В серверном архиве, который также называется архивным почтовым ящиком, можно хранить старые сообщения, чтобы они не занимали место в основном почтовом ящике. Ваш ИТ-администратор или администратор Microsoft 365 создает архивный почтовый ящик.
Примечание
Чтобы архивный почтовый ящик работал с Outlook для Mac архивные и первичные почтовые ящики должны находиться на Exchange Server (локально) или на Exchange Online в Microsoft 365 (облако). Если основной почтовый ящик находится в Exchange Server, например, а учетная запись архива находится в Exchange Online в Microsoft 365, вы не сможете использовать веб-архив. Поговорите со своим ИТ-администратором или администратором Microsoft 365 о совместном поиске.
Рекомендации по перемещению почты в архив
Хотя вы можете перемещать отдельные сообщения из Outlook для Mac в архивный почтовый ящик по одному (вы не можете перемещать или копировать несколько элементов одновременно), более эффективный способ архивирования сообщений заключается в использовании Outlook Web App политик архивирования и хранения.
Архив и политики хранения задаются ИТ-администратором или администратором Microsoft 365. Политики архивации определяют, как долго сообщения будут находиться в папке электронной почты до перемещения в архив; политики хранения определяют, как долго будут храниться сообщения. Хотя администраторы задают политики для всей организации, вы можно переопределить их в соответствии со своими потребностями. Инструкции см. в статье Политики хранения и архивирования в Outlook Web App.
Если вы хотите архивировать несколько сообщений одновременно, а политики архивации или хранения не установлены, используйте Outlook Web App для перемещения сообщений из основного почтового ящика в архив. Нельзя перемещать папки, но можно переместить все сообщения в папке за один раз.
Установите флажки для всех сообщений, которые вы хотите архивировать.
Перетащите их в папку в области навигации с меткой Личный Архив — <ваше имя>.
Примечание
Если вы переместили папки, элементы календаря, контакты, задачи или заметки в архив в любой другой версии Outlook, например Outlook для Windows, вы не сможете просматривать или перемещать их в архивном почтовом ящике с помощью Outlook для Mac.
Дополнительные советы
- Для поиска в архиве выберите папку архива в области папок. Выполнять поиск одновременно в почтовом ящике и архивах невозможно.
- Вы можете создать правила для папки "Входящие", автоматически помещающие сообщения в папки, назначающие им категории или перенаправляющие их в другую учетную запись. Однако эти правила не применяются к архивному почтовому ящику и вы не можете перенаправлять в него сообщения с помощью таких правил.