Примечание: Для управления содержимым в SharePoint рекомендуется использовать решения microsoft Purview для управления рисками и соответствием требованиям , а не старые политики управления информацией. Например, вы можете использовать хранение Microsoft 365 для автоматического хранения и удаления содержимого в SharePoint, OneDrive, Teams, Exchange и других веб-службы.
Политики управления сведениями позволяют контролировать, кто может получить доступ к информации организации, что они могут делать с ней и как долго ее хранить. Политика может помочь обеспечить соответствие правовым и правительственным требованиям или внутренним бизнес-процессам. Администратор может настроить политику для отслеживания документов, доступа к документам и времени хранения документов.
Каждая политика может установить набор правил для определенного типа содержимого. Каждое правило в политике является функцией политики. Например, функция политики управления сведениями может указать, как долго должен храниться тип содержимого.
Примечание: Политики управления сведениями компилируются заданием таймера политики управления сведениями, управляемым корпорацией Майкрософт, которое выполняется еженедельно. Таким образом, ваши политики могут ввести в силу не сразу. Частоту и дату задания таймера политики управления сведениями изменить нельзя.
Политику управления сведениями можно создать на сайте тремя разными способами:
-
Создайте политику управления сведениями для использования в нескольких типах контента в семействе веб-сайтов.
-
Создайте политику управления сведениями для типа контента сайта.
-
Создайте политику управления сведениями для списка или библиотеки.
Активация функции политики сайта позволяет администраторам семейства веб-сайтов определять расписания хранения, которые применяются к сайту и всему его содержимому. Чтобы активировать эту функцию, выполните следующее:
-
Перейдите на домашнюю страницу семейства веб-сайтов, для которого требуется активировать функцию Политики сайта.
Перейдите в раздел Параметры
-
В разделе Администрирование семейства веб-сайтов выберите Компоненты семейства веб-сайтов.
-
Прокрутите страницу до раздела Политика сайта. В правой части экрана, если вы не видите активно, нажмите кнопку Активировать.
Чтобы гарантировать применение политики управления сведениями ко всем документам определенного типа в семействе веб-сайтов, можно создать политику на уровне семейства и применять ее к определенным типам контента. Такие политики называются политиками семейства веб-сайтов.
-
Перейдите в раздел Параметры
-
На странице Параметры сайта в списке Администрирование семейства веб-сайтов щелкните Политики семейства веб-сайтов.
-
На странице Политики семейства веб-сайтов щелкните Создать.
-
Введите имя и описание политики, а затем напишите краткое заявление политики, в котором объясняется пользователям, для чего она предназначена. Максимальная длина примечания — 512 символов.
-
См. статью Создание политики для типа контента далее в этой статье, чтобы узнать, как настроить функции, которые необходимо связать с политикой.
-
Нажмите кнопку ОК , чтобы вернуться на страницу Политики семейства веб-сайтов.
Добавление политики управления сведениями к типу контента упрощает связывание компонентов политики с несколькими списками или библиотеками. Можно добавить к типу контента существующую политику управления сведениями, а можно создать уникальную политику, предназначенную для определенного типа контента.
Также можно добавить политику управления сведениями к типу контента, специфичному для списков. Результат при этом будет аналогичен применению политики только к элементам списка, использующим данный тип контента.
-
Перейдите в раздел Параметры
-
На странице Параметры сайта в разделе Коллекции веб-Designer щелкните Типы контента сайта.
-
На странице "Параметры типов контента сайта" выберите тип контента, к которому необходимо добавить политику.
-
На странице Тип контента сайта в разделе Параметры щелкните Параметры политики управления сведениями.
-
На странице Параметры политики управления сведениями выберите Определить политику и нажмите кнопку ОК.
-
На странице Изменение политики введите имя и описание политики, а затем напишите краткое описание, объясняющее пользователям, для чего предназначена политика. Описание может содержать до 512 символов.
-
В следующих разделах выберите параметры, которые необходимо добавить к политике управления сведениями.
-
Чтобы указать срок хранения для документов и элементов, на которые распространяется эта политика, щелкните Включить хранение, а затем укажите срок хранения и действия, которые необходимо выполнить по истечении срока действия элементов.
Чтобы указать период хранения, выполните указанные ниже действия.
1.
Щелкните Добавить этап хранения для записей...
2.
Выберите параметры срока хранения, чтобы указать дату истечения срока действия документов или элементов. Выполните одно из следующих действий:
-
Чтобы задать дату окончания срока действия на основе свойства date, в разделе Событие щелкните Этот этап основан на свойстве date элемента, а затем выберите действие документа или элемента (например, Создано или Изменено) и приращение времени после этого действия (например, количество дней, месяцев или лет), когда требуется срок действия элемента.
