Начало работы с Microsoft Places

Microsoft Places — это новая подключенная рабочая платформа, которая переосмысливает гибридную, очную и удаленную работу. Это помогает координировать организацию рабочих процессов, модернизировать офис с помощью интеллектуальных технологий и оптимизировать рабочее пространство с учетом меняющихся потребностей сотрудников.

Координация работы для достижения правильных результатов

Функция планирования гибридной работы в Microsoft Places будет использовать общие данные из Outlook и Teams, позволяя просматривать график на предстоящую неделю и видеть, когда ваши коллеги и ближайшие партнеры по проектам планируют быть в офисе. Вы будете понимать, в какие дни в офисе собирается больше всего сотрудников, что позволит вам скорректировать свой график и воспользоваться преимуществами ценного личного общения. Система интеллектуального бронирования поможет вам найти свободные помещения, оснащенные необходимыми технологиями, которые соответствуют целям встречи и формату участия (очному или удаленному).

Модернизируйте офис с помощью интеллектуальных технологий

Благодаря системе навигации вам больше не придется тратить время на поиски нужного конференц-зала или ориентироваться по устаревшим указателям в здании: вместо этого вы сможете открыть карту на своем мобильном устройстве, которая приведет вас в нужное место. Система резервирования рабочих мест позволит вам увидеть, где сидят ваши ближайшие коллеги, и выбрать место соответствующим образом. А когда вы окажетесь в нужной переговорной, решение Комнаты Microsoft Teams позволит каждому принять участие в работе независимо от местонахождения — благодаря продуманным функциям, обеспечивающим инклюзивность. С целью восстановления и укрепления связей Microsoft Places также будет способствовать спонтанным встречам, позволяя коллегам легко организовывать незапланированные встречи и сообщать о них другим сотрудникам в офисе.

Оптимизируйте пространство и затраты с учетом меняющихся потребностей

Для эффективного управления физическим пространством руководителям и управляющим портфелями недвижимости необходимы аналитические данные — например, сведения о бронировании и тенденциях заполняемости, — позволяющие выявить возможности для оптимизации. Полученные данные позволяют динамически корректировать организацию пространства — например, переоборудовать невостребованные малые переговорные комнаты в зоны для совместной работы, чтобы соответствовать меняющимся потребностям сотрудников. Обладая детальной информацией о характере заполняемости помещений, лица, принимающие решения, могут более эффективно оптимизировать пространство — например, сокращая количество используемых этажей в дни с низкой посещаемостью, что позволяет снизить затраты на электроэнергию и улучшить условия труда. Анализируя и обобщая тенденции по всему портфелю объектов, организации могут создавать гибкую и устойчивую рабочую среду, адаптирующуюся к новым форматам работы.

Готовы попробовать? Администраторы могут зарегистрироваться в программе предварительного доступа Places

Для начала перейдите на домашнюю страницу Places, чтобы узнать больше о Microsoft Places и о том, какую пользу это решение может принести вашей организации. Когда вы будете готовы подключиться, попросите вашего ИТ-администратора ознакомиться с руководством по подключению к предварительной версии Places.

Узнайте, как использовать функции предварительной версии Places

Как только ваш ИТ-администратор выполнит процедуру подключения к предварительной версии Places, вы сможете начать пользоваться функциями Places.

Начните с веб-приложения Places в Outlook и Teams

Чтобы получить доступ к нашему приложению Places в Outlook и Teams, вашему администратору необходимо зарегистрироваться для участия в предварительной версии (следуя приведенным выше инструкциям). Получив доступ к нашему приложению, следуйте этим инструкциям: Управление приложениями в центре администрирования Microsoft Teams.

Как только администратор включит веб-версию приложения, вы сможете получить доступ к Places через сайт outlook.office.com/places.

Рабочие планы

Чтобы узнать больше о настройке и изменении рабочего графика, просмотре сведений о рабочем месте других сотрудников и управлении параметрами общего доступа, ознакомьтесь с этой статьей поддержки: Подробнее о рабочих часах в Outlook.

Планирование

Организаторы могут попросить приглашенных присутствовать на встрече лично, а участники — подтвердить, смогут ли они присутствовать очно или же им доступно только виртуальное участие. Чтобы узнать больше о планировании очных мероприятий, ознакомьтесь с этой статьей службы поддержки: Планирование очных событий.

Установить и просмотреть расположение моего здания

Сообщите коллегам, работаете ли вы из офиса или удаленно, указав свое рабочее место на текущий день. Теперь они будут знать, в какие дни вы будете в офисе, а в какие — работать из дома, что упростит организацию личных встреч. При возникновении любых изменений обновляйте свои планы в Outlook или Teams, чтобы информация о вашем расположении была актуальной в обеих программах. Вы можете добавить сведения о расположении здания при планировании дней работы в офисе.

Посмотреть расположение других сотрудников

Понимание того, где работают другие, может иметь ключевое значение для эффективного сотрудничества. В Teams можно увидеть расположение других пользователей при просмотре сведений об их профиле.

