SharePoint предлагает масштабируемый и функциональный интерфейс для управления содержимым. Если у вас есть большой объем файлов для управления, рассмотрите возможность использования шаблона сайта Центра документов. Этот шаблон оптимизирован для крупномасштабного управления документами. Это может сэкономить время и помочь вам быть более эффективным. В шаблон включаются версии, идентификаторы документов, наборы документов, навигация по метаданным и типы контента.
Сайт Центра документов работает для обоих следующих сценариев:
- Среда разработки В среде разработки Центра документов пользователи создают и редактируют тысячи документов или ресурсов мультимедиа, хранящихся в центральном репозитории.
- Архив содержимого В архиве содержимого, например в база знаний, пользователи хранят или просматривают документы.
В этой статье рассказывается о функциях в шаблоне сайта Центра документов.
Сведения о создании центра документов см. в статье Использование шаблонов для создания различных типов сайтов SharePoint.
Что находится на сайте Центра документов?
Шаблон сайта Центра документов содержит функции, которые упрощают и упрощают создание больших наборов документов и управление ими. В большинстве случаев владелец сайта может добавить каждую из этих функций отдельно. Шаблон сайта Центра документов автоматически включает рекомендуемые функции управления документами. В следующих разделах кратко описаны эти функции.
Сайт центра документов можно использовать как среду разработки или как архив контента. В среде разработки пользователи часто извлекают и возвращают файлы, а также создают для этих файлов структуры папок. Управление версиями включено, а более ранние версии каждого документа сохраняются. Кроме того, рабочие процессы могут управлять жизненными циклами документов.
В отличие от этого, в архиве содержимого выполняется очень мало разработки. Пользователи могут только просматривать и отправлять документы. Шаблон сайта Центра документов поддерживает создание типа архива содержимого с именем база знаний архивов. Как правило, базы знаний содержат отдельные версии документов, а сайт может масштабироваться до миллионов файлов. В типичном сценарии, например в центре технической поддержки крупной организации, тысячи пользователей могут получить доступ к содержимому, в первую очередь для его чтения. Только некоторые будут отправлять новое содержимое на сайт.
В следующих элементах описываются некоторые функции SharePoint, которые можно включить на сайте Центра документов. Помимо этих возможностей, некоторые организации настраивают внешний вид и навигацию центра документов. Некоторые добавляют пользовательские веб-части.
Навигация по метаданным
Управляемые метаданные — это система, которая назначает определенные термины документам в SharePoint. Затем эти термины можно использовать для классификации документов. Вы также можете использовать метаданные для создания мощного средства навигации для пользователей, которое поможет им быстро найти нужные элементы.
Например, предположим, что в вашей компании есть база знаний, который содержит статьи, помогающие людям устранять проблемы с продуктами. Вы можете создать термины метаданных, позволяющие пользователям фильтровать информацию по продуктам, по типу проблемы или другим свойствам.
Идентификаторы документов
На сайте Центра документов каждый фрагмент содержимого получает уникальный идентификатор, не связанный с расположением документа, например URL-ссылку. Это означает, что при перемещении или переименовании документа идентификатор останется прежним. С помощью идентификатора можно создать постоянную ссылку на документ и свести к минимуму неработающие ссылки.
Версии
Версии автоматически включаются на сайте Центра документов. Это означает, что у вас автоматически создается журнал всех различных версий файла. Например, в процессе проверки документов это означает, что у вас есть запись обо всех обновлениях, введенных во время цикла проверки. Вы можете отслеживать обновления, обращаться к респондентам и т. д. Кроме того, если возникла проблема с текущей версией статьи, можно быстро отменить изменения до последней хорошо известной версии.
Типы контента
Тип контента — это определенный тип содержимого вместе с группой параметров для содержимого. Когда кто-то создает документ определенного типа контента, он автоматически получает все соответствующие параметры для этого типа контента. Центр документов может содержать коллекцию типов контента : различные типы документов, видео, шаблоны и т. д.
Организатор контента
Организатор контента не включается автоматически на сайт Центра документов, однако многие пользователи добавляют его. Организатор контента — это функция SharePoint, которая позволяет управлять общей организацией и структурой элементов. Используя метаданные или типы контента, организатор контента может автоматически направлять документы и другие элементы в определенные расположения. Например, в база знаний организатор контента может автоматически направлять все новые отправки в специальную библиотеку, которая собирает статьи для определенного продукта.