-
Чтобы использовать настраиваемую формулу хранения для определения срока действия, щелкните Задать с помощью настраиваемой формулы хранения, установленной на этом сервере.
Примечание: Этот параметр доступен лишь в том случае, если администратором задана настраиваемая формула.
3.
Функция Начать рабочий процесс доступна только при определении политики для списка, библиотеки или типа контента, которые уже имеют связанный с ними рабочий процесс. При этом будет предложено выбрать рабочий процесс из числа существующих.
4.
В разделе Повторение выберите вариант Повторять действие этого этапа… и укажите, как часто должно повторяться действие.
Примечание: Этот параметр доступен лишь в том случае, если выбранное действие может быть повторено. К примеру, повторение невозможно задать для действия удаления без возможности восстановления.
5.
Нажмите кнопку ОК.
-
-
Чтобы включить аудит для документов и элементов, на которые распространяется эта политика, щелкните Включить аудит, а затем укажите события, которые требуется выполнить аудит.
Чтобы включить аудит, выполните указанные ниже действия.
1.
На странице Изменение политики в разделе Аудит установите флажок Включить аудит проверка, а затем выберите проверка поля рядом с событиями, для которого требуется сохранить журнал аудита.
2.
Чтобы предложить пользователям вставить эти штрихкоды в документы, установите флажок Запрашивать вставку штрихкодов перед сохранением или печатью проверка.
3.
Нажмите кнопку ОК , чтобы применить функцию аудита к политике.
Функция аудита политики позволяет организациям создавать и анализировать аудиторские следы документов и элементов списков, например списки заданий, группы обсуждений и календари. Данная функция предоставляет журнал аудита, в который записываются такие события, как даты просмотра, изменения или удаления контента.
Если функция аудита включена в политику управления сведениями, администраторы могут просматривать данные аудита в отчетах об использовании политики в виде сводных таблиц Microsoft Excel. Эти отчеты можно использовать для изучения использования данных внутри организации. Кроме того, они помогают проверять и документировать соответствие нормативным требованиям и изучать потенциальные проблемы.
В журнале аудита записывается следующая информация: название события, его дата и время, системное имя пользователя, выполнившего действия.
-
Если штрихкоды включены в политику, они добавляются к свойствам документа и отображаются в его заголовке. Подобно меткам, штрихкоды можно удалять из документов вручную.
Чтобы включить штрихкоды, выполните указанные ниже действия.
1.
На странице Изменение политики в разделе Штрихкоды установите флажок Включить штрихкоды проверка.
2.
Чтобы предложить пользователям вставить эти штрихкоды в документы, установите флажок Запрашивать вставку штрихкодов перед сохранением или печатью проверка.
3.
Нажмите кнопку ОК , чтобы применить функцию штрихкода к политике.
В политике штрихкодов создаются штрихкоды стандарта с кодом 39. Каждое изображение штрихкода включает текст с его значением, отображаемый под штрихкодом. Это позволяет использовать данные штрихкода даже в тех случаях, когда отсутствует оборудование для сканирования. Чтобы найти элемент на сайте, пользователи могут вручную ввести номер штрихкода в поле поиска.
-
Чтобы требовать, чтобы в документах, на которые распространяется эта политика, были метки, нажмите кнопку Включить метки, а затем укажите нужные параметры для меток.
Чтобы включить метки, выполните указанные ниже действия.
1.
Чтобы потребовать от пользователей добавить метку в документ, установитефлажок Запрашивать вставку метки перед сохранением или печатью проверка.
Примечание: Чтобы метки использовались по желанию, не устанавливайте этот флажок.
2.
Чтобы заблокировать метку, чтобы ее нельзя было изменить после вставки, установите флажок Запретить изменения меток после их добавления проверка.
Этот параметр запрещает обновление текста метки после ее вставки в элемент в клиентском приложении, таком как Word, Excel или PowerPoint. Чтобы метки обновлялись при обновлении свойств документа или элемента, не устанавливайте этот флажок.
3.
В поле Формат метки введите текст для метки, как вы хотите, чтобы она отображалась. Метки могут содержать до 10 ссылок на столбцы, каждая из которых может содержать до 255 символов. Для создания формата метки выполните указанные ниже действия.
Введите имена столбцов метки в том порядке, в котором они должны будут в ней отображаться. Заключите имена столбцов в фигурные скобки, как показано в примере на странице "Изменение политики" ({}).
Введите слова для идентификации столбцов за скобками, как показано в примере на странице "Изменение политики".
4.
Чтобы добавить разрыв строки, введите\n месте, где будет отображаться разрыв строки.
5.
