Если вы хотите отправить большому количеству получателей персонализированные сообщения электронной почты, используйте слияние. Вы получите набор персонализированных сообщений с одинаковым форматированием и текстом. В сообщениях будут различаться только определенные разделы. При слиянии — в отличие от массовой рассылки — каждый получатель является единственным.
Для создания писем с помощью слияния нужны следующие файлы:
-
Основной документ
Это сообщение электронной почты, содержащее текст, который будет одинаковым в каждой версии документа. -
Список рассылки
Это источник данных (часто электронная таблица Excel), который используется для заполнения сведений в сообщении. Например, список рассылки включает имена контактов, тогда как основной документ — сообщение, которое будет им отправляться. -
Объединенный документ
Этот документ представляет собой сочетание основного документа и списка рассылки. Слияние извлекает информацию из списка рассылки и помещает ее в основной документ, что позволяет получить персонализированные объединенные документы для всех людей из списка рассылки.
Прежде всего нужно создать основной документ.
-
На вкладке Рассылки выберите Начать слияние > Сообщения электронной почты.
-
Введите текст сообщения, которое вы хотите отправить, в Word.
Первая строке вашей электронной таблицы Excel является записью заголовка. Каждый столбец в ней содержит название, которое указывает на категорию данных. Например, названия столбцов могут быть такими: </c0>Адрес электронной почты, Имя, Адрес, Город, Область и Почтовый индекс. В последующих строках содержится по одной записи данных для каждого получателя. Пустые строки и столбцы в списке недопустимы.
Совет: Чтобы создать электронную таблицу Excel на основе адресной книги Outlook, экспортируйте контакты в текстовый файл с разделителями-знаками табуляции и откройте его в Excel. Дополнительные сведения см. в статье Экспорт и архивирование вручную элементов Outlook.
-
В первой строке электронной таблицы Excel введите названия столбцов для получателей. Например, в первом столбце введите Адрес электронной почты, во втором — Имя, в третьем — Фамилия и т. д.
Важно: Желательно, чтобы первый столбец содержал адрес электронной почты получателя.
-
Во второй и последующих строках введите адреса электронной почты, имена и фамилии получателей.
-
В меню Файл выберите Сохранить и введите имя файла.
Примечание: Запомните его расположение электронной таблицы; оно понадобится позднее для связи таблицы с документом слияния.
-
Сохраните и закройте электронную таблицу.
Примечание: Если не закрыть электронную таблицу Excel, содержащую список, или снова открыть ее до завершения слияния, то выполнить его будет невозможно.
На вкладке Рассылки нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите нужную команду.
|
Параметр |
Описание |
|
Ввести новый список |
Создать новый список адресов при настройке слияния |
|
Использовать существующий список |
Использовать электронную таблицу Excel или другой файл данных в качестве списка адресов |
|
Выбрать из контактов Outlook |
Выбрать имена напрямую из списка контактов Outlook |
|
Контакты Apple |
Выбрать имена напрямую из адресной книги Apple |
|
FileMaker Pro |
Импортировать данные из базы данных FileMaker Pro |
Ввести новый список
В диалоговом окне Изменить поля спискаWord автоматически создает поля для некоторых основных сведений, таких как имя, фамилия и адрес. Если вы хотите добавить новое поле, например поле сообщения, сделайте это сейчас, чтобы заполнить его во время ввода записей.
-
В разделе Новое имя поля введите имя поля, а затем щелкните знак "плюс" (+).
Совет: Чтобы изменить порядок полей, выберите поле, которое вы хотите переместить, а затем нажимайте стрелки вверх и вниз.
-
Настроив все поля, нажмите кнопку Создать для создания нового списка.
Использовать существующий список
-
Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.
-
В диалоговом окне Открытие книги выберите нужную электронную таблицу и выполните одно из следующих действий:
-
Оставьте поле Диапазон ячеек пустым, чтобы использовать всю электронную таблицу.
Или
-
Укажите диапазон ячеек с данными, которые вы хотите использовать.
-
-
Нажмите кнопку ОК.
Выбрать из контактов Outlook
-
Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.
-
В диалоговом окне Отбор записей рядом с полем Выводить получателей составных документов по выберите элемент Заполнение записи.
-
В списке контактов выберите контакты, которые хотите включить в слияние, и нажмите кнопку ОК.
Контакты Apple
-
Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.
-
В диалоговом окне Отбор записей в разделе Группы контактов Apple выберите нужную группу и нажмите кнопку ОК.
FileMaker Pro
-
Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.
-
В диалоговом окне Разделители записей заголовка выберите разделители для полей данных и для записей, а затем нажмите кнопку ОК.
-
На вкладке Рассылки щелкните Вставить поле слияния и выберите поле, которое вы хотите добавить.
-
В основном документе щелкните в области Перетащите поля в эту область или введите текст, а затем щелкните текст, чтобы удалить его.
-
Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.
-
На вкладке Рассылки щелкните Просмотреть результаты, чтобы посмотреть, как будут выглядеть сообщения.
Примечание: Используйте стрелки влево и вправо на вкладке Рассылки для перехода между сообщениями.
-
Чтобы внести дополнительные изменения в форматирование, еще раз нажмите Просмотреть результаты, чтобы добавить или удалить поля слияния.
-
Если сообщения выглядят так, как нужно, на вкладке Рассылки выберите Завершить и объединить > Объединить для отправки по электронной почте, чтобы завершить слияние.
Совет: Параметр Объединить для отправки по электронной почте недоступен, если вы не выбрали программу электронной почты, используемую по умолчанию.
