Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .
Естественной частью любого проекта является риск — определенная степень неуверенности, связанная с незнанием того, что вас ожидает в будущем по мере реализации проекта. Чтобы проект не вышел за рамки сроков и бюджета из-за непредвиденной ситуации, разработайте план управления рисками и отслеживайте его в Project Web App, используя подписку на Project Online.
В этом разделе
Что такое управление рисками и как оно связано с управлением проектами?
Риск — это любой уровень неопределенности, которая может негативно повлиять на проект. Обычно считается, что риски связаны с негативными событиями. Примером может служить задержка строительного проекта по причине урагана. Тем не менее риски могут также быть положительными и порождать возможности, как, например, маркетинговая кампания, которая оказалась насколько успешной, что это привело к перегрузке веб-сайта клиента.
Управление рисками — это процесс выявления рисков, которые могут повлиять на проект с точки зрения его области, действий, расписания, затрат, ресурсов, качества и т. д., и планирование соответствующих мер. Вот несколько примеров:
-
Разрабатываемый продукт или служба зависит от новой технологии, которая не была еще полностью протестирована.
-
Субподрядчики и другие ресурсы могут быть недоступны, когда они вам нужны.
-
Поставки могут задерживаться.
-
Неизвестный конкурент может первым вывести на рынок свою версию продукта или службы.
-
Строительство запланировано на зиму, когда могут возникать задержки из-за снега.
-
Неясные требования проекта могут привести к расползанию его границ.
-
Программные средства, используемое в проекте, требуют продолжительного обучения.
Рекомендации по управлению рисками проектов
В этом разделе рассказывается о методах, которые помогут определить план управления рисками для проекта.
Определение рисков
Ниже описаны способы определения рисков проекта. Не забудьте о положительных рисках, то есть возможностях, которые могут возникнуть.
-
Проведите собрание группы проекта для выявления рисков. Назначьте ведущего и секретаря, чтобы все могли высказаться, а все риски были записаны.
-
Проанализируйте основные этапы плана проекта на предмет рисков.
-
Проанализируйте выводы из последних аналогичных проектов, выявив проблемы и определив, могут ли они повториться в текущем проекте. Также обратите внимание на то, что особенно удалось, и решите, не могут ли такие моменты быть положительным риском.
-
Выполните анализ достоинств, недостатков, возможностей и угроз (SWOT-анализ). Это еще один хороший способ рассмотреть положительные и отрицательные риски.
-
Подумайте о категориях рисков, включая технические, внешние, организационные факторы и факторы, связанные с управлением проектами. Технические аспекты могут включать требования проекта и сложность или надежность используемых в нем технологий. Внешними факторами являются субподрядчики и поставщики, погода, потребности клиентов, рынок и законодательные изменения. К организационным рискам относятся зависимость от других проектов, использование одних и тех же ресурсов разными проектами, борьба за финансирование или изменение стратегических приоритетов. Риски, связанные с управлением проектом, включают точность оценки объема работ и затрат или методов сбора сведений о состоянии и отслеживания затрат.
-
Наряду с другими факторами, приводящими к рискам, рассмотрите треугольник проекта (область охвата, время и деньги). Что может повлиять на область и действия? Что может случиться с вехами проекта и датой его окончания? С бюджетом и расходами? С доступностью и производительностью ресурсов? С качеством?
Оценка рисков
После записи риски нужно оценить их вероятность и влияние. Для каждого риска укажите число или процент, отражающие его вероятность.
Кроме того, введите число, указывающее на важность или влияние этого риска. Вы можете использовать любую шкалу при условии, что вы применяете ее единообразно ко всем рискам.
Умножьте два числа, и вы получите оценку риска.
Определение приоритетов рисков
Расположите риски в порядке убывания их оценок, чтобы увидеть, чему нужно уделить основное внимание в плане управления рисками. Ниже приведен пример списка рисков, которые можно создать с помощью Project Web App. Обратите внимание на то, что они указаны в порядке от максимальной к минимальной оценке. Дополнительные сведения см. в разделе Запись и отслеживание рисков в Project Online ниже.
При просмотре списка рисков, упорядоченных по приоритету, скорее всего, вы заметите следующее:
-
Риски с более высокими оценками требуют запланированных мер.
-
Решения о том, следует ли что-то делать с рисками со средними оценками, нужно применять для каждого риска отдельно.
