень, без строк-разделителей. Отображает элементы в строках с разным затенением без строк-разделителей между ними.
    
  • Область предварительного просмотра Отображает имена элементов в левой части страницы. При наведении указателя мыши на название элемента в правой части страницы выводятся столбцы, выбранные для представления.
    
  • С затенением. Отображает элементы в строках с разным затенением.
    

• ПапкиВыберите параметр Показывать элементы в папках , чтобы отобразить папки со списком или библиотекой в представлении с элементами. Выберите пункт Отображать все элементы без папок, чтобы вывести только элементы списка или библиотеки (это также называется представлением без структуры). Кроме того, можно выбрать применимость создаваемого представления ко всем папкам, только к папке верхнего уровня или к папкам определенного типа содержимого.

• Ограничение количества элементов Вы можете указать, сколько элементов будет отображаться одновременно (пакетов) в каждом представлении, или общее количество элементов, отображаемых в представлении. Чем больше элементов в группе, тем дольше выполняется загрузка в браузере.

• Мобильные устройства Можно указать, что это представление предназначено для мобильных устройств, является стандартным мобильным представлением для мобильных устройств, а также указать количество элементов, отображаемых в веб-части представления списка для этого представления. Этот параметр доступен не для всех списков и библиотек. Вид должен быть общедоступным.