Выберите размер и стиль шрифта, а затем укажите расположение метки в документе (слева, по центру или справа).
Совет: Выберите шрифт и стиль из имеющихся на компьютере пользователя. От размера шрифта зависит объем текста, который может поместиться в метке.
6.
Введите высоту и ширину метки. Высота метки может варьироваться от 0,25 до 20 дюймов, а ширина метки может варьироваться от 0,25 до 20 дюймов. Текст метки всегда по вертикали по центру в изображении метки.
7.
Нажмите кнопку Обновить , чтобы просмотреть содержимое метки.
-
Нажмите кнопку ОК.
Вы можете определить политику хранения, которая применяется только к определенному списку, библиотеке или папке. Однако если вы создаете политику хранения таким образом, вы не сможете повторно использовать ее в других списках, библиотеках, папках или сайтах.
Примечание: Политику семейства веб-сайтов нельзя применить к политике на основе расположения.
Чтобы применить общую политику хранения ко всем типам контента в определенном местоположении, как правило, следует воспользоваться политикой хранения для местоположения. В большинстве остальных случаев следует проверять, указана ли политика хранения для всех типов контента.
Примечание: Все вложенные папки наследуют политики своих родительских папок, если наследование не отменено явным образом и на уровне дочернего элемента не определена новая политика хранения.
Если вы хотите определить для списка или библиотеки политику управления сведениями, отличную от политики хранения, необходимо сделать это для каждого отдельного типа контента списка, связанного с данным списком или библиотекой. Дополнительные сведения см. в статье Создание политики для типа контента сайта .
Важно: Если на каком-либо этапе потребуется переключиться с политик для типов контента на политики для местоположения, применяемые к списку или библиотеке, в качестве политики для местоположения будет использоваться только политика хранения. Все остальные политики управления (для аудита, штрихкодов и меток) будут наследоваться от связанных с ними типов контента.
Совет: Чтобы отключить для сайта политики для местоположения, следует деактивировать расписания хранения для библиотек и папок. В результате администраторы семейств веб-сайтов смогут быть уверены в том, что их политики типов контента не будут переопределены политиками для местоположения, заданными администраторами списков.
Чтобы изменить параметры политики управления сведениями для списка или библиотеки, необходимо иметь по крайней мере разрешение Управление списками.
-
Перейдите к списку или библиотеке, для которых необходимо задать политику управления сведениями.
-
Для библиотеки документов щелкните Параметры
Если вы не видите эти пункты меню или список, откройте вкладку Библиотека или Список на ленте, а затем выберите Параметры библиотеки или Параметры списка.
-
В разделе Разрешения и управление щелкните Параметры политики управления сведениями.
-
На странице "Параметры политики управления сведениями" выберите в качестве источника хранения для списка или библиотеки вариант "Библиотека и папки". Если тип контента отображается в качестве источника, сделайте следующее:
-
Выберите команду Смена источника.
-
На странице Изменение политики в разделе Источник хранения выберите Библиотека и папки. Появится оповещение о том, что политики хранения для типов контента будут игнорироваться.
-
Нажмите кнопку ОК.
-
-
На странице Изменение политики в разделе Расписание хранения на основе библиотеки введите краткое описание создаваемой политики.
-
В разделе Не записей щелкните Добавить этап хранения...
Важно: Обратите внимание, что в разделе Записи можно определить другие политики хранения для записей. Для этого необходимо выбрать параметр Определить разные этапы хранения для записей.
-
В диалоговом окне Свойства этапа выберите параметр срок хранения, чтобы указать, когда истекает срок действия документов или элементов. Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы задать дату окончания срока действия на основе свойства date, в разделе Событие щелкните Этот этап основан на свойстве date элемента, а затем выберите действие документа или элемента (например, Создано или Изменено) и приращение времени после этого действия (например, количество дней, месяцев или лет), когда требуется срок действия элемента.
-
Чтобы использовать настраиваемую формулу хранения для определения срока действия, щелкните Задать с помощью настраиваемой формулы хранения, установленной на этом сервере.
Примечание: Этот параметр доступен лишь в том случае, если администратором задана настраиваемая формула.
-
В поле Действие укажите действие, которое необходимо выполнить с документом по истечении срока действия. Чтобы указать определенное действие (например, удаление), выберите его в списке.
-
-
Функция Начать рабочий процесс доступна только при определении политики для списка, библиотеки или типа контента, которые уже имеют связанный с ними рабочий процесс. При этом будет предложено выбрать рабочий процесс из числа существующих.
-
В разделе Повторение выберите вариант Повторять действие этого этапа… и укажите, как часто должно повторяться действие.
Примечание: Этот параметр доступен лишь в том случае, если выбранное действие может быть повторено. К примеру, повторение невозможно задать для действия удаления без возможности восстановления.