-
Риски с низкой оценкой, скорее всего, не требуют запланированных мер, но их стоит иногда пересматривать, чтобы определить, не изменились ли условия и не нужно ли повысить их приоритет.
Разработка плана управления рисками
Определив оценки и приоритет рисков, вы создали основу для разработки плана управления рисками. Для каждого риска, которым требуется управлять, определите необходимые меры:
-
Избегайте риска. Если риск не стоит того, чтобы он был в проекте, устраните его. Например, может потребоваться заменить задачу или ресурс, связанные с неприемлемо высоким риском, другим вариантом.
-
Переложите риск на кого-то еще, например на другой отдел или поставщика. Также можно использовать страхование или гарантии. Стоимость передачи риска должна быть меньше стоимости ответственности за него.
-
Создайте план по предотвращению риска либо смягчению или уменьшению его влияния. Эта часть вашего плана управления рисками, скорее всего, потребует наибольших усилий, так как необходимо создать альтернативный план и определить триггеры, определяющие, когда он начнет действовать.
-
Примите риск. Иногда дешевле принять высокоприоритетные риски, чем избегать, передавать или смягчать их.
Обратите внимание на то, что план для одного риска может содержать несколько мер. Например, вы можете стараться предотвратить риск, но при этом иметь план на случай его возникновения.
Чтобы решить, какой из способов вам подойдет, подумайте о затратах денег, времени и усилий. Необходимо найти баланс между реализацией проекта и избеганием, предотвращением важных рисков или планированием мер.
Назначение менеджера по рискам
Выберите сотрудника, который не является руководителем проекта, для прогнозирования рисков на протяжении проекта. Этот человек должен быть способен реалистично оценивать неопределенность.
Менеджер по рискам также оценивает триггеры, которые требуют переключения на альтернативные планы, отслеживает низкоприоритетные риски и обеспечивает выполнение плана управления рисками.
Отчеты участников группы о рисках
У всех участников рабочей группы должна быть возможность сообщать о рисках, которые они предвидят. В Project Web App участники группы могут вносить риски в назначенные им задачи и проекты. Можно также сделать отчеты анонимными, если вам кажется, что это даст лучшие результаты.
Запись и отслеживание рисков в Project Online
В Project Web App, который вы получаете при подписке на Project Online, можно создать базу данных рисков для проекта и постоянно отслеживать и обновлять свой план управления рисками. Вы можете задавать вероятность и важность, назначать риски участникам группы и указывать их срок. Участники группы также могут просматривать и редактировать риски в Project Web App.
Запись рисков
-
На странице Project OnlineГлавная в разделе Отслеживание работы выберите Проекты.
-
На странице Центр проектов в столбце Имя проекта выберите нужный проект.
-
На левой панели щелкните Риски.
-
На странице Риски щелкните Создать элемент.
-
Заполните форму. Поля Название, Вероятность и Влияние являются обязательными. Поля Владелец, Кому назначено, Затраты, Описание, План снижения риска, План на непредвиденный случай и Триггер являются необязательными. Заполните любые поля, для которых у вас есть данные. Вы всегда сможете добавить дополнительные сведения позже.
-
В нижней части страницы нажмите кнопку Сохранить.
Изменение сведений о риска
-
На странице Project OnlineГлавная в разделе Отслеживание работы выберите Проекты.
-
На странице Центр проектов в столбце Имя проекта выберите нужный проект.
-
На левой панели щелкните Риски.
-
На странице Риски выберите имя риска.
-
Над формой щелкните Изменить элемент.
-
Измените или заполните поля.
-
Чтобы вложить файл в записи риска, на вкладке Изменение в группе Действия выберите Вложить файл. Нажмите кнопку Выбрать файл, перейдите к файлу и выберите его, а затем нажмите кнопку Открыть. Нажмите кнопку ОК.
-
В нижней части страницы нажмите кнопку Сохранить.
Просмотр списка рисков проекта
-
На странице Project OnlineГлавная в разделе Отслеживание работы выберите Проекты.
-
На странице Центр проектов в столбце Имя проекта выберите нужный проект.
-
На левой панели щелкните Риски.
-
На странице Риски просмотрите риски, введенные для текущего проекта.
-
Для сортировки в порядке возрастания, например по полю Кому назначено, Состояние или Подверженность (произведение факторов Вероятность и Влияние), щелкните заголовок столбца. Чтобы выполнить сортировку по убыванию, щелкните заголовок столбца еще раз.