• Посмотреть расположение в сведениях карточки профиля.

  Примечание

  Если вы не видите сведения о расположении в карточке профиля, это может быть связано с настройками конфиденциальности, установленными этим человеком.

• Посмотреть список участников группового чата.

  • Выберите существующий групповой чат, в котором участвуют люди, чье расположение вы хотите узнать.
  • Выберите Просмотреть и добавьте участников под изображением вашего профиля в правом верхнем углу Teams.
  • Наведите курсор на людей в этом списке. У тех, кто указывал, где именно они работают в этот день, эта информация отображалась под их именем.

  Примечание

  Групповой чат ограничен 250 участниками; список по умолчанию отсортирован в алфавитном порядке, и вы, возможно, не сможете просматривать сведения о расположении пользователей из других организаций.

• Посмотрите, кто находится рядом с вами, в окне чата один на один

Во время общения в окне личного чата Teams отобразит индикатор Поблизости в верхней части окна, если собеседник находится поблизости от вас. Эти сведения отображаются, только если отправитель и получатель в данный момент находятся в одном офисном здании.

Начало работы с Places в мобильном приложении

Чтобы получить доступ к нашему приложению Places для iOS, вашему администратору необходимо зарегистрироваться для участия в предварительном тестировании (следуя приведенным выше инструкциям). Скачайте приложение TestFlight от Apple в App Store: TestFlight в App Store. Как только администратор завершит этапы настройки, он предоставит вам ссылку от Apple для загрузки приложения через сервис Apple TestFlight. Откройте эту ссылку в веб-браузере на iPhone. Следуйте инструкциям, чтобы установить приложение Places для iOS.

Резервирование рабочего места (рабочего пространства)

С помощью Places организации могут формировать группы отдельных рабочих мест для сотрудников — так называемые пулы рабочих мест (иногда их также называют рабочими пространствами). Сотрудники могут зарезервировать выделенное рабочее место в пуле рабочих столов на время посещения офиса.

Резервирование рабочего пространства — это то же, что и резервирование комнаты. Вы можете зарезервировать рабочее место через Outlook (Outlook для Windows, Outlook для iOS и Android, Outlook в Интернете и Outlook для Mac). Ключевое отличие заключается в том, чтобы выбрать "рабочее пространство" вместо "конференц-зала" в раскрывающемся списке Тип поиска комнат.

Вот как можно зарезервировать рабочее пространство:

1. Откройте календарь Outlook и выберите Создать собрание (рекомендуется использовать параметр Весь день).
2. Установите для параметра Отображать как значение Свободен чтобы резервирование рабочего пространства не блокировало ваш календарь.
3. На панели Поиск помещений выберите здание в раскрывающемся списке Здание, а затем выберите "Рабочие пространства" в раскрывающемся списке Тип, как показано ниже:

Team Guidance

Сегодня руководителям непросто определить четкие ожидания и нормы относительно того, где, когда и как работает их команда. Это приводит к отсутствию согласованности действий и вызывает опасения по поводу взаимодействия сотрудников, их продуктивности и вовлеченности — особенно в условиях гибридного формата работы. Мы считаем, что эта проблема может быть решена для наших клиентов путем предоставления комплексных инструментов для Team Rhythm of Business — набора возможностей, который поможет руководителям обеспечивать согласованность внутри команд и транслировать нормы работы по всей организации. Team Guidance позволяет руководителям легко разрабатывать гибридные политики для своих команд.

Заметка: Team Guidance доступна только пользователям с лицензией Teams Premium. Администраторы могут настроить, у кого есть доступ к этой функции.

Создать рабочую группу

1. Создайте рабочую группу, нажав "+ новая рабочая группа" на левой панели страницы Places People.
2. Присвойте рабочей группе имя и добавьте фотографию, а также владельцев и участников.
3. После сохранения рабочая группа добавляется на левую панель страницы Places People у всех владельцев и участников. Рабочая группа — это общее представление рабочих планов других участников; вы можете видеть, где планируют работать владельцы и члены группы. Для рабочей группы также могут быть разработаны рекомендации по организации очного рабочего дня.

Создание и редактирование руководств для рабочей группы

Владельцы могут создавать и редактировать рекомендации для рабочей группы.

Для разработки руководства:

1. Выберите рабочую группу, для которой нужно создать руководство.
2. В представлении рабочей группы нажмите "+ Рекомендации" для того дня недели, к которому относятся эти рекомендации.
3. Укажите название, дату окончания, местоположение и описание (необязательно) для этих рекомендаций. Руководства будут повторяться еженедельно до указанной даты окончания.
4. Нажмите "Отправить", чтобы сохранить руководство и уведомить владельцев и участников рабочей группы. Владельцы и участники получат приглашение в календарь на весь день для ознакомления с рекомендациями.

Изменить руководство:

1. В представлении рабочей группы на странице People Places выберите руководство.
2. Нажмите кнопку редактирования, чтобы открыть диалоговое окно редактирования рекомендаций. Предусмотрены возможности редактирования и отправки обновленных рекомендаций всем владельцам и участникам, а также удаления этих рекомендаций.

