Возможность анализировать все данные может помочь вам принимать более лучшие бизнес-решения. Но иногда трудно понять, с чем начать, особенно при наличии большого объема данных, хранящихся за пределами Excel, например в базе данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server или в файле куба OLAP. В этом случае вы подключитесь к внешнему источнику данных, а затем создадите сводную таблицу для суммирования, анализа, изучения и представления данных.
Вот как создать сводную таблицу с помощью существующего подключения к внешним данным:
-
Щелкните любую ячейку на листе.
-
Выберите Вставка > Сводная таблица.
-
В диалоговом окне Создание сводной таблицы щелкните Из внешнего источника данных.
-
Выберите вариант Выбрать подключение.
-
На вкладке "Подключения" в окне "Показать" оставьте флажок "Все подключения" или выберите категорию подключения с источником данных, к которому вы хотите подключиться.
Чтобы повторно использовать существующее подключение или поделиться с этим подключением, используйте подключение из connections в этой книге.
-
В списке подключений выберите нужное подключение и нажмите кнопку " Открыть".
-
В разделе "Выбор места размещения отчета сводной таблицы" выберите расположение.
-
Чтобы поместить сводную таблицу на новый лист, начиная с ячейки A1, выберите " Создать лист".
-
Чтобы поместить сводную таблицу на активный лист, выберите "Существующий лист", а затем в поле "Расположение" введите ячейку, в которой будет запущена сводная таблица.
-
-
Нажмите кнопку ОК.
Excel добавляет пустую сводную таблицу и отображает список полей, чтобы можно было отобразить нужные поля и изменить их порядок для создания собственного макета.
-
В разделе списка полей установите флажок рядом с именем поля, чтобы поместить поле в область по умолчанию в разделе областей списка полей.
Как правило, в область "Строки" добавляются нечисловые поля, в область "Значения" добавляются числовые поля, а в область "Столбцы" — поля даты и времени. При необходимости поля можно переместить в другую область.
Совет: Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши имя поля, а затем выбрать "Добавить в фильтр отчета", "Добавить в метки столбцов ", "Добавить в метки строк" или "Добавить в значения", чтобы поместить поле в эту область раздела областей, или перетащить поле из раздела поля в область в разделе областей.
Используйте список полей для дальнейшего проектирования макета и формата сводной таблицы, щелкнув правой кнопкой мыши поля в разделе областей, а затем выбрав нужные области или перетащив поля между областями в разделе областей.
Подключение к новому внешнему источнику данных
Чтобы создать подключение внешних данных к SQL Server и импортировать данные в Excel в виде таблицы или сводной таблицы, выполните следующие действия.
-
Щелкните "> из других источников".
-
Щелкните нужное подключение.
-
Щелкните "SQL Server", чтобы создать подключение к SQL Server таблице.
-
Щелкните "Из служб Analysis Services", чтобы создать подключение к SQL Server analysis.
-
-
В мастере подключения к данным выполните действия по установке подключения.
-
На странице 1 введите сервер базы данных и укажите способ входа на сервер.
-
На странице 2 введите базу данных, таблицу или запрос, содержащий нужные данные.
-
На странице 3 введите файл подключения, который вы хотите создать.
-
Чтобы создать новое подключение к базе данных Access и импортировать данные в Excel в виде таблицы или сводной таблицы, сделайте следующее:
-
Щелкните "> из Access".
-
В диалоговом окне "Выбор источника данных" найдите базу данных, к которой нужно подключиться, и нажмите кнопку "Открыть".
-
В диалоговом окне "Выбор таблицы" выберите таблицу и нажмите кнопку "ОК ".
Если таблиц несколько, установите флажок "Включить выбор нескольких таблиц", чтобы установить флажки нужных таблиц, а затем нажмите кнопку "ОК".
В диалоговом окне "Импорт данных" выберите способ просмотра данных в книге и место их размещения, а затем нажмите кнопку "ОК ".
Таблицы автоматически добавляются в модель данных, а база данных Access добавляется в подключения к книге.
