План файлов является основным документом планирования управления записями в SharePoint. Несмотря на то что планы файлов в разных организациях могут различаться, обычно они:
-
Опишите типы элементов, которые организация подтверждает как записи.
-
Опишите, к какой более широкой категории относятся записи, к чему относятся элементы.
-
Указать место хранения записей.
-
Опишите периоды хранения записей.
-
Ограничив список лиц, ответственных за управление различными записями.
В этой статье описано содержимое плана файлов и описано, как создать план файлов для организации. Эта статья также перенаправит вас на таблицу, на которой можно записать план файлов.
Определение типов записей
Для определения активных документов в организации, которые могут быть объявлены как записи, требуется совместная работа руководителей записей, руководителей записей, руководителей по обеспечению соответствия требованиям и руководителей содержимого. Обратите внимание на то, что даже если ваше предприятие не находится в строго регулируемой отрасли, существует общее законодательство, обязыва которое обязывает ваше предприятие вести записи. Вместе с общими законами бизнеса необходимо оценивать юридические требования, специфиальные для вашего предприятия.
Эта статья выходит за рамки общих сведений о том, как определить запись в организации. Скорее всего, ваше предприятие уже занимается управлением записями определенной формы и уже заполнит большинство необходимых ролей управления записями, и у вас, возможно, уже есть таксономия записей.
Как правило, чтобы определить, какие записи являются записями в организации:
-
Понимание юридических обязательств и деловых потребностей предприятия.
-
В рамках совместной работы в разных подразделениях организации проанализируйте, как используются активные документы.
-
Разработайте список типов документов, которые должны стать записями. Например, вы можете определить, что следующие записи следует сохранить:
-
Контракты на аренду корпоративного пространства.
-
Документы, связанные с преимуществами сотрудников.
-
Документы, связанные с исследованиями и разработкой продуктов.
-
-
Классифицировать записи. Записи в одной категории часто имеют одинаковые периоды хранения и могут требовать одинакового обработки другими способами.
Зафиксировать собранные данные. Зафиксировать тип записи, категорию, к которую относятся такие записи, и краткое описание типа записи.
Вот пример таблицы:
|
Тип записи |
Категория записей |
Описание |
|---|---|---|
|
Планы преимуществ, планы страхования, планы для страхования |
Описание преимуществ сотрудников |
Описания всех планов льгот для сотрудников. |
|
Рас времени заработной платы, дополнительная информация о заработной плате |
Записи заработной платы |
Сводка по отработаному времени, сверхурочных трудоемким |
|
Счета поставщиков |
Счета |
Записи товаров или услуг, приобретенных у поставщиков. |
|
Опросы по продуктам, анкеты, учебные руководства, учебные видео |
Учебные материалы |
Предоставляет внутреннее или внешнее обучение. |
|
Формы доставки, отчеты об отправке |
Записи об отправке |
Документы отправленных материалов. |
|
Выпуски, газетные статьи |
Нажмите кнопку "Выпуски" |
Сведения о связях с общественностью о товарах и услугах. |
|
Листы контактов в экстренных службах, формы регистрации медицинских планов, резюме, отчеты о льготах |
Записи о персонале |
Записи истории работы сотрудников и связанных с ними действий персонала. |
Завершение плана файлов
После того как вы определите, какие документы следует хранить в качестве записей, а затем создайте набор категорий записей, заполните план файлов, предоставив дополнительные сведения о каждом типе записей. Указать следующее:
-
Как долго должна храниться запись каждого типа.
-
Как следует удалять записи по истечении периода хранения.
-
Кто является основным диспетчером записей такого типа.
-
В каких типах мультимедиа хранятся такие записи.
Вот пример завершенного плана файлов:
|
Записи |
Описание |
Мультимедиа |
Категория записей |
Хранение |
Расположение |
Контакт |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Планы на 401K |
Описание плана льгот для сотрудников. |
веб-страницы. |
Планы преимуществ сотрудников |
X лет |
Нет |
Кэтхи Куайт |
|
Планы страхования |
Описание плана страхования сотрудников. |
Печать |
Планы преимуществ сотрудников |
X лет |
Нет |
Reshma Patel |
|
Пенсия |
Описание плана по ст. сотрудников. |
Печать |
Планы преимуществ сотрудников |
X лет |
Нет |
Reshma Patel |
|
Рас времени ведомости заработной платы |
Сводка по отработаному времени, сверхурочных трудоемким |
Электронные документы |
Записи заработной платы |
X лет |
Destroy. |
Reshma Patel |
|
Дополнительные сведения о заработной плате |
Сводка по больничным, отпускам и другим неоплачивать заработной платы. |
Электронные документы |
Записи заработной платы |
X лет |
Destroy. |
Reshma Patel |
|
Счета поставщиков |
Записи товаров или услуг, приобретенных у поставщиков. |
Печать |
Счета |
X лет |
Destroy. |
Елен |
|
Опросы по продуктам |
Опрос об удовлетворенности клиентов. |
веб-страницы. |
Материалы опроса |
X лет |
Архив |
Регина Покровская |
|
Анкеты |
Анкета для определения демографии клиентов. |
Печать |
Материалы опроса |
X лет |
Архив |
Регина Покровская |
|
Учебные руководства |
Копировать учебные материалы. |
Печать |
Учебные материалы |
X лет |
Destroy. |
Регина Покровская |
|
Учебные видеоролики |
Обучающее видео. |
Видео |
Учебные материалы |
X лет |
Destroy. |
Регина Покровская |
|
Формы доставки |
Конфигурация отправленных материалов |
Печать |
Отгрузка материалов |
X лет |
Destroy. |
Елен |
|
Отчеты об отправке |
Документация по отправлению материалов. |
Электронные электронные таблицы |
Отгрузка материалов |
X лет |
Destroy. |
Елен |
|
Нажмите кнопку "Выпуски" |
Выпуски о продуктах и услугах. |
Электронные документы |
Сведения о связях с общественностью |
X лет |
Архив |
Регина Покровская |
|
Статьи в газетных статьях |
Новости о товарах и услугах. |
Печать |
Сведения о связях с общественностью |
X лет |
Архив |
Регина Покровская |
|
Листы контактов для экстренного помощи |
Сведения о сотруднике. |
Электронные документы |
Записи о персонале |
X лет |
Destroy. |
Reshma Patel |
|
Формы регистрации медицинского плана |
Формы регистрации сотрудников для планов здоровья. |
Электронные документы |
Записи о персонале |
X лет |
Destroy. |
Reshma Patel |
|
Резюме |
Полученные резюме. |
Смешанные |
Записи о персонале |
X лет |
Destroy. |
Reshma Patel |
Примечание: Пример из этого раздела. Он не является рекомендацией по конкретным настройкам плана файлов. Чтобы подчеркнуть, что это пример, а не рекомендация какой-либо политики управления записями, периоды хранения не ставляются.