Привести в соответствие с рекомендациями

1. Участники получат приглашение в календарь на весь день для ознакомления с руководством.
2. Получив приглашение, сотрудники могут ознакомиться со сведениями о соответствующих рекомендациях и обновить данные о своем рабочем месте в соответствии с ними. Нажатие кнопки "Обновить расположение" в приглашении открывает страницу People Places с выбранной рабочей группой. После этого участники могут обновить информацию о своем обычном месте работы в соответствии с рекомендованным местоположением.

Обзор Places

Как только ваш ИТ-администратор добавит здания в ваш клиент, станет доступна страница Обзор Places.

Карты

Администраторы могут добавить функцию карт для расширения возможностей Places: это позволит сотрудникам просматривать планировку зданий и этажей, видеть расположенные поблизости объекты, а также визуализировать размещение групп рабочих мест и переговорных комнат. Доступ к картам осуществляется из различных разделов функционала Places — например, при бронировании переговорных или рабочих мест, — в том числе через поиск мест.

Использование карт является необязательным, и они могут быть доступны не для всех зданий. Если для вашего расположения в разделе Places не отображаются карты, обратитесь к администратору.

Аналитика пространства

Система аналитики Places предназначена для управляющих недвижимостью и администраторов, которым необходимы аналитические данные для эффективного управления пространством. Теперь вы получаете возможность видеть в едином представлении все управляемые вами пространства — от групп рабочих мест и переговорных комнат до целых зданий, — и все это доступно на одной панели мониторинга. Благодаря бесшовной интеграции данных о планировании и бронировании с информацией от датчиков и сведениями о фактической заполняемости наша платформа позволяет выявлять случаи неполного использования помещений и неэффективные процессы, а также внедрять стратегии оптимизации пространства, основанные на анализе данных. Надежные возможности платформы в области отчетности позволяют пользователям выявлять дисбаланс спроса и предложения и эффективно распределять ресурсы. Microsoft Places предоставляет специалистам в сфере недвижимости практические данные для оптимизации использования пространства и принятия обоснованных решений, открывая новый подход к управлению недвижимостью.

Начало работы с Аналитикой Places

Первый шаг — получить доступ к аналитике Places. Чтобы получить доступ, вам необходимо связаться с ИТ-администратором, отвечающим за Microsoft Places. Они смогут добавить вас в соответствующие группы доступа и предоставить вам разрешение на просмотр аналитики.

После предоставления доступа вы сможете просматривать аналитику через веб-приложение Places, а также в Outlook и Teams.

Вы можете получить доступ к Places по адресу outlook.office.com/places.

Знайте и отслеживайте тренды потребления

Получив доступ и перейдя в раздел аналитики Places, вы сможете выбрать интересующее вас здание с помощью строки поиска. После выбора вы получаете доступ к информации о здании, помещениях и закрепленных за зданием группах рабочих мест. Эти данные позволяют получить краткий обзор различных помещений, их вместимости и доступных в них удобств.

Разобравшись с тем, какие площади охвачены, вы сможете перейти к анализу их использования. Мы охватываем показатели использования зданий, комнат и групп рабочих мест. Для каждого из этих пространств предусмотрены показатели использования, основанные на целевом назначении, а также показатели фактического использования. Использование, основанное на намерениях, определяется намерением пользователя задействовать пространство, тогда как фактическое использование основывается на реальном применении этого пространства.

Сравнивая намерение и фактические данные по этим различным типам пространств, вы сможете понять поведение пользователей и выявить возможности для оптимизации. С помощью данных о намерениях вы сможете понять предпочтения пользователей в отношении гибридных планов работы и бронирования рабочих мест. Сопоставляя эти данные с фактическими показателями, вы сможете оценить соответствие намерений пользователей их реальному поведению, а также принять меры по управлению изменениями и оптимизации процессов для улучшения условий труда сотрудников и сокращения издержек.

Намерения пользователей в отношении зданий определяются на основе рабочих планов сотрудников, а намерения в отношении помещений и групп рабочих мест — на основе бронирований, сделанных сотрудниками. Фактические показатели рассчитываются на основе сигналов датчиков присутствия, сигналов систем контроля доступа (по пропускам) и сетевых сигналов.

Видео справки

Просмотр аналитики

Изменить диапазон дат

Переключить расположения

Отправка отчетов

Настройка рабочих дней

Рабочий план Places

Как включить автоматическое освобождение комнат

Хотите отправить отзыв?

В рамках этой предварительной версии мы хотим узнавать ваше мнение с целью улучшить взаимодействие. Поэтому отправляйте нам свои отзывы в приложении, чтобы помочь в формировании продукта. В приложении Places перейдите к значку Настройки и прочее (...) рядом с вашим именем в правом углу и выберите пункт Отзыв.

На iOS нажмите на фото профиля в левом верхнем углу, чтобы найти раздел Справка и обратная связь.