-
Нажмите кнопку ОК.
Если политики управления сведениями для сайта уже созданы в виде политик семейства веб-сайтов, можно применить одну из них к типу контента. Так можно применить одну политику к нескольким типам контента в семействе веб-сайтов с разными родительскими типами контента.
Примечание: Если требуется применить политики к разным типам контента в семействе веб-сайтов и при этом настроена служба управляемых метаданных, можно опубликовать политики управления сведениями в нескольких семействах веб-сайтов с помощью функции публикации типа контента. Дополнительные сведения см. в разделе Применение политики к типам контента в семействах веб-сайтов этой статьи.
-
Перейдите к списку или библиотеке, содержащим тип контента, к которому требуется применить политику.
-
Для библиотеки документов щелкните Параметры
Если вы не видите эти пункты меню или список, откройте вкладку Библиотека или Список на ленте, а затем выберите Параметры библиотеки или Параметры списка.
-
В разделе Разрешения и управление щелкните Параметры политики управления сведениями.
-
Убедитесь, что в качестве источника политики выбран вариант Типы контента, и выберите в поле Политики типов контента тип, к которому требуется применить политику.
-
В разделе Укажите политику щелкните Использовать политику семейства веб-сайтов, а затем выберите политику, которую нужно применить в списке.
Примечание: Если параметр Использовать политику семейства веб-сайтов недоступен, это означает, что для семейства веб-сайтов не определена ни одна политика.
-
Нажмите кнопку ОК.
Важно: Если список или библиотека, с которыми вы работаете, поддерживает управление несколькими типами контента, в разделе Типы контента можно щелкнуть тип контента, для которого требуется указать политику управления сведениями. После этого нужно будет выполнить действие 5, описанное выше.
Совместное использование типов контента между семействами веб-сайтов с помощью приложения службы управляемых метаданных для настройки публикации типов контента. Публикация типов контента помогает согласованно управлять содержимым и метаданными на всех сайтах, так как типы контента можно создавать и обновлять централизованно, а обновления можно публиковать для нескольких семейств веб-сайтов или веб-приложений, подписывющих подписку.
Можно определить политику управления сведениями, а затем создать на ее основе шаблон для использования в разных семействах веб-сайтов. Этот способ позволяет создавать резервные копии политик управления сведениями и может использоваться как альтернатива публикации типов контента, если требуется применить одну политику в нескольких семействах веб-сайтов. Чтобы создать шаблон или резервную копию политики, достаточно экспортировать политику с одного семейства веб-сайтов, а затем импортировать ее в место хранения или в другое семейство.
Важно: При использовании функции экспорта и импорта для создания набора шаблонов политик следует помнить о том, что в XML-файле политики есть уникальный идентификатор. Из-за этого невозможно импортировать одну и ту же политику на сайт несколько раз, не изменяя этот идентификатор.
Экспорт политики
-
В семействе веб-сайтов, где находится политика, перейдите в раздел Параметры
-
На странице Параметры сайта в разделе Администрирование семейства веб-сайтов щелкните Политики семейства веб-сайтов.
-
Щелкните политику, которую нужно экспортировать, прокрутите до нижней части политики и нажмите кнопку Экспорт.
-
В запросе на сохранение или открытие файла нажмите кнопку Сохранить, а затем выберите расположение для сохранения файла. При этом следует использовать расположение, доступное из семейств веб-сайтов, в которые будет импортирована политика.
-
Когда откроется диалоговое окно Скачивание завершено, нажмите кнопку Закрыть.
Импорт политики в другое семейство веб-сайтов
Импорт политики управления сведениями позволяет применять ее к различным типам контента на уровне сайта или списка в пределах определенного семейства веб-сайтов. Преимуществ у этого способа два: не приходится повторно определять и применять политику для каждого типа контента и становится легче управлять изменениями политики благодаря возможности вносить их централизованно.
-
На домашней странице семейства веб-сайтов, к которому вы хотите применить политику, перейдите в раздел Параметры
-
В разделе Администрирование семейства веб-сайтов щелкните Политики семейства веб-сайтов.
-
На странице Политики семейства веб-сайтов щелкните Импорт, а затем нажмите кнопку Обзор , чтобы найти XML-файл для политики.
-
Выберите XML-файл, в котором была сохранена политика, и нажмите кнопку Открыть.
-
На странице Импорт политики семейства веб-сайтов щелкните Импорт , чтобы добавить политику в семейство веб-сайтов.
Теперь импортированную политику можно применить к одному или нескольким типам контента на уровне сайта или списка. См. статью Применение политики семейства веб-сайтов к типу контента ранее в этой статье.
